Šiandieninėje sparčiai besikeičiančioje verslo aplinkoje įvairaus dydžio įmonės nuolat ieško būdų, kaip optimizuoti veiklą ir padidinti našumą. Norint optimizuoti procesus, pirmiausia reikia atidžiai įvertinti esamą situaciją, įvardinti pagrindines problemas, nustatyti, kokios užduotys atima daugiausiai laiko ir kurias proceso dalis reikėtų keisti.
Jei jūsų aukštos kvalifikacijos darbuotojų laiką atima pasikartojančios, rankiniu būdu atliekamos užduotys, duomenų įvedimas ir taisymas, tuomet tinkamas būdas procesams optimizuoti gali būti skaitmenizacija. Tai galingas įrankis, tampantis vis reikšmingesniu daugelyje sričių, įskaitant verslą ir apskaitą. Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų skaitmeninimas apima popierinių ir pdf formato sąskaitų faktūrų konvertavimą į elektroninius formatus, leidžiančius efektyviau jas valdyti ir apdoroti. Šiame straipsnyje išnagrinėsime daugybę naudos aspektų, kuriuos gali atnešti sąskaitų faktūrų skaitmeninimas.
Kalbant apie skaitmeninimą ir optimizavimą – nereikia iš naujo išradinėti dviračio – verčiau pasimokyti iš kitų patirties.
Pavyzdžiui, MB „Megameta” susidūrė su besidubliuojančių pirkimo sąskaitų faktūrų problema, kurios nepastebėtos patekdavo į pašto dėžutes ir net buvo apmokamos du kartus. Tai iš dalies buvo susiję su rankiniu duomenų įvedimu, kuris paprastai užima daug laiko ir neretai neišvengiama klaidų. Taigi kaip įmonė išsprendė šią problemą? Linas Steponavičius , MB „Megameta” generalinis direktorius, sako, kad nusprendus pereiti prie išmanaus sąskaitų faktūrų valdymo įrankio, kuris skaitmenina gaunamas PDF sąskaitas faktūras, pavyko išspręsti keletą problemų: „Anksčiau tiekėjai tą pačią sąskaitą faktūrą siųsdavo kelis kartus, o tai ne visada pastebėdavome tikrindami rankiniu būdu ir kartais apmokėdavome kelis kartus. Vėliau atsirasdavo daug derinimų, dėl permokos grąžinimo ar sudengimo. Perėjus prie išmaniosios sąskaitų faktūrų valdymo priemonės, suskaitmenintos sąskaitos faktūros importuojamos tiesiai į apskaitos programą – taip nebereikia rankiniu būdu įvesti duomenų ir klaidų tikimybė sumažėja iki minimumo.”
Įrankis, kurį jie pradėjo naudoti, yra „viskas viename” išmanusis sąskaitų faktūrų valdymo sprendimas „Finbite”, kuris OCR (Optical Character recognition) ir žmogaus patikros pagalba užtikrina 99 % duomenų kokybę ir tikslumą – sąskaitos faktūros siunčiamos apdoroti, o Jūs galite susikoncentruoti į užduotis, kurios sukuria pridėtinę vertę, ir pamiršti rankinį duomenų įvedimą, nes tuo pat metu dokumentai ne tik skaitmeninami, bet ir paruošiami e- archyvavimui ir tolesniam automatizavimui naudojant iš anksto nustatytas taisykles ir šablonus. Be to, suskaitmenintos sąskaitos faktūros palieka skaitmeninį pėdsaką, kurį galima lengvai patikrinti. Tai padeda užtikrinti atitiktį teisės aktų reikalavimams ir vidaus politikai. Audito atveju, turint aiškų ir lengvai prieinamą skaitmeninį visų sandorių įrašą, galima sutaupyti daug laiko ir pastangų.
Skaitmenizuotos elektroninės sąskaitos faktūros padeda išspręsti dar vieną problemą, su kuria dažnai susiduria įmonės – ilgas ir neefektyvus pirkimo sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesas. Siekiant mažinti sukčiavimą sąskaitomis faktūromis ir skaidrumo sumetimais, sąskaitos faktūros turi būti patvirtintos prieš jas apmokant. Tai buvo daroma fiziniu parašu, pridedant pastabas popieriniame dokumente arba elektroniniu paštu, o tai gali užtrukti kelias dienas ar net savaites. „Finbite” siūlomą sprendimą sąskaitoms faktūroms galima integruoti į esamas įmonių išteklių planavimo (ERP) ar apskaitos sistemas, o automatizuotas patvirtinimo ciklas užtikrina, kad ERP pasiektų tik patvirtintos sąskaitos faktūros. Pasitelkus automatizaciją taip pat gerokai pagreitėja patvirtinimo procesas, atsakingi asmenys gali lengvai peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitas faktūras iš bet kurios vietos savo kompiuteryje ar išmaniajame telefone. Pavyzdžiui, „JCDecaux” – pasaulinė lauko reklamos lyderė – savo kasdienėje veikloje vertina efektyvų laiko valdymą ir operatyvumą. Vyr. finansininkė Audrė BUČINSKIENĖ sako, kad automatizuotas procesas leidžia įmonei sutaupyti laiko, nes nereikia rankiniu būdu priskirti sąskaitų atsakingiems darbuotojams – ,,Daugeliui pirkimo sąskaitų naudojame tiek automatinius sąskaitų tvirtinimo šablonus, tiek apskaitos automatinius šablonus. Sutaupome laiko, nes darbuotojai patogiai gauna pranešimus apie jiems aktualias sąskaitas.”
Kita problema, kurią sprendė MB „Megameta”, buvo sąskaitų faktūrų archyvavimas. Sąskaitų faktūrų spausdinimas, sisteminimas, persiuntimas ir paruošimas archyvavimui neturėtų patekti į XXI a. išsilavinusio buhalterio darbo aprašymą. „Mūsų buhalterija yra nutolusi – nebespausdiname sąskaitų, jų nereikia archivuoti popierinėje versijoje. Tai patikėjome daryti “Finbite” – sakė MB „Megameta” generalinis direktorius. Nuo 2021 01 01 nebereikia archyvuoti popierinių sąskaitų faktūrų. Perėjus prie skaitmeninio sąskaitų faktūrų administravimo gerokai sumažėja išlaidos, susijusios su popieriumi, spausdinimu, pašto išlaidomis ir saugojimu. Be to, sumažėjusi administracinė našta, susijusi su sąskaitų faktūrų tvarkymu rankiniu būdu, leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į didesnės vertės užduotis. Tai ne tik didina produktyvumą, bet ir ilgainiui gali padėti sutaupyti lėšų. Visos suskaitmenintos sąskaitos faktūros jau yra surūšiuotos, jas lengva rasti naudojant paieškos filtrus ir saugiai laikomos elektroninėje ardvėje, kur jas galima bet kada pasiekti.
Reguliarius ir užsakomuosius skrydžius vykdančios bendrovės UAB DAT LT vyriausioji buhalterė Živilė Penkauskaitė kasdien naudojasi „Finbite” sprendimais, kad pagreitintų pirkimo sąskaitų faktūrų valdymo procesą ir sutaupytų laiko sąskaitų faktūrų archyvavimui bei dokumentų paieškai. Jos patirtis rodo, kad įdiegus „Finbite” sistemą sumažėjo rankinio darbo, išvengta žmogiškųjų klaidų ir padidėjo darbuotojų darbo našumas.
Tačiau kaip pritaikyti naujus sprendimus daugelį metų naudotuose procesuose?
Kaip rodo UAB DAT LT pavyzdys, diegimą galima pradėti mažesniu mastu ir toliau augti. ,,Diegimo procesas vyko labai sklandžiai ir greitai. Kadangi Finbite produktas atitiko mūsų lūkesčius, buvo nuspręsta jį įdiegti ir kitose grupės įmonėse”, – sakė Živilė.
MB „Megameta” patirtis taip pat rodo, kad diegimas buvo sklandus ir paprastas – buvo sukurta pašto dėžutė sąskaitosm gauti,buhalterinė programa sukonfigūravo importą pagal API ir skaitmeniniu būdu patvirtintos sąskaitos faktūros jau automatiškai perkeliamos į ERP sistemą. „Sutaupėme ir toliau taupome daug brangaus laiko – tiek sąskaitų faktūrų patvirtinimui, tiek automatiniam jų įvedimui, išvengiame žmogiškųjų klaidų – j kurias taisyt reikėdavo skirti papildomai laiko „, – jau po kelių mėnesių su naujuoju procesu sakė Linas. “Megameta” rekomenduoja išbandyti nedelsiant – „Tai taupo Jūsų ir Jūsų kolegų laiką. Tokio sprendimo ieškojome jau kurį laiką, nes klientai Europoje jau kurį laiką naudojasi šiomis skaitmeninimo technologijomis – deja, jų vietiniai paslaugų teikėjai Lietuvoje tokios paslaugos neteikia – tad užtruko atrasti “Finbite”.”
Sąskaitų faktūrų skaitmeninimo nauda įmonėms yra aiški ir didelė. Pasitelkusios technologijas sąskaitų faktūrų išrašymo procesui automatizuoti ir supaprastinti, visų dydžių įmonės gali padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir įgyti konkurencinį pranašumą šiuolaikinėje dinamiškoje verslo aplinkoje. Įgyvendinant šią skaitmeninę transformaciją ne tik padidėja veiklos efektyvumas, bet ir sudaromos sąlygos įmonėms klestėti vis labiau tarpusavyje susijusiame ir sparčiai besivystančiame pasaulyje.
Atėjo laikas iš esmės pakeisti savo verslo procesus ir pasiekti neprilygstamą efektyvumą. Pradėkite naudotis išmaniomiais sąskaitų faktūrų valdymo įrankiais jau šiandien ir įsitikinkite supaprastintų procesų nauda. Atsisveikinkite su rankiniu duomenų įvedimu, nepatogiu popierizmu ir pradelstais mokėjimais. Naudodamiesi mūsų pažangiais sąskaitų faktūrų skaitmeninimo, patvirtinimo ir archyvavimo sprendimais, galėsite mėgautis sklandžiu sąskaitų faktūrų tvarkymu, didesniu tikslumu ir greitesniais mokėjimo ciklais. Nelaukite – ženkite pirmąjį žingsnį efektyvesnės ir produktyvesnės savo verslo ateities link.
