Nesvarbu, ar teikiate mokesčių deklaraciją, ar jus tikrina, ar tiesiog norite apžvelgti savo finansus, labai svarbu turėti gerai organizuotus ir lengvai prieinamus dokumentus.
Turinys
Tradicinis dokumentų archyvavimas gali būti veiksmingas, tačiau jis taip pat atima daug laiko ir gali būti klaidingas, todėl daugelis Baltijos šalių įmonių ėmėsi skaitmeninio archyvavimo.
Tačiau kas yra skaitmeninis archyvavimas ir kodėl jis toks naudingas?
Šiame straipsnyje tradicinio dokumentų archyvavimo metodus palyginsime su skaitmeniniu dokumentų archyvavimu, paaiškinsime skaitmeninio dokumentų archyvavimo privalumus ir pateiksime nuoseklų vadovą, kaip skaitmeniniu būdu archyvuoti įmonės dokumentus.
Kas yra dokumentų archyvavimas?
Dokumentų archyvavimas – tai ilgalaikis svarbios informacijos saugojimas. Dokumentų archyvavimo tikslas – organizuotai, prieinamai ir saugiai išsaugoti svarbią verslo informaciją.
Dokumentų archyvavimas gali padėti įmonėms tinkamai pateikti mokesčių deklaracijas, laikytis teisės aktų, patenkinti veiklos poreikius ir apsaugoti vertingus duomenis. Įmonės gali saugoti popierinius archyvus arba rinktis elektroninį duomenų archyvą.
Archyvavimas vietoje
Tradicinė dokumentų archyvavimo forma – archyvavimas vietoje. Įmonės esminę informaciją įrašo popieriniuose dokumentuose, o paskui saugo juos fizinėse saugyklose (pvz., bylų dėžėse ar dokumentų spintose).
Archyvavimas vietoje turi tam tikrų didelių trūkumų, pavyzdžiui, popieriniams dokumentams saugoti reikia daug vietos ir kyla pavojus, kad popieriniai dokumentai gali būti prarasti arba sugadinti.
Skaitmeninis dokumentų archyvavimas
Skaitmeninis dokumentų archyvavimas, dar vadinamas e. archyvavimu, yra dokumentų archyvavimo procesas skaitmeninėje aplinkoje. Yra įvairių rūšių skaitmeninių laikmenų, skirtų elektroniniam dokumentų archyvavimui, tačiau daugelis įmonių naudoja internetinį dokumentų archyvą.
Skaitmeninio dokumentų archyvavimo privalumai
Efektyvumas
Skaitmeninis archyvavimas pašalina būtinybę dokumentus archyvuoti rankiniu būdu. Be to, prireikus šiuos dokumentus lengviau rasti.
Pavyzdžiui, kai sąskaitos faktūros suskaitmeninamos ir saugomos skaitmeniniame sąskaitų faktūrų archyve, darbuotojai gali greitai ieškoti reikiamų sąskaitų faktūrų ir jas pasiekti vos keliais spustelėjimais. Taip sutaupoma brangaus laiko ir sumažinama prarastų ar pamestų dokumentų rizika.
Skaitmeninis archyvavimas taip pat leidžia komandos nariams lengvai dalytis svarbiais dokumentais dirbant nuotoliniu būdu.
Išlaidų taupymas
Įmonės, archyvuojančios dokumentus skaitmeniniu būdu, taip pat gali sumažinti išlaidas. Naudodamos tokius skaitmeninio archyvavimo sprendimus kaip „Finbite“, įmonės gali atsisakyti rankinio darbo sąnaudų, susijusių su popierinių dokumentų tvarkymu. Skaitmeninio archyvavimo sistema leidžia darbuotojams lengvai pasiekti svarbiausius duomenis, todėl dar labiau sumažėja darbo sąnaudos. Skaitmeninis archyvavimas taip pat leidžia išvengti popierinių dokumentų ir fizinio saugojimo išlaidų, susijusių su archyvavimu vietoje.
Apsauga
Skaitmeninių archyvų sprendimai dažnai apima tokias funkcijas kaip versijų kontrolė, audito seka ir saugi prieigos kontrolė, kurios padeda išlaikyti finansinių įrašų vientisumą ir konfidencialumą. Naudojantis „Finbite“ elektroninio archyvavimo paslaugomis, visi dokumentai dubliuojami ir saugiai saugomi. Popieriniai dokumentai yra mažiau saugūs, juos galima pažeisti, išblukinti ir prarasti.
Pasirengimas auditui
Baltijos šalyse daug dėmesio skiriama skaidrumui ir atitikties reikalavimams užtikrinimui. Skaitmeninis duomenų archyvavimas gali padėti įmonėms laikytis reguliavimo ir finansinių reikalavimų audito atveju. Naudodamos skaitmeninių dokumentų archyvavimo sprendimus, įmonės gali užtikrinti, kad auditoriams būtų lengvai prieinama visa reikalinga informacija
Naudodamosi „Finbite“ skaitmeninio archyvavimo paslauga, įmonės gali suteikti auditoriams internetinę prieigą prie pirkimo sąskaitų faktūrų, pardavimo sąskaitų faktūrų, kvitų ir kitų patvirtinamųjų dokumentų. Dėl to auditoriui nebereikia atvykti į biurą ir kartu su buhalterija tvarkyti popierinių dokumentų.
Geresnis sprendimų priėmimas
Perėjimas prie skaitmeninio archyvų valdymo suteikia įmonėms prieigą prie skaitmeninių duomenų. Skaitmeninius duomenis lengviau analizuoti, todėl įmonėms suteikiama daugiau įžvalgų, kuriomis jos gali vadovautis priimdamos sprendimus.
„Finbite“ naudotojams suteikia išsamią pardavimo sąskaitų faktūrų, pirkimo sąskaitų faktūrų, kvitų ir išlaidų ataskaitų apžvalgą. „Finbite“ taip pat integruojama su kita programine įranga, todėl įmonėms lengviau analizuoti šiuos duomenis ir priimti pagrįstus sprendimus.
Tvarumas
Bepopieriai archyvai taip pat naudingi aplinkai. Perėjus nuo popierinio archyvavimo prie skaitmeninio archyvavimo, įmonėms nebereikia kurti popierinių dokumentų.
Kokius dokumentus įmonės turėtų archyvuoti?
Įmonės turi archyvuoti skaitmeninius dokumentus finansų valdymo, teisinės atitikties ir administraciniais tikslais. Įmonės, archyvuodamos elektroninius dokumentus, saugo kelių rūšių dokumentus.
Sąskaitų faktūrų archyvavimas
Tiek pirkimo, tiek pardavimo sąskaitos faktūros yra labai svarbūs finansiniai dokumentai, kuriuos turėtų archyvuoti kiekviena įmonė.
Pirkimo sąskaitose faktūrose registruojamos išlaidos, kurios yra būtinos norint atskaityti mokesčius ir valdyti pinigų srautus. Pardavimo sąskaitos faktūros yra pajamų įrodymas ir labai svarbios klientų mokėjimams stebėti, gautinoms sumoms tvarkyti ir mokesčiams mokėti.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų archyvas yra labai svarbus sąskaitoms faktūroms tvarkyti. Sąskaitų faktūrų archyvavimo programinė įranga leidžia lengvai ieškoti konkrečių sandorių, stebėti mokėjimų būklę ir kurti finansines ataskaitas naudojant tikralaikius finansinius duomenis.
Išlaidų ataskaitų archyvavimas
Išlaidų ataskaitose pateikiama išsami informacija apie darbuotojų išlaidas, patirtas verslo tikslais, pavyzdžiui, keliones, maitinimą ir pramogas. Išlaidų ataskaitų archyvavimas reikalingas darbuotojų kompensacijoms, mokesčiams ir biudžetui sudaryti.
Naudojant elektroninio archyvavimo programinę įrangą lengva saugoti ir pasiekti išlaidų ataskaitas. Naudodamiesi tokiomis priemonėmis kaip „Finbite“, naudotojai taip pat gali supaprastinti išlaidų patvirtinimo procesą.
Teisiniai dokumentai
Teisiniais dokumentais, pavyzdžiui, sutartimis, susitarimais, licencijomis ir leidimais, nustatomos įmonės ir jos suinteresuotųjų subjektų teisės ir pareigos ir jie yra labai svarbūs mažinant teisinę riziką ir sprendžiant ginčus.
Elektroninio archyvavimo sprendimai gali būti saugi ir centralizuota teisinių dokumentų saugykla, užtikrinanti, kad svarbiausia informacija būtų apsaugota ir prireikus lengvai pasiekiama.
Ataskaitos ir administraciniai dokumentai
Galiausiai įmonės turėtų archyvuoti įvairias ataskaitas ir administracinius dokumentus, pavyzdžiui, finansines ataskaitas, veiklos ataskaitas, posėdžių protokolus ir personalo dokumentus.
Šie dokumentai suteikia vertingos informacijos apie įmonės veiklą, sprendimų priėmimo procesus ir atitiktį vidaus politikai bei išorės teisės aktams.
Kaip elektroniniu būdu archyvuoti dokumentus
Pasirinkite geriausią archyvavimo programinę įrangą
Pirmasis žingsnis archyvuojant elektroninius dokumentus – rasti geriausiai jūsų poreikius atitinkančią dokumentų archyvavimo programinę įrangą.
Įvertinkite archyvavimo poreikius pagal tai, kokios rūšies dokumentus reikia saugoti. Pavyzdžiui, jei archyvuojate teisinius dokumentus, ieškokite teisinių dokumentų archyvavimo sprendimų. Sąskaitoms faktūroms archyvuoti geriausia naudoti saugią skaitmeninio archyvavimo programinę įrangą, pavyzdžiui, „Finbite“.
Skaitmeninio archyvavimo programinė įranga taip pat turėtų būti su lanksčiu kainodaros planu, kad galėtumėte atnaujinti planą, jei verslas auga ir reikia saugoti daugiau dokumentų.
Galiausiai ieškokite programinės įrangos, kuri būtų integruota su jūsų turimomis ĮIP sistemomis. Pavyzdžiui, „Finbite“ integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalyse veikiančiomis operacinėmis sistemomis, todėl lengva dalytis elektroniniais dokumentais tarp esamų sistemų ir skaitmeninio archyvo.
Skaitmeninkite savo dokumentus
Diegiant skaitmeninius dokumentų archyvavimo sprendimus, vienas iš pirmųjų žingsnių yra esamų popierinių dokumentų skaitmeninimas.
Popierinių dokumentų archyvavimas elektroniniu būdu gali būti ilgas ir varginantis procesas, tačiau tokios priemonės kaip „Finbite“ mobilioji programėlė gali pagreitinti šį procesą. Tiesiog nufotografuokite popierinius kvitus ir suskaitmeninkite juos į elektroninį, kompiuterio skaitomą formatą. Kai kvitas suskaitmeninamas, popierinio kvito saugoti nebereikia.
Suskirstykite dokumentus į kategorijas
Tinkamai suskirstę dokumentus į kategorijas, galite lengvai rasti dokumentus skaitmeniniame archyve. Pavyzdžiui, jei saugote išlaidų kvitus, suskirstę juos į kategorijas pagal verslo išlaidų tipą (pvz., kanceliarinių prekių, kelionės išlaidų), mokesčių mokėjimo laikotarpiu galėsite lengvai rasti tinkamus išlaidų dokumentus.
Perkelkite dokumentus į skaitmeninį archyvą
Suskaitmeninus ir suskirsčius dokumentus, kitas žingsnis – perkelti juos į skaitmeninį archyvą. Naudojantis „Finbite“ skaitmeninio archyvavimo paslaugomis, tai yra sklandus procesas. Galite skaitmeninti ir kategorizuoti sąskaitas faktūras ir išlaidų ataskaitas. Viskas, kas suskaitmeninta, perkeliama į skaitmeninį archyvą, kur saugoma tiek, kiek reikia. Estijoje įmonės turėtų saugoti dokumentus 7 metus, Lietuvoje – 10 metų.
DUK: skaitmeninis dokumentų archyvavimas
Kokia yra geriausia archyvavimo programinė įranga?
Geriausia archyvavimo programinė įranga priklauso nuo to, kokios rūšies elektroninius dokumentus norite saugoti. „Finbite“ yra geriausia dokumentų archyvavimo programinė įranga sąskaitoms faktūroms archyvuoti.
Naudodamiesi „Finbite“ platforma, naudotojai gali skaitmeninti sąskaitas faktūras į elektronines, kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras, o tada sklandžiai įkelti dokumentus į skaitmeninį archyvą. „Finbite“ daro visų dokumentų kopijas, kad visi duomenys būtų saugiai saugomi. „Finbite“ skaitmeninis archyvas yra saugus ir lengvai prieinamas.
Ar yra nemokamų dokumentų archyvavimo sprendimų?
Elektroniniams dokumentams archyvuoti įmonės gali naudoti nemokamą internetinę debesijos duomenų saugyklą, pavyzdžiui, „Google Drive“. Naudodamosi šiais sprendimais, įmonės gali nemokamai įkelti savo dokumentus į archyvą internete. Tačiau nemokamos skaitmeninio archyvavimo priemonės dažnai turi ribotą saugyklą, o dokumentus tvarkyti gali būti sunkiau.
Norint efektyvesnio, saugesnio ir prieinamesnio dokumentų archyvavimo internete sprendimo, geriau naudoti mokamą skaitmeninio archyvavimo programinę įrangą, pavyzdžiui, „Finbite“.
Ar skaitmenines bylas turėčiau saugoti amžinai?
Vienas iš internetinio dokumentų archyvavimo privalumų yra tas, kad dokumentus galima saugoti neribotą laiką, be rizikos, kad jie išbluks, bus prarasti ar sugadinti. Ar skaitmeninę bylą turėtumėte saugoti amžinai, priklauso nuo dokumento rūšies ir jo saugojimo priežasties.
Pavyzdžiui, mokesčių tikslais įmonės privalo saugoti tam tikrus dokumentus nustatytą metų skaičių. Kita vertus, kai kuriuos teisinius dokumentus reikia saugoti tol, kol įmonė veikia.
Kiek laiko reikia archyvuoti dokumentus Baltijos šalyse?
Laikotarpis, per kurį įmonė turi skaitmeniniu būdu archyvuoti dokumentus, priklauso nuo šalies, kurioje ji veikia. Estijos įmonės privalo saugoti kvitus ir kitus apskaitos dokumentus septynerius metus. Latvijoje įmonės privalo saugoti kvitus ir finansinius dokumentus penkerius metus, o Lietuvoje – dešimt metų.
Archyvuokite dokumentus su „Finbite“
Daugelis įmonių pereina prie elektroninio archyvavimo dėl tokių privalumų, kaip didesnis efektyvumas, išlaidų taupymas ir duomenų saugumas. Šiandien esama įvairios skaitmeninio dokumentų archyvavimo programinės įrangos, tačiau „Finbite“ yra geriausia sąskaitų faktūrų archyvavimo programinė įranga.
„Finbite“ siūlo patogų ir išsamų skaitmeninį archyvą, kuris leidžia įmonėms skaitmeninti sąskaitas faktūras, suskirstyti jas į kategorijas, kad būtų lengva jas rasti, ir saugiai saugoti saugioje aplinkoje. „Finbite“ taip pat integruojama su populiariomis ĮIP sistemomis, todėl galite be vargo dalytis dokumentais su esamomis sistemomis.
Pradėkite naudoti „Finbite“ šiandien, kad galėtumėte greitai, saugiai ir patikimai archyvuoti dokumentus.
