Visos gaunamos sąskaitos faktūros turi būti patvirtintos ir apmokėtos iki nustatyto termino, neatsižvelgiant į atostogas, nedarbingumą ar kitas nenumatytas aplinkybes. Čia į pagalbą ateina išmanieji sąskaitų faktūrų administravimo sprendimai, leidžiantys sąskaitas faktūras išrašyti, gauti ir patvirtinti per kelias sekundes, kad ir kur bebūtumėt. Be to, visi, kurie atostogauja ar yra laikinai nepasiekiami, gali paskirti pavaduojnatį asmenį sąskaitoms faktūroms tvirtinti.
Straipsnyje skaitykite
Kas yra elektroninis patvirtinimas?
Pirkimo sąskaitos faktūros ir išlaidų ataskaitos siunčiamos patvirtinimui, kad prieš atliekant mokėjimą būtų gautas visų šalių pritarimas. Dėl aiškaus patvirtinimo visos šalys turi visą reikiamą informaciją apie planuojamas išlaidas. Naudodamiesi skaitmeniniu patvirtinimo ciklu, sąskaitas faktūras ir išlaidų ataskaitas galite patvirtinti vos vienu spustelėjimu iš bet kurio išmaniojo įrenginio – mobiliojo telefono, planšetės ar kompiuterio. Tai reiškia, kad buhalteriams nereikia siųsti PDF failų pirmyn ir atgal elektroniniu paštu, kad patvirtintų sąskaitas faktūras, arba biure ieškoti atspausdintų popieriaus lapų su tvirtintojų parašais.
Naudodamasis elektroniniu tvirtinimo sprendimu, buhalteris gali automatiškai siųsti visas pasikartojančias pirkimo sąskaitas faktūras tvirtinti, kai tik jos patenka į sistemą, o tvirtintojai gali jas patvirtinti vos keliais spustelėjimais. Su tvirtinimo procesu susijusius priminimus taip pat galima automatizuoti, be to, galima pasirinkti, ar sąskaitą faktūrą siųsti tvirtinti visiems iš karto, ar svarbi konkreti tvirtinimo tvarka. Be to, visi tvirtintojai, kai jų nėra darbe, sistemoje gali paskirti pavaduojantį asmenį, kad šiuo laikotarpiu nebūtų stabdomas buhalterio darbas.
Naudojant išmanųjį patvirtinimo ciklą reikalaujama, kad visos įmonės pirkimo sąskaitos faktūros, nepriklausomai nuo jų formato, patektų į vieną aplinką. Skaitmeniniu pavidalu e. sąskaitos faktūros tarp įmonių juda pagal registracijos kodą ir patenka tiesiai į apskaitos programinę įrangą. PDF ir popierines sąskaitas faktūras galima automatiškai suskaitmeninti, kad jos taip pat patektų į apskaitos programą ir buhalteriui nereikėtų nieko įvesti rankiniu būdu. Patogi „viskas viename” sąskaitų faktūrų valdymo platforma taip pat suteikia gerą galimybę automatizuoti patvirtinimo procesus. Į Finbite Standard paketą įeina visi sprendimai, reikalingi išmaniajam sąskaitų faktūrų valdymui, įskaitant patvirtinimo ciklo funkciją.
Sąskaitų faktūrų patvirtinimas – kam ir kodėl?
Svarbu užtikrinti bendrą informacijos srautą ir gaunamų pirkimo sąskaitų faktūrų apžvalgą, prašant su sąskaita faktūra susijusių šalių patvirtinimo ir sutikimo. Todėl, jei įmonėje yra keli departamentai ir daugiau nei keli darbuotojai, praverčia skaitmeninis patvirtinimo ciklas. Šio išmanaus sprendimo pridėtinė vertė ypač didelė, jei įmonėje yra nuotolinio arba mišraus darbo vietų. Taip yra todėl, kad norint patvirtinti sąskaitą, nebūtina būti biure ar prisijungus prie įmonės tinklo – tai galima padaryti vos keliais paspaudimais iš bet kurio prie interneto prijungto išmaniojo įrenginio.
Aiškiai apibrėžtas sąskaitų faktūrų tvirtinimo procesas suteiks skaidrumo. Pavyzdžiui, „Finbite” sistemoje galima nustatyti taisyklę, kad visas gaunamas sąskaitas faktūras turi patvirtinti 2 ar daugiau darbuotojų, atsižvelgiant į sąskaitos faktūros sumą. Jei sąskaitų faktūrų kiekiai yra dideli, tokiu atveju tvirtintojais gali būti, pavyzdžiui, buhalteris, sąskaitoje faktūroje nurodytas kontaktinis asmuo ir jo vadovas. Tokiu būdu kiekvieną sąskaitą faktūrą, prieš ją apmokant, patvirtins pagrindiniai asmenys.
Patvirtinime dalyvaujant daugiau nei vienam asmeniui taip pat yra didesnė tikimybė aptikti neteisingą sąskaitą faktūrą, sukčiavimą prieš atliekant mokėjimą. Pavyzdžiui, galima nustatyti, kad sąskaitose faktūrose būtų privaloma nurodyti sutarties numerį, o tam tikriems darbuotojams nustatyti patvirtinimo limitą.
Išlaidų ataskaitų tvirtinimas
Be sąskaitų faktūrų, skaitmeninio patvirtinimo ciklą galite naudoti ir išlaidų ataskaitų tvirtinimui. Naudodamiesi „Finbite Finance” programėle galite iškart po pirkimo iš kivitų ar čekių sukurti išlaidų ataskaitą ir nusiųsti ją buhalteriui. Siekiant sumažinti įvairias rizikas, prasminga panašų patvirtinimo procesą taikyti ir išlaidų ataskaitų sąskaitoms faktūroms. Pavyzdžiui, skyriaus vadovas turi patvirtinti savo pavaldinių išlaidų ataskaitas prieš buhalteriui kompensuojant patirtas išlaidas.
Šis skaitmeninis išlaidų ataskaitų teikimo procesas yra saugesnis ir beveik 6 kartus greitesnis nei popierinių čekių rinkimas, ataskaitų formų pildymas ir siuntimas el. paštu, nes visas procesas yra skaitmeninis ir buhalteriui nereikia rinkti čekių, įvesti jų rankiniu būdu ir archyvuoti.
- Nufotografuokite čekį arba kvitą telefonu naudodami „Finbite Finance” mobiliąją programėlę.
- Įveskite čekio informaciją į sistemą rankiniu būdu arba nusiųskite ją skaitmenizuoti į „Finbite” , kur nuotraukoje esanti informacija bus automatiškai atpažinta.
- Tuomet vos keliais spustelėjimais galite sukurti e. ataskaitą ir nusiųsti ją savo buhalteriui, kuriam nebereikės pačiam tvarkyti kvitų ar įvesti duomenų.
- Tuomet buhalteris turi galimybę e. ataskaitą nusiųsti į patvirtinimo ciklą, jei išlaidoms reikalingas, pavyzdžiui, vadovo patvirtinimas, arba iš karto kompensuoti patirtas išlaidas.
Sąskaitų faktūrų tvirtinimas atostogų metu
Nesvarbu, ar tai būtų graži vasara, ar prieššventinis laikotarpis, ar moksleivių atostogos, kiekvienoje darbovietėje pasitaiko atvejų, kai didelė dalis komandos atostogauja arba dirba nuotoliniu būdu. Tokiu metu ypač naudingas lankstus ir skaitmeninis patvirtinimo ciklas, nes sąskaitoms faktūroms patvirtinti tereikia akimirkos. Jei norite galite paskirti sau pavaduojantį asmenį, kuris už jus tvirtins sąskaitas faktūras ir išlaidų ataskaitas kol sugrįšite. Taigi verta priminti darbuotojams, kad sąskaitų faktūrų tvirtinimo sistemoje nustatytų pavaduojantį asmenį, kuris galėtų tvirtinti sąskaitas , kad visi darbai sklandžiai judėtų net ir atostogų metu.
Kaip pridėti išlaidų ataskaitų ir sąskaitų faktūrų tvirtinimo pavaduotoją?
1) prisijunkite prie „Finbite” aplikacijos;
2) rinkitės Nustatymai-> Nustatymai-> Mano atstovavimo teisės;
3) pasirinkite reikiamą įmonę (jei atstovaujate daugiau nei vienai įmonei) ir dešinėje pusėje paspauskite „Pavaduotojai”;
4) atsidariusiame lange apačioje dešinėje rasite mygtuką „Pridėti”;
5) įrašykite pavaduotojo vardą, pavardę ir laikotarpį ir paspauskite „Išsaugoti”.
Tokiu būdu visos atostogaujančiam darbuotojui skirtos sąskaitos faktūros siunčiamos jį pavaduojančiam darbuotojui patvirtinti.
Seniau sąskaitos faktūros įmonėse keliaudavo nuo stalo prie stalo, o biure buvo atskiras asmuo, kuris surinkdavo patvirtinimus, prieš sąskaitas faktūras siunčiant apmokėti. Tokiu būdu vienas žmogus per mėnesį vidutiniškai sugaišta 10 valandų sąskaitų faktūrų tvirtinimui, o popierines sąskaitas faktūras išrašančiose įmonėse – iki 80 valandų, be to, daugeliu atvejų į šį procesą įsitraukia ir įmonės vadovybė.
E. sąskaitų faktūrų atveju, sąskaitas galima tvirtinti neatsitraukus nuo kompiuterio arba naudojantis išmaniuoju telefonu. Pavyzdžiui, 3 žmonės sąskaitą faktūrą gali patvirtinti greičiau nei per 1 minutę. Tvirtinimo ciklo metu prie sąskaitos faktūros galima pridėti pastabų ir komentarų, sąskaitą faktūrą galima grąžinti arba persiųsti kitam kolegai. Ilgiausiame tvirtinimo cikle dalyvavo net 38 žmonės. Galima tik įsivaizduoti, kiek laiko būtų užtrukę tvirtinti tokias sąskaitas faktūras popieriuje ar el. paštu.
