Finansinių darbo srautų optimizavimo vadovas

Vis daugiau įmonių supranta, kaip svarbu daug laiko reikalaujančius rankinius procesus pakeisti automatizuotais finansinio darbo srautais.

Vienos ataskaitos duomenimis, 51 proc. tyrimo dalyvių teigė, kad senosios darbo eigos mažina jų verslo produktyvumą. 63 proc. respondentų nurodė, kad dėl jų klientų polinkio į skaitmeninimą reikia labiau skaitmeninti darbo srautus.

Nors daugelis įmonių supranta darbo srautų optimizavimo privalumus, sėkmingam optimizavimui reikia tinkamų priemonių, metodų ir žinių.

Šiame vadove išsamiau panagrinėsime finansinių darbo srautų optimizavimą. Apžvelgsime optimizavimo privalumus, kokius darbo srautus galima optimizuoti ir „Finbite“ darbo srautų optimizavimo paslaugų naudą.

Kas yra finansinių darbo srautų optimizavimas?

Finansinių darbo srautų optimizavimas – tai skaitmeninių priemonių ir metodų naudojimas siekiant padidinti finansinių procesų efektyvumą. Tai gali būti sąskaitų faktūrų išrašymo, išlaidų valdymo, darbo užmokesčio skaičiavimo ar bet kurio kito įmonės finansinėms operacijoms svarbaus proceso optimizavimas. 

Optimizavimo pavyzdžiai – pasikartojančių užduočių automatizavimas, popierinių procesų skaitmeninimas ir įvairių finansinių sistemų integravimas į vieną vientisą ekosistemą. 

Bendras finansinių darbo srautų optimizavimo tikslas – sumažinti rankinio darbo apimtis, sumažinti klaidų skaičių, sutaupyti laiko ir pagerinti finansų valdymą.

Kokia yra darbo srautų optimizavimo nauda?

Didesnis efektyvumas

Užduočių automatizavimas ir popierinių procesų skaitmeninimas gali sutaupyti daug laiko, pinigų ir darbo jėgos. Tyrimoduomenimis, 74 proc. darbuotojų teigė, kad automatizavimo priemonės padeda jiems greičiau atlikti darbą. 

Automatizavusios pasikartojančias užduotis ir racionalizavusios verslo procesus, įmonės gali daugiau dėmesio skirti strateginių sprendimų priėmimui ir augimui, užuot gaišdamos su kasdienėmis finansinėmis operacijomis.

Mažiau klaidų ir tikslios ataskaitos

Įmonės gali naudoti finansinių darbo srautų optimizavimo metodus ir priemones, kad automatizuotų darbo procesus ir išvengtų klaidų, kurių dažnai pasitaiko įvedant duomenis rankiniu būdu.

Pavyzdžiui, „Finbite“ sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga automatiškai suskaitmenina PDF arba popierines sąskaitas faktūras, todėl sąskaitų faktūrų duomenų nereikia įvesti rankiniu būdu. Sąskaitas faktūras taip pat tikrina „Finbite“ komanda, užtikrinanti 99 proc. duomenų tikslumą. 

Įmonės, turinčios tikslesnius finansinius duomenis, gali patobulinti apskaitos procesus ir užtikrinti atitiktį mokesčių reikalavimams. Tikslūs finansiniai duomenys taip pat yra labai svarbūs norint efektyviai analizuoti duomenis ir rengti prognozes.

Pinigų srautų valdymas

Finansinių darbo srautų optimizavimas taip pat gali padėti įmonėms pagerinti pinigų srautų valdymą. 

Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai gali pagreitinti sąskaitų faktūrų išrašymo ir apmokėjimo procesus. Laiku gavusios mokėjimus pagal sąskaitas faktūras, įmonės gali užtikrinti, kad turės pakankamai grynųjų pinigų veiklai palaikyti ir investuoti į plėtrą.

Skaitmeniniai sprendimai taip pat gali padėti įmonėms geriau matyti gaunamus ir išsiunčiamus mokėjimus, todėl lengviau stebėti ir analizuoti pinigų srautų duomenis. Ši geresnė įžvalga gali padėti įmonėms priimti pagrįstus strateginius sprendimus ir geriau paskirstyti finansinius išteklius.

Geresni santykiai

Darbo eigos procesų optimizavimas taip pat naudingas įmonės tiekėjams ir klientams. Optimizuodamos finansinius darbo srautus, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų išrašymą, įmonės gali užtikrinti, kad mokėjimai būtų atliekami laiku ir tiksliai, taip sustiprindamos savo santykius su tiekėjais. 

Pavyzdžiui, optimizavusios pardavimo sąskaitų faktūrų išrašymą, įmonės gali siųsti klientams bet kokio formato pardavimo sąskaitas faktūras iš karto po pirkimo, kad būtų lengviau jas apmokėti.

Kokius finansinius darbo srautus galima optimizuoti?

Mokėtinos ir gautinos sumos

Mokėtinų ir gautinų sumų procesų optimizavimas yra labai svarbus siekiant užtikrinti patikimą pinigų srautą ir palaikyti santykius su tiekėjais. Įmonės gali naudoti skaitmenines priemones, kad supaprastintų tokius procesus kaip sąskaitų faktūrų išrašymas, mokėjimų patvirtinimas ir lėšų pervedimas. Mokėtinų ir gautinų sumų optimizavimas gali apimti toliau išvardytas sritis.

• Patvirtinimo procesų įdiegimas, siekiant sumažinti laiką, kurį buhalteriai sugaišta rankinėms užduotims ir pasikartojantiems procesams atlikti. 
• Išlaidų ataskaitų teikimo proceso automatizavimas (nuo kvitų rinkimo iki patvirtinimo)
• Pirkimo sąskaitų faktūrų duomenų įvedimo automatizavimas naudojant OCR technologiją. Naudodamiesi „Finbite“ galite pasirinkti, ar automatiškai įrašyti visą sąskaitos faktūros informaciją, ar tik svarbiausią informaciją su sąskaitos faktūros sumomis. 
• Automatinių apskaitos šablonų naudojimas, kad sąskaitų faktūrų eilutėms būtų priskiriamos iš anksto nustatytos sąskaitos ir parametrai, todėl išrašant pasikartojančias sąskaitas faktūras reikia atlikti mažiau darbo.

Apskaitos darbo eigos automatizavimas gali sutrumpinti mokėtinų ir gautinų sumų apdorojimo laiką, sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti finansinį matomumą.

Išlaidų valdymas

Išlaidų valdymo optimizavimas taip pat leidžia įmonėms tiksliau sekti savo išlaidas, todėl pagerėja biudžeto planavimas ir pinigų srautų valdymas. Išlaidų valdymo procesų optimizavimas gali apimti toliau nurodytus aspektus.

• Skaitmeninių išlaidų ataskaitų teikimo sistemų diegimas
• Išlaidų tvirtinimo automatizavimas
• Apskaitos ir darbo užmokesčio sistemų integravimas
• Leidimas darbuotojams pateikti išlaidų kvitus per mobiliąsias programėles

Skaitmeninės priemonės taip pat padeda išvengti rankinio duomenų įvedimo ir su juo susijusių klaidų, todėl galima parengti tikslesnes išlaidų ataskaitas ir laikytis mokesčių reikalavimų. Didžiausia išlaidų ataskaitų automatizavimo nauda – sutaupytas laikas. Skaitmeninės priemonės, pavyzdžiui, „Finbite“, leidžia darbuotojams nufotografuoti kvitą iškart po pirkimo ir pateikti jį kaip išlaidų ataskaitą.

Naudojant „Finbite“ mobiliąją programėlę, darbuotojams nereikia rinkti popierinių kvitų ir pristatyti jų į buhalteriją, o buhalteriams nereikia gaišti laiko juos tvarkant. Naudojant šią skaitmeninę sistemą darbuotojams kompensacijos išmokamos 6 kartus greičiau, palyginti su popierine sistema.

Sąskaitų faktūrų išrašymas

Naudodamos tokius sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus kaip „Finbite“, Baltijos šalių įmonės gali gerokai patobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus. Sąskaitų faktūrų darbo eigos ir procesų optimizavimas naudojant „Finbite“ gali apimti toliau nurodytus elementus.

• Automatinis pirkimo sąskaitų faktūrų įvedimas į apskaitos programinę įrangą
• PDF ir popierinių pardavimo sąskaitų faktūrų skaitmeninimas, paverčiant jas e. sąskaitomis faktūromis (įskaitant PEPPOL)
• Automatinės apskaitos šablonų ir taisyklių nustatymas
• Pasikartojančių sąskaitų faktūrų išrašymo užduočių automatizavimas
• Sąskaitų faktūrų tvirtinimo supaprastinimas naudojant skaitmeninį patvirtinimo ratą
• Lengva prieiga prie sąskaitų faktūrų skaitmeniniame archyve.

Darbo užmokesčio tvarkymas

Nors dažnai į tai neatsižvelgiama, efektyvus darbo užmokesčio tvarkymas yra labai svarbus apskaitos komandoms. Naudodamos skaitmenines priemones darbo užmokesčio tvarkymui optimizuoti, įmonės gali:

• automatizuoti darbo laiko ir atvykimo į darbą stebėjimą
• automatiškai apskaičiuoti mokesčius ir atskaitymus
• įdiegti tiesioginio indėlio sistemas
• integruoti žmogiškųjų išteklių ir apskaitos sistemas

Optimizavus darbo užmokesčio tvarkymo procesus, gerokai sumažėja našta jūsų buhalterijos skyriui, kartu užtikrinamas darbuotojų atlyginimų mokėjimas laiku ir atitiktis mokesčių reikalavimams. 

Atitiktis

Baltijos šalyse veikiančios įmonės turi užtikrinti, kad būtų laikomasi vietos ir ES teisės aktų, įskaitant e. sąskaitų faktūrų išrašymo reikalavimus, antraip gali neišvengti finansinių nuobaudų ir teisinių problemų. Atitiktis taip pat užtikrina, kad įmonė išliktų atskaitinga ir skaidri, o tai padeda stiprinti klientų, partnerių ir reguliavimo institucijų pasitikėjimą. Atitikties optimizavimas apima:

• automatinių atitikties patikrų diegimą
• skaitmeninių audito sekų išsaugojimą naudojant skaitmeninį archyvą
• ataskaitų reguliavimo institucijoms teikimo automatizavimą
• skaitmeninio patvirtinimo rato naudojimą išlaidoms patvirtinti

„Finbite“ skaitmeninis archyvas padeda įmonėms laikytis teisės aktų reikalavimų, nes užtikrina tikslią apskaitą ir suteikia auditoriams lengvą prieigą vykdant mokesčių įstatymų reikalavimus. 

Darbo srautų optimizavimo pavyzdžiai Baltijos šalyse

MB „Megameta“

Lietuvos CNC detalių gamintoja MB „Megameta“ optimizavo savo sąskaitų faktūrų išrašymo procesus, kad išspręstų pasikartojančių ir trūkstamų sąskaitų faktūrų problemas. Įmonė naudojasi „Finbite“ paslaugomis, kad optimizuotų sąskaitų faktūrų išrašymo darbo eigą šiais būdais:

• Duomenų rinkimas: sąskaitų faktūrų duomenys fiksuojami automatiškai naudojant OCR (optinį ženklų atpažinimą). Žmogaus atliekamas patikrinimas užtikrina 99 proc. duomenų tikslumą.
• Automatinis skaitmeninimas: sąskaitos faktūros automatiškai suskaitmeninamos ir importuojamos į „Megameta“ apskaitos sistemą. Taip padidinamas sąskaitų faktūrų išrašymo darbo eigos efektyvumas, sumažėja klaidų ir pasikartojančių sąskaitų.
• Skaitmeninis archyvas: skaitmeninės sąskaitos faktūros automatiškai saugomos skaitmeniniame archyve, todėl nebereikia eikvoti laiko rankiniu būdu tvarkant dokumentus ir rūpintis jų saugojimu.

„JCDecaux“

Estijoje veikianti Prancūzijos lauko žiniasklaidos bendrovė „JCDecaux“ įdiegė automatinius pirkimo sąskaitų faktūrų patvirtinimo šablonus, todėl nebereikia sąskaitų faktūrų tvirtinti rankiniu būdu. 

Vietoj fizinio keitimosi dokumentais ar sąskaitų faktūrų siuntimo el. paštu, su gauta sąskaita faktūra susietam darbuotojui siunčiamas pranešimas. Peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitą faktūrą darbuotojas gali bet kuriame įrenginyje. Optimizavus šią darbo eigą sutaupoma laiko, sumažėja skyrių tarpusavio komunikacijos poreikis ir nebelieka tikimybės, kad sąskaitos faktūros pasimes tarp elektroninių laiškų.

Kaip „Finbite“ gali optimizuoti finansinius darbo srautus

Naudodamos „Finbite“ sąskaitų faktūrų srauto programinę įrangą, įmonės gali atsisakyti būtinybės rankiniu būdu teikti popierinius kvitus ir išlaidų ataskaitas apskaitos skyriui. Vietoj to įmonės gali įdiegti skaitmeninį patvirtinimo ratą, leidžiantį darbuotojams automatiškai pateikti išlaidų ataskaitas buhalterijai patvirtinti. 

„Finbite“ taip pat optimizuoja finansinius darbo srautus, nes patogiai skaitmenina sąskaitas faktūras į bet kokį formatą, todėl nebereikia rankiniu būdu įvesti duomenų. Be to, apskaitos komandos gali naudoti automatinius apskaitos šablonus, kad sąskaitų faktūrų eilutėms priskirtų iš anksto nustatytas sąskaitas ir parametrus, todėl pasikartojančioms sąskaitoms faktūroms mažiau duomenų reikia įvesti rankiniu būdu.

„Finbite“ skaitmeninis archyvas yra dar vienas svarbus darbo eigos optimizavimo komponentas. Duomenų saugojimas ir paieška skaitmeniniame archyve vyksta greičiau, paprasčiau ir saugiau, palyginti su fizine saugykla ar kitomis skaitmeninėmis laikmenomis, pavyzdžiui, USB atmintinėmis.

„Finbite“ taip pat integruojama su pirmaujančia apskaitos programine įranga Baltijos šalyse, pavyzdžiui, „Merit Aktiva“ ir „Standard Books“, todėl įmonės gali automatiškai sinchronizuoti sąskaitų faktūrų duomenis su esamomis apskaitos sistemomis. 

Galiausiai įmonės gali optimizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą naudodamos „Finbite“, kad galėtų siųsti ir gauti elektronines sąskaitas faktūras. „Finbite“ yra universali sąskaitų faktūrų išrašymo platforma, jos naudotojai gali kurti, siųsti ir gauti bet kokio formato sąskaitas faktūras (įskaitant PEPPOL e. sąskaitas faktūras). Elektroninės sąskaitos faktūros išrašomos greičiau, pigiau ir tiksliau nei kitais sąskaitų faktūrų išrašymo būdais.

DUK. Finansinio darbo eigos optimizavimas

Kaip galima patobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus?

Perėjus nuo popierinių sąskaitų faktūrų išrašymo procesų prie kompiuteriu nuskaitomų e. sąskaitų faktūrų galima gerokai sutrumpinti laiką, sugaištamą sąskaitoms faktūroms siųsti, gauti ir tvarkyti. E. sąskaitos faktūros – tai kompiuteriu nuskaitomos sąskaitos faktūros, kurios yra saugesnės nei kitų tipų sąskaitos faktūros. Tokios programos kaip „Finbite“ gali konvertuoti PDF sąskaitas faktūras į kompiuterio skaitomą formatą, todėl nebereikia rankiniu būdu įvesti duomenų ir galima automatizuotai tvarkyti sąskaitas faktūras bei jas apdoroti skaitmeniniu būdu. 

Kokia yra geriausia automatizuota sąskaitų faktūrų apdorojimo programinė įranga?

Darbo eigos automatizavimo ir optimizavimo programinės įrangos rinkoje yra daugybė variantų, tačiau „Finbite“ yra geriausia siūloma sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga. „Finbite“ yra universalus sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas, jo naudotojai gali pateikti bet kokio formato pirkimo sąskaitas faktūras, o visas gaunamas sąskaitas faktūras galima konvertuoti į elektronines sąskaitas faktūras. „Finbite“ sklandžiai integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalyse verslo valdymo sistemomis, tokiomis kaip „Merit Aktiva“ ir „Simplbooks“, todėl lengva optimizuoti visų skyrių darbo procesus.  

Ar esama nemokamos programinės įrangos sąskaitų faktūrų išrašymui optimizuoti?

„Finbite“ darbo eigos optimizavimo programinėje įrangoje kai kurios sąskaitų faktūrų išrašymo funkcijos yra nemokamos. Turėdami pradinį planą naudotojai gali siųsti ir gauti 5 e. sąskaitas faktūras (įskaitant PEPPOL) per mėnesį. Į mokamus planus taip pat įtrauktos tokios funkcijos kaip skaitmeninis patvirtinimo ratas, skaitmeninis archyvas ir integracija su verslo valdymo sistemomis, kurios padeda optimizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą. 

Koks būtų finansinių darbo srautų automatizavimo pavyzdys?

Dažnas finansinių darbo srautų automatizavimo pavyzdys yra sąskaitų faktūrų apdorojimo automatizavimas. Darbo procesų automatizavimo įrankiai gali automatiškai fiksuoti sąskaitų faktūrų duomenis, nukreipti sąskaitas faktūras tvirtinti per skaitmeninio patvirtinimo darbo eigą, suderinti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir planuoti mokėjimus. Optimizuodamos darbo procesus tokiu būdu, įmonės gali gerokai sumažinti rankinio darbo poreikį ir klaidų skaičių.

Optimizuokite sąskaitų faktūrų išrašymo darbo eigą su „Finbite“ jau šiandien

Pasenusios sąskaitų faktūrų išrašymo darbo eigos gali būti didelė našta apskaitos komandoms. Naudojantis senosiomis sistemomis sąskaitose faktūrose gali įsivelti klaidų, sąskaitos faktūros gali dubliuotis, o mokėjimai gali būti atliekami lėtai. Tai kenkia ne tik jūsų verslui, bet ir santykiams su klientais bei tiekėjais. 

Naudodamiesi „Finbite“ darbo procesų automatizavimo ir optimizavimo paslaugomis galite optimizuoti kiekvieną sąskaitų faktūrų išrašymo proceso aspektą ir užtikrinti, kad jūsų darbo eiga būtų greita, patikima ir tiksli.

Užsisakykite „Finbite“ demonstracinę versiją jau šiandien ir pradėkite optimizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus.