Приближается время, когда менеджеры и финансисты готовят бюджеты на новый год. Они решают, какие инвестиции и приоритеты помогут компании расти и как достичь большей эффективности.
В этом артикле:
- Почему эффективность — важная часть бюджетирования и стратегии?
- Почему сейчас самое подходящее время для внедрения электронных счетов?
- Как оцифровка счетов в формате PDF поможет сэкономить время и деньги?
- Цифровой круг подтверждения — контроль и прозрачность в компании
- Автоматическое распределение статей расходов — значительная экономия времени малыми шагами
- Как цифровизация процессов выставления счетов способствует эффективности компании
- Превратите бюджет на 2026 год в инструмент, помогающий достигать целей
В Эстонии, странах Балтии и Европе ожидания роста скромны, в то время как инфляция и стоимость рабочей силы остаются высокими. В таких условиях компаниям необходимо искать способы достичь большего, используя имеющиеся ресурсы. Эффективность становится конкурентным преимуществом. Уменьшение потерь времени, снижение затрат и более разумная организация труда — это уже не просто цели, а стратегия выживания.
Бюджет здесь — стратегический инструмент, который должен поддерживать цели и направление развития. Если цель заключается в повышении эффективности и сокращении необоснованного ручного труда, то стоит запланировать в бюджете решения, которые реалистично это поддерживают.
Одной из областей, оказывающих влияние на всю компанию, является оцифровка и автоматизация процессов бухгалтерского учета и выставления счетов. Finbite предлагает комплексные решения в этой области, которые помогают компаниям сделать свои финансовые процессы быстрее, безопаснее и прозрачнее.
Почему эффективность — важная часть бюджетирования и стратегии?
Эффективность — это не только сокращение расходов. Она означает, что сотрудники, системы и процессы компании работают вместе разумно. Каждый этап создаёт ценность и позволяет избежать потерь времени. Это, в свою очередь, обеспечивает ясность действий для руководителя, экономит время бухгалтера и обеспечивает более плавный рабочий процесс для всей организации.
Включайте в свой бюджет инвестиции, которые повышают скорость и прозрачность процессов. Например, цифровизацию процессов выставления счетов, электронные счета и автоматические круги подтверждения. Это не только улучшит структуру затрат компании, но и повысит её конкурентоспособность.
Часто упускается из виду, что процессы выставления счетов напрямую влияют на производительность всего вашего бизнеса.
- Длительный процесс подтверждения счетов препятствует своевременным платежам и общему движению денежных средств.
- Ручной ввод счетов увеличивает риск появления неверных данных, которые необходимо будет исправить позже, и отнимает много времени.
- Недостаточная информация о затратах может сдерживать потенциал роста.
Автоматизированные процессы выставления счетов экономят время, обеспечивают прозрачность и контроль, помогая вам принимать более быстрые и обоснованные решения.
Почему сейчас самое подходящее время для внедрения электронных счетов?
Электронные счета — это цифровой стандарт, который заменяет ручное и трудоёмкое управление счетами в формате PDF.
Электронные счета передаются напрямую между системами компании — быстро, безопасно и без ручного ввода данных.
Основные причины, по которым стоит внедрить электронные счета к началу 2026 года:
- Изменения в регулировании
Эстония и Европейский союз готовятся сделать электронные счета обязательными в секторе B2B. С июля 2025 года все эстонские компании получат право требовать электронные счета от своих партнёров. Европейский союз планирует полный переход на электронные счета к 2030 году. Ранняя адаптация к таким изменениям даёт компаниям преимущество.
- Более эффективный рабочий процесс
Данные автоматически переносятся из учётной системы продавца в систему покупателя. Нет необходимости отправлять их по электронной почте или вводить вручную.
- Более быстрое выставление счетов и оплата.
Счета мгновенно передаются между партнерами, обрабатываются и оплачиваются быстрее.
- Прозрачность и отслеживаемость
Все счета (PDF-файлы, электронные счета, отчеты о расходах и чеки) находятся в одной системе. Их подтверждение, обработка и архивация отслеживаются и автоматизированы.
Бюджетный период — идеальный момент для планирования внедрения электронных счетов, поскольку все изменения и сроки, связанные с этим, четко прописаны в планах на новый год.
Как оцифровка счетов в формате PDF поможет сэкономить время и деньги?
Хотя полный переход на электронные счета в настоящее время невозможен для многих компаний, оцифровка счетов в формате PDF или автоматический ввод данных может стать большим подспорьем. Ручной ввод данных — одна из главных статей расхода времени в бухгалтерском учете. Решение Finbite для оцифровки счетов в формате PDF использует самообучающуюся систему, которая автоматически считывает данные счетов и переносит их в бухгалтерскую среду. Высочайшее качество обеспечивается благодаря ручному управлению дигитайзерами Finbite и системе распознавания данных.
Для компании это означает:
- Значительное сокращение объёма ручной работы;
- Меньше неверных данных и ненужного дублирования;
- Возможность дальнейшей автоматизации управления счетами, поскольку данные можно считывать и обрабатывать с помощью машин, как электронные счета;
- Более быстрое закрытие месяца и более точные финансовые данные;
Экономия времени, достигаемая за счёт автоматической обработки данных, освобождает бухгалтеров и финансовых специалистов от рутинной, малоценной ручной работы и даёт им время для анализа и основной работы.
Мобильное приложение для отправки отчетов о расходах и чеков — эффективность на каждом уровне
Эффективный финансовый процесс не ограничивается работой за офисным столом. Сотрудники часто формируют чеки расходов, которые необходимо оформить в виде отчётов, чтобы компания могла вернуть им деньги за расходы и покупки, совершённые по почте.
Мобильное приложение Finbite позволяет сотрудникам отправлять отчёты о расходах и чеки прямо со своего телефона в бухгалтерскую систему компании. Причём сразу после совершения покупки. Не нужно собирать чеки, нести их в бухгалтерию и использовать отдельное решение для подготовки отчёта — всё происходит в одном удобном мобильном приложении.
- Расходы поступают к бухгалтеру в режиме реального времени.
- Понесенные расходы возмещаются в 6 раз быстрее.
- Чеки не теряются, они фотографируются и хранятся в безопасности.
- Руководитель сотрудника может одобрить возмещение расходов до осуществления платежа.
Поскольку в подаче и возмещении расходов участвует более широкий круг сотрудников, а не только бухгалтеры, это решение влияет на эффективность работы всей компании и удовлетворенность сотрудников.
Цифровой круг подтверждения — контроль и прозрачность в компании
Ручной круг подтверждения по электронной почте или на бумаге устарел. Подтверждение занимает слишком много времени, документы о расходах упускаются из виду в загруженном рабочем процессе, а платежи задерживаются. Бухгалтерам приходится тратить много времени на получение подтверждений.
Цифровой и автоматизированный круг подтверждения гарантирует, что каждый счет быстро передается нужному лицу для подтверждения, весь процесс отслеживается, а о задержке подтверждения автоматически напоминают. Кроме того, можно устанавливать очереди, лимиты и другие функции для подтверждающих, обеспечивая безопасность.
Почему это так важно в 2026 году?
Максимально удобное подтверждение счетов: на вашу электронную почту отправляется уведомление со ссылкой для счетов, ожидающих подтверждения, откуда вы можете подтвердить счет одним кликом. Это можно сделать как с мобильного телефона, так и с компьютера.
Ускоренный круг подтверждения: каждый счет автоматически пересылается нужному сотруднику, а в случае несвоевременного подтверждения отправляются автоматические напоминания. Бухгалтеру не нужно гоняться за подтверждениями и разбираться с напоминаниями.
Проверяемость и прозрачность: весь процесс подтверждения отслеживается, цепочка ответственности и принятия решений понятна.
Экономия трудозатрат: автоматизация сокращает ручной труд и позволяет поддерживать качество без привлечения дополнительных сотрудников.
Гибкость и безопасность: система может определять очереди подтверждающих, лимиты и разрешения в соответствии со структурой компании. Автоматический круг подтверждения Finbite позволяет определять рабочие процессы, подтверждающих и лимиты в соответствии со структурой компании — весь процесс становится быстрым, безопасным и надёжным.
Автоматическое распределение статей расходов — значительная экономия времени малыми шагами
Многие компании ежемесячно получают повторяющиеся счета от одних и тех же поставщиков. Шаблоны Finbite распознают эти закономерности и автоматически назначают повторяющимся счетам правильные статьи расходов и счета.
Результат:
- меньше ручных корректировок
- последовательные и точные данные
- быстрый учёт и меньше ошибок.
Автоматическое распределение затрат — небольшой, но эффективный шаг, создающий предпосылки для более точного финансового управления и прогнозирования.
Как цифровизация процессов выставления счетов способствует эффективности компании
Автоматизация процессов выставления счетов — это не только вопрос бухгалтерского учёта. Она напрямую влияет на работу большого количества сотрудников и, следовательно, на функционирование всей организации.
Быстрое обслуживание счетов и точность данных — выгода для всех.
- Бухгалтеру не нужно вводить данные вручную.
- Руководители получают актуальную информацию о расходах отдела.
- Сотрудник может подтверждать счета и отправлять отчёты о расходах прямо со своего мобильного телефона.
- Компания экономит время и деньги, которые в противном случае пришлось бы тратить на администрирование.
Эффективный финансовый процесс способствует росту всей компании — это конкурентное преимущество, а не просто удобное решение.
Превратите бюджет на 2026 год в инструмент, помогающий достигать целей
Планируя бюджеты на новый год, компании должны оценить, действительно ли их планы способствуют достижению бизнес-целей. Если целью являются рост и эффективность, бюджет должен отражать это, предлагая инвестиции, создающие долгосрочную ценность.
Цифровые решения Finbite, такие как электронные счета, оцифровка счетов в формате PDF, мобильные отчёты о расходах, цифровые круги подтверждения и автоматизированные центры расходов, помогают компаниям превратить повторяющиеся процессы управления счетами в невидимую, бесперебойную и стратегически важную часть своей повседневной работы.
Этот шаг поддерживает не только бухгалтера, но и всю компанию.
