Neatkarīgi no tā, vai iesniedzat nodokļu atskaiti, jums tiek veikta revīzija, vai vienkārši vēlaties gūt pārskatu pār savām finansēm, svarīgi, lai jūsu dokumenti būtu labi organizēti un viegli pieejami.
Šajā rakstā:
Lai gan tradicionāla dokumentu arhivēšana var būt efektīva, tā ir arī laikietilpīga un pakļauta kļūdām, tāpēc daudzi uzņēmumi Baltijā ir sākuši izmantot digitālo arhivēšanu.
Bet kas īsti ir digitālā arhivēšana un kāpēc tā ir tik noderīga?
Šajā rakstā salīdzināsim tradicionālās dokumentu arhivēšanas metodes ar dokumentu digitālo arhivēšanu, izskaidrosim dokumentu digitālās arhivēšanas priekšrocības, kā arī sniegsim konkrētus norādījumus, kā digitāli arhivēt sava uzņēmuma dokumentus.
Kas ir dokumentu arhivēšana?
Dokumentu arhivēšana ir svarīgas informācijas ilgtermiņa uzglabāšana. Dokumentu arhivēšanas mērķis ir saglabāt uzņēmumam svarīgu informāciju organizētā, pieejamā un aizsargātā veidā.
Dokumentu arhivēšana var palīdzēt uzņēmumiem pareizi iesniegt nodokļu atskaites, ievērot regulējumu, veicināt savas darbības un aizsargāt vērtīgus datus. Uzņēmumi var uzturēt bezpapīra arhīvus vai izvēlēties elektronisko datu arhīvu.
Fiziska arhivēšana
Fiziska arhivēšana ir tradicionāls dokumentu arhivēšanas veids. Uzņēmumi ieraksta būtisku informāciju papīra dokumentus un tad uzglabā dokumentus fiziskā noliktavā (piemēram, dokumentu kastēs vai skapjos).
Fiziskai arhivēšanai ir būtiski trūkumi, piemēram, papīra dokumentu uzglabāšanai ir nepieciešams daudz vietas, kā arī pastāv papīra dokumentu pazušanas vai sabojāšanas risks.
Dokumentu digitāla arhivēšana
Dokumentu digitāla arhivēšana jeb e-arhivēšana ir dokumentu arhivēšanas process digitālā vidē. Dokumentu elektroniskai arhivēšanai ir dažādi digitālās glabāšanas datu nesēju veidi, taču daudzi uzņēmumi izmanto dokumentu tiešsaistes arhīvu.
Dokumentu digitālas arhivēšanas priekšrocības
Efektivitāte
Digitālā arhivēšana novērš nepieciešamību manuāli arhivēt dokumentus. Turklāt nepieciešamos dokumentus ir vieglāk atrast.
Piemēram, ja rēķini ir digitalizēti un tiek uzglabāti digitālā rēķinu arhīvā, darbinieki var ātri atrast un piekļūt nepieciešamajam rēķinam tikai ar dažiem klikšķiem. Tas ietaupa dārgo laiku un samazina dokumentu pazušanas risku.
Digitālā arhivēšana arī atvieglo svarīgu dokumentu koplietošanu starp kolēģiem, strādājot attālināti.
Izmaksu ietaupījums
Uzņēmumi, kas arhivē dokumentus digitāli, var arī samazināt izmaksas. Izmantojot digitālās arhivēšanas risinājumus, piemēram, Finbite, uzņēmumi var novērst manuālā darba izmaksas, kas saistītas ar papīra dokumentu pārvaldību. Digitālā arhīva sistēma ļauj darbiniekiem viegli piekļūt būtiskiem datiem, tādējādi vēl vairāk samazinot darbaspēka izmaksas. Turklāt digitālā arhivēšana novērš papīra un fiziskās uzglabāšanas izmaksas, kas saistītas ar fizisku arhivēšanu.
Drošība
Digitālā arhīva risinājumi bieži ietver tādas funkcijas kā versiju kontroli, revīzijas izsekojamību un drošas piekļuves pārbaudes, kas palīdz nodrošināt finanšu dokumentu integritāti un konfidencialitāti. Izmantojot Finbite elektroniskās arhivēšanas pakalpojumus, visi dokumenti tiek dublēti un droši uzglabāti. Dokumenti papīra formātā ir mazāk droši, kā arī vieglāk sabojājas, izbalo un pazūd.
Gatavība revīzijai
Baltijas valstīs liela uzmanība tiek pievērsta pārredzamībai un atbilstībai. Digitālā datu arhivēšana var palīdzēt uzņēmumiem izpildīt regulējuma un finanšu prasības revīzijas gadījumā. Izmantojot dokumentu digitālās arhivēšanas risinājumus, uzņēmumi var nodrošināt, ka visa nepieciešamā informācija ir revidentiem viegli pieejama.
Izmantojot Finbite digitālās arhivēšanas pakalpojumu, uzņēmumi var nodrošināt revidentiem tiešsaistes piekļuvi pirkumu un pārdošanas rēķiniem, čekiem un citiem apliecinošiem dokumentiem. Tādējādi revidentam vairāk nav jāierodas birojā un kopā ar grāmatvedības darbiniekiem jāpārcilā papīra dokumenti.
Uzlabota lēmumu pieņemšana
Pāreja uz digitālā arhīva pārvaldību nodrošina uzņēmumiem piekļuvi digitālajiem datiem. Digitālos datus ir vieglāk analizēt, tādējādi uzņēmumiem ir plašāks redzējums, pieņemot lēmumus.
Finbite nodrošina lietotājiem visaptverošu pārskatu par pārdošanas un pirkumu rēķiniem, čekiem un izdevumu pārskatiem. Finbite ir arī integrējams ar citām programmatūrām, kas uzņēmumam atvieglo datu analīzi un pamatotu lēmumu pieņemšanu.
Ilgtspēja
Bezpapīra arhīvi ir arī draudzīgi videi. Pārejot no papīra arhivēšanas uz digitālu arhīvu, uzņēmumi var novērst vajadzību veidot papīra dokumentus.
Kādi dokumentu uzņēmumam jāarhivē?
Uzņēmumiem jāarhivē digitālie dokumenti finanšu pārvaldības, juridiskās atbilstības un administratīviem mērķiem. Pastāv vairāki dokumentu veidi, kurus uzņēmumi uzglabā, arhivējot elektroniskos dokumentus.
Rēķinu arhivēšana
Gan pirkumu, gan pārdošanas rēķini ir svarīgi finanšu dokumenti, kas jāarhivē ikvienam uzņēmumam.
Pirkumu rēķini ir izdevumu dokumenti, kas nepieciešami, lai atgūtu nodokļu ieturējumus un pārvaldītu naudas plūsmu. Pārdošanas rēķini ir ieņēmumu apliecinājumi, kas ir nozīmīgi, lai sekotu līdzi klientu maksājumiem, pārvaldītu debitoru parādus un iesniegtu nodokļu deklarācijas.
Lai pārvaldītu rēķinus, svarīgi izveidot rēķinu digitālo arhīvu. Rēķinu arhivēšanas programmatūra ļauj viegli sameklēt konkrētus darījumus, uzraudzīt maksājumu statusu un izveidot finanšu pārskatus, izmantojot reāllaika finanšu datus.
Izdevumu pārskata arhivēšana
Izdevumu pārskati atspoguļo darbinieku izdevumus, kas radušies darba vajadzībām, piemēram, par transportu, ēdināšanu un izklaidi. Izdevumu pārskatu arhivēšana ir nepieciešama, lai atlīdzinātu darbinieku izdevumus, iesniegtu nodokļu atskaites un veidotu budžetu.
Elektroniskās arhivēšanas programmatūra atvieglo izdevumu pārskatu uzglabāšanu un piekļuvi tiem. Piemēram, ar Finbite rīkiem lietotāji var arī racionalizēt izdevumu apstiprināšanas procesu.
Juridiskie dokumenti
Dažādi juridiskie dokumenti, piemēram, līgumi, vienošanās, licences un atļaujas, nosaka uzņēmuma un tā ieinteresēto pušu tiesības un pienākumus, kā arī ir būtiski, lai mazinātu juridiskos riskus un risinātu strīdus.
Elektroniskās arhivēšanas risinājumi palīdz izveidot drošu un centralizētu juridisko dokumentu repozitoriju, nodrošinot, ka kritiski svarīga informācija ir aizsargāta un vajadzības gadījumā viegli atrodama.
Pārskati un administratīvie dokumenti
Uzņēmumiem arī jāarhivē dažādi pārskati un administratīvi dokumenti, piemēram, finanšu pārskati, darbības pārskati, sapulču protokoli un cilvēkresursu dokumenti.
Šie dokumenti sniedz vērtīgu ieskatu par uzņēmuma darbību, lēmumu pieņemšanas procesiem un atbilstību iekšējai politikai un ārējiem noteikumiem.
Kā elektroniski arhivēt dokumentus?
Izvēlieties labāko arhivēšanas programmatūru
Digitālo dokumentu arhivēšanas pirmais solis ir atrast savām vajadzībām piemērotāko dokumentu arhivēšanas programmatūru.
Izvērtējiet savas arhivēšanas vajadzības, balstoties uz to, kāda veida dokumenti jāuzglabā. Piemēram, ja vēlaties arhivēt juridiskus dokumentus, tad meklējiet juridisku dokumentu arhivēšanas risinājumus. Rēķinu arhivēšanai vislabākais risinājums ir droša digitālās arhivēšanas programmatūra, piemēram, Finbite.
Digitālā arhīva programmatūrai jābūt arī saistītai ar elastīgu cenu plānu, lai jūs varētu to paplašināt, ja jūsu uzņēmums aug un nepieciešams uzglabāt vairāk dokumentu.
Visbeidzot meklējiet programmatūru, kas ir integrējama ar jūsu esošo ERP. Piemēram, Finbite ir integrējams ar Baltijā vadošajām ERP, tādējādi atvieglojot digitālo dokumentu kopīgošanu starp jūsu esošajām sistēmām un digitālo arhīvu.
Digitizējiet savus dokumentus
Uzsākot lietot dokumentu digitālās arhivēšanas risinājumus, viens no pirmajiem soļiem ir esošo dokumentu papīra formātā digitizēšana.
Papīra dokumentu elektroniska arhivēšana var būt ilgstošs un apnicīgs process, taču tādi rīki kā Finbite mobilā lietotne var paātrināt šo procesu. Vienkārši nofotografējiet papīra čekus un digitizējiet tos elektroniskā, mašīnlasāmā formātā. Kad čeks ir digitizēts, papīra čeks vairāk nav jāsaglabā.
Kategorizējiet dokumentus
Ja dokumenti ir rūpīgi kategorizēti, tos ir viegli atrast digitālajā arhīvā. Piemēram, ja uzglabājat izdevumu čekus, kategorizējiet tos atbilstoši uzņēmējdarbības izdevumu veidam (piemēram, biroja preces, ceļa izdevumi). Tādējādi vieglāk atradīsiet nepieciešamo izdevumu dokumentu nodokļu deklarāciju iesniegšanas laikā.
Pārsūtiet dokumentus uz digitālo arhīvu
Kad dokumenti ir digitizēti un kategorizēti, nākamais solis ir to pārsūtīšana uz digitālo arhīvu. Izmantojot Finbite digitālās arhivēšanas pakalpojumus, tas būs līgans process. Jūs varat digitizēt un kategorizēt savus rēķinus un izdevumu pārskatus. Viss, kas tiek digitizēts, tiek pārvietots uz digitālo arhīvu, kur tas tiek glabāts tik ilgi, cik nepieciešams. Igaunijā uzņēmumiem dokumenti jāglabā 7 gadus, bet Lietuvā – 10 gadus.
Dokumentu digitāla arhivēšana. BUJ
Kura ir labākā arhivēšanas programmatūra?
Labākā arhivēšanas programmatūra ir atkarīga no tā, kāda veida digitālos dokumentus vēlaties uzglabāt. Rēķinu arhivēšanai labākā dokumentu arhivēšanas programmatūra ir Finbite.
Izmantojot Finbite platformu, lietotāji var digitizēt rēķinus elektroniskos, mašīnlasāmos rēķinos, kas pēc tam netraucēti tiek augšupielādēti digitālajā arhīvā. Finbite dublē visus dokumentus, lai nodrošinātu drošu datu uzglabāšanu. Finbite digitālais arhīvs ir drošs un viegli pieejams.
Vai ir pieejami bezmaksas dokumentu arhivēšanas risinājumi?
Uzņēmumi digitālo dokumentu arhivēšanai var izmantot bezmaksas tiešsaistes mākoņkrātuvi, piemēram, Google Drive. Izmantojot šos risinājumus, uzņēmumi var augšupielādēt savus dokumentus un tie bez maksas tiek arhivēti tiešsaistē. Taču bezmaksas digitālajiem arhivēšanas rīkiem bieži vien ir ierobežots uzglabāšanas apjoms, kā arī sarežģītāka dokumentu organizēšana.
Efektīvāks, drošāks un pieejamāks risinājums ir maksas digitālā arhivēšanas programmatūra, piemēram, Finbite.
Kāds ir digitālo failu uzglabāšanas termiņš?
Viena no tiešsaistes dokumentu arhivēšanas priekšrocībām ir tāda, ka dokumentus var glabāt neierobežotu laiku, nebaidoties, ka tie izbalēs, pazudīs vai sabojāsies. Tas, cik ilgi jāglabā digitālie faili, ir atkarīgs no dokumenta veida un uzglabāšanas iemesla.
Piemēram, uzņēmumiem noteiktu termiņu jāuzglabā dokumenti nodokļu vajadzībām. Savukārt juridiski dokumenti jāglabā tikmēr, kamēr uzņēmums darbojas.
Cik ilgi Baltijā jāarhivē dokumenti?
Laiks, cik ilgi uzņēmumam digitāli jāarhivē dokumenti, ir atkarīgs no valsts, kurā tas darbojas. Igaunijā uzņēmumiem jāuzglabā čeki un citi grāmatvedības dokumenti septiņus gadus. Latvijā uzņēmumiem jāuzglabā čeki un finanšu dokumenti piecus gadus, bet Lietuvā uzņēmumiem tie jāuzglabā desmit gadus.
Arhivējiet savus dokumentus ar Finbite
Daudzi uzņēmumi sāk izmantot elektronisko arhivēšanu, lai gūtu dažādas priekšrocības, piemēram, uzlabotu efektivitāti, ietaupītu izmaksas un nodrošinātu datu drošību. Mūsdienās ir pieejamas dažādas dokumentu digitālās arhivēšanas programmatūras. Finbite ir labākais rēķinu arhivēšanas risinājums.
Finbite piedāvā lietotājiem draudzīgu, visaptverošu digitālu arhīvu, kas ļauj uzņēmumiem rēķinus digitalizēt, kategorizēt, lai tos varētu vieglāk atrast un droši glabāt. Turklāt Finbite ir integrējams ar populārākajām ERP, nodrošinot ērtu dokumentu kopīgošanu ar jūsu esošajām sistēmām.
Sāciet lietot Finbite jau šodien, lai arhivētu dokumentus ātri, droši un uzticami.
