Skaitmenizacija versle: procesai ir pavyzdžiai

Skaitmeniniai sprendimai gali sumažinti darbo sąnaudas, padidinti klientų pasitenkinimą ir padėti įmonėms įgyti pranašumą prieš konkurentus. Dėl šių (ir kitų) privalumų skaitmenizacija tampa vis populiaresnė. 2023 m. 53 proc. ES įmonių ėmėsi veiksmų, kad taptų labiau skaitmeninėmis, t. y. gerokai daugiau nei 2019 m.

Tačiau dėl nežinomų terminų ir sąvokų bei kasdien atsirandančių naujų technologijų skaitmenizacija daugeliui įmonių gali būti neįveikiama.

Šiame straipsnyje apie skaitmenizaciją padėsime suprasti skaitmenizaciją versle. Apibrėšime skaitmeninimo ir skaitmenizacijos sąvokas, išnagrinėsime skaitmenizacijos naudą ir pateiksime verslo skaitmenizacijos Baltijos šalyse pavyzdžių.

Kas yra skaitmenizacija?

Skaitmenizacija – tai procesas, kurio metu skaitmeninės technologijos naudojamos verslo procesams pertvarkyti, našumui didinti ir naujoms pridėtinės vertės kūrimo galimybėms atverti.

Skaitmenizacija gali būti taikoma įvairioms verslo operacijoms, įskaitant darbuotojų mokymą, sąskaitų faktūrų išrašymą ir klientų aptarnavimą.

Kuo skaitmeninimas skiriasi nuo skaitmenizacijos?

Nors sąvokos „skaitmenizacija“ ir „skaitmeninimas“ dažnai vartojamos pakaitomis, jos skiriasi. Pirmiausia paaiškinkime, kas yra skaitmeninimas ir kodėl skaitmeninimas yra svarbus.

Skaitmeninimo apibrėžtis. Skaitmeninimas – tai analoginės informacijos, pavyzdžiui, popierinių dokumentų ar fizinių kvitų, konvertavimo į skaitmeninį formatą procesas. Procesų skaitmeninimas yra labai svarbi skaitmenizacijos sudedamoji dalis, tačiau daugiau dėmesio skiriama techniniam duomenų konvertavimo aspektui.

Skaitmenizacija apima ne tik analoginės informacijos konvertavimą į skaitmeninį formatą, bet ir platesnę sritį. Skaitmenizacija – tai esminis verslo procesų ir modelių pertvarkymas naudojant skaitmeninius sprendimus.

Ji apima skaitmeninių technologijų panaudojimą, siekiant iš esmės pakeisti įmonių veiklos ir vertės klientams teikimo būdus. Skaitmenizacijos srityje atsižvelgiama į strateginę skaitmeninių sprendimų reikšmę ir į tai, kaip jais galima paskatinti inovacijas, pagerinti klientų patirtį ir sukurti naujus pajamų srautus.

Naudojant skaitmenizuoto sąskaitų faktūrų išrašymopavyzdį, skaitmeninimo procesas būtų popierinių kvitų nuskaitymas ir jų konvertavimas į skaitmeninį kompiuterio skaitomą formatą. Skaitmenizacija leistų įmonėms sklandžiai keistis sąskaitomis faktūromis, atsisakyti rankinio duomenų įvedimo ir tikruoju laiku matyti sąskaitų faktūrų būklę.

Tiek skaitmenizacija, tiek skaitmeninimas yra svarbūs verslo skaitmeninės transformacijos aspektai, nes norint skaitmenizuoti verslo operacijas, reikia skaitmenizuoti daugybę smulkesnių procesų.

Ką reiškia verslo procesų skaitmenizacija?

Verslo procesų skaitmenizacija – tai sistema ir skaitmeniniai sprendimai, skirti verslo procesams automatizuoti ir jų efektyvumui didinti. Skaitmenizuodamos verslo procesus, įmonės gali optimizuoti vidaus operacijas, sukurti naujus pajamų srautus ir atverti naujų galimybių.

Kai kurie verslo procesai, kuriuos galima skaitmenizuoti, apima klientų aptarnavimą, sąskaitų faktūrų išrašymą, atsargų ir kvitų valdymą. Sėkmingai verslo procesų skaitmenizacijai visi procesai turi sklandžiai veikti kartu.

Skaitmenizacijos nauda

Keletas pagrindinių skaitmenizacijos versle privalumų:

• Didesnis efektyvumas. Automatizuodami rankinius procesus ir naudodami skaitmenines priemones, galite sutaupyti brangaus laiko ir sumažinti klaidas, kurių atsiranda įvedant duomenis rankiniu būdu.
• Taupomos išlaidos. Skaitmenizacija gali padėti sumažinti rankų darbo poreikį, popieriaus naudojimą ir optimizuoti išteklių paskirstymą.
• Geresnis sprendimų priėmimas. Skaitmenizuojant verslo procesus, įmonės turi prieigą prie daugiau informacijos, saugomos skaitmeniniais formatais. Turėdamos daugiau duomenų ir analitinių priemonių, įmonės gali analizuoti klientų elgseną, rinkos tendencijas ir finansinius rezultatus, kad galėtų priimti labiau pagrįstus sprendimus.
• Geresnė klientų patirtis. Skaitmenizuotas klientų aptarnavimas suteikia klientams asmeninę, operatyvią ir efektyvią pagalbą.
• Tvirtesnis bendradarbiavimas. Skaitmeninės priemonės palengvina komandos narių bendradarbiavimą, net jei jie yra skirtingose vietose. Pavyzdžiui, naudodamiesi „Finbite“, darbuotojai, būdami ne biure, gali sukurti skaitmeninę išlaidų ataskaitą, nuskaitydami savo popierinius kvitus. Tuomet skaitmeninis patvirtinimo apskritimas leidžia apskaitos skyriui per kelias sekundes peržiūrėti išlaidų ataskaitą ir ją patvirtinti.

Skaitmenizacijos pavyzdžiai Baltijos šalyse

Baltijos šalys pirmauja skaitmenizacijos srityje: Estija, Latvija ir Lietuva pagal viešųjų paslaugų skaitmenizaciją yra aukščiau ES vidurkio. Be viešųjų paslaugų, daugelis Baltijos šalių įmonių taip pat skaitmenizavo savo verslo operacijas. Štai keletas pavyzdžių:

„Omniva“

Estijoje įsikūrusi tarptautinė pašto ir logistikos bendrovė „Omniva“, siekdama efektyviau teikti paslaugas ir pagerinti klientų patirtį, iš esmės skaitmenizavo savo veiklą. „Omniva“ įgyvendino keletą svarbiausių skaitmeninių sprendimų:

• Mobilioji siuntų sekimo programėlė. „Omniva“ pristatė mobiliąją programėlę, kad klientai galėtų lengvai sekti siuntas tikruoju laiku. Programėlėje pateikiama naujausia informacija apie siuntos buvimo vietą ir numatomą pristatymo laiką, todėl siuntos yra geriau matomos ir kontroliuojamos.
• Skaitmeninė muitinės deklaracija. „Omniva“ suskaitmenino savo muitinės deklaraciją, kad supaprastintų tarptautinio siuntimo procesą. Klientai gali elektroniniu būdu pateikti muitinės informaciją, todėl sumažėja popierizmo ir kiek įmanoma sutrumpėja muitinio įforminimo procesas.
• Internetinis užsakymas ir etikečių spausdinimas. „Omniva“ taip pat skaitmenizavo savo užsakymų ir etikečių spausdinimo sistemą. Klientai gali lengvai planuoti paėmimą, kurti siuntimo etiketes ir apmokėti pašto išlaidas internetu, taip taupydami laiką ir mažindami rankinio dokumentų tvarkymo poreikį.
• Sąskaitų faktūrų išrašymas. „Omniva“ taip pat naudojasi „Finbite“ e. sąskaitoms faktūroms siųsti ir gauti, sąskaitoms faktūroms skaitmeninti ir sąskaitoms faktūroms bei kvitams patvirtinti per patvirtinimo apskritimą.

Šie skaitmeniniai sprendimai padėjo bendrovei „Omniva“ padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir pasiūlyti klientams patogesnes ir lankstesnes paslaugas. Skaitmenizacijos pastangų dėka „Omniva“ tapo pašto ir logistikos pramonės lydere Estijoje ir Baltijos šalyse.

Skaitmenizacija gali apimti ne tik tokius procesus, kaip skaitmeninė registracija ir užsakymas internetu. Pavyzdžiui, įmonės taip pat gali skaitmenizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą, tiekimo grandinės valdymą, pardavimą ir rinkodarą.

STEKAS

STEKAS yra Lietuvos įmonė, sėkmingai platinanti apskaitos ir verslo valdymo sistemas Lietuvoje. Ji padeda paslaugų, prekybos ir pramonės sektorių įmonėms, suteikdama įmonių vadovams ir darbuotojams galimybę naudotis patogia apskaitos ir verslo valdymo programine įranga.

STEKAS naudoja „Finbite“ sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą, kad supaprastintų savo klientų apskaitos procesus. Pasak STEKAS direktoriaus pavaduotojo Antano Viparto, klientai yra labai patenkinti „Finbite“ sąskaitų skaitmeninimu ir integravimu. Daugelis įmonių, naudodamosi „Finbite“ ir skaitmenizuodamos apskaitos procesus, galėjo:

• sutaupyti laiko;
• pašalinti klaidas;
• optimizuoti verslo procesus.

MB „Megameta“

Lietuvos CNC detalių gamintojos MB „Megameta“ pašto dėžutėse buvo nepastebėtos besidubliuojančios pirkimo sąskaitos faktūros ir dėl rankinio duomenų įvedimo klaidų sąskaitos faktūros buvo apmokamos kelis kartus. Norėdami išspręsti šią problemą, jie naudojo „Finbite“ sąskaitoms faktūroms tvarkyti ir gaunamoms PDF sąskaitoms faktūroms skaitmeninti.

• Automatizuotas duomenų įvedimas. Skaitmeninės sąskaitos faktūros tiesiogiai importuojamos į įmonės apskaitos programinę įrangą, todėl nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų ir sumažėja klaidų ir pasikartojimų rizika.
• Didesnis tikslumas. „Finbite“ užtikrina 99 proc. sąskaitų faktūrų duomenų kokybę ir tikslumą, naudodama OCR (optinį simbolių atpažinimą) ir žmogiškąjį patikrinimą.
• Skaitmeninis archyvavimas ir atitiktis reikalavimams. Skaitmeninės sąskaitos faktūros palieka skaitmeninį pėdsaką, kurį galima lengvai patikrinti. Taip užtikrinama atitiktis teisiniams reikalavimams ir vidaus politikai, o „Megameta“ sutaupo laiko ir pastangų auditų metu.

Naudodamasi „Finbite“, MB „Megameta“ supaprastino sąskaitų faktūrų valdymo procesą, sumažino klaidų skaičių, pagerino efektyvumą ir užtikrino atitiktį reikalavimams.

Pagrindiniai verslo procesų skaitmenizacijos žingsniai

Įvertinkite esamus procesus

Norėdami veiksmingai skaitmenizuoti darbo procesus, turite apibrėžti, ką tikitės pasiekti skaitmenizacijos pastangomis. Gaukite atsiliepimų iš darbuotojų ir klientų, kad galėtumėte įvertinti esamų procesų efektyvumą ir nustatyti verslo procesų neveiksmingumą.

Be to, ieškokite tradicinių procesų, kuriuos būtų galima paversti skaitmeniniais.

Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė sąskaitas faktūras tvirtina rankiniu būdu, skaitmeninis patvirtinimo apskritimas gali sutaupyti laiko ir pinigų.

Pasirinkite skaitmeninimo programinę įrangą

Sėkmingai skaitmenizacijai būtina pasirinkti tinkamą skaitmeninimo programinę įrangą. Ieškokite programinės įrangos tiekėjų, kurie siūlo lanksčius skaitmeninius sprendimus. Pavyzdžiui, „Finbite“ leidžia naudotojams siųsti ir gauti sąskaitas faktūras visais skaitmeniniais formatais. Naudojant „Finbite“, sąskaitų faktūrų skaitmeninimo įrenginys taip pat patikrina visus suskaitmenintus duomenis, kad būtų aptiktos OCR technologijos padarytos klaidos. Todėl „Finbite“ yra tiksliausia sąskaitų faktūrų skaitmeninimo programinė įranga rinkoje.

Taip pat ieškokite programinės įrangos, kuri siūlo skirtingus kainų planus, kad plečiant veiklą programinė įranga būtų pritaikyta jūsų verslui.

Skaitmeniniai sprendimai taip pat turėtų būti intuityvūs ir jūsų komandai, ir klientams. Pasikonsultuokite su darbuotojais ir klientais, kad rastumėte jų poreikius atitinkantį sprendimą.

Įdiekite programinę įrangą

Kitas žingsnis – įdiegti programinę įrangą į savo verslo operacijas. Sėkmingai procesų skaitmenizacijai reikia laiko ir pastangų.

Apmokykite darbuotojus, kaip efektyviai naudoti naująją technologiją. Skirkite pakankamai laiko ir paramos kiekvienam darbuotojui, atsižvelgdami į jo skaitmeninių priemonių naudojimo įgūdžių lygį. Kai kurie programinės įrangos tiekėjai siūlo išsamius mokymus, kad padėtų darbuotojams prisitaikyti prie naujų procesų. Pavyzdžiui, „Finbite“ siūlo individualius kursus, kuriuose darbuotojai mokomi sąskaitų faktūrų skaitmeninimo.

Skaitmenizuodami verslo procesus, kurie tiesiogiai veikia klientus, turite juos informuoti. Pavyzdžiui, naudodami „Finbite“ sąskaitoms faktūroms išrašyti, informuokite klientus, kaip tai paveiks sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, taip pat apie perėjimo prie sąskaitų faktūrų skaitmeninimo sistemos naudą. Sužinokite, kokius sąskaitų faktūrų formatus renkasi jūsų klientai. Pavyzdžiui, jei žinote, kad klientas priima e. sąskaitas faktūras, siųskite jam e. sąskaitas faktūras, o ne PDF.

Taip pat turėtumėte informuoti tiekėjus, kaip dirbti su naujais procesais. Pavyzdžiui, diegdami sąskaitų faktūrų skaitmeninimo programinę įrangą, tiekėjai turėtų žinoti, kokį formatą naudoti siunčiant sąskaitas faktūras (pvz., e. sąskaitas faktūras).

Rinkite atsiliepimus ir atlikite patobulinimus

Skaitmenizacija yra nuolatinis procesas. Visada rinkite darbuotojų ir klientų atsiliepimus, kad sužinotumėte, kur jūsų skaitmenizacijos pastangos yra neveiksmingos arba kaip galėtumėte dar labiau patobulinti esamus procesus. Apklausos ir pokalbiai su klientų aptarnavimo specialistais yra veiksmingi būdai gauti vertingų atsiliepimų.

DUK apie skaitmenizaciją

Kuo skaitmenizacija skiriasi nuo automatizavimo?

Skaitmenizacija apima skaitmeninių technologijų integravimą verslo procesams pertvarkyti, o automatizavimas – technologijų naudojimą užduotims atlikti su minimaliu žmogaus įsikišimu.

Automatizavimas yra svarbi skaitmenizacijos sudedamoji dalis, tačiau skaitmenizacija apima ne tik užduočių automatizavimą. Ji apima platesnį strateginį požiūrį, pagal kurį skaitmeninės technologijos naudojamos verslo procesams pertvarkyti.

Koks yra pagrindinis skaitmenizacijos tikslas?

Pagrindinis skaitmenizacijos tikslas – padidinti verslo efektyvumą. Skaitmeninės technologijos gali iš esmės pakeisti ir optimizuoti verslo operacijas, padidinti efektyvumą, pagerinti klientų patirtį ir skatinti inovacijas.

Pavyzdžiui, naudodamosi „Finbite“, įmonės gali skaitmeninti sąskaitas faktūras ir taip paspartinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, palengvinti sąskaitų faktūrų saugojimą ir prieigą prie jų bei panaikinti apskaitos komandų administracinę naštą.

Ar esama nemokamos sąskaitų faktūrų skaitmeninimo programinės įrangos?

„Finbite“ siūlo nemokamą „Starter“ planą, pagal kurį naudotojai gali siųsti ir gauti 5 nemokamas sąskaitas faktūras (įskaitant „Peppol“ e. sąskaitas faktūras) per mėnesį. Nors pagal šį planą sąskaitų faktūrų skaitmeninti negalima, naudotojai gali rankiniu būdu įvesti duomenis iš popierinių sąskaitų faktūrų, kad sukurtų ir išsiųstų kompiuterio skaitomas e. sąskaitas faktūras.

Jei norite išsamiau skaitmeninti sąskaitas faktūras, „Finbite“ siūlo „Premium“ planą su kitomis funkcijomis, pvz., pirkimo sąskaitų faktūrų skaitmeninimu PDF formatu, skaitmeniniu archyvu ir ERP integravimu.

Skaitmeninkite sąskaitas faktūras ir kvitus su „Finbite“

Suskaitmeninus sąskaitas faktūras ir kvitus galima gerokai padidinti apskaitos procesų efektyvumą, sutaupyti laiko ir pinigų bei padidinti klientų pasitenkinimą. Tačiau sėkmingai skaitmenizacijai reikalingos tinkamos skaitmeninės priemonės.

Naudodamiesi „Finbite“, galite skaitmenizuoti visus sąskaitų faktūrų išrašymo aspektus, įskaitant popierinių sąskaitų faktūrų skaitmeninimą į kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras, automatizuotą sąskaitų faktūrų duomenų įvedimą ir supaprastintą sąskaitų faktūrų tvirtinimą.

Pradėkite naudotis „Finbite“ ir supaprastinkite sąskaitų faktūrų išrašymo procesus jau šiandien.