7 рекомендаций по выбору бухгалтерского программного обеспечения и программных решений

Finbite предлагает умные решения для выставления счетов, а благодаря интерфейсам можно автоматизировать большое количество действий, связанных со счетами, в рабочих пространствах бухгалтерии. В этом посте мы поделимся нашими рекомендациями по выбору бухгалтерского программного обеспечения как для малого бизнеса, так и для крупных предприятий.

Бухгалтерское программное обеспечение как помощник в бизнесе

Программное обеспечение для ведения бизнеса и бухгалтерского учета — это бесценный инструмент для бизнеса, предлагающий ряд важных преимуществ. Будь то микро-, малый или крупный бизнес, стартап или уже состоявшаяся компания, этот умный инструмент помогает автоматизировать бухгалтерские процессы, делая их более точными и эффективными.

Программное обеспечение для бизнеса позволяет быстро и легко управлять финансовыми данными, генерировать счета и отслеживать расходы, высвобождая ценное время, которое предприниматели могут сосредоточить на стратегических задачах. Большинство бухгалтерских программ работают в облаке, обеспечивая доступ к данным и отчетам в режиме реального времени. В результате можно принимать более обоснованные бухгалтерские решения и эффективнее планировать деятельность. Более продвинутые функции бухгалтерского программного обеспечения или программного обеспечения для бизнеса зависят от программного обеспечения и предлагаемых им услуг.

С учетом своих возможностей бухгалтерское программное обеспечение может поддерживать рост и устойчивость микро-, малого или крупного предприятия, делая ежедневное управление финансами более простым и точным.

Цены на бухгалтерские программы 2024

Цены на бухгалтерское и деловое программное обеспечение зависят от ряда факторов, таких как набор функций программы, количество пользователей, дополнительные модули и возможности интеграции. На стоимость бухгалтерского программного обеспечения также может влиять необходимость в дополнительных услугах, включая услуги по обслуживанию и поддержке, а также ценовая политика в отношении обновлений программного обеспечения.

Ежемесячная плата за пакеты бухгалтерского программного обеспечения Merit Aktiva составляет от €19 до €49 в месяц, а ежемесячная плата за программное обеспечение Merit Palk для расчета заработной платы может быть бесплатной для клиентов или составлять от €6 до €11 в месяц. Ежемесячная плата за пакеты Erply Books составляет €18 и €50. Стоимость пакетов SimplBooks варьируется от €9.9-39/месяц. Ежемесячная плата за бухгалтерское программное обеспечение SmartAccounts составляет 25 евро или зависит от объема или соглашения. Использование E-arveldaja бесплатно в течение первого года, в дальнейшем ежемесячная плата составляет €5/год или €5-9/месяц в зависимости от объема (плюс НСО).

Кроме того, существуют экономические или бизнес-программы с бухгалтерским модулем, которые предлагают дополнительные возможности. Ежемесячная плата за программное обеспечение для бизнеса Directo начинается от 199 евро, и в зависимости от пакета вы можете использовать различные функциональные возможности — от бухгалтерского учета до инвентаризации. Пакеты программ для бизнеса Standard Books стоят €39 или €129, или по договоренности. Помимо бухгалтерского модуля, существует ряд других модулей поддержки бизнеса, таких как управление продажами, техническое обслуживание, логистика, управление недвижимостью, управление клиентами, производство. Пакеты программного обеспечения для бизнеса Joosep и Taavi можно приобрести или использовать как ежемесячный пакет. Если вы предпочитаете ежемесячную плату, то стоимость бизнес-программы Joosep составляет от 18 евро в месяц, а ежемесячная плата за Taavi зависит от выбранных вами модулей и необходимых услуг.

Таким образом, цены на бухгалтерские программы и набор услуг сильно различаются. Выбирая бухгалтерскую программу, подумайте, какие функции вам нужны, и найдите программу с оптимальным для вас соотношением цены и качества. Если есть возможность, попробуйте бухгалтерскую программу в течение бесплатного пробного периода, чтобы убедиться, что она работает так, как ожидается. Примерами бесплатных пробных версий бухгалтерских программ являются Merit Activa (6 месяцев), e-arveldajal (первый год), SimplBooks и Erply Books (30 дней). Standard Books предлагает бесплатную демо-версию для тестирования.

Рекомендации по выбору программного обеспечения и решений

При выборе бухгалтерского программного обеспечения, помимо прайс-листа, обратите внимание на возможности взаимодействия с различными администрациями и программами, а также проверьте более подробный спектр услуг, включая возможности цифрового архивирования, складского учета и другие важные функции. Также убедитесь в наличии справочных материалов и службы поддержки на случай возникновения вопросов или технических проблем.

1. Взаимодействие с другими программами и EMTA

Использование интерфейсов упрощает передачу данных и делает ее более эффективной. Выбирая бухгалтерское программное обеспечение, узнайте, при каких условиях и какие интерфейсы возможны. В зависимости от потребностей бизнеса и используемого бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации можно использовать различные интерфейсы:

• с государственными органами, такими как Налоговое и таможенное управление и Статистическое управление,
• банки,
• операторами электронных счетов-фактур для передачи и получения электронных счетов-фактур,
• для электронной коммерции, электронных магазинов

Предприятия могут использовать любой интерфейс X для подачи деклараций по НДС (KMD), подоходному и социальному налогу (TSD) и данных регистра занятости (TÖR) в Налогово-таможенный департамент.

Если требуется декларация по НДС, компания должна подавать ее до 20 числа каждого месяца. Удобнее всего отправлять ее в Налогово-таможенный департамент через X бухгалтерского программного обеспечения компании. К программам, имеющим интерфейс X с Налогово-таможенным управлением для отправки КМД, относятся:

• Microsoft Dynamics Axapta
• SimplBooks
• Directo
• StandardBooks
• 1С Raamatupidamine Eestis
• Joosep
• Taavi Majandustarkvara
• Merit Tarkvara
• Xolo Majandustarkvara
• E-arveldaja

2. Взаимодействие интернет-магазина с бухгалтерией и складом

Если ваши продажи в электронной коммерции велики, вы можете сэкономить много времени, используя программное обеспечение для электронной коммерции с интерфейсом бухгалтерского программного обеспечения. Интерфейс электронного магазина с бухгалтерским программным обеспечением экономит время и снижает риск ошибок, автоматизируя управление продажами, платежами и запасами.

По данным Эстонской ассоциации электронной коммерции, WooCommerce является наиболее распространенным программным обеспечением для электронной коммерции (67 %). Решение WooCommerce для электронной коммерции может быть сопряжено с несколькими бухгалтерскими или бизнес-программами, такими как SimplBooks, SmartAccounts, Erply, Standard Books.

3. Автоматизированные решения для выставления счетов

При выборе бухгалтерского программного обеспечения мы рекомендуем обратить внимание на возможности автоматического выставления счетов. Некоторые бухгалтерские программы предлагают бесплатное выставление электронных счетов и электронных квитанций для определенных пакетов, в то время как другие могут взимать плату за выставление электронных счетов. Стоит выяснить, какие возможности взаимодействия с оператором электронного счета доступны для конкретной бухгалтерской программы. Подключение программного обеспечения для выставления электронных счетов к бухгалтерскому программному обеспечению вашей компании — это наиболее эффективный, удобный и быстрый способ отправки и получения электронных счетов. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными бухгалтерскими программами.

Также обратите внимание на простоту использования решения для выставления электронных счетов. В дополнение к среде электронных счетов Finbite разработала мобильное приложение Finbite Finance, которое позволяет сфотографировать чек сразу после покупки и ввести его в качестве отчета о расходах в центр счетов вашей компании.

Если вы используете программное обеспечение для бизнеса, которое не имеет интерфейса с оператором электронных счетов, вы можете подключиться к нему отдельно.

Точный набор услуг, предлагаемых операторами по выставлению счетов, несколько различается, поэтому стоит подумать, какие дополнительные услуги могут понадобиться вашему бизнесу и какой оператор по выставлению электронных счетов предлагает соответствующие услуги за разумную плату.

• Отправка и получение электронных счетов в Эстонии и за рубежом
• Архивирование э-счетов в безопасном и легкодоступном цифровом архиве.
• Оцифровка чеков и счетов
• Подготовка и предоставление отчетов о расходах
• Подготовка отчетов
• Отслеживание платежей
• Направление счетов на проверку и подтверждение

Использование дополнительных услуг делает обработку э-счетов более комплексной и эффективной, поддерживая автоматизацию и точность финансовых процессов вашей компании. С помощью решения Finbite для выставления счетов вы можете отправлять и получать электронные счета как в Эстонии, так и за рубежом, мы оцифровываем все счета и чеки, счета хранятся в цифровом архиве. Кроме того, мы предлагаем удобный и быстрый способ подачи электронных квитанций, отправка счетов в круг подтверждения и отправки напоминаний клиентам. Мы постоянно развиваем наши сервисы, чтобы сделать существующие услуги еще более удобными и добавить новые сервисы для упрощения финансовых процессов.

4. Цифровое управление бумагами и архивирование

Большинство документов поступает или уже создано в цифровом виде, что делает электронную бухгалтерию и цифровое архивирование логичным и естественным способом хранения документов. Оцифровка и цифровое архивирование имеют ряд преимуществ, например:

• Цифровое архивирование — идеальное решение для организаций с возможностью удаленной работы, поскольку оно позволяет пользователям работать из любого места. Доступ к цифровому архиву можно получить в любое время и в любом месте с помощью всего нескольких щелчков мыши, что улучшает рабочий процесс и экономит время. Кроме того, можно быстро получить информацию для принятия обоснованных решений на основе данных.
• Возможность экономии средств за счет снижения потребности в архивных помещениях, бумаге, принтерах, тонерах и т. д.
• Цифровые архивы — это надежный способ хранения документов, снижающий риск потери или повреждения бумажных архивов.
• Легко масштабируются, позволяя добавлять сотрудников с правами доступа и увеличивать емкость архива по мере роста объемов данных.

Бухгалтерское и бизнес-программное обеспечение, скорее всего, способно хранить документы в цифровом виде. Если вы планируете использовать цифровой архив, при выборе бухгалтерского программного обеспечения обратите внимание на возможность создания цифрового архива и убедитесь, что он безопасен и прост в использовании. Кроме того, важно, чтобы риски безопасности и другие вопросы были учтены в рабочем процессе в организации.

При выборе поставщика услуг стоит убедиться, что цифровой архив безопасен и прост в использовании:

• Убедитесь, что доступ к цифровому архиву контролируется и ограничивается уполномоченными сотрудниками. Внедрите безопасные методы аутентификации, чтобы только авторизованные пользователи могли входить в систему. Это особенно важно для конфиденциальных данных. Также обучите персонал передовым методам обеспечения безопасности и повысьте его осведомленность, чтобы избежать рисков, возникающих из-за человеческих ошибок.
• Убедитесь, что при хранении и передаче данных используется шифрование, чтобы защитить информацию от несанкционированного доступа.
• Проверьте, дублируются ли счета и документы, т. е. надежно ли хранятся резервные копии. Если документы не дублируются, стоит выяснить, можно ли их легко загрузить и сохранить в одной из ваших собственных систем. Также может быть полезно знать, как восстановить документы, которые были случайно удалены.
• Узнайте, что представляет собой система цифрового архива и насколько легко в ней найти документы. По возможности избегайте гибридных архивов , то есть одновременного использования бумажных и цифровых архивов, поскольку это может затруднить поиск документов.

• Узнайте, обновляется ли и как часто цифровой архив и другие программные системы. Обновление помогает поддерживать программное обеспечение в актуальном состоянии, чтобы защитить его от рисков безопасности и других потенциальных угроз (утечка данных, удаление документов и т. д.).
• Спросите, можно ли отслеживать журналы и анализировать их на предмет регулярных проблем с безопасностью и подозрительных действий.
• Убедитесь, что цифровой архив соответствует принципам защиты данных.

Кроме того, стоит отметить, что, если бухгалтерское программное обеспечение имеет интерфейс с оператором электронных счетов, который предлагает решение по созданию цифрового архива, это может обеспечить дополнительные преимущества и удобство в управлении э-счетами. Например, в ассортименте услуг Finbite есть цифровой архив, документы дублируются, и их легко найти. Кроме того, передача счетов безопасна, поскольку электронные счета зашифрованы. Они передаются на основе регистрационного кода, а для входящих электронных счетов безопасность повышается с помощью круга подтверждения и других внутренних процессов. Кроме того, ведется журнал движения электронных счетов.

5. Экономичные архивы и склад

Если управление складом и складскими заказами важно для вашего бизнеса, стоит обратить внимание на программное обеспечение для бизнеса с модулем управления складом. С помощью модуля управления складом проще получить представление об уровне запасов на складе и сделать управление заказами более эффективным, сократить количество ручных ошибок и ускорить управление заказов на складе. Модуль инвентаризации доступен в таких программах для бизнеса, как Joosep, Directo и Standard Books. Изучите различные варианты и, при необходимости, запросите дополнительную информацию, чтобы понять особенности и возможности каждого экономического и делового программного обеспечения в отношении складирования.

6. Ежемесячная цена vs цена за запись vs разовая цена

Сравните, какая цена — ежемесячная или за одну запись — больше подходит для бухгалтерского программного обеспечения вашей компании, чтобы найти оптимальное решение. Некоторые финансовые и бухгалтерские программы также предлагают возможность приобрести лицензию на программное обеспечение за единоразовую плату.

Оплата в зависимости от объема записей и услуг, используемых в бухгалтерском программном обеспечении, хорошо подходит для небольших начинающих компаний с небольшими объемами и низкими потребностями в дополнительных услугах. Оплата в зависимости от объема возможна, например, при использовании бухгалтерского программного обеспечения Smart Accounts. Бухгалтерская программа Erply Books предлагает возможность создать свой собственный пакет услуг в зависимости от того, какие услуги вам необходимы. Месячный пакет подходит для тех, у кого стабильный объем записей.

Проверьте, что входит в стоимость пакета бухгалтерского программного обеспечения и какие услуги являются платными, чтобы сделать оптимальный выбор для вашего бизнеса.

7. Поддержка пользователей и вспомогательные материалы

При выборе бухгалтерской программы стоит обратить внимание на наличие понятных справочных материалов и доступность службы поддержки. Справочные материалы будут полезны как при настройке бухгалтерской программы и ознакомлении с ней, так и в будущем, если у вас возникнут технические вопросы. Эффективная и доступная служба поддержки также очень важна, она помогает избежать простоев, вызванных техническими неполадками и вопросами, и повышает удобство работы с бухгалтерским программным обеспечением. С помощью вспомогательных материалов и поддержки службы технической поддержки вы, скорее всего, сможете максимально использовать возможности программного обеспечения в соответствии с вашими потребностями.

Finbite упрощает ведение бухгалтерского учета

Выбирая бухгалтерское программное обеспечение для начинающей, микро-, малой или крупной компании, стоит провести достаточную подготовку и найти программу с нужными функциями. Одной из функций, необходимых для бизнеса любого размера, является программное обеспечение для выставления электронных счетов. Для этого необходимо, чтобы бухгалтерская программа имела интерфейс с оператором электронных счетов. В мае 2024 года правительство одобрило законопроект о внесении изменений в Закон о бухгалтерском учете Эстонии. В результате с 2025 года все компании получат право запрашивать электронные счета у своих партнеров.

Finbite позволит оцифровать все счета в формате PDF, то есть преобразовать их в электронные счета. Благодаря этому информация автоматически попадает в бухгалтерскую систему в течение одного рабочего дня, что позволяет сэкономить 30 минут ценного рабочего времени и почти 3 евро на каждый счет.

Ассортимент услуг Finbite по созданию электронных счетов включает в себя бесплатные пакеты для начинающих малых предприятий, а также различные дополнительные услуги, отвечающие потребностям как микро-, так и крупных компаний, с возможностью выбора пакета в зависимости от цены и объема. Finbite имеет более 150 интерфейсов по всей Балтии. Подробный список наших партнеров можно найти на нашем сайте. Если программное обеспечение, которое использует ваша компания, еще не входит в число наших партнеров, вы можете связаться с нами, чтобы найти подходящее решение.