Digitālie risinājumi var samazināt darbaspēka izmaksas, uzlabot klientu apmierinātību un uzņēmumiem gūt priekšrocības salīdzinājumā ar konkurentiem. Šo (un citu) priekšrocību dēļ digitalizācija kļūst arvien populārāka. 2023. gadā 53% no ES uzņēmumiem veica darbības, lai uzlabotu savu digitalizāciju, kas ir ievērojams pieaugums salīdzinājumā ar 2019. gadu.
Šajā rakstā:
Tomēr daudziem uzņēmumiem digitalizācija var šķist izaicinoša, nepazīstamo terminu un konceptu, kā arī arvien jaunu tehnoloģiju dēļ.
Šajā rakstā par digitalizāciju palīdzēsim saprast digitalizācijas lomu uzņēmumā. Izskaidrosim, kas ir digitizācija un digitalizācija, kādas ir tās priekšrocības, kā arī sniegsim uzņēmējdarbības digitalizācijas Baltijā piemērus.
Kas ir digitalizācija?
Digitalizācija ir uzņēmējdarbības procesu izmaiņas, izmantojot digitālās tehnoloģijas, lai palielinātu produktivitāti un rastu jaunas iespējas ar pievienotu vērtību.
Digitalizāciju var piemērot dažādām uzņēmuma darbībām, tostarp darbinieku apmācībai, rēķinu izrakstīšanai un klientu atbalstam.
Kā atšķiras digitizācija no digitalizācijas?
Lai gan termini digitalizācija un digitizācija bieži tiek lietoti kā sinonīmi, starp tiem pastāv atšķirības. Vispirms aplūkosim, kas ir digitizācija un kādēļ tā ir svarīga.
Digitizācijas definīcija: digitizācija ir process, kurā analoga informācija, piemēram, paīra dokumenti vai fiziski čeki, tiek konvertēti digitālā formātā. Procesu digitizācija ir būtiska digitalizācijas daļa, taču tā ir vairāk saistīta ar datu konvertēšanas tehnisko pusi.
Digitalizācija ietver ne tikai analogās informācijas konvertēšanu digitālā formātā, tādēļ aptver plašāku jomu. Digitalizācija ir uzņēmējdarbības procesu un modeļu fundamentāla pārveidošana, izmantojot digitālus risinājumus.
Tā ietver digitālās tehnoloģijas, kas būtiski maina veidu, kā uzņēmumi darbojas un rada vērtību klientiem. Digitalizācija ņem vērā digitālo risinājumu stratēģisko ietekmi un to, kā veicināt inovācijas, uzlabot klientu pieredzi un rast jaunus ieņēmumu avotus.
Ja izmantojam rēķinu digitalizācijas piemēru, digitizācijas process ir papīra rēķinu ieskenēšana un konvertēšana digitālā mašīnlasāmā formātā. Savukārt digitalizācija ietver netraucētu rēķinu apmaiņu starp uzņēmumiem, samazinot manuāli izvadāmo datu apjomu, kā arī norēķinu statusu pārredzamību reāllaikā.
Gan digitalizācija, gan digitizēšana ir būtiski uzņēmuma digitālās transformācijas aspekti, jo uzņēmuma darbību digitalizācijai ir nepieciešama daudzu mazāku procesu digitizēšana.
Kas ir uzņēmējdarbības procesu digitalizācija?
Uzņēmējdarbības procesu digitalizācija ietver digitālus risinājumus, kas automatizē un uzlabo uzņēmējdarbības procesu efektivitāti. Digitalizējot uzņēmējdarbības procesus, uzņēmums var optimizēt iekšējās darbības, radīt jaunus ieņēmumu avotus un rast jaunas iespējas.
Uzņēmējdarbības procesi, kurus var digitalizēt, ietver klientu apkalpošanu, rēķinu izrakstīšanu, inventarizāciju un čeku pārvaldību. Lai uzņēmējdarbības procesu digitalizācija būtu veiksmīga, visiem procesiem vienmērīgi jāsadarbojas.
Digitalizācijas priekšrocības
Dažas no galvenajām digitalizācijas priekšrocībām uzņēmumam:
- Paaugstināta efektivitāte: manuālo procesu automatizācija un digitālie rīki var ietaupīt dārgo laiku un mazināt kļūdu skaitu, kas rodas, manuāli ievadot datus.
- Izmaksu ietaupījums: digitalizācija var samazināt manuālā darba nepieciešamību, papīra izmantošanu, kā arī optimizēt resursu sadalījumu.
- Uzlabota lēmumu pieņemšana: Digitalizējot uzņēmējdarbības procesus, uzņēmumiem ir pieeja plašākai digitālā formātā uzglabātai informācijai. Ja ir pieejami vairāk dati un analītiskie rīki, uzņēmumi var analizēt savu klientu uzvedību, tirgus tendences un finansiālos rezultātus, kas ļauj pieņemt pamatotākus lēmumus.
- Uzlabota klientu pieredze: Digitalizēts klientu serviss sniedz klientiem personalizētu, atsaucīgu un efektīvu atbalstu.
- Ciešāka sadarbība: Digitālie rīki atvieglo komandas biedru sadarbību, pat atrodoties dažādās vietās. Piemēram, ar Finbite darbinieki, atrodoties ārpus biroja, var izveidot digitālu izdevumu pārskatu, ieskenējot savus papīra čekus. Savukārt digitālais apstiprināšanas cikls ļauj grāmatvedībai aplūkot izdevumu pārskatu un to apstiprināt dažu sekunžu laikā.
Digitalizācijas piemēri Baltijā
Baltijas valstis ir digitalizācijas līderes – Igaunija, Latvija un Lietuva pārsniedz ES vidējo rādītāju attiecībā uz sabiedrisko pakalpojumu digitalizāciju. Līdzās valsts iestādēm Baltijā savus procesus ir digitalizējuši arī daudzi uzņēmumi. Daži piemēri:
Omniva
Igaunijā bāzētais starptautiskais pasta un loģistikas uzņēmums Omniva ir veicis nozīmīgu digitalizācijas darbu, lai tā pakalpojumi būtu efektīvāki un uzlabotu klientu pieredzi. Omniva ir ieviesusi dažus būtiskus digitālos risinājumus:
- Sūtījumu izsekošanas mobilā lietotne: Omniva ieviesa mobilo lietotni, lai klienti vieglāk varētu sekot līdzi sūtījumiem reāllaikā. Lietotne sniedz jaunāko informāciju par sūtījuma atrašanās vietu un paredzamo piegādes laiku, tādējādi nodrošinot labāku sūtījumu pārskatāmību un kontroli.
- Digitālā muitas deklarācija: Omniva ir digitalizējusi savu muitas deklarāciju, lai racionalizētu starptautisko sūtījumu procesu. Klienti var elektroniski iesniegt muitas informāciju, tādējādi samazinot darbu ar dokumentiem un līdz minimumam samazinot kavēšanos atmuitošanas procesā.
- Tiešsaistes rezervācija un uzlīmju drukāšana: Omniva ir digitalizējusi arī savu rezervācijas un uzlīmju drukāšanas sistēmu. Klienti var viegli plānot sūtījumu saņemšanu, izveidot nosūtīšanas uzlīmes, kā arī apmaksāt sūtījumus tiešsaistē, tādā veidā ietaupot laiku un samazinot nepieciešamību manuāli apstrādāt dokumentus.
- Rēķinu sagatavošana: Omniva izmanto Finbite, lai sūtītu un saņemtu e-rēķinus, digitizētu rēķinus, kā arī apstiprinātu rēķinus un čekus, izmantojot apstiprināšanas ciklu.
Šie digitālie risinājumi ir palīdzējuši Omniva celt efektivitāti, samazināt izmaksas un piedāvāt klientiem ērtākus un elastīgākus pakalpojumus. Šīs digitalizācijas rezultātā Omniva ir kļuvusi par pasta un loģistikas nozares līderi ne tikai Igaunijā, bet visā Baltijā.
Digitalizācija var aptvert ne tikai tādus procesus kā digitālā integrācija un tiešsaistes rezervācijas. Piemēram, uzņēmumi var digitizēt rēķinu apstrādi, piegādes ķēdes pārvaldību, pārdošanu un mārketingu.
STEKAS
STEKAS ir Lietuvas uzņēmums, kas Lietuvā veiksmīgi izplata grāmatvedības un biznesa vadības sistēmas. Tas palīdz pakalpojumu, tirdzniecības un rūpniecības nozares uzņēmumiem, uzņēmumu vadītājiem un darbiniekiem, nodrošinot pieeju ērtai grāmatvedības un biznesa vadības programmatūrai.
STEKAS izmanto Finbite rēķinu izrakstīšanas programmatūru, kas palīdz racionalizēt grāmatvedības procesus ar saviem klientiem. Saskaņā ar STEKAS direktora vietnieka Antana Viparta teikto, klienti ir ļoti apmierināti ar Finbite rēķinu digitalizācijas un integrācijas risinājumiem. Izmantojot Finbite savu grāmatvedības procesu digitalizācijai, daudzi uzņēmumi:
- Ietaupa laiku
- Samazina kļūdu apjomu
- Optimizē uzņēmējdarbības procesus
Megameta MB
Lietuvas CNC detaļu ražotājam Megameta MB bija pirkumu rēķini, kas nepamanīt atkārtoti nonāca pastkastītēs un tika apmaksāti vairākas reizes manuālas datu ievades kļūdu dēļ. Lai risinātu šo problēmu, uzņēmums izmantoja Finbite, lai pārvaldītu rēķinus un digitizētu ienākošos PDF rēķinus.
- Automatizēta datu ievade: Digitizētie rēķini tiek iekļauti uzņēmuma grāmatvedības programmatūrā, novēršot nepieciešamību ievadīt datus manuāli un līdz minimumam samazinot kļūdu vai dublēšanās risku.
- Uzlabota precizitāte: Finbite nodrošina 99% rēķina datu kvalitāti un precizitāti, izmantojot OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) un cilvēka veiktu verifikāciju.
- Digitālā arhivēšana un atbilstība prasībām: Digitālie rēķini atstāj digitālo nospiedumu, ko ir viegli revidēt. Tas nodrošina atbilstību juridiskajām prasībām un iekšējai politikai, tādējādi ietaupot Megameta laiku un pūles revīziju laikā.
Izmantojot Finbite digitalizāciju, Megameta MB ir racionalizējusi savu rēķinu pārvaldības procesu, samazinājusi kļūdu skaitu, uzlabojusi efektivitāti un nodrošinājusi atbilstību prasībām.
Uzņēmējdarbības procesu digitalizācijas galvenie soļi
Pastāvošo procesu izvērtējums
Lai efektīvi digitalizētu darba procesus, vispirms jānodefinē, ko jūs vēlaties sasniegt ar digitalizācijas pasākumiem. Apkopojiet atsauksmes no darbiniekiem un klientiem, lai novērtētu pašreizējos procesus un identificētu, kuri no uzņēmējdarbības procesiem nav efektīvi.
Izvērtējiet arī tradicionālos procesus, kurus varētu digitalizēt.
Piemēram, ja jūsu uzņēmumā rēķini tiek apstiprināti manuāli, jūsu laiku un naudu varētu ietaupīt digitāls apstiprināšanas cikls.
Izvēlieties digitalizācijas programmatūru
Lai digitalizācija būtu veiksmīga, svarīgi izvēlēties pareizo digitalizācijas programmatūru. Izvēlieties programmatūras nodrošinātāju, kas piedāvā elastīgus digitālos risinājumus. Piemēram, ar Finbite lietotāji var sūtīt un saņemt rēķinus jebkādos digitālos formātos. Turklāt Finbite rēķinu digitizētājs arī pārbauda visus digitizētos datus, lai atklātu jebkādas OCR tehnoloģijas pieļautās kļūdas. Līdz ar to Finbite ir precīzākā rēķinu digitalizācijas programmatūra tirgū.
Tāpat izvēlieties programmatūru, kas saistīta ar dažādiem izcenojumu plāniem, lai, paplašinot savu darbību, programmatūru varētu pielāgot jūsu uzņēmumam.
Digitālajiem risinājumiem jābūt intuitīvi lietojamiem gan jūsu komandai, gan klientiem. Konsultējieties ar saviem darbiniekiem un klientiem, lai atrastu risinājumu, kas atbilst viņu vajadzībām.
Programmatūras ieviešana
Nākamais solis ir programmatūras ieviešana uzņēmuma darbībā. Veiksmīga procesu digitalizācija prasa laiku un pūles.
Apmāciet savu personālu, kā efektīvi lietot jaunās tehnoloģijas. Nodrošiniet pietiekami daudz laika un atbalsta ikvienam darbiniekam, atkarībā no viņu prasmju līmeņa digitālo rīku lietošanā. Daži programmatūru nodrošinātāji piedāvā padziļinātas apmācības, lai palīdzētu darbiniekiem aprast ar jaunajiem procesiem. Piemēram, Finbite piedāvā personalizētus kursus, lai apmācītu darbiniekus par rēķinu digitizēšanu.
Jāinformē arī klienti, ja tiek digitalizēti uzņēmējdarbības procesi, kas tieši ietekmē klientus. Piemēram, ja rēķinu izrakstīšanai tiek izmantots Finbite, informējiet klientus, kā tas ietekmēs norēķinu procesu, kā arī kādas ir pārejas uz rēķinu digitizācijas sistēmu priekšrocības. Uzziniet, kādiem rēķinu formātiem jūsu klienti dod priekšroku. Piemēram, ja jūs zināt, ka klients pieņem e-rēķinus, tad viņam jānosūta e-rēķini, nevis PDF.
Jāinformē arī piegādātāji par to, kā strādā jūsu jaunie procesi. Piemēram, ieviešot rēķinu digitalizācijas programmatūru, piegādātājiem jāzina, kādā formātā sūtīt rēķinus (piemēram, e-rēķini).
Apkopojiet atsauksmes un veiciet uzlabojumus
Digitalizācija ir nepārtraukts process. Vienmēr apkopojiet savu darbinieku un klientu atsauksmes, lai saprastu, kur jūsu digitalizācijas pasākumi nav efektīvi vai kā vēl labāk uzlabot savus pašreizējos procesus. Gan aptaujas, gan klientu atbalsta tērzētavas ir efektīvs veids, kā gūt vērtīgu atgriezenisko saiti.
Digitalizācija, BUJ
Kā digitalizācija atšķiras no automatizācijas?
Digitalizācija ietver digitālo tehnoloģiju integrāciju, lai pārveidotu uzņēmējdarbības procesus. Savukārt automatizācija koncentrējas uz tehnoloģijām, kas veic darbības ar minimālu cilvēku iesaisti.
Automatizācija ir digitalizācijas būtisks komponents, taču digitalizācija ietver vairāk nekā tikai darbību automatizāciju. Tā ir plašāka stratēģiska pieeja, kas uzņēmējdarbības procesu pārveidē izmanto digitālās tehnoloģijas.
Kāds ir digitalizācijas galvenais mērķis?
Digitalizācijas galvenais mērķis ir uzlabot uzņēmuma efektivitāti. Digitālās tehnoloģijas var fundamentāli pārveidot un optimizēt uzņēmuma darbības, celt efektivitāti, uzlabot klientu pieredzi un veicināt inovācijas.
Piemēram, izmantojot Finbite, uzņēmumi var digitizēt rēķinus, lai paātrinātu rēķinu izrakstīšanas procesu, atvieglotu rēķinu glabāšanu un piekļuvi tiem, kā arī lai mazinātu grāmatvedības administratīvo slogu.
Vai ir pieejama bezmaksas rēķinu digitizēšanas programmatūra?
Finbite piedāvā bezmaksas Starter plānu, kas ļauj lietotājiem bez maksas nosūtīt un saņemt 5 rēķinus (tostarp Peppol e-rēķinus) mēnesī. Lai gan šis plāns neietver rēķinu digitalizācijas iespēju, lietotāji var manuāli ievadīt rēķina datus, lai izveidotu un nosūtītu mašīnlasāmus e-rēķinus.
Digitizējiet rēķinus un čekus ar Finbite
Rēķinu un čeku digitalizācija var ievērojami uzlabot jūsu grāmatvedības procesu efektivitāti, tādējādi ietaupot jūsu laiku un naudu, kā arī klientu apmierinātību. Vienlaikus veiksmīga digitalizācijas procesa priekšnoteikums ir pareizā digitālā rīka izvēle.
Ar Finbite jūs varat digitizēt jebkurus rēķinu sagatavošanas aspektus, tostarp pārvērst papīra rēķinus mašīnlasāmos rēķinos, automatizēt rēķinu datu ievadi un racionalizēt rēķinu apstiprināšanas procesu.
Izmēģiniet Finbite jau šodien, lai racionalizētu savu rēķinu apstrādes procesus.
