Grāmatvedības automatizācija maina veidu, kā uzņēmumi darbojas, jo liekas un neefektīvas darbības tagad var aizstāt ar automatizētiem procesiem. Automatizācija neaprobežojas tikai ar dažiem uzņēmējdarbības procesiem. Saskaņā ar datiem 80% no finanšu darbībām iespējams automatizēt, tādējādi uzņēmumiem paverot milzīgas iespējas uzlabot savu efektivitāti un izaugsmi.
Šajā rakstā:
Ja apsverat sava uzņēmuma grāmatvedības automatizāciju, tad turpiniet lasīt, jo izskaidrosim, kas ir grāmatvedības automatizācija un kā tā var palīdzēt jūsu uzņēmumam. Turklāt aplūkosim, kā automatizēt savus personiskos grāmatvedības procesus, kā arī kuri uzņēmumi Baltijā jau gūst panākumus ar automatizētu grāmatvedību.
Kas ir grāmatvedības automatizācija?
Grāmatvedības automatizācija ir process, kurā manuāli grāmatvedības uzdevumi tiek pārvērsti automatizētos procesos. Grāmatvedība aptver vairākas jomas, līdz ar to var automatizēt tādus procesus kā rēķinu izrakstīšanu, rēķinvedību, nodokļu pārskatu sagatavošanu un izdevumu pārvaldību.
Kāpēc jāautomatizē grāmatvedība?
Lai saprastu, kāpēc ikvienam uzņēmumam jāapsver savas grāmatvedības procesu automatizācija, vispirms svarīgi izvērtēt tradicionālo grāmatvedības metožu trūkumus:
Manuālas grāmatvedības trūkumi
Manuālās grāmatvedības gadījumā vairums grāmatvedības procesu tiek veikti manuāli, bez automatizācijas. Piemēram, manuāli tiek aizpildīti izdevumu pārskati papīra formātā un dokumenti tiek fiziski uzglabāti. Tomēr manuālā grāmatvedība neaprobežojas tikai ar papīra dokumentu izmantošanu. Tā var ietvert arī digitālus failus, kas nav mašīnlasāmi, piemēram, PDF rēķinus, kas manuāli tiek uzglabāti diskos vai USB zibatmiņās.
Manuālajai grāmatvedībai ir arī šādi trūkumi:
Laikietilpīgs. Tā kā manuālā grāmatvedība ir atkarīga no cilvēku ievadītiem datiem, šī grāmatvedības pieeja var būt lēna un apnicīga. Veicot manuālu grāmatvedību, grāmatvežiem jāveic laikietilpīgi un lieki pienākumi, piemēram, manuāli jāievada rēķinu dati savās datorprogrammās. Šādas manuālas darbības tērē laiku, ko varētu veltīt svarīgākiem darbiem.
Kļūdains. Neraugoties uz jūsu grāmatvedības darbinieku profesionalitāti, cilvēciskas kļūdas ir tradicionālo grāmatvedības metožu neatņemama daļa. Datu no papīra dokumenta manuāla ievadīšana izdevumu tabulās ir pakļauta potenciālām kļūdām. Pat vismazākā kļūda var izraisīt finanšu rādītāju neprecizitātes un iespējamus naudas sodus.
Ierobežota pieejamība. Fiziskiem dokumentiem ir grūti piekļūt un tos kopīgot. Turklāt dokumentu nosūtīšana grāmatvedības nodaļai manuālai apstiprināšanai var būt laikietilpīgs process. Paļaujoties uz tradicionālajām grāmatvedības metodēm, komunikācija un sadarbība palēninās.
Pielāgošanas grūtības. Uzņēmumam paplašinoties, kļūst arvien grūtāk īstenot manuālās grāmatvedības procesus, tā kā līdz ar uzņēmumu aug arī grāmatvedības pienākumi un nepieciešamie resursi. Piemēram, PDF rēķinu sūtīšana pa e-pastu ir iespējama, ja uzņēmumam ir daži klienti. Taču, uzņēmumam augot, kļūst arvien grūtāk pārvaldīt norēķinus manuāli.
Rēķinvedības automatizācijas priekšrocības
Manuālajai grāmatvedībai ir daudz trūkumu, taču rēķinvedības automatizācijas pakalpojumi atrisina vairākas problēmas. Dažas no grāmatvedības automatizācijas priekšrocībām ir šādas:
Izmaksu ietaupījums. Automatizācija pārvērš uzdevumus, kas atkārtojas un aizņem daudz laika, par automātiskām darbībām, kam nepieciešama neliela vai nekāda uzraudzība, tādējādi ievērojami samazinot darba izmaksas. Turklāt var samazināt izmaksas, kas ir saistītas ar papīru, drukāšanu un dokumentu uzglabāšanu.
Samazināts manuālo kļūdu skaits. Vēl viens ieguvums no grāmatvedības automatizācijas ir manuālo kļūdu skaita samazināšanās, kas rodas, ievadot datus no čekiem, rēķiniem un citiem finanšu dokumentiem
Resursu atbrīvošanās. Finanšu automatizācijas rīki likvidē liekās, laikietilpīgās darbības, kas novērš darbinieku uzmanību no svarīgākiem uzdevumiem, lai veicinātu uzņēmuma izaugsmi. 79% no grāmatvežiem pieņem un izmanto automatizāciju, jo cer, ka tā var uzlabot viņu stratēģisko lomu grāmatvedībā.
Samazināts fiziskās uzglabāšanas apjoms. Ar grāmatvedības procesu automatizāciju dokumenti nav fiziski jāuzglabā. Piemēram, ar Finbite uzņēmumi var digitalizēt savus papīra čekus un uzglabāt tos digitālajā arhīvā, līdz ar to papīra čeki nav jāuzglabā.
Nodokļu saistību izpilde. Grāmatvedības automatizācijas programmatūra var automatizēt grāmatvedības procesus, kā arī analizēt grāmatvedības datus un nodrošināt, ka pārskati atbilst nodokļu regulējumam.
Kā automatizēt grāmatvedības procesus?
Rēķinvedība
Rēķinvedība ietver finanšu darījumu iegrāmatošanu, grāmatvedības uzskaites uzturēšanu un kontu saskaņošanu. Automatizēta rēķinvedības sistēma var būtiski racionalizēt uzņēmumu darbības, samazināt kļūdu skaitu un ietaupīt laiku. Daži galvenie veidi, kā pāriet uz automatizētu rēķinvedību:
Bankas datu plūsmas integrācija. Viens no efektīvākajiem rēķinvedības automatizācijas veidiem ir integrēt automatizēto rēķinvedības programmatūru ar savas bankas kontiem. Tādā veidā bankas darījumi tiek automātiski importēti un kategorizēti, novēršot nepieciešamību manuāli ievadīt datus un nodrošinot, ka grāmatvedības uzskaite ir atjaunināta un pareiza.
Automatizēta saskaņošana. Automatizēta rēķinvedības programmatūra racionalizē saskaņošanas procesu. Automātiski tiek saskaņoti darījumi no dažādiem avotiem, piemēram, bankas izraksti un grāmatvedības dokumenti.
Automatizēta kategorizēšana. Daži grāmatvedības automatizācijas risinājumi ļauj lietotājiem iestatīt noteikumus automātiskai darījumu kategorizēšanai, balstoties uz iepriekš noteiktiem kritērijiem, piemēram, pēc konkrēta piegādātāja.
Rēķinu izrakstīšana
Rēķinu automatizācijā tiek izmantota automatizēta grāmatvedības programmatūra, piemēram, Finbite, kas veic tādas darbības kā rēķinu datu apkopošanu, apstiprināšanas darbplūsmas un maksājumu apstrādi. Parasti tas darbojas šādi:
Datu iegūšana. Finbite rēķinu automatizācijas programmatūra izmanto optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR), kas no pirkumu rēķiniem iegūst un atlasa informāciju. Pēc tam programmatūra konvertē datus mašīnlasāmos rēķinos. Tas samazina kļūdu skaitu un laiku, kas saistīts ar manuālu datu ievadi, kā arī nodrošina automātisku rēķinu apstrādi.
Apstiprināšanas darbplūsma. Rēķini tiek nosūtīti uz digitālo apstiprināšanas ciklu, kurā attiecīgās personas var apstiprināt rēķinus tikai ar vienu klikšķi no jebkuras viedierīces (mobilā tālruņa, planšetdatora vai personālā datora). Darbiniekiem nav savstarpēji jāpārsūta PDF rēķini vai jāmeklē rēķina apstiprinātāji.
Uzņēmumi var arī automatizēt apstiprināšanas darbplūsmu. Piemēram, grāmatvedis var iestatīt noteikumus un veidnes, lai rēķini, kas atkārtojas, tiek katru reizi automātiski nosūtīti apstiprināšanai konkrētam darbiniekam.
Maksājumu apstrāde. Kad rēķins ir apstiprināts, tā automātiska apmaksa var tikt ieplānota, balstoties uz apmaksas termiņu un citiem nosacījumiem. Integrācija ar grāmatvedības sistēmām nodrošina netraucētu finanšu pārskatu iesniegšanu un saskaņošanu.
Izdevumu pārvaldība
Izdevumu pārvaldības automatizācija var racionalizēt izdevumu izsekošanu, kategorizēšanu un atlīdzināšanu.
Piemēram, izmantojot Finbite, darbinieki caur mobilo lietotni var nofotografēt čeku. Pēc tam grāmatvedības automatizācijas programmatūra digitizē čeku elektroniskā, mašīnlasāmā formātā, ko var iesniegt kā izdevumu pārskatu.
Darbinieks digitizēto rēķinu un izdevumu pārskatu var nosūtīt attiecīgajam apstiprinātājam caur digitālo apstiprināšanas ciklu, kurā izdevumi tiek apstiprināti vai noraidīti.
Tas ļauj vieglāk sekot līdzi izdevumiem, kad darbinieki atrodas ārpus biroja, kā arī nodrošina ātru un precīzu izdevumu atlīdzināšanu.
Kā izvēlēties pareizo finanšu automatizācijas rīku?
Tā kā Baltijā ir pieejami tik daudz automatizācijas risinājumu, var šķist sarežģīti saprast, kurš ir piemērotākais tieši jūsu uzņēmumam. Lai atrastu labāko rēķinu automatizācijas programmatūru, izvēlieties risinājumu, kam ir šādas funkcijas:
Darbību, kas atkārtojas, automatizācija. Izvēlētajai programmatūrai jāļauj automatizēt dažādas liekas darbības. Meklējiet rēķinu pārvaldības risinājumus, kas ļauj jums izveidot automātiskus noteikumus, dalīt un saskaitīt rēķina rindiņas ar rēķinu uzskaites funkciju, kā arī iestatīt automātiskās grāmatvedības veidnes un noteikumus.
Integrācija. Integrējoties ar jūsu esošo programmatūru, grāmatvedības automatizācijas sistēma var viegli sinhronizēties ar jūsu esošiem finanšu datiem. Tādējādi tiek izveidota vienota sistēma, kurā sadarbojas dažādas platformas, uzlabojot rēķinu precizitāti un naudas plūsmas pārvaldību.
Digitālais arhīvs. Labākie finanšu automatizācijas rīki arī piedāvā digitālu arhīvu. Digitālais arhīvs ir efektīvs veids, kā uzglabāt un piekļūt grāmatvedības datiem, piemēram, rēķiniem un izdevumu pārskatiem. Turklāt digitālais arhīvs var jums sniegt visaptverošu pārskatu par jūsu finanšu datiem, kā arī atvieglot nepieciešamā dokumenta vai rēķina atrašanu pāris sekunžu laikā.
Kopumā meklējot labāko grāmatvedības automatizācijas programmatūru, vienmēr pievērsiet uzmanību risinājumiem, kas ir pielāgojami jūsu uzņēmuma prasībām, vajadzībām un izaicinājumiem.
Grāmatvedības automatizācijas piemēri Baltijā
JCDecaux
JCDecaux ir Francijas vides mediju uzņēmums, kas Igaunijā darbojas kopš 1994. gada. Ieviešot automatizētus grāmatvedības procesus, uzņēmums ir ietaupījis laiku, jo rēķini apstiprināšanai nav jāiesniedz darbiniekiem manuāli. Manuālo metožu vietā pirkumu rēķiniem tiek izmantotas automatizētas rēķinu apstiprināšanas veidnes.
Darbinieki saņem paziņojumu, ja uz viņiem attiecas ienākošs rēķins. Darbinieki var ērti apskatīt un apstiprināt rēķinus no jebkuras ierīces, kas uzlabo efektivitāti.
UAB DAT LT
UAB DAT ir Lietuvas uzņēmums, kas veic regulārus un čartera lidojumus. Uzņēmums ikdienā lieto Finbite, lai padarītu efektīvāku pirkumu rēķinu pārvaldību un ietaupītu laiku, kas saistīts ar rēķinu arhivēšanu un dokumentu meklēšanu. Kā norāda galvenā grāmatvede Živile Penkauskaite, Finbite ir likvidējis manuālo darbu, samazinājies cilvēcisko kļūdu skaitu un veicinājis darbinieku produktivitāti.
BUJ. Grāmatvedības automatizācija
Vai ir pieejami bezmaksas grāmatvedības automatizācijas rīki?
Daži grāmatvedības automatizācijas rīki ir pieejami bez maksas, bet parasti tiem ir ierobežotas automatizācijas funkcijas. Piemēram, Finbite bezmaksas Starter plāns ļauj lietotājiem nosūtīt 5 bezmaksas e-rēķinus (tostarp Peppol rēķinus) mēnesī, bet tas neietver automatizāciju.
Ar Finbite Standard plānu lietotāji var automatizēt rēķinus un izmantot e-apstiprināšanas ciklu automatizētai izdevumu pārvaldībai.
Kura ir labākā grāmatvedības automatizācijas programmatūra?
Tas ir atkarīgs no grāmatvedības procesiem, kurus vēlaties automatizēt.
Finbite ir labākā grāmatvedības automatizācijas programmatūra, lai automatizētu rēķinus. Finbite ir vairāk nekā desmit gadu pieredze kā vadošajam e-rēķinu operatoram Baltijā. Šis “viss vienā” risinājums paaugstina efektivitāti, ļaujot lietotājiem automatizēt rēķinu izrakstīšanas procesu un iestatīt automātiskus izdevumu apstiprināšanas ciklus.
Automatizējiet savus rēķinus ar Finbite
Daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz manuāliem grāmatvedības procesiem, neapjaušot automatizēto grāmatvedības pakalpojumu priekšrocības. Norēķinu automatizācija atvieglo rēķinu sūtīšanu un saņemšanu, nodrošinot, ka partneriem tiek samaksās un no klientiem tiek saņemta samaksa savlaicīgi. Tas uzlabo naudas plūsmu un samazina laiku, kas grāmatvežiem jāvelta norēķiniem.
Finbite ir vieds “viss vienā” norēķinu risinājums, kas palīdz uzņēmumiem automatizēt norēķinus, izdevumu pārvaldību un veikt digitālo arhivēšanu. Ar Finbite norēķini ir vienkāršāki, mazāk pakļauti kļūdām un efektīvāki.
Rezervējiet Finbite demonstrāciju jau šodien un uzsāciet savu norēķinu automatizācijas procesu.
