Kaip tvarkyti kvitus bet kokio dydžio įmonėje?

Kaip smulkiojo verslo savininkas ar didelės įmonės vadovais, galbūt daugiausia dėmesio skiriate svarbiausioms užduotims, pavyzdžiui, pritraukti naujų klientų, kurti ir tobulinti savo produktus ar paslaugas. Tačiau jūsų verslo sėkmei labai svarbios ir nuobodesnės užduotys, pavyzdžiui, kvitų rinkimas ir tvarkymas.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kodėl taip svarbu tvarkyti kvitus ir vesti tikslią išlaidų apskaitą. Taip pat aptarsime geriausią kvitų tvarkymo praktiką ir paaiškinsime, kaip verslo kvitų programėlė gali palengvinti kvitų tvarkymą.

Kodėl verslo kvitų tvarkymas yra toks svarbus?

Nors kvitų rinkimas gali atrodyti palyginti nereikšminga užduotis, kvitų tvarkymas mažoms įmonėms yra labai svarbus dėl kelių priežasčių:

Mokesčių deklaracijų rengimas

Daugumoje šalių (įskaitant Baltijos šalis) visos įmonės, teikdamos mokesčių deklaracijas, privalo pranešti apie savo išlaidas atitinkamai institucijai. Tai reiškia, kad rinkti, tvarkyti ir saugoti išlaidas patvirtinančius kvitus (tiek popieriniu, tiek skaitmeniniu formatu) yra labai svarbu, kad būtų galima pateikti tikslias mokesčių ataskaitas.

Tvarkant kvitus ištisus metus, o ne metų pabaigoje, buhalteriams taip pat daug lengviau parengti ir pateikti įmonės išlaidų informaciją mokesčių mokėjimo laikotarpiu.

Kompensacijos darbuotojams

Kai darbuotojai verslo išlaidas apmoka iš savo kišenės, įmonės turėtų greitai ir sąžiningai jas kompensuoti.

Efektyvus kvitų ir išlaidų ataskaitų teikimo procesas leidžia darbuotojams lengvai pateikti kvitus už patirtas išlaidas, o apskaitos skyriui – greitai patvirtinti šias išlaidas ir kompensuoti jas darbuotojams.

Kai nėra įdiegtos išlaidų ataskaitų teikimo ir kompensavimo patvirtinimo sistemos, darbuotojams gali būti kompensuojama pavėluotai arba nesąžiningai, o tai gali labai sumažinti darbuotojų pasitenkinimą.

Audito planavimas

Smulkiojo verslo kvitų tvarkymas taip pat gali padėti įmonėms pasirengti galimiems auditams, nes tai gerokai sumažina laiką, kurį buhalterija turi skirti auditui.

Įmonės gali naudoti verslo kvitų tvarkymo programėlę, kad galėtų tiksliai registruoti savo verslo išlaidas. Audito atveju visos verslo išlaidos yra lengvai pasiekiamos. Įmonės gali suteikti auditoriams prieigą prie savo skaitmeninio archyvo, todėl auditoriams nebereikia atvykti į biurą atlikti audito.

Tradiciniai kvitų tvarkymo metodai

Iki skaitmeninės eros tvarkant mažų įmonių išlaidas reikėjo rinkti, tvarkyti ir saugoti popierinius kvitus.

Pagal šį metodą (kurį daugelis įmonių tebenaudoja ir šiandien) darbuotojai surenka kvitus, parengia išlaidų ataskaitą ir el. paštu arba popieriuje pateikia ataskaitą bei kvitą buhalteriui, kuris atlieka mokėjimą.

Taip pat įmonė gali įdiegti sistemą, pagal kurią darbuotojai renka kvitus ir pateikia juos buhalteriui, o šis užpildo išlaidų ataskaitą.

Popierinių kvitų naudojimas išlaidoms tvarkyti turi trūkumų, pavyzdžiui:

• Reikalinga fizinė saugojimo vieta
• Kvitų perdavimas iš vieno skyriaus į kitą atima daug laiko
• Popieriniai kvitai gali būti prarasti, sugadinti ir išblukti

Kvitų tvarkymas naudojant kvitų tvarkymo programėlę

Vis daugiau įmonių pereina nuo tradicinio kvitų tvarkymo prie verslo kvitų tvarkymo programinės įrangos. Verslui skirta kvitų programėlė įvairiais aspektais supaprastina kvitų tvarkymo procesą.

Pirma, darbuotojai gali naudoti kvitų programėlę, kad nufotografuotų popierinius kvitus iškart po pirkimo, nebūdami biure. Tada darbuotojai gali įvesti kvito duomenis arba nusiųsti kvito nuotrauką, kad ji būtų automatiškai suskaitmeninta į kompiuteriu nuskaitomą formatą. Kai kvitas suskaitmeninamas, popierinio kvito saugoti nebereikia.

Kompiuteriu nuskaitomas kvitas iš karto perkeliamas į sistemą – čia naudotojai gali sukurti išlaidų ataskaitą, kurią vadovas patvirtina, kad išlaidos būtų kompensuotos.

Šis procesas yra 6 kartus greitesnis ir paprastesnis nei popierinių kvitų tvarkymas ar kvitų informacijos įrašymas į skaičiuoklę. Kai kurie kiti verslo kvitų programėlės naudojimo pranašumai

• Skaitmeniniai kvitai saugiai saugomi skaitmeninėje aplinkoje, todėl nėra rizikos juos sugadinti ar prarasti.
• Nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų (ir nepasitaiko su tuo susijusių klaidų).
• Registruoti kvitus ir siųsti juos buhalterijai darbuotojai gali net nebūdami biure (pvz., išvykę į komandiruotę).
• Kai kvitai suskaitmeninami, popierinių kvitų pasilikti nebereikia.

Kaip nuskaityti kvitus naudojant kvitų skaitytuvo programėlę

„Finbite“ kvitų skaitytuvo programėlė kvitams nuskaityti naudoja telefono fotoaparatą, todėl popierinius kvitus galima įrašyti ir suskaitmeninti nesant biure, o tada iš karto nusiųsti į buhalteriją. Kvitų nuskaitymo procesas yra toks:

• Nufotografuokite kvitą naudodami „Finbite“ verslo kvitų skaitytuvo programėlę.
• Užpildykite trumpą formą arba pateikite kvitą, kad jis būtų suskaitmenintas. „Finbite“ suskaitmenina jūsų kvitą naudodama OCR technologiją, o visus suskaitmenintus dokumentus patikrina skaitmeninimo įrenginys, kad būtų aptiktos bet kokios klaidos. Ši sistema užtikrina 99 % kokybę.
• Kompiuteriu nuskaitomo formato kvitas iš karto perkeliamas į sistemą, kurioje galite parengti išlaidų ataskaitą. Ataskaitą patvirtina įgaliotasis „tvirtintojas“ ir tada buhalteris gali pervesti kompensaciją.
• Skaitmeninis kvitas yra galiojantis pirkimo įrodymas ir saugomas skaitmeniniame archyve kartu su paraiška, todėl popierinio kvito saugoti nereikia.

Kaip tvarkyti kvitus naudojant kvitų programėlę

Naudojant „Finbite“, suskaitmenintus kvitus galima saugoti „Finbite“ aplinkoje arba integravus juos tiesiogiai perkelti į naudotojo apskaitos programinę įrangą. Tai leidžia lengvai peržiūrėti ir tvarkyti kvitus. Skaitmeniniai kvitai taip pat saugiai laikomi „Finbite“ skaitmeniniame archyve, o saugiai laikomus kvitus galite bet kada pateikti iš naujo ir kontroliuoti.

Geriausia verslo kvitų valdymo praktika

Suskirstykite išlaidas į kategorijas

Kai kurios verslo išlaidos yra leidžiami atskaitymai, o kitos – ne. Tinkamai suskirstę savo išlaidas į kategorijas (t. y. kelionės išlaidos, biuro reikmenys ir pan.), galėsite atskaityti tiek išlaidų mokesčių tikslais, kiek tik įmanoma. Išlaidas suskirsčius į kategorijas iškart, kai tik jas užregistruojate, taip pat lengviau apskaičiuoti atskaitymus mokesčių mokėjimo laikotarpiu.

Išmokykite darbuotojus

Norint užtikrinti, kad darbuotojai tiksliai praneštų apie išlaidas, būtina nustatyti aiškias kvitų ir išlaidų ataskaitų pateikimo gaires. Skatinkite darbuotojus pateikti kvitus iš karto po pirkimo, kad jie nepamirštų pateikti ataskaitos arba neprarastų kvito. Švieskite darbuotojus apie išlaidų skirstymo į kategorijas svarbą.

Verslo kvitų programėlės, tokios kaip „Finbite“, gali gerokai palengvinti kvitų ataskaitų teikimą darbuotojams, o tai reiškia, kad juos reikės mažiau mokyti.

Nustatykite aiškų išlaidų ataskaitų teikimo procesą

Aiškus ir veiksmingas išlaidų ataskaitų teikimo procesas yra labai svarbus verslo kvitų tvarkymo aspektas. Gerai apibrėžtas išlaidų ataskaitų teikimo procesas užtikrina, kad darbuotojai galėtų veiksmingai teikti išlaidų ataskaitas ir kad visos išlaidų ataskaitos būtų patvirtintos prieš atliekant mokėjimą.

 Skaitmeninis patvirtinimo ratas gali gerokai patobulinti išlaidų ataskaitų teikimo procesą. Naudotojai gali siųsti išlaidų ataskaitas į patvirtinimo ratą, kad prieš atliekant mokėjimą būtų gautas visų šalių patvirtinimas. Buhalteriai gali matyti kiekvieną išlaidų ataskaitą, kurią reikia patvirtinti sistemoje, ir taip apžvelgti visą procesą.

Skaitmeninis patvirtinimo ratas ne tik pagreitina išlaidų ataskaitų teikimo procesą, bet ir padeda įmonėms įsitikinti, kad visos išlaidos yra pagrįstos, prieš buhalteriui atliekant mokėjimą. Priimdama tik galiojančias išlaidų ataskaitas, įmonė gali geriau pasiruošti galimiems auditams. Naudojant „Finbite“, išlaidų ataskaitos saugomos skaitmeniniame archyve, prie kurio įmonės gali suteikti prieigą auditoriams.

Atlikite vidaus auditą

Reguliariai peržiūrėkite kvitus ir išlaidas, kad pastebėtumėte klaidas ataskaitose, nustatytumėte pasikartojančias išlaidų ataskaitas ir rastumėte netinkamai klasifikuotas išlaidas. Reguliarus auditas gali padėti pagerinti išlaidų ataskaitų teikimą laikui bėgant ir susidaryti tikslesnį įmonės finansų vaizdą.

Naudokite įrankius, kurie pritaikomi jūsų verslui

Naudodami skaitmeninių kvitų sprendimą, rinkitės smulkiajam verslui skirtą kvitų tvarkymo sprendimą, kuris gali būti pritaikytas jūsų verslui augant. Pavyzdžiui, „Finbite“ leidžia naudotojams atnaujinti savo planą, kad būtų galima pridėti funkcijų ir naudotojų, atsižvelgiant į besikeičiančius poreikius.

DUK: Kvitų ir čekių tvarkymas

Kokia yra geriausia kvitų programėlė smulkiajam ir vidutiniam verslui?

„Finbite“ yra geriausia kvitų programėlė visų dydžių įmonėms. Naudodami „Finbite“ darbuotojai gali tiesiog nufotografuoti popierinį kvitą ir užpildyti trumpą formą.

„Finbite“ kvitus skaitmenina naudodama OCR technologiją, o visus suskaitmenintus dokumentus patikrina skaitmeninimo įrenginys, kad būtų aptiktos bet kokios klaidos, todėl užtikrinama 99 % kokybės garantija. Suskaitmeninus, kompiuteriu nuskaitomo formato kvitas iš karto perkeliamas į sistemą, kurioje naudotojai gali parengti išlaidų ataskaitą. Kai ataskaitą patvirtina įgaliotasis „tvirtintojas“, buhalteris gali pervesti kompensaciją.

„Finbite“ taip pat sklandžiai ir saugiai integruojama su Baltijos šalyse pirmaujančia apskaitos programine įranga, todėl skaitmeniniai kvitai gali būti perkeliami tiesiai į jūsų turimas sistemas.

Kodėl verta naudoti kvitų programėlę smulkiajam ir vidutiniam verslui?

Naudojant kvitų programėlę smulkiajam verslui supaprastinami išlaidų valdymo procesai. Naudodami kvitų programėles darbuotojai gali nufotografuoti popierinius kvitus nebūdami biure ir lengvai kurti išlaidų ataskaitas, kurias buhalterija gali koreguoti. Tai leidžia lengvai sekti išlaidas ir mokėti kompensacijas darbuotojams. Naudojant kvitų programėlę taip pat nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų – taip taupomas laikas ir išvengiama klaidų.

Verslui skirtos kvitų programėlės gali pagerinti išlaidų valdymo tikslumą ir efektyvumą, o tai gali padėti mažoms įmonėms pasiruošti mokesčių mokėjimo laikotarpiui, greitai kompensuoti išlaidas darbuotojams ir pasiruošti galimiems auditams.

Kiek laiko turėčiau saugoti kvitus?

Kiek laiko turėtumėte saugoti kvitus, priklauso nuo šalies. Baltijos šalyse galioja tokios bendros kvitų saugojimo gairės:

• Estijos įmonės privalo saugoti kvitus ir kitus apskaitos dokumentus septynerius metus.
• Latvijoje įmonės privalo saugoti kvitus ir finansinius dokumentus penkerius metus.
• Lietuvos įmonės kvitus ir finansinius dokumentus privalo saugoti dešimt metų.

Koks geriausias būdas sekti verslo kvitus?

Verslo kvitų programėlės naudojimas yra geriausias būdas sekti verslo kvitus.

Naudodami „Finbite“ verslo kvitų programėlę naudotojai gali nufotografuoti kvitus iškart po pirkimo ir taip išvengti kvitų praradimo ar sugadinimo rizikos. Verslo kvitų programėlė nuskaito svarbiausią kvitų informaciją, o tada informaciją suskaitmenina, sukurdama elektroninį, kompiuteriu nuskaitomą kvitą.

Kai suskaitmeninti kvitai perkeliami į sistemą, jie taip pat gali būti sinchronizuojami su esama ERP sistema, todėl kvitus lengva saugoti, tvarkyti ir pasiekti.

Ar yra nemokama verslo kvitų programėlė?

„Finbite“ siūlo nemokamą planą „Starter“, tačiau jį turėdami galite tik nemokamai siųsti ir gauti sąskaitas faktūras. Galite pereiti prie „Finbite“ plano „Lite“, kuris apima išlaidų ataskaitas ir naudotojams suteikia galimybę įkelti kvitų nuotraukas per interneto naršyklę. Norėdami gauti prieigą prie „Finbite“ kvitų programėlės, turite įsigyti planą „Standard“.

Tvarkykite kvitus naudodami „Finbite“ verslo kvitų programėlę

Įmonėms skirtos kvitų programėlės iš esmės keičia verslo kvitų tvarkymą mažose įmonėse. Pavyzdžiui, „Finbite“ verslo kvitų programėlė gali padėti mažoms įmonėms organizuoti veiklą, taupyti laiką, mažinti klaidų skaičių ir užtikrinti atitiktį reikalavimams.

Efektyvesni ir tikslesni kvitų tvarkymo procesai mažų įmonių savininkams ir jų darbuotojams suteikia galimybę mažiau laiko praleisti tvarkant išlaidas ir daugiau dėmesio skirti augimui.

Pradėkite naudotis „Finbite“ jau šiandien, kad pagerintumėte savo mažos įmonės kvitų tvarkymą.