Vertinant dabartinę nestabilią ekonominę padėtį, atrodo, kad vienas iš perspektyviausių gelbėjimosi ratų visoms įmonėms yra techninės inovacijos ir kasdienių procesų automatizavimas. Kalbant apie naujoves, svarbu suprasti, kad tai nebūtinai turi būti koks nors novatoriškas, dar nematytas stebuklas tiesiai iš laboratorijos. Daugeliui įmonių dar reikia nueiti ilgą kelią, kad pasivytų skaitmeninius sprendimus, padedančius padidinti darbuotojų efektyvumą ir suteikti daugiau vertės jų kasdienėms užduotims.
Kas geriau gali papasakoti apie verso skaitmenizavimo galimybes, jei ne vietiniai programinės įrangos teikėjai, padedantys įmonėms automatizuoti kasdienes užduotis ir modernizuoti procesus. Kadangi kiekvienai įmonei reikia buhalterių ir ji turi tam tikrus apskaitos procesus, kodėl nepradėjus nuo to. Finbite siūlo sąskaitų faktūrų skaitmenizavimo, archyvavimo, patvirtinimo automatizavimo ir apskaitos optimizavimo sprendimus, kuriuos galima lengvai integruoti su ERP sistemomis. Todėl savo partnerių iš „Softera Baltic”, „Stekas” ir „Bitsoftas” paklausėme, kaip skaitmeninimas gali padidinti efektyvumą ir suteikti konkurencinį pranašumą bet kuriai įmonei, bandančiai neatsilikti nuo nuolat besikeičiančios rinkos.
Skaitmeninės inovacijos – konkurencinis pranašumas
„Vis daugiau verslų supranta, kad skaitmenizacija padeda greičiau reaguoti į rinkos pokyčius ir yra svarbi konkurencinio pranašumo dedamoji, todėl įmonėms, norinčioms veikti efektyviai, skaitmenizuoti ir tikslūs verslo duomenys yra ne prabanga, o būtinybė” – sakė „Softera Baltic” verslo plėtros vadovas Giedrius Norkevičius. Kaip įmonė, padedanti tūkstančiams įmonių Baltijos šalyse padaryti apskaitos procesus išmanesnius, efektyvesnius ir patogesnius, “Finbite” tuo taip pat neabejoja.
Netikrumas, kuris paveikė mūsų ekonomiką dėl pandemijos, tebesitęsiančio karo Ukrainoje ir nuosmukio, privertė daugelį įmonių susimąstyti apie savo procesų efektyvumą, kaip mechanizmą, padedantį susidoroti su nuolat besikeičiančiu prekybos ir verslo pasauliu. Remdamiesi “Finbite” klientų patirtimi, kad tie, kurie skaitmeninimo ir automatizavimo sprendimus integravo į savo kasdienę verslo praktiką anksčiau, jau dabar gali matyti šių sprendimų vaisius, pasireiškiančius ir kaip konkurencinis pranašumas. Įmonės „Stekas” direktoriaus pavaduotojas Antanas Vipartas teigė, kad jų klientai yra labai patenkinti „Finbite” siūlomu sąskaitų skaitmeninimu ir įgyvendinta integracija. “Tai taupo jų laiką, pašalina klaidas ir optimizuoja verslo procesus” – komentavo A. Vipartas. Tokias pačias vertybes įžvelgia ir ,,Bitsoftas” atstovas Saulius Palijanskas – ,,Skaitmeninimo naudą geriausiai mato patys klientai, tačiau mes, kaip IT įmonė, suprantame, kad procesų skaitmeninimas visada atsiperka.” „Bitsoftas” diegia sprendimus, padedančius klientams verslo skaitmeninimo kelyje.
„Softera Baltic” atstovas G. Norkevičius neabejoja, kad įprastų užduočių ir procesų automatizavimas padeda sumažinti veiklos sąnaudas ir padidinti darbuotojų produktyvumą – ,,Rutininių užduočių ir procesų automatizavimas padeda mažinti veiklos kaštus, didinti darbuotojų produktyvumą, eliminuojant rankinį darbą ir klaidų riziką. Darbuotojai savo užduotis gali atlikti per trumpesnį laiką, nes visą reikiamą informaciją apie savo veiklos objektą (prekė, užsakymas, atsargos ar klientas) prireikus gali rasti sistemoje, nereikia klausinėti kolegų, „kelti“ sąskaitų ar raustis archyvuose” pastebėjo Giedrius.
“Stekas” pritaria, kad skaitmeninimas yra didžiulis privalumas ir apskaitos procesų srityje. A. Vipartas taip pat labai akcentuoja du pagrindinius aspektus – “Tai visų pirma taupo žmogiškuosius resursus, o antra, kas ypač svarbu, praktiškai eliminuoja žmogiškąsias klaidas, kurių dažnai nepavyksta išvengti pirminių dokumentų įvedimo metu, o jas pastebėjus vėliau, dažnai kyla didelių problemų norint klaidas ištaisyti.”
Dėmesys sutelktas į jūsų poreikius atitinkančių sprendimų paiešką
Kaip jau pastebėjo „Softera Baltic” ir „Stekas” atstovai, pagrindinės problemos, su kuriomis susiduria Lietuvos įmonės, susijusios su apskaitos procesais, yra efektyvesnis darbuotojų darbas, noras dirbti nuotolini būdu, rankinių pasikartojančių užduočių, dėl kurių gaunami klaidingi duomenys, atsisakymas ir geresnė finansinių dokumentų apžvalga. “Finbite” siūlo visų šių problemų sprendimus, kuriuos lengva integruoti į esamus procesus per ERP integraciją. UAB “DAT LT” pavyzdys rodo, kad diegimą galima pradėti mažesniu mastu, o vėliau plėstis. “Integracijos procesas vyko labai sklandžiai ir greitai. Kadangi „Finbite” produktas atitiko mūsų lūkesčius, buvo nuspręsta jį įdiegti ir kitose grupės įmonėse” sakė vyriausioji buhalterė Živilė Penkauskaitė. Integracijos procesas sklandus, paremtas API. Sukuriama skaitmeninimo pašto dėžutė, aprašomos duomenų importo į ERP detalės ir skaitmeniniu būdu patvirtintos sąskaitos faktūros automatiškai perkeliamos į ERP sistemą. „Sutaupėme ir toliau taupome daug brangaus laiko – tiek sąskaitų faktūrų patvirtinimui, tiek automatiniam jų įvedimui, išvengiame žmogiškųjų klaidų – joms ištaisyti būtų reikėję papildomo laiko” – jau po kelių mėnesių su naujuoju procesu sakė MB „Megameta” generalinis direktorius Linas Steponavičius.
- Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas – būtinas kiekvienai įmonei, kuri gauna sąskaitas faktūras ir įveda duomenis į ERP sistemą. Kam įvesti duomenis rankiniu būdu ir taisyti klaidas, jei šią užduotį galima automatizuoti ir perduoti OCR arba dirbtiniam intelektui? Duomenys iš sąskaitos faktūros atpažįstami ir įvedami automatiškai, 99 % tikslumu ir gali būti automatiškai importuojami į ERP sistemą.
- Skaitmeninė išlaidų ataskaita – vykstant į komandiruotę geriau susikoncentruoti į tikslą, o ne į kvitų rinkimą ir vėlesnį jų pristatymą buhalteriui ir vadovui. Keliaudami nufotografuokite kvitą ir išsiųskite išlaidų ataskaitą vadovui patvirtinti. Tai užtrunka vos porą minučių, o buhalteris gali daug greičiau kompensuoti patirtas išlaidas.
- Sąskaitų faktūrų patvirtinimo įrankiai – yra geresnis būdas patvirtinti sąskaitą faktūrą nei fiziškai pasirašyti arba siųsti jas el. paštu kolegoms ar vadovui patvirtinti. Patvirtinimą galima inicijuoti automatiškai, o visi dalyvaujantys gali stebėti statusą realiuoju laiku. Sąskaitas faktūras galima patvirtinti automatiškai ar priklausomai nuo sumų ir apribojimų, vos keliais spustelėjimais iš bet kurio išmaniojo įrenginio.
- Skaitmeninio archyvavimo sprendimai – dokumentų archyvas be aplankų ir dėžių, paprastos filtravimo parinktys, prieiga prie e-archyvo bet kur ir bet kada.
Potencialo išlaisvinimas pasitelkiant skaitmeninius sprendimus
Duomenų valdomame pasaulyje galima naudoti įvairius išmaniuosius sprendimus, skirtus dideliems verslo duomenų kiekiams, kuriuos galima analizuoti įvairiais aspektais, rinkti ir saugoti. Pavyzdžiui, kalbant apie sąskaitas faktūras, PDF formato dokumentus lengva saugoti, tačiau juose esančius duomenis sunku analizuoti. Išlaisvintas potencialas dar viena skaitmenizavimo nauda, kurią įžvelgia “Softera Baltic” verso vystymo vadovas Giedrius – “Technologijos padeda rinkti ir saugoti didžiulius kiekius verslo duomenų, kuriuos galima analizuoti įvairiais pjūviais. Suskaitmeninti verslo duomenys yra pagrindas sparčiai besiplečiančioms dirbtinio intelekto (DI) galimybėms, kurios padeda atrasti ne tik netikėtų įžvalgų bet ir visiškai naujų verslo nišų.” Suskaitmenintos sąskaitos faktūros suteikia verslo duomenų, kurie yra sparčiai besiplečiančių analizės priemonių galimybių pagrindas, padedantis atrasti naujas galimybes jūsų verslui.
Sąskaitų faktūrų skaitmeninimo nauda įmonėms yra aiški ir didelė. Pasitelkusios technologijas sąskaitų faktūrų išrašymo procesui automatizuoti ir supaprastinti, visų dydžių įmonės gali padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir įgyti konkurencinį pranašumą šiuolaikinėje dinamiškoje verslo aplinkoje. Įgyvendinant šią skaitmeninę transformaciją ne tik padidėja veiklos efektyvumas, bet ir sudaromos sąlygos įmonėms klestėti vis labiau tarpusavyje susijusiame ir sparčiai besivystančiame pasaulyje.
Atėjo laikas iš esmės pakeisti savo verslo procesus ir pasiekti neprilygstamą efektyvumą. Pradėkite naudotis išmaniomiais sąskaitų faktūrų valdymo įrankiais jau šiandien ir įsitikinkite supaprastintų procesų nauda. Atsisveikinkite su rankiniu duomenų įvedimu, nepatogiu popierizmu ir pradelstais mokėjimais. Naudodamiesi mūsų pažangiais sąskaitų faktūrų skaitmeninimo, patvirtinimo ir archyvavimo sprendimais, galėsite mėgautis sklandžiu sąskaitų faktūrų tvarkymu, didesniu tikslumu ir greitesniais mokėjimo ciklais. Nelaukite – ženkite pirmąjį žingsnį efektyvesnės ir produktyvesnės savo verslo ateities link. Pradėkite naudotis “Finbite” sąskaitų faktūrų valdymo sprendimu dabar ir pirmuosius 3 mėnesius gaukite -30 % nuolaidą su kodu VZ30.
