Išsamus sąskaitų faktūrų automatizavimo vadovas

Ieškodami sąskaitų faktūrų el. laiškuose ir rankiniu būdu įvesdami sąskaitų faktūrų informaciją, galite sugaišti daug laiko. Šį laiką galėtumėte skirti kitoms, svarbesnėms, užduotims, pavyzdžiui, produktams ar paslaugoms tobulinti arba santykiams su klientais užmegzti.

Daugelis Baltijos šalių įmonių jau suprato, kad tradicinis sąskaitų faktūrų administravimas yra neefektyvus, ir imasi sąskaitų faktūrų automatizavimo, kad mažiau laiko skirtų sąskaitų faktūrų tvarkymui, o daugiau – verslo plėtrai.

Šiame straipsnyje pateiksime išsamų sąskaitų faktūrų automatizavimo diegimo vadovą. Paaiškinsime, kas yra sąskaitų faktūrų automatizavimas, kaip jis veikia ir kokia yra geriausia sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga, kad supaprastintumėte savo įmonės sąskaitų faktūrų išrašymą.

Kas yra sąskaitų faktūrų automatizavimas?

Sąskaitų faktūrų automatizavimas – tai viso sąskaitų faktūrų valdymo proceso automatizavimas naudojant specializuotą programinę įrangą. Automatizavus sąskaitų faktūrų gavimą ir siuntimą nebereikės įvesti duomenų rankiniu būdu ir išrašinėti popierinių sąskaitų faktūrų.

Šiandien daugelis įmonių vis dar rengia sąskaitas faktūras rankiniu būdu (pvz., PDF formatu) ir siunčia jas klientams el. paštu. Šis procesas užima daug laiko, be to, gali atsirasti klaidų, neretai gali būti vėluojama, sąskaitos faktūros gali pasimesti, gali padidėti administracinės išlaidos.

Kaip veikia automatinis sąskaitų faktūrų tvarkymas?

Automatizuojant sąskaitų faktūrų tvarkymą naudojami programinės įrangos sprendimai, skirti tokioms užduotims, kaip sąskaitų faktūrų duomenų įvedimas, atsakingų asmenų patvirtinimas ir mokėjimų apdorojimas, atlikti. Paprastai jis veikia taip:

1. Duomenų įvedimas: sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga naudoja optinį ženklų atpažinimą (OCR) sąskaitų faktūrų duomenims iš pirkimo sąskaitų faktūrų nuskaityti. Tada programinė įranga duomenis paverčia kompiuteriu nuskaitomomis sąskaitomis faktūromis. Taip sumažėja klaidų ir taupomas laikas, nes nereikia įvesti duomenų rankiniu būdu.

2. Patvirtinimas: sąskaitos faktūros nusiunčiamos į patvirtinimo ciklą, kuriame tvirtintojai gali patvirtinti sąskaitą faktūrą vienu spustelėjimu bet kuriame išmaniajame įrenginyje (mobiliajame telefone, planšetėje ar kompiuteryje). Taip darbuotojams nebereikia siųsti PDF sąskaitų faktūrų vienas kitam el. paštu arba stengtis gauti sąskaitas faktūras tvirtinančių asmenų parašus.

Įmonės taip pat gali automatizuoti patvirtinimo procesą. Pavyzdžiui, buhalteriai gali nustatyti taisykles ir šablonus, kad pasikartojančios sąskaitos faktūros kiekvieną kartą būtų automatiškai siunčiamos tam pačiam darbuotojui.

Kitas pavyzdys – nustatoma patvirtinimo taisyklė, pagal kurią darbuotojas gali patvirtinti tik leidžiamą maksimalią sumą. Jei sąskaitos faktūros suma viršija maksimalią sumą, ji papildomai siunčiama vadovui, kuriam nustatytas didesnis limitas. Buhalteriai taip pat gali sukurti taisykles, pagal kurias visas sąskaitas faktūras turi patvirtinti tam tikras skaičius asmenų (pvz., sąskaitoje faktūroje nurodytas kontaktinis asmuo, jo vadovas ir buhalteris), kad būtų lengviau nustatyti sukčiavimo atvejus.

3. Mokėjimų apdorojimas: patvirtinus sąskaitą faktūrą, jos apmokėjimą galima suplanuoti pagal mokėjimo terminus ir kitas sąlygas. Integracija su apskaitos sistemomis leidžia sklandžiai teikti finansines ataskaitas ir suderinti duomenis.

Automatizuotas sąskaitų faktūrų valdymas taip pat apima pardavimo sąskaitų faktūrų automatizavimą. Pavyzdžiui, įmonės per „Finbite“ universaliąją aplinką gali pateikti bet kokio formato pardavimo sąskaitas faktūras. „Finbite“ taip pat leidžia įmonėms siųsti pardavimo sąskaitas faktūras kaip e. sąskaitas faktūras, kurios paprastai apmokamos greičiau.

Kokie yra sąskaitų faktūrų automatizavimo pranašumai?

Taupomos sąnaudos: vienas iš pagrindinių sąskaitų faktūrų automatizavimo privalumų – mažesnės sąnaudos. Įmonių, kurios naudoja pirkimo sąskaitų automatizavimą, sąskaitų faktūrų tvarkymo išlaidos yra 81 % mažesnės.

Mažiau klaidų dėl rankinio darbo: automatizuojant sąskaitas faktūras nebereikia duomenų įvesti rankiniu būdu, taip išvengiama su tuo susijusių klaidų.

Pasikartojančių užduočių pašalinimas: sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimais galima automatizuoti pasikartojančias užduotis, pavyzdžiui, duomenų įvedimą rankiniu būdu, el. laiškų siuntimą ir sąskaitų faktūrų proceso valdymą, todėl jūsų komanda gali susitelkti ties svarbesnėmis užduotimis.

Greitesnis apdorojimo laikas: automatizavimas pagreitina sąskaitų faktūrų tvirtinimo ir apmokėjimo procesą, užtikrina mokėjimus laiku ir gerina santykius su tiekėjais. Įmonės, įdiegusios mokėtinų sumų (pirkimo sąskaitų faktūrų) automatizavimą, gali 73 % sutrumpinti sąskaitų faktūrų apdorojimo laiką.

Geresnis pinigų srautų valdymas: sąskaitų faktūrų valdymą automatizavusios įmonės gali greičiau gauti ir atlikti mokėjimus. Laiku atliekami mokėjimai prisideda prie sveiko pinigų srauto. Integruodamos sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą į esamas sistemas, įmonės gali matyti sąskaitas faktūras tikruoju laiku, todėl gali geriau planuoti finansus ir priimti sprendimus.

Geresnė atitiktis: automatizuotos sąskaitų faktūrų apdorojimo sistemos užtikrina, kad visos sąskaitos faktūros atitiktų teisinius ir reguliavimo reikalavimus.

Kokią programinę įrangą galima naudoti sąskaitoms faktūroms automatizuoti?

Galima rinktis iš daugybės sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimų, tačiau daugiau nei 4100 įmonių pasitiki „Finbite“ kaip geriausiu sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimu.

„Finbite“ gali patogiai konvertuoti visas pirkimo sąskaitas faktūras į kompiuteriu nuskaitomus failus, kurie vėliau perkeliami tiesiai į „Finbite“ sistemą. „Finbite“ taip pat integruojama į daugiau nei 150 populiarių ERP sistemų, tokių kaip „Scoro“ ir „Simplbooks“, todėl jūsų esamose sistemose bus naujausia sąskaitų faktūrų informacija.

„Finbite“ taip pat gali automatizuoti pardavimo sąskaitų faktūrų apdorojimo procesą. Naudotojai gali pateikti bet kokio formato pardavimo sąskaitas faktūras, įskaitant vietines ir tarptautines e. sąskaitas faktūras bei PDF sąskaitas faktūras.

Sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimo pasirinkimas

Norėdami išsirinkti geriausią sąskaitų faktūrų automatizavimo programinę įrangą, būtinai ieškokite sprendimo, turinčio šias funkcijas:

Pasikartojančių užduočių automatizavimas: vienas iš pagrindinių sąskaitų faktūrų automatizavimo pranašumų – galimybė automatizuoti pasikartojančias užduotis. Ieškokite sprendimų, kurie leidžia kurti automatines taisykles, dalyti bei sumuoti sąskaitų faktūrų eilutes naudojant sąskaitų apskaitos funkciją ir nustatyti automatinius apskaitos šablonus bei taisykles.

Sąskaitų faktūrų išrašymas bet kokiu formatu: norint veiksmingai dirbti su klientais ir partneriais įvairiose šalyse, būtina turėti galimybę gauti ir pateikti sąskaitas faktūras bet kokiu formatu.

Pavyzdžiui, Latvijoje e. sąskaitų faktūrų išrašymas B2B sandoriams bus privalomas nuo 2026 m. sausio 1 d. Todėl labai svarbu pasirinkti paslaugų teikėją, kuris leidžia siųsti ir gauti sąskaitas faktūras populiariais e. sąskaitų faktūrų formatais, pavyzdžiui, „Peppol“.

Integracija: sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas taip pat turėtų būti integruojamas į jūsų turimą apskaitos programinę įrangą (ERP). Integracija ne tik taupo laiką, bet ir pagerina sąskaitų faktūrų registravimo tikslumą bei pinigų srautų valdymą, todėl tai labai svarbi priemonė finansų skyriams.

Skaitmeninis archyvas: skaitmeninis archyvas – tai veiksmingesnis būdas saugoti sąskaitas faktūras ir turėti prieigą prie jų. Skaitmeninis archyvas taip pat gali suteikti išsamią sąskaitų faktūrų apžvalgą, jame per kelias sekundes rasite reikiamą sąskaitą faktūrą.

Automatizuoto sąskaitų faktūrų išrašymo proceso diegimas

Pasirinkę sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą, atlikite šiuos veiksmus, kad įdiegtumėte automatizuotą sąskaitų faktūrų išrašymo procesą:

Išnagrinėkite esamą sąskaitų faktūrų išrašymo procesą

Norint sėkmingai įdiegti sąskaitų faktūrų automatizavimo programinę įrangą, reikia atidžiai išnagrinėti esamas darbo eigas.

Peržiūrėkite esamas sąskaitų faktūrų darbo eigas, kad nustatytumėte neefektyvumą ir kliūtis, išsiaiškindami, kuriose srityse automatizavimas būtų naudingas jūsų verslui. Sužinokite pagrindinių suinteresuotųjų šalių, pvz., IT, apskaitos ir finansų darbuotojų, nuomonę, kad nustatytumėte darbo eigą, kurią būtų galima patobulinti automatizuojant sąskaitų faktūrų išrašymą.

Taip pat nuspręskite, kaip bus vykdomas sąskaitų faktūrų tvirtinimas. Pavyzdžiui, „Finbite“ sprendimas leidžia sukurti taisyklę, pagal kurią visas gaunamas sąskaitas faktūras turi patvirtinti 2 ar daugiau darbuotojų, priklausomai nuo sąskaitos faktūros sumos.

Taip pat galite nuspręsti, kurias pasikartojančias užduotis automatizuoti, pavyzdžiui, nuolatinių klientų sąskaitų faktūrų patvirtinimus.

Integruokite programinę įrangą į savo sistemą.

Kai nusprendėte, kaip naudosite programinę įrangą sąskaitoms faktūroms automatizuoti, kitas žingsnis – integruoti ją į esamas sistemas.

Automatinis duomenų srautas tarp kelių programų gali padėti išvengti nereikalingų pasikartojančių užduočių ir sutaupyti brangaus laiko. Turėdami visus sąskaitų faktūrų duomenis vienoje vietoje taip pat galite išsamiai apžvelgti savo finansus.

Priklausomai nuo pasirinktos sąskaitų faktūrų automatizavimo programinės įrangos, gali tekti susieti ar konfigūruoti API arba pritaikyti integraciją pagal savo pageidavimus.

Švieskite savo darbuotojus

Paaiškinkite darbuotojams, kaip programinė įranga gali padėti jiems siųsti pardavimo sąskaitas faktūras ir gauti pirkimo sąskaitas faktūras. Informuokite visus darbuotojus apie sąskaitų faktūrų tvirtinimo procesą, kad jie suprastų, kaip veikia sistema.

Gaukite atsiliepimų ir tobulinkite

Bet kokios naujos sistemos diegimas – tai nuolatinio grįžtamojo ryšio ir tobulinimo procesas. Pasiteiraukite darbuotojų, kaip veikia sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimas, ir pasinaudokite šia informacija, kad patobulintumėte sąskaitų faktūrų išrašymo procesus arba atnaujintumėte planą, įtraukdami reikiamas funkcijas.

DUK: Sąskaitų faktūrų automatizavimas

Ar yra būdas automatizuoti sąskaitas faktūras?

Taip, sąskaitų faktūrų automatizavimo sprendimai, tokie kaip „Finbite“, gali automatizuoti sąskaitų faktūrų tvarkymo procesus. „Finbite“ gali suskaitmeninti pirkimo sąskaitas faktūras į kompiuterio nuskaitomą elektroninį formatą ir leisti naudotojams per kelias sekundes išsiųsti bet kokio formato pardavimo sąskaitas faktūras. Automatizuota sąskaitų faktūrų valdymo programinė įranga taip pat gali automatizuoti pasikartojančias užduotis, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų tvirtinimą.

Kokia yra geriausia sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga?

„Finbite“ yra geriausia prieinama sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga. „Finbite“ yra daugiau nei dešimtmetį veikianti universali e. sąskaitų faktūrų valdymo aplinka, pirmaujanti e. sąskaitų faktūrų operatorė Baltijos šalyse.

„Finbite“ gali automatiškai konvertuoti visas gaunamas sąskaitas faktūras į e. sąskaitas faktūras ir leisti naudotojams pateikti bet kokio formato pirkimo sąskaitas faktūras. Ji sklandžiai integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalyse ERP sistemomis, tokiomis kaip „Rivilė“, „Directo“, „Microsoft“ Navision ar Business Central bei kitomis.

Sąskaitų faktūrų automatizavimas su „Finbite“ gali padidinti efektyvumą, sumažinti klaidų skaičių ir užtikrinti atitiktį reikalavimams.

Kas yra pirkimo sąskaitų automatizavimas?

Pirkimo sąskaitų automatizavimas – tai programinės įrangos sprendimų naudojimas siekiant supaprastinti ir automatizuoti visą sąskaitų procesą. Tai apima užduočių, susijusių su sąskaitų faktūrų gavimu, apdorojimu, tvirtinimu ir apmokėjimu, automatizavimą.

Įdiegusios sąskaitų faktūrų automatizavimą, įmonės gali sumažinti rankinį duomenų įvedimą ir klaidų skaičių, taip pat pagreitinti mokėjimo ciklą.

Ar yra nemokama automatizuota sąskaitų faktūrų programinė įranga?

„Finbite“ yra automatizuota sąskaitų faktūrų programinė įranga, siūlanti nemokamą planą „Starter“, pagal kurį naudotojai gali siųsti ir gauti iki 5 e. sąskaitų faktūrų (įskaitant „Peppol“) per mėnesį. Mažoms įmonėms, norinčioms automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą ar gavimą, to gali pakakti, tačiau norint visiškai automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą, verčiau rinktis mokamą ir daugiau funkcijų turintį planą .

Kokių funkcijų turėčiau ieškoti sąskaitų faktūrų automatizavimo sistemose?

Ieškodami geriausios sąskaitų faktūrų automatizavimo programinės įrangos, ieškokite sprendimo, kuris:

• Automatizuoja pasikartojančias užduotis
• Konvertuoja visus sąskaitų faktūrų formatus į e. sąskaitas faktūras
• Pateikia bet kokio formato pardavimo sąskaitas faktūras
• Integruojamas į pirmaujančias ERP
• Siūlo skaitmeninį archyvą

Naudokite „Finbite“, norėdami automatizuotai tvarkyti sąskaitas faktūras

Visose Baltijos šalyse ir likusioje Europos dalyje vis daugiau įmonių pereina prie automatizuoto sąskaitų faktūrų išrašymo dėl daugybės pranašumų.

Įdiegti automatinį sąskaitų faktūrų tvarkymą yra gana paprasta, tačiau įmonės vis tiek turi ieškoti sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimų, kurie leistų siųsti ir gauti bet kokio formato sąskaitas faktūras ir būtų sklandžiai integruojami į esamas sistemas. „Finbite“ yra sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga, kuri atlieka visa tai ir dar daugiau.

Jau šiandien užsisakykite „Finbite“ demonstracinę versiją ir supaprastinkite sąskaitų faktūrų administravimo procesą.