EBPO duomenimis, MVĮ lėčiau priima skaitmeninės transformacijos sprendimus, palyginti su didesnėmis įmonėmis. Tai daugiausia lemia nemažos kainos arba ribotos galimybės naudotis tokiomis technologijomis kaip duomenų analizė.
Straipsnyje skaitykite:
Visgi skaitmeninės priemonės tampa vis labiau prieinamos ir įperkamos įvairaus dydžio įmonėms, todėl Baltijos šalių MVĮ atviros visos galimybės imtis skaitmeninės transformacijos.
Šiame vadove paaiškinsime, ką tiksliai reiškia skaitmeninė transformacija ir kodėl ji svarbi MVĮ. Išnagrinėsime skaitmeninės transformacijos naudą, mažų įmonių skaitmeninės transformacijos pavyzdžius ir praktinius patarimus, kaip pasirinkti tinkamus įrankius.
Kas yra skaitmeninė transformacija?
Skaitmeninė transformacija – tai skaitmeninių technologijų integravimo į visus verslo aspektus procesas, iš esmės keičiantis įmonės veiklos būdus ir vertės teikimą klientams.
MVĮ skaitmeninė transformacija neapsiriboja tik kelių darbo procesų skaitmeninimu, bet reikalauja visiškai permąstyti verslo modelius. Skaitmeninė transformacija gali apimti viską – nuo debesijos sprendimų diegimo iki duomenų analizės ir kasdienių užduočių automatizavimo.
Skaitmeninės transformacijos nauda MVĮ
Visiška skaitmeninė transformacija mažosioms ir vidutinėms įmonėms gali būti ilgas ir kartais sudėtingas procesas. Vis dėlto darbo procesų skaitmeninimas teikia įvairialypės naudos:
- Didesnis efektyvumas: suskaitmeninus verslo operacijas galima gerokai padidinti efektyvumą. Pavyzdžiui, įmonės gali naudoti pokalbių robotus, kad automatiškai atsakytų į klientų užklausas ir taip sutaupytų daug klientų bei pagalbos skyrių darbuotojų laiko. Be to, skaitmeninių sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai gali automatiškai fiksuoti sąskaitų faktūrų duomenis, sutaupyti laiko ir sumažinti klaidų, kurių gali įsivelti duomenis įvedant rankiniu būdu.
- Taupomos išlaidos: automatizavus įprastas užduotis galima gerokai sumažinti veiklos sąnaudas ir pagerinti išteklių paskirstymą.
- Geresnė klientų patirtis: skaitmeninė transformacija naudinga ir klientams. Pavyzdžiui, MVĮ gali naudotis tokiomis platformomis kaip „Finbite“, kad sąskaitų faktūrų išrašymo procesas klientams būtų efektyvesnis. „Finbite“ taupo įmonių laiką ir pinigus, nes automatizuoja sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, pašalina pasikartojančias užduotis ir suteikia darbuotojams lengvą prieigą prie sąskaitų faktūrų bei kvitų.
- Poveikis aplinkai: skaitmeninimas mažina popieriaus naudojimą ir energijos sąnaudas, taip prisideda prie tvarumo tikslų. Pavyzdžiui, e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai, tokie kaip „Finbite“, leidžia atsisakyti popierinių sąskaitų faktūrų ir kvitų, taip veiksmingai sumažinant popieriaus švaistymą. Be to, e. sąskaitų faktūrų išrašymas energijos vartojimo požiūriu yra efektyvesnis nei PDF sąskaitų faktūrų siuntimas, gavimas ir persiuntimas el. paštu.
- Didesnis saugumas: įmonės gali įdiegti debesijos sprendimus ir įrankius, pvz., „Finbite“ skaitmeninį archyvą, kuriame galima saugiai laikyti slaptus duomenis.
Visi šie pranašumai įmonėms suteikia galimybę padidinti našumą, greičiau reaguoti į klientų lūkesčius ir prisitaikyti prie besikeičiančių rinkos poreikių.
Skaitmeninės transformacijos pavyzdžiai Baltijos šalyse
„Softera Baltic“
„Softera Baltic“ yra Lietuvos įmonė, padedanti verslui diegti skaitmeninius sprendimus ir taip racionalizuoti įmonių veiklą. Naudodama tokius įrankius kaip „Microsoft 365“ ir „Finbite“, „Softera Baltic“ padeda įmonėms optimizuoti visus verslo aspektus ir pasiekti visišką skaitmeninę transformaciją.
„Softera Baltic“ verslo plėtros vadovas Giedrius Norkevičius pateikia vertingų įžvalgų apie didėjantį skaitmeninės transformacijos poreikį. Pasak jo, daugelis Baltijos šalių įmonių supranta, kad skaitmeninimas gali padėti greičiau reaguoti į rinkos pokyčius. Tai yra pagrindinis įmonių konkurencinis pranašumas, todėl skaitmeninė transformacija tampa būtinybe.
G. Norkevičius atkreipia dėmesį į tai, kaip skaitmeninė transformacija gali automatizuoti įprastas užduotis ir procesus. Baltijos šalių įmonėms tai padėjo išvengti rankinio darbo ir klaidų rizikos, sumažinti veiklos sąnaudas ir padidinti darbuotojų produktyvumą. Skaitmeniniai procesai darbuotojams suteikia galimybę sistemoje greitai rasti visą reikiamą informaciją (pvz., gaminį, užsakymą ar klientus), neklausiant kolegų ar neieškant archyvuose.
„Softera Baltic“ taip pat teigia, kad, kalbant apie apskaitos procesus, daugelis įmonių stengiasi įveikti iššūkius, kylančius siekiant tokių tikslų kaip darbuotojų produktyvumo didinimas, nuotolinio darbo galimybės, rankinių pasikartojančių užduočių, dėl kurių atsiranda duomenų klaidų, pašalinimas ir geresnė finansinių dokumentų apžvalga. Laimei, įmonės gali naudotis „Finbite“ universaliu sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimu ir išspręsti visas šias problemas.
MB „Megameta“
Lietuvos CNC detalių gamintojui MB „Megameta“ „Finbite“ sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai yra pagrindinė skaitmeninės transformacijos strategijos dalis. Įmonė naudojasi „Finbite“ paslaugomis šioms užduotims atlikti:
- Duomenų įvedimui automatizuoti: naudodamasi „Finbite“, „Megameta“ gali tiesiogiai importuoti suskaitmenintas sąskaitas faktūras į savo apskaitos programą. Dėl to nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų, taigi sumažėja klaidų ir sąskaitų faktūrų dubliavimosi rizika.
- Sąskaitoms faktūroms tikrinti: „Finbite“ sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimui naudojama OCR technologija, leidžianti tiksliai išgauti sąskaitų faktūrų duomenis. Naudodama OCR technologiją ir žmogiškąjį patikrinimą, „Megameta“ gali užtikrinti 99 % sąskaitų faktūrų duomenų kokybę ir tikslumą.
- Atitikčiai užtikrinti: suskaitmenintas sąskaitas faktūras saugant „Finbite“ skaitmeniniame archyve, darbuotojai gali lengvai jas pasiekti ir būti tikri, kad slapti duomenys yra apsaugoti.
Suskaitmeninusi sąskaitų faktūrų išrašymo procesus MB „Megameta“ veiksmingai sumažino laiką, skiriamą sąskaitoms faktūroms išrašyti, ir išsprendė sąskaitų faktūrų bei mokėjimų dubliavimosi problemas.
Kaip pasiekti skaitmeninę transformaciją savo MVĮ
Skaitmeninė transformacija reikalauja visiškai permąstyti verslo procesus. Štai keletas pagrindinių žingsnių, kuriuos reikia atlikti kuriant sėkmingą MVĮ skaitmeninės transformacijos strategiją:
Apibrėžkite tikslus
Prieš pradėdami ieškoti, kaip optimizuoti savo mažosios įmonės darbo procesus, būtinai nusistatykite tikslus. Pirmiausia ieškokite sričių, kurias reikia tobulinti. Atlikite išsamų esamų procesų, technologijų ir darbo jėgos gebėjimų įvertinimą.
Būtinai apibrėžkite konkrečius ir išmatuojamus tikslus, kurie atitiktų bendrus verslo tikslus. Norėdami užtikrinti, kad skaitmeniniai sprendimai būtų suderinti su verslo operacijomis ir organizacijos tikslais, suburkite pagrindinius suinteresuotuosius subjektus arba direktorius.
Nustatę, kuriuos procesus reikia tobulinti, ir aiškiai apibrėžę savo mažosios įmonės skaitmeninės transformacijos tikslus, galėsite ieškoti skaitmeninių sprendimų, kurie padės juos pasiekti.
Organizacijos pritarimas
Kad naujos technologijos ir metodai būtų visuotinai priimami, įmonės turi užtikrinti, kad organizacija juos pripažintų, ir skatinti inovacijų kultūrą.
Siekdami organizacijos pritarimo, verslo savininkai turi supažindinti darbuotojus su naujų technologijų diegimo tikslais ir bendra skaitmeninės transformacijos strategija. Darbuotojai taip pat turi įgyti įgūdžių, reikalingų naujoms technologijoms įsisavinti – tam turi būti rengiami išsamūs mokymai ir teikiama nuolatinė parama.
Inovacijų kultūra leidžia įmonėms greitai reaguoti, kai keičiasi rinkos arba atsiranda naujų technologijų, ir taip padidina sėkmingos skaitmeninės transformacijos tikimybę. Siekdami plačiau diegti inovacijas, įmonių vadovai turėtų skatinti darbuotojus išbandyti naujas idėjas ir skaitmeninius sprendimus. Dažni minčių lietaus seansai ir praktiniai seminarai taip pat gali padėti komandoms susiburti ir pasidalyti kūrybiškais sprendimais, kaip keisti neefektyvius procesus.
Pasirinkite tinkamą programinę įrangą
Skaitmeninei transformacijai būtina pasirinkti tinkamą programinę įrangą. Pasirinkite tokią programinę įrangą, kuri veiksmingai automatizuoja darbo procesus. Automatizavimas gali sumažinti pasikartojančių užduočių, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų išrašymo ar ryšių su klientais valdymo, skaičių, todėl darbuotojai gali susitelkti į didesnės vertės užduotis.
Skaitmeninė transformacija apima daug skirtingų sprendimų, veikiančių vienoje darnioje ekosistemoje. Dėl to programinė įranga turėtų būti sklandžiai integruojama su kitomis sistemomis. Pavyzdžiui, „Finbite“ gali būti integruojama su pirmaujančiomis ERP sistemomis Baltijos šalyse, todėl galima sklandžiai keistis sąskaitų faktūrų duomenimis tarp apskaitos sistemų.
Palaipsniui skaitmeninkite procesus
Sėkmingai skaitmeninei transformacijai pasiekti reikia laiko. Skaitmeninti darbo procesus gali būti sudėtinga užduotis, o kartais skaitmeniniai sprendimai sukelia nenumatytų padarinių. Dėl to įmonės procesus turėtų skaitmeninti palaipsniui. Vienu metu dirbkite su vienu procesu (naudodami atitinkamus įrankius) ir tik vėliau pereikite prie kito.
Rinkite atsiliepimus ir atlikite patobulinimus
Surinkite atsiliepimus iš pagrindinių suinteresuotųjų šalių, pvz., vadovų, darbuotojų ir klientų. MVĮ konsultavimo paslaugos taip pat gali suteikti vertingų atsiliepimų apie dabartinius jūsų procesus ir pasiūlyti, kaip juos patobulinti. Nuolat stebėkite skaitmeninių iniciatyvų pažangą pagal pagrindinius veiklos rodiklius ir, jei reikia, atlikite patobulinimus.
Grįžtamojo ryšio rinkimas ir tobulinimas yra nuolatinis procesas, nes technologijos nuolat tobulėja. Visgi, kai jūsų darbuotojai išlavins skaitmeninių technologijų įgūdžius, bus lengviau prisitaikyti prie naujų technologijų ir atlikti nuolatinius patobulinimus.
DUK. MVĮ skaitmeninė transformacija
Kaip skaitmeninimas veikia MVĮ?
Automatizuodamos pasikartojančias užduotis, atsisakydamos popierinių procesų ir naudodamos skaitmeninius įrankius, kad pagerintų bendradarbiavimą, įmonės gali sutaupyti laiko ir pinigų bei pagerinti klientų patirtį. Be to, darbo procesų skaitmeninimas suteikia MVĮ prieigą prie didesnio kiekio duomenų, kuriuos galima analizuoti tikruoju laiku ir priimti strateginius sprendimus.
Kokia yra geriausia sąskaitų faktūrų programinė įranga mažosioms įmonėms?
Nors yra įvairios sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos, tinkamos smulkiajam verslui, „Finbite“ yra geriausia sąskaitų faktūrų išrašymo programa mažoms įmonėms. „Finbite“ yra universalus sprendimas, suskaitmeninantis visus įmonių sąskaitų faktūrų išrašymo proceso aspektus. Naudotojai gali siųsti ir gauti bet kokio formato sąskaitas faktūras (įskaitant e. sąskaitų faktūrų išrašymą ES veikiančioms MVĮ). „Finbite“ siūlo prieinamas kainas ir išsamias funkcijas, atitinkančias augančių MVĮ poreikius.
Kokie yra sėkmingos skaitmeninės transformacijos pavyzdžiai?
Vienas iš sėkmingų skaitmeninės transformacijos pavyzdžių – Estijos pašto ir logistikos bendrovė „Omniva“, kuri įdiegė siuntų sekimą tikruoju laiku, skaitmenines muitinės deklaracijas ir užsakymo internetu paslaugas. Lietuvos CNC detalių gamintoja MB „Megameta“ taip pat pritaikė e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus, automatizuotą duomenų įvedimą ir OCR technologiją sąskaitoms faktūroms apdoroti. Šie sprendimai sumažina rankinio darbo poreikį bei klaidų skaičių vykdant įvairius verslo procesus ir pagerina klientų patirtį.
Ar yra kokių nors nemokamų MVĮ skirtų skaitmeninių sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimų?
Nemokamą „Finbite“ pradinį planą turintys naudotojai gali siųsti ir gauti 5 sąskaitas faktūras (įskaitant PEPPOL) per mėnesį. Šis planas naudingas mažosioms įmonėms ar laisvai samdomiems darbuotojams, tačiau norint visiškos MVĮ skaitmeninės transformacijos dažnai reikia „Finbite“ mokamų planų, kurie apima neribotą sąskaitų faktūrų skaičių, skaitmeninius archyvus ir integracijas.
Suskaitmeninkite sąskaitų faktūrų išrašymo procesus su „Finbite“
„Finbite“ gali įvairiais būdais patobulinti mažųjų įmonių sąskaitų faktūrų sistemas. Visų pirma, „Finbite“ panaikina popierinių kvitų poreikį. Darbuotojai gali naudotis kvitų programėlę ir nufotografuoti popierinį kvitą, tada įvesti kvito duomenis arba nusiųsti kvito nuotrauką, kad jis būtų automatiškai suskaitmenintas. Tada darbuotojai gali lengvai sukurti išlaidų ataskaitą ir nusiųsti ją tvirtinančiam asmeniui, kad būtų kompensuotos išlaidos.
„Finbite“ taip pat gali automatizuoti sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą. Pavyzdžiui, „Finbite“ pasikartojančias sąskaitas faktūras už kiekvieną operaciją gali automatiškai siųsti tam pačiam tvirtintojui. Jei vėluojama patvirtinti sąskaitą faktūrą, „Finbite“ tvirtintojui išsiųs automatinį priminimą. Ši automatizuota sistema taupo darbuotojų laiką, nes jiems nebereikia ieškoti sąskaitų faktūrų rašant elektroninius laiškus ar patiems siųsti priminimų.
„Finbite“ taip pat konvertuoja visas gaunamas pirkimo sąskaitas faktūras į bet kokį formatą (įskaitant e. sąskaitas faktūras). MVĮ gali naudotis „Finbite“ ir siųsti pardavimo e. sąskaitas faktūras, kurios per kelias sekundes pasiekia gavėją ir gali būti greitai apdorotos, patvirtintos bei apmokėtos. „Finbite“ taip pat suteikia įmonėms galimybę siųsti PEPPOL e. sąskaitas faktūras vykdant tarptautinius sandorius.
„Finbite“ universalus sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas leidžia buhalterių komandoms išvengti pasikartojančių užduočių, nes automatiškai fiksuoja sąskaitų faktūrų duomenis, taip taupo jų laiką ir pinigus. Galiausiai „Finbite“ ne tik padeda jūsų darbuotojams, bet ir palengvina sąskaitų faktūrų išrašymo procesą klientams bei tiekėjams.
Užsisakykite „Finbite“ demonstracinę versiją jau šiandien ir pradėkite tobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus.
