E. sąskaitų parengtis 2026: ką turi žinoti maža įmonė?

2026 m. rugpjūčio mėnesį Lietuvoje vis dar nėra įvesta bendro B2B (verslas verslui) e. sąskaitų faktūrų įpareigojimo. Maža įmonė gali toliau siųsti sąskaitą kitai Lietuvos įmonei paprastu PDF failu, jei klientas su tuo sutinka. Europos Komisijos e. sąskaitų faktūrų apžvalgoje apie Lietuvą, paskutinį kartą patikrintoje 2025 m. rugpjūčio 14 d., tiek B2B, tiek B2C mandatas pažymėtas kaip „NE“. Išimtis taikoma viešojo sektoriaus klientams: joms struktūrizuota e. sąskaita yra privaloma jau nuo 2017 m. liepos 1 d. ir teikiama per valstybinę sistemą SABIS. Be to, ES lygmeniu ViDA direktyva nuo 2030 m. liepos 1 d. reikalaus struktūrizuoto formato ir tarpvalstybinėms B2B sąskaitoms su kitų valstybių narių PVM mokėtojais. Parengtį verta patikrinti jau dabar, o ne laukti tariamo artimiausio nacionalinio mandato.

Kam išrašote sąskaitas?

Prieš testuojant procesus, sąskaitas verta suskirstyti į tris grupes, nes 2026 metais šiems trims srautams taikomos visiškai skirtingos taisyklės.

Lietuvos vidaus B2B

Pirmasis srautas – Lietuvos vidaus B2B, tai yra sąskaitos kitoms Lietuvos įmonėms. Čia struktūrizuota e. sąskaita nėra privaloma, ir įprasta PVM sąskaita faktūra tinka, jei šalys sutarė dėl elektroninės formos.

B2G: sąskaitos viešajam sektoriui

Antrasis srautas – B2G, sąskaitos viešojo sektoriaus pirkėjams: ministerijoms, savivaldybėms, viešuosius pirkimus organizuojančioms įstaigoms. Šis srautas reglamentuotas nuo 2017 m. liepos 1 d. ir vykdomas išskirtinai per SABIS.

Tarpvalstybinis B2B su kitos ES šalies įmone

Trečiasis srautas – tarpvalstybinis B2B su kitos ES valstybės narės PVM mokėtoju. Čia šiuo metu galioja įprastos PVM taisyklės, tačiau nuo 2030 m. liepos 1 d. ViDA reikalaus struktūrizuotos sąskaitos kaip numatytojo formato. Jei jūsų įmonė patenka tik į pirmąją kategoriją, greitas testas yra paprastas; jei prisideda viešojo sektoriaus ar užsienio klientas, kiekvieną srautą verta peržiūrėti atskirai.

Kaip greitai patikrinti mažos įmonės parengtį?

Devynių klausimų sąrašas leidžia per kelias minutes suprasti, kur stovite:

• Kokius klientus aptarnaujate: tik Lietuvos įmones, viešojo sektoriaus įstaigas, ar ir kitų ES šalių PVM mokėtojus?
• Kiek sąskaitų per mėnesį išrašote ir ar kiekis pagrindžia automatizavimą?
• Kokia buhalterinė sistema naudojama ir ar ji gali eksportuoti struktūrizuotą failą, o ne tik PDF failą?
• Ar išrašote kredito ar debeto sąskaitas ir ar jos eina per tą pačią procedūrą?
• Kas įmonėje atsako už sąskaitų parengimą ir siuntimą, jei procesas pasikeis?
• Ar esate PVM mokėtojas ir nuo kokios datos?
• Kur ir kokiu pavidalu šiuo metu saugote sąskaitas – popieriuje, el. pašte, debesyje?
• Ar turėjote ar planuojate turėti viešojo sektoriaus klientą?
• Ar parduodate ar pirkote prekes bei paslaugas iš kitos ES šalies įmonės?

Ar kiekvienas PDF failas yra struktūrizuota e. sąskaita?

Kuo skiriasi PDF failas nuo EN 16931 formato

El. paštu siųstas PDF failas yra elektroninis dokumentas, bet ne struktūrizuota e. sąskaita. Europos e. sąskaitų standartas EN 16931 nustato duomenų modelį masinio skaitymo pavidalu – tai reiškia, kad sąskaitos sumos, PVM kodai ir šalių identifikatoriai yra atskiruose laukuose, o ne tekste lapo viduryje. Taip programinė įranga gali juos automatiškai perkelti į kitą sistemą.

PDF failas turi tuos pačius skaičius, bet skirtus žmogui skaityti. Programinė įranga turi juos iš naujo perskaityti naudodama OCR, tai yra teksto atpažinimo technologiją, o čia lengvai atsiranda klaidų. Taip PDF failas gali visiškai atitikti PVM sąskaitos faktūros rekvizitų reikalavimus, bet EN 16931 reikalauja kitokios techninės struktūros: masinio skaitymo failo, kuriuo galima keistis, pavyzdžiui, tinkle „Peppol“.

Kada techninė parengtis apsimoka jau dabar

Maža įmonė EN 16931 reikalavimus atitinkančią sąskaitą gali sukurti jau šiandien, jei buhalterinė sistema ar paslaugos teikėjo sąsaja tai palaiko. Lietuvos vidaus B2B atveju tokio įpareigojimo dar nėra, bet techninė parengtis atsiperka, jei prisideda viešojo sektoriaus klientas arba tarpvalstybinis sandoris.

Ką patikrinti prieš testuojant integraciją?

Prieš statant sąsajas, verta ranka peržiūrėti kelias tikras sąskaitas. Pagal PVM įstatymo 80 straipsnį sąskaitoje turi būti bent išrašymo data, serija ir numeris, tiekėjo ir pirkėjo identifikavimo duomenys, prekės ar paslaugos pavadinimas, kiekis ir PVM duomenys. Jei kažkuris iš šių elementų šiuo metu įvedamas ranka tekstiniame lauke arba sistemoje jo iš viso nėra, problema iškyla iškart, kai duomenis pradedama eksportuoti automatiškai.

Patikrinkite atskirai: ar tiekėjo ir pirkėjo identifikatoriai (registro kodas, PVM mokėtojo numeris) yra teisingi ir nuoseklūs kiekvienoje sąskaitoje; ar PVM tarifai atitinka sandorio tipą; ar yra užsakymo ar sutarties nuoroda, jei klientas jos reikalauja; ir ar kreditinės sąskaitos parengtos taip pat, kaip pardavimo sąskaitos. Paskutinių dešimties sąskaitų peržiūra greitai parodo, ar duomenų kokybė leidžia automatizuoti procesą.

Ar SABIS yra pasirenkama viešojo sektoriaus klientui?

Jei tarp jūsų klientų yra valstybinė įstaiga, savivaldybė ar kitas viešojo sektoriaus pirkėjas, SABIS nėra papildoma galimybė – tai vienintelis leistinas kanalas. Pagal Europos Komisijos apžvalgą, SABIS 2024 m. rugsėjo mėnesį pakeitė ankstesnę sistemą eSąskaita, ir nuo tada visos viešojo sektoriaus sąskaitos keliauja tik per SABIS – pereinamojo laikotarpio nėra.

SABIS palaiko tris įvedimo būdus: interneto portalą, API integraciją su buhalterine sistema ir tinklą „Peppol“, tai yra Europos e. sąskaitų infrastruktūrą, veikiančią per prieigos punktus (Access Point). Jei viešojo sektoriaus klientui išrašote kelias sąskaitas per ketvirtį, dažniausiai pakanka rankinio įvedimo portale. Jei sąskaitų daugiau, verta apsvarstyti API sąsają ar tinklą „Peppol“, nes tai leidžia išvengti dvigubo duomenų įvedimo. SABIS skirtas tik viešojo sektoriaus sandoriams – įprastos sąskaitos tarp Lietuvos įmonių per jį nesiunčiamos.

Kur parengtis dažniausiai pametama: PVM, i.SAF ar archyvavime?

Trys dalykai planuose dažnai pamirštami, nors jie galioja jau dabar.

Pirkėjo sutikimas dėl elektroninės sąskaitos

Elektroninę PVM sąskaitą faktūrą galima išrašyti tik tuomet, kai pirkėjas iš anksto davė sutikimą; sutikimas gali būti raštiškas arba kylantis iš pirkėjo veiksmų, pavyzdžiui, sąskaitos priėmimo, apmokėjimo ar įtraukimo į apskaitą, kaip aiškina VMI gairės. Jei šiuo metu siunčiate sąskaitas el. paštu, niekada su klientu tokio susitarimo neįforminę, tai formaliai yra neuždarytas klausimas.

Sąskaitos autentiškumo ir vientisumo įrodymas

Tiekėjas turi galėti įrodyti sąskaitos kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą; tai gali pagrįsti verslo proceso kontrolė, patikimai susiejanti sąskaitą su tikrai įvykusiu prekės pristatymu ar paslauga, pavyzdžiui, užsakymo, važtaraščio ir sąskaitos tarpusavio atitiktimi, kaip paaiškinta tose pačiose gairėse.

Registrų saugojimas 10 metų

PVM mokėtojai turi tvarkyti išrašytų ir gautų sąskaitų registrus ir saugoti juos 10 metų nuo išrašymo dienos; išimtis taikoma mažos apyvartos schemos naudotojams, kuriems registro duomenų teikimo per i.SAF pareiga netaikoma. Terminas galioja nepaisant to, kur dokumentus laikote. Palengvinimas atsirado saugant duomenis užsienyje: nuo 2026 m. sausio 1 d. nebereikia atskirai deklaruoti saugojimo vietos už Lietuvos ribų, jei užtikrinta pilna prieiga prie duomenų.

Kodėl 2030 m. liepos 1 d. pasiruošti pakanka nedidelio plano?

Verta atskirti tai, kas galioja jau šiandien, nuo to, kas ateis ES lygmeniu iki 2030 metų.

Kas galioja šiandien ir kas keisis iki 2030 metų

ViDA direktyva, įsigaliojusi 2025 m. balandžio 14 d., leidžia valstybėms narėms nustatyti nacionalinius e. sąskaitų įpareigojimus ir anksčiau, bet ši teisė savaime nereiškia, kad Lietuva jau įvedė bendrą B2B mandatą. Kol kas tam skirto konkretaus teisės akto nėra paskelbta. Neplanuokite terminų pagal girdėtą „artėjantį mandatą“, kurio patvirtinto šaltinio nėra.

Tikra yra tai, kad valstybės narės privalo ne vėliau kaip 2030 m. birželio 30 d. priimti ir paskelbti ViDA įgyvendinimui būtinas nuostatas, kurios bendrai įsigalios nuo 2030 m. liepos 1 d. Nuo šios datos struktūrizuota, EN 16931 pagrindu sudaryta e. sąskaita turės būti numatytasis apskaitos būdas tarpvalstybiniams B2B sandoriams su kitų ES šalių PVM mokėtojais.

Trys skirtingi planai pagal jūsų klientų tipą

• Jei visi jūsų klientai yra Lietuvos įmonės, skubėti šiuo metu nereikia. Stebėkite, ar Lietuvos teisės aktų leidėjas paskelbia naują nacionalinį terminą, ir tuomet peržiūrėkite šį straipsnį iš naujo.
• Jei aptarnaujate viešąjį sektorių, įpareigojimas jau įvykdytas per SABIS. Tik patikrinkite, ar dabartinis pateikimo būdas – portalas, API ar „Peppol“ – atitinka jūsų sąskaitų kiekį.
• Jei parduodate prekes ar paslaugas kitos ES šalies PVM mokėtojui, 2030 m. vasara yra jūsų tikrasis terminas: pasitikrinkite, ar buhalterinė sistema sugeba sukurti EN 16931 reikalavimus atitinkančią struktūrizuotą sąskaitą, ir išbandykite tai su keliais sandoriais gerokai anksčiau nei paskutinę savaitę prieš įpareigojimo įsigaliojimą.