Как оценить преимущества цифровых решений для выставления счетов?

Предприятия постоянно ищут способы оптимизировать свою деятельность и повысить эффективность. Важнейшей частью таких изменений являются измеримые результаты, основанные на ключевых показателях эффективности (KPI). Это ключевые показатели, которые помогают понять, как компания продвигается к поставленным перед ней целям.

Одним из эффективных инструментов, значительно повышающих эффективность работы бухгалтеров, является внедрение э-счета, оцифровка счетов-фактур и квитанций. По сравнению с традиционными методами (счета-фактуры в формате PDF, отправленные по электронной почте, и бумажные счета-фактуры), электронное выставление счетов-фактур обеспечивает значительную экономию и преимущества, влияние которых выходит далеко за рамки сокращения расходов. Но какими показателями это можно измерить?

Различия между счетами-фактурами в формате PDF, оцифрованными счетами-фактурами и электронными счетами-фактурами

Счет-фактура в формате PDF — это электронная версия традиционного бумажного счета-фактуры, созданного, например, в Excel или бухгалтерской программе. Счет-фактура сохраняется в формате PDF и отправляется по электронной почте. Счета-фактуры в формате PDF можно передавать и хранить в электронном виде, но большая часть обработки и управления ими осуществляется вручную. В отличие от оцифрованных или электронных счетов-фактур, данные в PDF-фактуре не перемещаются между системами автоматически — их приходится вводить вручную. В результате весь процесс может считаться неэффективным, а большой объем ручной работы повышает вероятность ошибок.

Перевод PDF-фактуры в формат электронного счета означает преобразование PDF-документа в машиночитаемый, стандартизированный формат с информацией, совместимой с системой электронного счета и понятной бухгалтерскому программному обеспечению. Если в противном случае бухгалтер вводил бы счет-фактуру в программу вручную, то с оцифрованным счетом-фактурой в этом нет необходимости, и после автоматической оцифровки счет-фактуру можно сразу же найти в бухгалтерской программе. Визуальное содержание счета-фактуры в формате PDF оцифровывается с помощью технологии оптического распознавания символов (OCR). Оцифрованные счета соответствуют стандарту e-invoice, поэтому вся дальнейшая обработка счетов-фактур может быть интегрирована и автоматизирована в бухгалтерском программном обеспечении. Оцифровка дает компаниям возможность сделать рабочие процессы по выставлению счетов более эффективными, сократить время ручной работы и повысить точность финансовых данных. Таким образом, можно воспользоваться некоторым потенциалом цифровых решений для выставления счетов-фактур, не переходя полностью на e-invoicing, чтобы работать эффективнее и экономить расходы.

E-invoicing, или электронные машиночитаемые счета-фактуры — основа цифровых решений для выставления счетов-фактур. Весь процесс передачи и обработки автоматизирован, поэтому нет необходимости экспортировать их из программного обеспечения и отправлять по электронной почте, как счета-фактуры в формате PDF. Вышеупомянутый процесс оцифровки также не требуется, поскольку электронные счета-фактуры создаются и отправляются в стандартном машиночитаемом формате. Это позволяет автоматизировать обмен данными между партнерами по сделке и системами. Счет-фактура мгновенно передается из программного обеспечения продавца в программное обеспечение покупателя и сразу же готов к обработке. По сравнению с другими форматами, э-счет — это наиболее эффективный и точный способ повысить эффективность бухгалтерских процессов. В результате вы экономите на расходах, быстрее получаете платежи и получаете более точные данные.

Преимущества и результаты перехода на цифровые счета-фактуры

Поначалу переход на электронное выставление счетов может показаться серьезным шагом, но преимущества оправдают первоначальные инвестиции. Автоматические потоки данных между системами дают значительные преимущества.

1. Уменьшение ручной работы. Внедрение системы e-invoicing и оцифровка счетов-фактур значительно сократит необходимость вмешательства человека в процесс управления счетами-фактурами. Это экономит время, деньги и снижает риск человеческих ошибок.
2. Экономия средств в широких масштабах. Ручная обработка счетов-фактур в формате PDF, включая отправку по электронной почте и ввод данных, проверку, подтверждение и архивирование, неоправданно отнимает ценное время сотрудников и ресурсы компании. В отличие от этого, система e-invoicing оптимизирует весь процесс выставления счетов, автоматизируя все процессы — от отправки до архивирования. Это не только повышает эффективность бухгалтерских процессов, но и снижает трудовые и административные затраты, связанные с выставлением счетов.
3. Повышение качества и точности данных. Одним из часто упускаемых из виду преимуществ электронного выставления счетов является повышение качества данных. Ручной ввод данных из PDF-фактур может привести к ошибкам, которые вызывают неточности в отчетности и дополнительные расходы на исправления. Оцифровка счетов-фактур или отправка электронных счетов-фактур из одной учетной системы в другую обеспечивает точность данных, что помогает принимать точные финансовые решения в режиме реального времени.

Дальнейшие возможности автоматизации выставления счетов-фактур

Машиночитаемые счета-фактуры открывают множество дополнительных возможностей для автоматизации. Поскольку Finbite предлагает оцифровку бумажных и PDF-фактур, и квитанций, можно автоматизировать значительную часть бухгалтерских процессов.

• Автоматизированный процесс подтверждения, на основе шаблонов. С помощью круга подтверждения сотрудники могут быстро, удобно и безопасно проверять счета-фактуры и отчеты о расходах. Он также позволяет бухгалтерам отслеживать, кто и когда подтвердил или не подтвердил счет-фактуру. Можно автоматизировать, кто и в каком порядке должен подтверждать определенные счета-фактуры. Также можно настроить автоматические напоминания, если процесс застопорился. Чтобы снизить риск мошенничества со счетами, можно установить ограничения на сумму, которую могут подтвердить сотрудники, или сделать обязательным добавление номера договора к счету-фактуре. На время отпуска подтверждающие лица могут назначить заместителя, уполномоченного подтверждать счета-фактуры, направленные в его адрес, чтобы не задерживать оплату.
• Автоматическая котировка счетов-фактур на основе шаблонов. Построчная котировка счетов-фактур значительно ускоряет обработку повторяющихся счетов-фактур, особенно если в них много строк. Хорошим примером может служить счет-фактура на телефонную связь, в котором есть строки расходов, основанные на телефонных номерах, которые должны учитываться в разных отделах. Часто такие счета занимают несколько страниц, а ручное распределение счетов отнимает много времени.
• С помощью цифровых отчетов о расходах вы можете сделать снимок чека сразу после покупки и ввести его в качестве отчета о расходах в биллинговую среду вашей компании. Нет необходимости собирать бумажные квитанции, доставлять их бухгалтеру, сортировать и хранить, поскольку весь процесс происходит в цифровом формате. В результате сумма, указанная в отчете о расходах, поступает на банковский счет плательщика в 6 раз быстрее, чем при использовании бумажной системы. Вы можете отправлять отчеты о расходах через приложение Finbite Finance или через веб-браузер нашей среды.
• Цифровые архивы экономят офисное пространство и бумагу. Удобный и быстрый доступ к документам гарантирован в любое время, без необходимости находиться в офисе. Доступ к цифровому архиву имеют только уполномоченные сотрудники компании, а сохранность документов в базе данных гарантирована.

Цифровое КПЭ: Как оценить преимущества перехода на цифровые решения для выставления счетов-фактур?

Для оценки успеха электронного выставления счетов и оцифровки необходимо определить ключевые показатели и параметры. Они не только являются контрольными показателями прогресса, но и помогают выявить области, требующие улучшения.

Обычно в процесс управления счетами-фактурами вовлечены несколько сотрудников. Сотрудник отдела закупок получает счет-фактуру на свой электронный адрес и, надеемся, своевременно передает его в бухгалтерию. Затем бухгалтер вводит его вручную и начинает обрабатывать. Чтобы снизить риск ошибок и мошенничества, счет-фактура должна быть одобрена всеми необходимыми внутренними сторонами — как правило, контактным лицом по закупкам, менеджером и бухгалтером. Затем счет-фактура еще раз проверяется перед оплатой и архивируется. Этот процесс варьируется от компании к компании, но он является отличным примером того, сколько сотрудников задействовано в работе над одним счетом-фактурой. Когда все делается на бумаге или по электронной почте, на управление такими процессами уходит много времени и внимания.

Вот некоторые ключевые показатели, которые необходимо учитывать в этом процессе:

• Стоимость одного счета-фактуры: измерьте среднюю стоимость обработки каждого счета-фактуры, чтобы оценить экономию на каждом счете-фактуре. Учитывайте количество людей, задействованных в процессе, их зарплату, затраты на архивирование и т. д.
• Время, затрачиваемое на обработку одного счета-фактуры: отследите время, затрачиваемое на обработку счетов-фактур, обращая внимание на экономию, полученную в результате автоматизации.
• Количество счетов-фактур, обработанных на одного штатного сотрудника: оцените производительность вашего персонала, проанализировав количество счетов-фактур, обработанных на одного сотрудника.
• Уровень удовлетворенности сотрудников: Проведите мониторинг удовлетворенности сотрудников, чтобы оценить влияние электронного выставления счетов на удовлетворенность работой и мотивацию. У людей появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на своих основных задачах, которые приносят пользу бизнесу.
• Days Sales Outstanding (Дни невыполненных продаж): оценка периода конвертации счетов, который показывает среднее время погашения дебиторской задолженности. Цель — ускорить оплату счетов. Чем быстрее цифровые счета-фактуры попадают в системы ваших клиентов, тем быстрее они оплачиваются.
• Коэффициент прямой обработки счетов к оплате: измерьте процент счетов, которые могут быть обработаны без ручного вмешательства. Это показывает эффективность рабочего процесса.
• Стоимость исправления ошибок: оцените затраты времени и частоту возникновения ошибок. Это может быть использовано в качестве основы для оценки повышения точности и надежности данных.
• Сокращение выбросов CO2: подчеркните экологические преимущества электронного выставления счетов, рассчитав сокращение выбросов углекислого газа, связанных с процессами архивации бумажных документов и хранением больших PDF-файлов.
• Ценность данных: определите потенциальную экономию затрат или возможности получения прибыли, проанализировав преимущества точных и актуальных потоков данных.

Сколько бы вы сэкономили, используя умное управление счетами?

Укажите, сколько счетов-фактур на покупки вы получаете в месяц.

Выигранное время

5 часов

Сэкономленное время

30 € в месяц

Отправить запрос

Вывод

Переход на электронное выставление счетов дает компаниям возможность повысить эффективность и улучшить результаты бизнеса. Используя правильные параметры и показатели, можно измерить выгоды и экономию затрат от перевода процессов выставления счетов в цифровой формат. Внедрение цифровых решений для выставления счетов — это не только сокращение расходов, но и переход к более гибкому и устойчивому бизнесу.