Automatizuota sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga: laipsniškas diegimas

Ar jūsų komanda sugaišta daugybę valandų ieškodama PDF sąskaitų faktūrų? Ar mokėjimai tiekėjams vėluoja, kol jūs ieškote sąskaitų faktūrų patvirtinimų?

Jei taip, jūs – ne vieni. Rankinis sąskaitų faktūrų patvirtinimas daugeliui įmonių yra kliūtis, eikvojanti brangų laiką ir išteklius.

Laimei, tokios sąskaitų faktūrų išrašymo priemonės kaip „Finbite“ gali padėti automatizuoti visą su mokėtinomis sumomis susijusį procesą. Automatizuota patvirtinimo darbo eiga leidžia išvengti rankinio duomenų įvedimo, sumažinti klaidų skaičių ir supaprastinti bendravimą tarp skyrių, todėl jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į užduotis, padėsiančias plėtoti jūsų verslą.

Šiame laipsniško diegimo vadove parodysime, kaip automatizuoti sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigą. Aptarsime pagrindinius mokėtinų sumų automatizavimo etapus, įskaitant sąskaitų faktūrų fiksavimą, patvirtinimo taisyklių nustatymą ir sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklų naudojimą. Taip pat pasidalysime sėkmingo mokėtinų sumų automatizavimo Baltijos šalyse pavyzdžiais.

Kas yra mokėtinų sumų sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga?

Mokėtinų sumų sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga – tai procesas, kurio metu pirkimo sąskaitos faktūros patikrinamos ir patvirtinamos prieš jas apmokant. Mokėtinų sumų sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesas paprastai pradedamas gavus sąskaitą faktūrą. Gaunamos sąskaitos faktūros suskirstomos į kategorijas ir siunčiamos darbuotojui, kuriam pavesta tvirtinti sąskaitas faktūras. Tada darbuotojas peržiūri sąskaitos faktūros duomenis ir sumas. Jei jis patvirtina pirkimo sąskaitą faktūrą, ją galima apmokėti ir išsaugoti. 

Kodėl turėčiau automatizuoti mokėtinų sumų patvirtinimo procesą?

Rankinio sąskaitų faktūrų patvirtinimo trūkumai

Dėl rankinio mokėtinų sumų patvirtinimo procesų pirkimo sąskaitų faktūrų peržiūra ir tvirtinimas užima daug laiko. Jei nėra automatizavimo, darbuotojai turi siųsti pirkimo sąskaitas faktūras į buhalteriją el. paštu, laukti patvirtinimo ir rankiniu būdu siųsti priminimus apie neapmokėtas sąskaitas faktūras.

Taikant šį metodą, duomenys tvarkomi lėtai, daromos duomenų įvedimo klaidos ir prarandami dokumentai. Bendraujant el. paštu patvirtinimo procesas taip pat užtrunka, o tai daro tiesioginį poveikį verslo operacijoms ir santykiams su tiekėjais. Be to, įmonės, kurios PDF sąskaitomis faktūromis keičiasi el. paštu, yra labiau linkusios klastoti sąskaitas faktūras. 

Automatizavimo privalumai

Šie iššūkiai sprendžiami taikant automatizuotą sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigą. Automatizuotos sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos, tokios kaip „Finbite“, gali automatiškai užfiksuoti pirkimo sąskaitas faktūras naudodamos optinio simbolių atpažinimo technologiją ir tada suskaitmeninti jas į kompiuteriu skaitomą formatą. Automatiškai konvertuodamos gaunamas sąskaitas faktūras, įmonės gali gerokai sutrumpinti sąskaitų faktūrų tvarkymo laiką ir išvengti įvedimo klaidų.

Kai sąskaita faktūra yra „Finbite“ sistemoje, ji gali būti siunčiama paskirtam darbuotojui (tvirtintojui) patvirtinti, remiantis iš anksto nustatytais sąskaitos faktūros patvirtinimo šablonais ir taisyklėmis. Tada tvirtintojas gali patvirtinti sąskaitą faktūrą per kelias sekundes iš bet kurio išmaniojo įrenginio. Vėliau sąskaitą faktūrą galima saugiai laikyti „Finbite“ skaitmeniniame archyve, kad ją būtų galima lengvai pasiekti. Šio automatizuoto mokėjimo patvirtinimo proceso privalumai, be kita ko, yra: 

• sutaupoma laiko ir išlaidų: automatizavimas taupo laiką, išteklius ir mažina klaidų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų dubliavimosi ar neteisingų duomenų įvedimo, skaičių;
• greitesnis kompensavimas darbuotojams: darbuotojai gali greičiau gauti kompensaciją už bet kokias savo lėšomis padengtas išlaidas, nes pateikti išlaidų ataskaitas ir gauti patvirtinimą užtrunka vos kelias minutes;
• didesnis našumas: darbuotojai sugaišta mažiau laiko sąskaitų faktūrų pateikimui ir tvirtinimui ir gali daugiau laiko skirti verslui svarbiai veiklai;
• geresni santykiai su tiekėjais: sąskaitas faktūras galima patvirtinti ir apmokėti per kelias minutes, o automatiniais priminimais užtikrinama, kad neliktų neapmokėtų sąskaitų faktūrų; 
• visapusiška sąskaitų faktūrų išrašymo proceso priežiūra: naudodamos skaitmeninį archyvą, įmonės gali bet kada lengvai pasiekti ankstesnes sąskaitas faktūras. 

Kaip sukurti automatizuotą sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemą

Norėdamos sukurti greitą, paprastą ir saugią automatizuotą sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemą, įmonės turi atsižvelgti į toliau nurodytus sąskaitų faktūrų tikrinimo proceso etapus. 

Sąskaitų faktūrų fiksavimas ir skaitmeninimas

Sąskaitų faktūrų duomenų fiksavimas yra būtinas bet kokiam automatizuotam sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesui. Įmonės gali naudoti „Finbite“ automatiškai fiksuoti sąskaitų faktūrų duomenis, kad nereikėtų jų įvesti rankiniu būdu. „Finbite“ naudoja optinio simbolių atpažinimo technologiją PDF ir popierinėms sąskaitoms faktūroms skaitmeninti į kompiuterio skaitomą formatą. Kartu su žmogaus atliekamu patikrinimu „Finbite“ užtikrina 99 proc. sąskaitų faktūrų tikslumą. Po to, kai sąskaita faktūra konvertuojama į kompiuterio skaitomą formatą, ji gali greitai ir saugiai judėti „Finbite“ aplinkoje.

Automatizuoto patvirtinimo taisyklių nustatymas

Aiškiai apibrėžta patvirtinimo politika užtikrinama, kad visos gaunamos pirkimo sąskaitos faktūros būtų tinkamai tvarkomos. Automatizuota patvirtinimo darbo eiga užtikrinama, kad būtų tvirtinamos tik teisėtos sąskaitos faktūros ir kad tam tikras sąskaitas faktūras galėtų tvirtinti tik tinkamus įgaliojimus turintys darbuotojai. Automatizuotos sistemos gali apsaugoti įmones nuo neleistinų mokėjimų ir padėti kontroliuoti išlaidas.

„Finbite“ leidžia lengvai nustatyti sąskaitų faktūrų patvirtinimo taisykles. Pavyzdžiui, naudotojai gali sukurti taisykles, pagal kurias visas gaunamas sąskaitas faktūras turi patvirtinti du ar daugiau darbuotojų, atsižvelgiant į sąskaitos faktūros sumą. 

Naudotojai taip pat gali nustatyti kiekvieno darbuotojo patvirtinimo ribas. Kai sąskaita faktūra siunčiama tvirtinti, sistema patikrina, ar sąskaitos faktūros suma (be PVM) neviršija nustatytos ribos. Jei sąskaitos faktūros suma viršija darbuotojo patvirtinimo ribą, ji persiunčiama tvirtintojui, kuriam nustatyta didesnė patvirtinimo riba. Automatizuoto patvirtinimo taisyklėmis supaprastinamas darbo eigos sąskaitų faktūrų tvarkymas ir pašalinami neleistini didelių pirkimų patvirtinimai.

Sąskaitų faktūrų autorizavimo proceso sukūrimas

Efektyvus sąskaitų faktūrų autorizavimo procesas yra esminė sąskaitų faktūrų patvirtinimo dalis. „Finbite“ leidžia naudotojams nustatyti paprastą sąskaitų faktūrų autorizavimo procesą per savo skaitmeninį sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklą. 

Naudodamiesi šia funkcija, naudotojai gali pateikti kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras per „Finbite“ sistemą. Atsižvelgiant į iš anksto nustatytas patvirtinimo ribas, sąskaita faktūra nukreipiama atitinkamam darbuotojui patvirtinti. 

Tada tvirtintojas gali lengvai peržiūrėti sąskaitą faktūrą „Finbite“ sistemoje ir patvirtinti ją vos keliais spustelėjimais. Darbuotojai gali patvirtinti sąskaitas faktūras iš bet kurio išmaniojo įrenginio – mobiliojo telefono, planšetinio ar asmeninio kompiuterio. „Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklas taip pat suteikia kiekvienai šaliai aiškią sąskaitų faktūrų duomenų ir sumų apžvalgą.

Be to, „Finbite“ gali automatiškai siųsti pasikartojančias pirkimo sąskaitas faktūras tam pačiam tvirtintojui, kai tik jos patenka į sistemą. Vienkartines sąskaitas faktūras taip pat galima patvirtinti vos keliais spustelėjimais. „Finbite“ taip pat leidžia įmonėms siųsti automatinius el. laiškus tvirtintojams, pranešant jiems, kada reikia patvirtinimo.

Ši bepopierė sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistema supaprastina sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą. Ji leidžia darbuotojams pateikti išlaidų ataskaitas išvykus iš biuro, automatizuoja išmokų patvirtinimus ir leidžia išvengti darbuotojų tarpusavio bendravimo.

Sąskaitos faktūros būsenos stebėjimas

Nors automatizavimo tikslas – sumažinti rankinio darbo apimtis, svarbu, kad sąskaitų faktūrų peržiūros proceso metu būtų galima stebėti sąskaitos faktūros būseną.

„Finbite“ suteikia naudotojams išsamią visų sąskaitų faktūrų apžvalgą. Darbuotojai gali peržiūrėti pirkimo sąskaitų faktūrų duomenis, pardavimo sąskaitas faktūras, išlaidų ataskaitas ir patvirtinimo procesus – visa tai galima atlikti „Finbite“ ekosistemoje. Naudotojai taip pat gali peržiūrėti sąskaitos faktūros būseną pagal siuntėją arba gavėją ir sužinoti, ar sąskaita faktūra gauta, patvirtinta arba laukia patvirtinimo. 

„Finbite“ taip pat gali siųsti automatinius priminimus darbuotojams po tam tikro nustatyto laiko, prašant patvirtinti neapmokėtas sąskaitas faktūras. Be to, įmonės gali įtraukti pakaitinius tvirtintojus. Kai darbuotojas išvyksta atostogų arba serga, sąskaitos faktūros automatiškai nukreipiamos pakaitiniam tvirtintojui, kad jis jas patvirtintų. Dėl to automatizuota sistema visą laiką veikia nepertraukiamai.

Patvirtinimo proceso integravimas su esamomis įmonės išteklių planavimo sistemomis

Be tinkamo integravimo, įmonės turi rankiniu būdu perkelti duomenis iš vienos sistemos į kitą. Toks rankinis duomenų įvedimas atima daug laiko ir gali nulemti klaidas ataskaitose. Automatizuota sąskaitų faktūrų tvarkymo ir patvirtinimo programinė įranga išsprendžia šią problemą, nes užtikrina automatinį sąskaitų faktūrų duomenų srautą tarp sistemų.

Pavyzdžiui, gavus ir patvirtinus sąskaitą faktūrą per „Finbite“, sąskaitos faktūros duomenys perkeliami tiesiai į naudotojo turimą apskaitos sistemą (pvz., „Merit Aktiva“ arba „SimplBooks“). Tada sąskaitų faktūrų duomenys iš įmonės išteklių planavimo sistemos eksportuojami į įmonės banką, kad sąskaitos faktūros būtų apmokėtos. Šiuo integravimu sukuriama bendra ekosistema, kurioje visais finansiniais duomenimis sklandžiai keičiamasi tarp sistemų, todėl įmonės gali matyti visus apskaitos duomenis ir sąskaitų faktūrų apmokėjimus. 

Automatizuotų mokėtinų sumų patvirtinimo procesų Baltijos šalyse pavyzdžiai

Daugelis Baltijos šalių įmonių sėkmingai įdiegė automatizuotą sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigą. Mokėtinų sumų automatizavimo Baltijos šalyse pavyzdžiai:

„JCDecaux Lietuva“: „JCDecaux“ yra pasaulinė lauko reklamos bendrovė, veikianti Baltijos šalyse. Užuot rankiniu būdu siuntusi darbuotojams tvirtinti sąskaitas faktūras, „JCDecaux Lietuva“ dabar naudoja automatizuotus pirkimo sąskaitų faktūrų patvirtinimo šablonus. Darbuotojai gauna automatinius pranešimus, kai turi patvirtinti sąskaitą faktūrą, ir gali greitai patvirtinti sąskaitas faktūras iš bet kurio įrenginio. Pasak Audrės Bučinskienės, „JCDecaux Lietuva“ finansų direktorės, šis automatizuotas patvirtinimo procesas taupo darbuotojų laiką. 

„Omniva“: „Omniva“, Estijos pašto ir logistikos paslaugų teikėja, veikianti visose Baltijos šalyse, naudoja „Finbite“, kad supaprastintų elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą. „Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklas padėjo supaprastinti gaunamų ir siunčiamų sąskaitų faktūrų tvarkymą, todėl jų patvirtinimo darbo eiga tapo efektyvesnė.

DUK. Sąskaitų faktūrų patvirtinimo automatizavimas

Kaip veikia automatizuotas sąskaitų faktūrų patvirtinimas?

Tokius sprendimus kaip „Finbite“ įmonės naudoja sąskaitoms faktūroms tvirtinti ir patvirtinimui automatizuoti. „Finbite“ automatiškai patikrina sąskaitų faktūrų duomenis, tikrina, ar nesikartoja sąskaitos faktūros, suderina pirkimo užsakymus, patvirtina mokesčių tarifus ir skaičiavimus.

Kokia yra geriausia sąskaitų faktūrų patvirtinimo proceso programinė įranga?

„Finbite“ išsiskiria kaip geriausia sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigos programinė įranga. Paprasta ir intuityvi sąsaja leidžia darbuotojams lengvai fiksuoti, skaitmeninti ir pateikti pirkimo sąskaitas faktūras iš bet kurio išmaniojo įrenginio. Naudotojai gali sukurti automatizuotus sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklus su paskirtais tvirtintojais ir automatinėmis patvirtinimo ribomis. „Finbite“ universali sąskaitų faktūrų išrašymo sistema taip pat leidžia naudotojams visiškai prižiūrėti mokėtinų sumų sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigą.

Kuo „SharePoint“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga skiriasi nuo „Finbite“?

„SharePoint“ yra dokumentų valdymo sistema. Įmonės gali naudoti „SharePoint“ pagrindiniams sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesams sukurti, tačiau tam reikia daug pritaikymo ir techninių žinių. Kita vertus, „Finbite“ yra specialiai sukurtas ir paruoštas naudoti sprendimas, skirtas sąskaitų faktūrų patvirtinimui automatizuoti, turintis vietinį palaikymą ir iš anksto parengtas integravimo priemones, kurios gerokai palengvina automatizuotos sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigos kūrimą.

Kuo SAP sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga skiriasi nuo „Finbite“?

SAP siūlo patikimą sąskaitų faktūrų tvarkymą, tačiau jos diegimo išlaidos ir sudėtingumas dažnai viršija mažųjų ir vidutinių įmonių poreikius. „Finbite“ – tai ekonomiškesnis ir paprastesnis sprendimas Baltijos šalių įmonėms. „Finbite“ lengva įdiegti, ji turi paprastą naudotojo sąsają ir užtikrina įmonės lygio automatizavimą be sudėtingų SAP mokėtinų sumų sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigos procesų. 

Ar naudodamas „Finbite“ galiu tvarkyti sąskaitas faktūras nuotoliniu būdu?

Taip, „Finbite“ yra paprasta naudoti platforma, kurią galima naudoti bet kuriame išmaniajame įrenginyje. Darbuotojai gali patogiai fiksuoti kvitus ir pateikti išlaidų ataskaitą per „Finbite“ programėlę. Darbuotojai gali peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitas faktūras iš savo išmaniojo įrenginio, kad sąskaitos faktūros būtų apmokėtos net tada, kai darbuotojų nėra biure. Naudojantis „Finbite“ sąskaitų peržiūros ir patvirtinimo procesu, sąskaitas faktūras galima pateikti ir apmokėti iš karto, neatsižvelgiant į darbuotojų buvimo vietą.

Kaip galima automatizuoti sąskaitų faktūrų palyginimo ir patvirtinimo darbo eigą?

„Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo proceso programinė įranga automatiškai palygina sąskaitų faktūrų numerius ir tiekėjo duomenis su sąskaitų faktūrų istorija, kad būtų pašalintos besidubliuojančios sąskaitos faktūros. Ji taip pat suderina sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir prekių gavimo pažymomis jūsų įmonės išteklių planavimo sistemoje. 

Automatizuokite sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą naudodami „Finbite“

Automatizuota sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga naudojant „Finbite“ gali paversti jūsų mokėtinų sumų patvirtinimo procesą iš įsipareigojimo į konkurencinį pranašumą. Naudodami „Finbite“ sąskaitų faktūrų automatizavimo darbo eigą galite greičiau tvarkyti sąskaitas faktūras, sumažinti klaidų skaičių ir užmegzti tvirtesnius santykius su tiekėjais, laiku atlikdami mokėjimus.

Ar esate pasirengę atsisakyti rankinių su mokėtinomis sumomis susijusių užduočių, kurios riboja jūsų verslą? „Finbite“ specialiai sukurta platforma – tai intuityvus, ekonomiškas sprendimas, kuris sklandžiai integruojamas į jūsų turimas sistemas.

Užsisakykite demonstracinę versiją ir pradėkite automatizuoti sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą naudodami „Finbite“.