Стоимость бухгалтерской отчетности для квартирных товариществ — предложения по экономии денег

Finbite предлагает умные бухгалтерские решения, которые помогают жилищным кооперативам упростить и автоматизировать ведение бухгалтерского учета и сэкономить деньги. Все большее число товариществ собственников жилья предпочитают использовать электронное выставление счетов, поскольку это удобнее и быстрее, так как получатель может оплатить счет одним щелчком мыши или настроить автоматический платеж или платежное поручение. В этом посте мы поделимся некоторыми предложениями, которые помогут вам контролировать расходы на ведение бухгалтерского учета в вашем кондоминиуме и более разумно организовать работу вашего бухгалтера.

Прейскурант для счетов квартирных товариществ — обзор рынка 2024

Стоимость бухгалтерского учета в многоквартирном товариществе зависит от количества квартир. Для небольших товариществ, насчитывающих до 10 квартир, ведение бухгалтерского учета проще, поскольку разрешен кассовый учет. Кассовый учет — это учет хозяйственных операций по факту поступления или выплаты денег, связанных с хозяйственной операцией. В более крупных квартирных товариществах используется учет по методу начисления.

Услуги бухгалтера для квартирного товарищества обычно включают в себя следующие виды деятельности:

• Учет расходов на коммунальные услуги;
• выставление счетов коммунальных услуг на основании расходных документов и направление их собственникам квартир или жильцам;
• ведение учета поступлений и, при необходимости, работа с долгами;
• при необходимости выплата заработной платы;
• консультирование правления жилищной ассоциации по финансовым вопросам;
• подготовка промежуточных отчетов по мере необходимости;
• составление и представление годовой отчетности;
• консультирование по вопросам подготовки плана управления;
• при необходимости приведение в порядок предыдущих счетов и т. д.

В бухгалтерской деятельности квартирного товарищества есть задачи, которые занимают примерно одинаковое количество времени, независимо от количества квартир. По этой причине часто применяется минимальная стоимость услуг, или базовая плата. Однако количество квартир также оказывает существенное влияние на стоимость бухгалтерских услуг для квартирного товарищества. Поэтому к базовой плате добавляется дополнительная плата за каждую квартиру. Чем больше владельцев квартир, тем выше платежи, тем больше просроченных платежей и тем больше времени уходит на ответы на вопросы по телефону и электронной почте. По этим причинам ценообразование зависит от размера товарищества.

Требования и законодательство в области бухгалтерского учета в товариществах

Согласно Закону о бухгалтерском учете, все зарегистрированные в Эстонии юридические лица частного права, включая товарищества собственников жилья, обязаны вести бухгалтерский учет.

Хотя правила бухгалтерского учета одинаковы для компаний и НКО (квартирные товарищества являются особым видом некоммерческих объединений), они имеют определенные различия, о которых бухгалтерам следует знать. Различия для НКО изложены в Стандарте бухгалтерского учета № 14 «Некоммерческие организации и фонды».

Деятельность квартирных товариществ регулируется Законом о кондоминиумах и ассоциациях кондоминиумов, который устанавливает требования к ведению бухгалтерского учета:

О чем следует помнить при создании квартирного товарищества?

Квартирное товарищество управляет и обслуживает многоквартирный дом, чтобы обеспечить содержание здания и прилегающей к нему территории и удовлетворить потребности жильцов. Правление товарищества ведет надлежащую отчетность и осуществляет техническое обслуживание и ремонт общих помещений здания. Чтобы сохранить стоимость недвижимости и обеспечить приятную и безопасную обстановку для жильцов, правление отвечает за общее содержание здания, организуя:

• уборка, включая внутреннюю и внешнюю отделку;
• обслуживание технических систем, например отопления, автоматического пожаротушения, водоснабжения и канализации, вентиляции и т. п. обслуживание;
• управление услугами потребления, например воды, электричества, отопления;
• управление вспомогательными службами, например охраной и парковкой;
• строительные работы, например проектирование и реконструкция.

Чтобы создать жилищное товарищество, оно должно быть внесено в реестр жилищных товариществ, который является частью реестра некоммерческих объединений и фондов. Название жилищного объединения состоит из адреса многоквартирного дома и суффикса «жилищное объединение». Заявление о регистрации в реестре жилищных товариществ должно быть заверено нотариально или подано в цифровой подписи через бизнес-портал. Затем необходимо оплатить пошлину, и суд рассмотрит заявление в течение пяти рабочих дней. Если заявление будет удовлетворено, суд внесет запись в реестр. Если в заявлении имеются какие-либо недостатки, будет издан приказ о внесении записи в реестр для устранения недостатков.

Товарищество руководствуется в своей деятельности законами, соглашениями и уставом (если таковой имеется). Таким образом, создание устава жилищного товарищества является добровольным и может быть ограничено правилами процедуры. Управление товариществом может осуществляться совместно совладельцами квартир, может быть создано правление или привлечен управляющий, т. е. юридическое лицо, которое будет управлять товариществом и представлять его в качестве службы. Членами правления жилищного товарищества должны быть люди, у которых есть время и желание выполнять задачи правления квартирного товарищества, которые заслуживают доверия и которые готовы совершенствовать свои знания в области недвижимости.

Правление квартирного товарищества направляет уведомление о проведении общего собрания членам товарищества, то есть собственникам квартир. Общие собрания квартирного товарищества протоколируются, и протоколы должны быть доступны для всех. Темами общего собрания могут быть: внесение изменений в устав квартирного товарищества; избрание членов правления; утверждение годового отчета и экономического плана и т. д.

Рекомендации по снижению затрат на ведение бухгалтерского учета в товариществе собственников жилья

Существует несколько способов организации бухгалтерского учета в квартирном товариществе. Вы можете вести учет самостоятельно, нанять бухгалтера или купить бухгалтерские услуги. Существует множество способов сэкономить на бухгалтерских расходах, сделав осознанный и разумный выбор.

Прозрачное планирование расходов на управление товариществами

Подумайте о том, как эффективно обмениваться информацией, чтобы сократить время, необходимое для решения проблем, связанных с общением и недопониманием. Особенно деликатным может быть обмен информацией, связанной с распределением затрат. Прозрачное планирование экономических расходов и создание продуманного бизнес-плана — один из способов решения этой задачи.

Составление бизнес-плана и прозрачность управленческих расходов могут сэкономить время и деньги, поскольку позволяют точно планировать и контролировать расходы и доходы, оптимизировать денежные потоки, выявлять неэффективные расходы, повышать доверие и улучшать коммуникацию между сторонами. Прозрачность снижает риск и позволяет принимать быстрые, обоснованные решения, избегая непредвиденных расходов и финансовых проблем.

Закон о кондоминиумах и кооперативных обществах устанавливает, что план управления кооперативным обществом составляется на финансовый год правлением кооперативного общества и состоит из:

• обзор состояния имущества совместного владения и планируемых мероприятий;
• планируемых доходов и расходов квартирного товарищества;
• финансовое положение кондоминиума, его активы и обязательства товарищества и его руководства;
• размер отчислений в резервный капитал и ремонтный фонд;
• расчетное количество и стоимость топлива, тепла, водоснабжения, канализации и электроэнергии.

При составлении плана управления квартирным товариществом стоит обратиться за консультацией к своему бухгалтеру, если это возможно, а также прочитать соответствующие материалы и статьи.

Что делать самому, а что поручить бухгалтеру?

Определите, какие бухгалтерские задачи вы можете выполнять самостоятельно, а какие лучше поручить бухгалтеру, чтобы оптимизировать затраты и время. Разделение труда между советом директоров и бухгалтером будет зависеть от количества квартир, сложности учета, финансовых знаний и предпочтений членов совета директоров. Объем работы определяет стоимость бухгалтерских услуг.

Технологические инновации в области бухгалтерского учета позволяют членам правления квартирного товарищества при желании многое делать самостоятельно. Хотя бухгалтерское программное обеспечение, операторы электронных счетов, приложения для квартирных товариществ и другие программы, упрощающие ведение бухгалтерского учета, не могут полностью заменить бухгалтера, для более простых и небольших квартирных товариществ можно организовать учет таким образом, чтобы правление квартирного товарищества занималось необходимыми платежами и коммуникациями, а роль бухгалтера сводилась, например, к консультированию и подготовке годовой отчетности.

Надежность и опыт бухгалтера

Постарайтесь найти бухгалтера с очень хорошими знаниями в этой области, умением использовать умные технологические решения и опытом ведения бухгалтерского учета в квартирных товариществах. Это сэкономит время, поскольку бухгалтер сможет эффективно управлять финансами товарищества, снизить вероятность ошибок и оптимизировать бухгалтерские процессы, позволяя правлению товарищества сосредоточиться на других важных делах.

Помимо традиционных бухгалтерских задач, квартирным товариществам часто приходится планировать финансирование мелких и крупных проектов реконструкции. Поскольку целью является защита интересов собственников, бухгалтеру необходимо уделять большое внимание обеспечению финансовой прозрачности и подотчетности, подготовке точных бюджетов, тщательному контролю и оптимизации расходов.

Помимо профессиональных знаний и хороших аналитических навыков, хороший бухгалтер квартирного товарищества должен обладать готовностью и умением использовать инновационные технологические решения в своей повседневной работе. Программное обеспечение для квартирных товариществ, облачные бухгалтерские программы, электронные счета и цифровой документооборот — вот лишь несколько примеров технологий, которые упрощают работу бухгалтерии и делают финансовые данные доступными в режиме реального времени для собственников, правления и бухгалтера. Если раньше товарищества часто представляли счета за коммунальные услуги в бумажном виде, то теперь для них предпочтительнее безбумажная бухгалтерия. Например, владельцы квартир могут заказать электронные счета прямо в банке, где оплата производится быстро и легко. Использование электронных счетов имеет множество преимуществ как для отправителя, так и для получателя. По сравнению со счетами в формате PDF, электронные счета гораздо надежнее и безопаснее, и, конечно, это более удобный и экономящий время способ отправки и получения счетов.

Стоимость годового отчета товарищества собственников жилья

Сравните цены на подготовку годового отчета у разных поставщиков бухгалтерских услуг и определите, какое решение является наиболее экономичным и разумным для вашего квартирного товарищества. При выборе поставщика бухгалтерских услуг для вашего товарищества стоит узнать, входит ли составление годового отчета в стоимость услуг для клиентов, заключивших договор, или за эту услугу взимается плата.

Небольшие квартирные товарищества с числом квартир до 10, находящиеся в совместном управлении или управляемые советом директоров, не обязаны предоставлять годовой отчет. Если избирается управляющий, товарищество должно вести бухгалтерский учет по методу начисления, а также представлять ежегодный отчет в реестр ассоциаций. По большей части годовая отчетность товариществ похожа на отчетность коммерческих компаний, но есть и некоторые различия, например, в распределении расходов и представлении информации. Помимо прочей обязательной информации, годовой отчет квартирное товарищество должно включать сумму расходов на управление каждым домом, в том числе расходы на коммунальные услуги, ремонтный фонд, плату за обслуживание и управление, а также займы. Также необходимо позаботиться о том, чтобы отчет был разборчивым и понятным для членов квартирного товарищества.

Особенности квартирных товариществ

Рассмотрите потребности вашего квартирного товарищества и изучите различные варианты ведения бухгалтерского учета, чтобы выбрать оптимальное решение. Поскольку деятельность и объем бухгалтерского учета в разных квартирных товариществах могут сильно различаться, стоимость бухгалтерского обслуживания для квартирного товарищества может варьироваться в зависимости от задач бухгалтера и количества квартир.

Для того чтобы найти наиболее экономически выгодное бухгалтерское обслуживание товарищества, стоит провести предварительную работу и найти наиболее подходящее решение:

• Продумайте свои ожидания от бухгалтера для вашего квартирного товарищества. Ищете ли вы бухгалтера, который в первую очередь будет выполнять ваши юридические обязательства, или же вам нужна более существенная поддержка и помощь в организации счетов вашего товарищества, планировании финансов, оптимизации расходов и разработке долгосрочных стратегий?
• Бухгалтерские услуги стоят по-разному, поэтому стоит запросить разные предложения, чтобы найти наиболее экономичное и подходящее решение. Как правило, существует минимальная базовая цена и надбавка в зависимости от количества квартир. Хотя ведение бухгалтерского учета в крупных объединениях обходится дороже, расходы распределяются на большее количество квартир, и плата за ведение бухгалтерского учета в расчете на одну квартиру может быть невысокой. Чтобы понять окончательную стоимость бухгалтерского обслуживания для квартирного товарищества, стоит посмотреть, какие услуги входят в пакет, а за какие взимается дополнительная плата.
• Узнайте, использует ли поставщик услуг современное бухгалтерское программное обеспечение или программное обеспечение для квартирных товариществ, и есть ли у вас доступ к этим приложениям, чтобы отслеживать финансовые данные в режиме реального времени. Использование современных технологических решений может поначалу увеличить стоимость услуг, но в долгосрочной перспективе это поможет сократить объем работы по вводу данных, повысить точность и прозрачность данных, а также обеспечить более экономичное и эффективное бухгалтерское обслуживание.
• Зачастую наиболее экономически эффективным способом организации бухгалтерского учета квартирного товарищества является поиск подходящего поставщика услуг. Однако иногда в доме могут найтись люди с навыками бухгалтерского учета, готовые за разумное вознаграждение сами взять на себя ответственность за ведение счетов ассоциации.

Автоматические и цифровые бухгалтерские решения

Используйте цифровые решения, которые упрощают ведение бухгалтерского учета и экономят время квартирных товариществ. Существует программное обеспечение, специально разработанное для товариществ, а также другие программы, упрощающие ведение бухгалтерского учета. Стоит изучить интерфейсы программного обеспечения, чтобы получить максимальную выгоду.

Например, было создано решение Korto, удобное для собственников квартир, правления товарищества, бухгалтера и управляющей компании. Оно позволяет более эффективно общаться (поднимать вопросы и голосовать); читать по телефону; легко получать доступ ко всем документам (например, уставу, протоколам общих собраний и годовым отчетам, дневнику технического обслуживания) и данным (например, счетам, денежному балансу кооператива); а также, благодаря интерфейсу Finbite, выставлять электронные счета напрямую в банк или на ваш электронный адрес. Все клиенты Korto могут использовать биллинговые решения Finbite бесплатно. Если квартирное товарищество желает выставлять электронные счета и нашло для этого подходящее программное обеспечение или платформу, оно также должно сообщить своим членам, что теперь у них есть возможность направлять счета за коммунальные услуги непосредственно в онлайн-банк для оплаты по электронным счетам. Можно использовать как автоматическое решение для постоянной оплаты по электронному счету, так и предварительно заполненную платежную форму, которая должна быть проверена перед отправкой на оплату. В одном из предыдущих постов мы подробно рассказывали об электронном выставлении счетов для Korto и квартирных товариществ.

Бухгалтерское программное обеспечение

Часто квартирные товарищества пользуются бухгалтерскими услугами, и это может включать доступ к используемым ими цифровым решениям. Однако если по каким-то причинам вы решили вести учет самостоятельно и выбрали подходящее бухгалтерское программное обеспечение, стоит обратить внимание на тарифы и функциональность, чтобы найти оптимальное соотношение цены и качества.

Бухгалтерское программное обеспечение различается по стоимости и набору предлагаемых услуг, поэтому стоит сделать осознанный выбор и найти программу, отвечающую потребностям вашего бизнеса и бюджету.

Подумайте, какие функции важны для товарищества, и выясните, какое бухгалтерское программное обеспечение позволяет выполнять эти действия. В некоторых бухгалтерских программах есть модуль для товариществ. Например, бухгалтерская программа Profit позволяет добавлять показания, разбивать затраты по разным принципам и разрабатывать формы счетов-фактур в соответствии с требованиями. Также в Merit Aktiva Pro и Premium есть для товарищества функции, которые позволяют удобно вводить показатели, периодически выставлять счета, автоматически переносить затраты на счета, а также очень удобная опция для массового выставления счетов. Обе бухгалтерские программы имеют интерфейс с Finbite, который позволяет отправлять электронные счета напрямую в банк, а также отправлять их по электронной почте или на бумаге.

Убедитесь, что бухгалтерское программное обеспечение имеет интерфейсы для необходимых приложений, таких как программное обеспечение для квартирных товариществ (если вы его используете) или оператор электронных счетов. Finbite имеет интерфейсы со всеми основными бухгалтерскими программами.

Finbite упрощает ведение бухгалтерского учета

Решение для выставления электронных счетов, взаимодействующее с бухгалтерским программным обеспечением или программным обеспечением квартирными товариществами, упрощает ведение бухгалтерского учета как для крупных, так и для небольших квартирных товариществ, сокращая рутинный ввод данных, ускоряя обработку счетов и тем самым снижая затраты на ведение бухгалтерского учета. Решение э-счетов позволяет быстрее и удобнее выставлять счета.

Присоединяйтесь прямо сейчас и узнайте, как наши простые в использовании, эффективные и безопасные решения по оцифровке и электронному выставлению счетов могут упростить и удешевить ведение бухгалтерского учета в вашем квартирном товариществе.