Elektroninių sąskaitų faktūrų arba e. sąskaitų faktūrų išrašymas iš esmės keičia įmonių visoje Europos Sąjungoje sąskaitų faktūrų išrašymo procesus. Įmonės, kurios paprastą sąskaitą faktūra pakeičia elektronine sąskaita, gali supaprastinti veiklą, sumažinti klaidų skaičių ir padidinti bendrą efektyvumą.
Turinys
Kas yra e. sąskaita faktūra?
Elektroninė sąskaita faktūra – tai skaitmeninis dokumentas, kuriuo keičiasi tiekėjas ir produkto ar paslaugos pirkėjas, turintis struktūrizuotą elektroninį formatą, kurį galima tvarkyti automatizuotu būdu. Kitaip nei popierinėse sąskaitose faktūrose ar nestruktūrizuotuose elektroniniuose dokumentuose, pavyzdžiui, PDF formatuose, e. sąskaitose faktūrose pateikiami duomenys, kuriuos galima automatiškai importuoti į pirkėjo finansinę sistemą, todėl sandoriai vyksta sklandžiau, o duomenų nebereikia įvesti rankiniu būdu. Be to, e. sąskaitos faktūros nukreipiamos pagal įmonės registracijos kodą arba unikalų e. sąskaitos identifikavimo kodą, atsižvelgiant į nacionalinius ir tarptautinius standartus. Taip užtikrinama, kad sąskaitos yra teisingai priskiriamos atitinkamoms įmonėms, o tai padidina tikslumą ir atsekamumą.
Įvairūs e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai
E. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai yra įvairūs ir atitinka skirtingus verslo poreikius. Kartais sąskaitų išrašymas pagrįstas debesų kompiuterijos sprendimais, leidžiančiais lanksčiai pasiekti ir tvarkyti sąskaitas faktūras iš bet kurios vietos. Kiti sprendimai yra integruoti su esamomis ĮIP (įmonės išteklių planavimo) ir apskaitos sistemomis, taip užtikrinant be klaidų vykstantį duomenų srautą ir sumažinant poreikį įvesti duomenis rankiniu būdu.
Be to, tam tikrose e. sąskaitų faktūrų platformose siūlomos pritaikomosios funkcijos, todėl įmonės gali pritaikyti sprendimą pagal savo konkrečius reikalavimus. Turėdamos platų parinkčių pasirinkimą, įvairaus dydžio įmonės tikrai gali rasti e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą, atitinkantį jų veiklos poreikius ir biudžetą.
E. sąskaitų faktūrų programinė įranga, skirta kompiuterio skaitomam automatizavimui
Norintiems, kad sąskaitos faktūros išrašymas būtų optimizuotas, e. sąskaitų faktūrų operatorius siūlo tokias funkcijas kaip kompiuterio skaitomi formatai, dėl kurių galima automatizuoti procesus. Tokio tipo sąskaitų išrašymo programa gali būti integruota su esamomis ĮIP sistemomis, automatizuojant sąskaitų faktūrų kūrimą ir gerokai sumažinant rankinį darbą bei klaidų riziką. Integracija nėra griežtai privaloma, e. sąskaitas faktūras taip pat galima siųsti tiesiogiai iš pačios e. sąskaitų faktūrų išrašymo programos.
Nepamirškite, kad taikant kompiuterio skaitomus formatus užtikrinama, kad sąskaitų faktūrų duomenis gavėjo sistema gali tiksliai užfiksuoti ir apdoroti be įsikišimo rankiniu būdu. Šiuose sprendimuose dažnai būna integruotos patvirtinimo patikros, todėl prieš siunčiant sąskaitas faktūras užtikrinama, kad jos atitinka reikiamus standartus ir taisykles. Todėl įmonės gali greičiau apdoroti duomenis, sumažinti administracines išlaidas ir pagerinti pinigų srautų valdymą.
E. sąskaitų faktūrų standartai Europos Sąjungoje
Siekdama užtikrinti sąveiką ir palengvinti tarpvalstybinę prekybą tarp valstybių narių, Europos Sąjunga nustatė bendrą e. sąskaitų faktūrų standartą EN 16931. Tačiau, nors šis ES standartas yra bendras pagrindas, dauguma Europos Sąjungos šalių parengė savo konkrečius standartus bei reikalavimus ir laikosi jų. Dėl to kiekviena šalis gali atsižvelgti į savo unikalius reguliavimo ir verslo poreikius, kartu užtikrindamos atitiktį ES direktyvoms.
PEPPOL e. sąskaitų faktūrų standartas
Vienas iš plačiausiai taikomų standartų yra PEPPOL („Pan-European Public Procurement Online“) (liet. Europos viešasis pirkimas internetu). PEPPOL pateikiamas specifikacijų rinkinys, pagal kurį įmonės gali siųsti e. sąskaitas visoje ES naudodamosi standartizuotu tinklu. Tai sumažina tarpvalstybinių sandorių sudėtingumą ir sąnaudas bei padidina e. sąskaitų faktūrų išrašymo patikimumą. Saugia ir sąveikia PEPPOL sistema palaikomi įvairūs verslo procesai – ne tik sąskaitų išrašymas, bet ir užsakymas bei prekių siuntimas.
Daugeliui ES šalių priėmus PEPPOL bendroji skaitmeninė rinka tapo darnesnė ir veiksmingesnė. Prie PEPPOL tinklo prisijungiant vis daugiau įmonių ir vyriausybių, supaprastintų ir standartizuotų elektroninių sandorių nauda vis didėja.
E. sąskaitų faktūrų pavyzdžiai – kaip veikia sistema?
E. sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos paprastai veikia pagal struktūrizuotą darbo eigą, pateikiame e. sąskaitos faktūros pavyzdį:
- E. sąskaitos faktūros parengimas: tiekėjas sukuria e. sąskaitą faktūrą naudodamas savo sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą, kuri suformatuoja sąskaitą faktūrą pagal atitinkamą standartą.
- Perdavimas: e. sąskaita faktūra saugiu tinklu (pvz., PEPPOL) siunčiama į pirkėjo sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą.
- Priėmimas: pirkėjo sistemoje automatiškai gaunama ir apdorojama e. sąskaita, patikrinamas jos autentiškumas ir išgaunami apskaitai reikalingi duomenys.
- Apmokėjimas: patikrinus skaitmeninę sąskaitą faktūrą, ji patvirtinama apmokėti ir operacija užbaigiama.
E. sąskaita faktūra EE, LV ir LT
Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje e. sąskaitos faktūros pradėtos naudoti kaip priemonė verslo procesams racionalizuoti ir ekonominiam efektyvumui didinti. Estijoje e. sąskaitų faktūrų išrašymas plačiai paplito, nes vyriausybė įpareigojo jas naudoti viešojo sektoriaus sandoriams. Pažangi Estijos skaitmeninė infrastruktūra padeda integruoti e. sąskaitų faktūrų išrašymą įvairiuose sektoriuose, skatina skaidrumą ir mažina administracinę naštą.
Latvija taip pat nuo 2025 m. sausio 1 d. įgyvendins taisykles, pagal kurias bus reikalaujama, kad B2G (verslo vyriausybei) sandoriams būtų išrašomos sąskaitos faktūros, ir skatins įmones taikyti skaitmeninius sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus siekiant užtikrinti atitiktį reikalavimams ir padidinti veiklos efektyvumą. Šis pradinis etapas skirtas biudžetinėms įstaigoms ir juo siekiama racionalizuoti viešojo sektoriaus operacijas vykdant skaitmeninę transformaciją. Iki 2026 m. sausio 1 d. įgaliojimai bus išplėsti, įtraukiant B2B (verslo verslui) sandorius, taip dar labiau išplečiant skaitmeninių sąskaitų faktūrų naudą privačiajam sektoriui.
Lietuva, sekdama šiais pavyzdžiais, taip pat nustatė e. sąskaitų faktūrų išrašymo tvarką viešuosiuose pirkimuose, siekdama modernizuoti savo finansinius procesus ir skatinti skaidresnę verslo aplinką. Nuo 2018 m. Lietuvos Vyriausybė įpareigojo viešuosiuose pirkimuose dalyvaujančias įmones sąskaitas faktūras perkančiosioms organizacijoms teikti per Registrų centro platformą „E. Sąskaita“. Nuo 2024 m. įmonės taip pat privalės Lietuvos viešajam sektoriui teikti elektronines e. sąskaitas faktūras. Tai bus galima daryti per vietinę platformą, vadinamą SABIS, arba anksčiau minėtą „Peppol“ tinklą, kuriuo naudojasi įmonės visoje ES.
Perėjimą prie e. sąskaitų faktūrų išrašymo visose Baltijos šalyse skatina poreikis užtikrinti didesnį tikslumą, sumažinti išlaidas ir palengvinti tarpvalstybinę prekybą Europos Sąjungoje.
DUK apie e. sąskaitas faktūras
Kokie yra e. sąskaitos faktūros privalumai?
E. sąskaitų faktūrų išrašymas turi daug privalumų, palyginti su tradiciniais sąskaitų faktūrų išrašymo būdais, įskaitant:
- Taupomas išlaidas: mažėja popieriaus, spausdinimo ir pašto išlaidos.
- Greitį: pirkimo ir pardavimo sąskaitos faktūros išrašomos greičiau, todėl greičiau atliekami ir mokėjimai.
- Tikslumą: automatizavimas ir standartizuoti formatai leidžia sumažinti klaidų skaičių.
- Efektyvumą: supaprastinama darbo eiga ir sumažinamas rankinių įsikišimų skaičius.
- Poveikį aplinkai: mažėja popieriaus naudojimas, todėl prisidedama prie tvarumo.
Kiek šalių naudoja e. sąskaitas faktūras?
E. sąskaitų faktūrų išrašymas plačiai taikomas Baltijos šalyse ir visoje Europos Sąjungoje. Šiuo metu daugiau nei 30 Europos šalių yra įgyvendinusios arba šiuo metu įgyvendina e. sąskaitų faktūrų išrašymo taisykles. Toks platus proceso taikymas rodo, kad skaitmeninė transformacija finansinėse operacijose tampa vis svarbesnė.
Kokio dydžio yra e. sąskaitų faktūrų rinka Europoje?
E. sąskaitų faktūrų rinka Europoje sparčiai auga. Remiantis naujausiomis ataskaitomis, tikimasi, kad ateinančiais metais ši rinka dėl reguliavimo įgaliojimų ir skaitmeninių sąskaitų faktūrų išrašymo privalumų pasieks kelis milijardus eurų. Šį augimą taip pat skatina tai, kad įvairaus dydžio įmonės vis dažniau taiko e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus.
Kam reikalingos e. sąskaitos faktūros?
Baltijos šalyse ir Europos Sąjungoje kelios šalys įpareigojo naudoti e. sąskaitas faktūras B2G (verslo vyriausybei) sandoriams. Šis reikalavimas yra ES pastangų modernizuoti viešuosius pirkimus ir didinti jų veiksmingumą dalis. Estija e. sąskaitų faktūrų išrašymo viešojo sektoriaus sandoriams reikalauja nuo 2019 m., o Lietuva – nuo 2017 m. Be to, daugelis įmonių savanoriškai taiko e. sąskaitų faktūrų išrašymą B2B sandoriams, siekdamos su tuo susijusios naudos, pavyzdžiui, trumpesnio apdorojimo laiko, sumažintų sąnaudų ir didesnio tikslumo. Numatoma, kad tobulinant reglamentus vis daugiau šalių privalomą e. sąskaitų faktūrų išrašymą taikys ir B2B sandoriams, taip toliau skatindamos skaitmeninę finansinių operacijų transformaciją.
Kaip išsiųsti nemokamą e. sąskaitą faktūrą?
Nemokamą e. sąskaitą faktūrą galima išsiųsti naudojant įvairius rinkoje esančius nemokamos arba iš dalies nemokamos programinės įrangos e. sąskaitų faktūrų išrašymui sprendimus. Daugelyje platformų pagrindinės e. sąskaitų faktūrų išrašymo funkcijos siūlomos nemokamai, todėl mažos įmonės gali pradėti naudoti e. sąskaitas faktūras be didelių investicijų. Tokiose platformose kaip „Finbite“ pateikiamos patogios sąsajos, kuriose naudotojai gali lengvai kurti ir siųsti e. sąskaitas faktūras.
Išsiųskite pirmąją e. sąskaitą su „Finbite“
E. sąskaitos faktūros keičia finansinę aplinką visoje Europos Sąjungoje ir Baltijos šalyse. Naudodamos tokias naujoviškas platformas kaip „Finbite“, įmonės gali optimizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus, užtikrinti geresnę atitiktį reikalavimams ir gauti didelę operacinę naudą. Kadangi e. sąskaitų faktūrų išrašymas ir toliau populiarėja bei tampa vis svarbesnis, įmonėms, norinčioms išlikti konkurencingoms skaitmeniniame amžiuje, bus labai svarbu būti informuotoms ir taikyti šiuos e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus.
„Finbite“ supaprastina pirmosios e. sąskaitos faktūros siuntimo procesą. Čia pateikiamas nuoseklus vadovas, kuris padės jums pradėti:
- Registruokitės: susikurkite „Finbite“ paskyrą mūsų svetainėje.
- Sukurkite sąskaitą faktūrą: naudodamiesi intuityvia sąsaja sukurkite sąskaitą ir užpildykite visus reikiamus duomenis.
- Pasirinkite gavėją: įveskite gavėjo duomenis arba pasirinkite iš adresatų sąrašo.
- Siųskite: spustelėkite mygtuką „siųsti“ ir jūsų e. sąskaita faktūra bus saugiai perduota į gavėjo sistemą. „Finbite“ palaiko Estijos e. sąskaitų faktūrų standartą ir tarptautinį PEPPOL standartą.
Taip, tai visiškai paprasta! Naudodamosi galingomis „Finbite“ funkcijomis, įmonės gali pačios išbandyti e. sąskaitų faktūrų išrašymo privalumus – nuo mažesnių sąnaudų iki didesnio efektyvumo. Pradėkime!
