Как отправлять бесплатно электронные счета в среде Finbite?

Отправить бесплатный электронный счет просто: выберите подходящее Вам решение и выполните несколько основных шагов для создания счета.

Зачем нужен электронный счет?

Э-счета являются частью реальной экономики, цифровой экосистемы, в которой сделки между различными сторонами происходят в режиме реального времени или с минимальными отсылками. Выставления э-счетов становится все более гибким и распространенным в Эстонии и других странах Европы. Все больше стран шаг за шагом переходят к обязательному выставлению э-счетов, чтобы сделать отправку и получение счетов более эффективными. С 2019 года в Эстонии действует общее обязательство по выставлению электронных счетов, если покупателем является государственное учреждение. Поправки к Закону о бухгалтерском учете вступят в силу 1 июля 2025 года. В результате предприятиям будет проще регистрироваться в коммерческом регистре в качестве получателей электронных счетов, и все предприятия получат право требовать электронные счета от своих партнеров.

Помимо изменений в законодательстве и бухгалтерском учете, мотивом для внедрения э-счетов очень часто служит то, что использование э-счетов имеет множество преимуществ. Э-счет — это наиболее безопасный способ отправки счетов, снижающий риски мошенничества и коррупции. Отказ от ручного ввода данных снижает количество ошибок. Повышая качество счетов и отслеживая операции, использование электронных счетов способствует прозрачности и надежности. Предприятия сокращают расходы на бумагу и почтовые расходы и экономят драгоценное время благодаря автоматизированному обмену данными. Процесс оплаты ускоряется, поскольку счета поступают без задержек. Цифровой архив, занимающий больше времени и места, позволяет лучше видеть ситуацию и принимать обоснованные решения. Кроме того, электронное выставление счетов не наносит вреда окружающей среде, поскольку сокращается потребление бумаги.

В будущем мы все больше будем переходить к электронным счетам, делая учет более безопасным, эффективным и основанным на данных.

Когда стоит задуматься о бесплатной рассылке электронных счетов?

Бесплатное электронное выставление счетов может хорошо подойти для начинающего предприятия или небольшой компании, чей ежемесячный объем выставления счетов не превышает пределов бесплатного пакета. Это также отличный вариант для тех, кто хочет попробовать электронное выставление счетов, прежде чем подписаться на платный сервис. Переход на электронное выставление счетов — важный шаг в развитии бизнеса, и разные ситуации могут послужить толчком к тому, чтобы попробовать электронное выставление счетов:

• При создании бизнеса хочется с самого начала наладить эффективную систему учета.
• Бухгалтер рекомендует использовать электронные счета.
• Выставление счетов занимает слишком много времени и внимания, поэтому есть желание найти более эффективный способ отправки счетов.
• При выставлении счетов возникают ошибки, поэтому желательно найти автоматизированное решение.
• Клиент попросил начать отправлять электронные счета.
• Есть желание работать с государственным органом.
• Желание протестировать бесплатные решения для выставления электронных счетов перед тем, как подписаться на платный пакет, и т. д.

Варианты бесплатного выставления электронных счетов

Некоторые бухгалтерские программы и операторы электронных счетов предлагают бесплатные решения для выставления электронных счетов.

В случае с бухгалтерским программным обеспечением выставление электронных счетов может быть бесплатным для подписчиков пакета, но это зависит от конкретного поставщика и выбранного пакета. Это хороший вариант для компаний, которые уже используют бухгалтерское программное обеспечение и которые при простой настройке могут отправлять и получать электронные счета бесплатно.

Чтобы создать и отправить электронный счет бесплатно, не обязательно использовать бухгалтерское программное обеспечение. Некоторые операторы электронных счетов предлагают бесплатный пакет, который обычно позволяет отправлять несколько электронных счетов в месяц. Однако вы должны знать об ограничениях бесплатного решения для выставления электронных счетов — обычно они позволяют отправлять ограниченное количество электронных счетов в месяц, а за дополнительные функции взимается плата.

Например, можно подключиться к пакету Finbite Starter, который позволяет отправлять и получать до 5 электронных счетов совершенно бесплатно, как внутри Эстонии, так и за ее пределами. Служба поддержки Finbite готова ответить на любые вопросы, возникающие при отправке и получении электронных счетов, как для бесплатных, так и для платных пакетов. Если потребности вашего бизнеса изменятся, вы можете выбрать платный тарифный план вместо бесплатного.

Отправка бесплатного электронного счета на Finbite

Чтобы отправить бесплатный электронный счет на Finbite, первым делом необходимо подать запрос на подключение к пакету Starter. Для этого вам нужно будет отправить необходимую информацию: название компании, регистрационный номер и контактное лицо, принадлежность компании и адрес электронной почты.

Войти в систему

Войдите в среду Finbite, используя предпочтительный способ (ID-карта, Smart-ID, Mobile-ID, пароль, SSO). Перед отправкой электронного счета убедитесь в правильности общей информации и наличии реквизитов банковского счета. Для этого в общей информации выберите «Настройки счета», затем «Настройки счета на продажу» и добавьте реквизиты банковского счета. Кроме того, в настройках можно добавить счет на продажу:

• добавить логотип к счету,
• укажите, что использование номера ссылки на счет активно,
• ввести процентную ставку по умолчанию, дату платежа,
• добавить следующий номер счета,
• добавить текст к счету, если отправляете на эл. почту
• добавить рекламный текст в счет,
• укажите, хотите ли вы вернуть электронный счет в электронный сервис,
• введите свои контактные данные для получения уведомления о неудачном электронном счете,
• выберите шаблон счета в формате PDF,
• укажите каналы для отправки счетов.

Кроме того, можно удобно искать нужный счет по различным базам, импортировать счета и отслеживать, как электронные счета перешли из бухгалтерской программы. Больше предложений дается в онлайн-тренинге для новых пользователей.

Заполните поля электронного счета

Перейдите в меню «Продажи» и «Новый счет на продажу». Затем заполните необходимые поля, добавив данные получателя счета и информацию о счете, включая номер и дату счета, язык счета в форматеPDF. Также заполните строки счета, указав информацию о товаре/услуге.

Выберите подходящий канал отправки

Выберите подходящий канал отправки, хотите ли вы отправить счет по электронной почте в Эстонию или по почте PEPPOL за границу. Кроме того, вы можете отправить счет из среды Finbite по электронной почте, в виде бумажного счета, через онлайн-банк или bill.me. По умолчанию настроены каналы отправки электронного счета и электронной почты, а для других предпочтений их следует активировать в настройках счета продажу. Опция отправки бумажного счета доступна сразу, но для активации банковского канала требуется 2 рабочих дня с момента получения сообщения о подтверждении. Чтобы использовать PEPPOL, он должен быть активирован как в качестве канала отправки, так и в качестве канала получения счета. Если вы используете бесплатную опцию выставления счетов в стартовом пакете, для активации PEPPOL вам необходимо отправить электронное письмо на адрес support@finbite.eu, и передача PEPPOL будет активирована для вас.

Вы также можете добавить комментарий к счету, но это предназначено для внутреннего использования в Биллинговом центре.

Проверьте ваш электронный счет

Когда счет будет сохранен, у вас будет возможность просмотреть его в формате PDF, чтобы проверить точность введенных данных.

Сохраните и получите свой бесплатный электронный счет

Если введенная информация верна, можно нажать кнопку «Сохранить и отправить». В верхней части страницы вы увидите зеленое подтверждение «Счет отправлен», которое будет отображаться в разделе «Счета на продажу ».

Бесплатное выставление электронных счетов в бухгалтерском программном обеспечении

Самый быстрый способ создать и отправить цифровой электронный счет — использовать бухгалтерское программное обеспечение с интерфейсом оператора электронных счетов. У Finbite есть интерфейсы со всеми наиболее распространенными программами в Эстонии, Латвии и Литве. Полный список партнеров можно найти на нашем сайте. Если вы все еще находитесь в процессе выбора бухгалтерского программного обеспечения, стоит обдумать свои ожидания и потребности.

Порядок взаимодействия бухгалтерской программы с оператором электронных счетов зависит от конкретной экономической или бизнес-программы и оператора электронных счетов. В большинстве случаев необходимо заключить договор на обслуживание с оператором электронных счетов, а затем ввести уникальный код и аутентификацию в программе для электронных счетов или бизнес-программе. Для сопряжения бухгалтерской программы с Finbite необходимо установить флажок «Обмен данными с ERP» в настройках общей информации и скопировать код аутентификации в бухгалтерскую программу.

В зависимости от поставщика услуг и выбранного пакета услуга э-счетов может быть бесплатным для подписчиков пакета.

Отправка электронного счета через систему E-arveldaja

Чтобы отправить электронный счет, войдите в среду E-arveldaja и следуйте инструкциям по добавлению счета. Для этого в меню программы выберите «Отчеты», затем «Счета на продажу» и «Добавить счет». Заполните необходимые данные, включая общую информацию, данные клиента и информацию о продукте/услуге. После заполнения необходимых полей нажмите «Сохранить» или «Сохранить и подтвердить».

В течение первого года E-arveldaja предоставляется бесплатно, после чего ежемесячная плата составляет €5/год или €5-9/месяц (плюс НСО) в зависимости от объема. Услуга э-счетов останется бесплатной для предприятий, которые используют э-счета только для отправки электронных счетов в государственные органы.

Отправка электронного счета в Merit Active

Чтобы отправить электронный счет, войдите в систему Merit Aktiva и следуйте инструкциям по оформлению счета:

1. В меню выберите «Продажи» → «Счета на продажу», а затем «Новый счет».
2. Добавьте клиента, его юридические данные, которые будут получены непосредственно из Бизнес-реестра. Введите контактные данные клиента и, при необходимости, дополнительные сведения.
3. Проверьте дату оплаты счета.
4. Добавьте сведения о счете, включая описание услуги/продукта, количество и цену.
5. Выберите подходящий способ отправки счета. Помимо электронного счета, можно отправить счет по электронной почте или загрузить счет в формате PDF и отправить его по электронной почте.

Бесплатный электронный счет доступен для электронных счетов между пользователями программного обеспечения Merit. В остальных случаях, когда необходимо воспользоваться услугами оператора электронных счетов, за отправку электронного счета взимается дополнительная плата.

Отправка электронного счета в Standard Books

Чтобы отправить электронный счет, войдите в среду Standard Books и следуйте инструкциям по отправке счета. Сначала выберите «Реестры», а затем «Счета».

Можно ввести новый счет или выбрать ранее введенный счет, похожий на тот, который вы хотите создать, и нажать кнопку «Копировать». В счете необходимо указать дату, артикул, код клиента, условия оплаты и т. д.

Электронный счет будет отправлен после подтверждения счета. Было создано руководство по настройке и использованию электронных счетов.

Отправка электронного счета с помощью Erply Books

Чтобы отправить электронный счет, войдите в среду Erply Books и следуйте инструкциям по отправке счета:

1. Чтобы создать счет, выберите в верхнем меню пункт «Продажи», затем «Счета на продажу» и нажмите кнопку «+».
2. Заполните необходимые данные счета, контактные данные клиента и сохраните.
3. После сохранения счета у вас будет возможность загрузить его в формате PDF или отправить по электронной почте. Чтобы отправить электронный счет, нажмите на кнопку «Электронный счет» и загрузите XML-файл, который можно переслать клиентам. Отправить электронный счет можно и по электронной почте — для этого поставьте галочку в поле «Добавить электронный счет».

Бесплатное выставление электронных счетов в Erply Books доступно как для подписчиков среднего, так и для подписчиков крупного пакета.

Выставление электронных счетов с помощью Directo

Чтобы отправить электронный счет, войдите в Directo и следуйте инструкциям по отправке электронного счета. Для этого вам нужно будет заполнить необходимые поля счета и указать способ отправки счета клиенту (интернет-банк, обычная почта, электронная почта или электронный счет). Затем вам будет предложено нажать на кнопку «Отправить электронный счет», и в течение нескольких минут вы получите подтверждение того, что электронный счет отправлен.

Для абонентов Directo выставление электронного счета является бесплатным.

Э-счета с другими бухгалтерскими программами

Помимо упомянутых выше экономических и бухгалтерских программ, существуют и другие программы, предлагающие платные и бесплатные варианты выставления электронных счетов, такие как Smart Accounts, SimplBooks, Hansaworld, Noom, Korto и др. Finbite имеет более 150 интерфейсов в странах Балтии. Если программное обеспечение, которое использует ваша компания, еще не входит в число партнеров Finbite, вы можете связаться с нами, чтобы найти подходящее решение.

Отправьте свой первый электронный счет с помощью Finbite

Решение Finbite для выставления электронных счетов поддерживает развитие бухгалтерской отрасли, предлагая бесплатную услугу по выставлению электронных счетов в дополнение к платному решению по выставлению счетов, что делает эту услугу доступной для большого количества предприятий.

Хотите сделать финансовые процессы своей компании более эффективными и быстрыми? Вы можете начать с бесплатной отправки электронных счетов с помощью стартового пакета Finbite. Если объем электронных счетов вашей компании растет, ваши электронные счета имеют сложное содержание, вы предпочитаете взаимодействовать с бухгалтерским программным обеспечением или хотите использовать дополнительные функции — например, отчетность по электронным счетам, круговое подтверждение электронных счетов, оцифровка и архивирование, учет электронных счетов — стоит рассмотреть платные пакеты. Выберите подходящий вам пакет э-счетов и свяжитесь с нашей службой поддержки, если у вас возникнут дополнительные вопросы.