Kā mazajiem uzņēmumiem organizēt čekus?

Ja esat maza uzņēmuma īpašnieks, jūs galvenokārt domājat par pamatuzdevumiem, piemēram, jaunu klientu piesaisti un savu produktu un pakalpojumu attīstību. Tomēr, lai mazs uzņēmums būtu sekmīgs, ir būtiski arī garlaicīgi pienākumi, piemēram, kā organizēt čekus.

Šajā rakstā izskaidrosim, kāpēc ir tik svarīgi organizēt čekus un precīzi uzskaitīt izdevumus. Aplūkosim arī čeku organizēšanas labākās prakses un izskaidrosim, kā čeku lietotne uzņēmumiem var atvieglot čeku organizēšanu.

Kāpēc uzņēmuma čeku pārvaldība ir tik svarīga?

Lai gan čeku vākšana var šķist kā salīdzinoši mazsvarīga lieta, maziem uzņēmumiem to pārvaldība ir būtiska vairāku iemeslu dēļ:

Nodokļi

Daudzās valstīs (tostarp Baltijas valstīs) visiem uzņēmumiem, iesniedzot nodokļu deklarācijas, par saviem izdevumiem jāziņo attiecīgajai iestādei. Tas nozīmē, ka izdevumu čeku vākšana, organizēšana un uzglabāšana (papīra vai digitālā formātā) ir ļoti būtiska, lai precīzi sagatavotu nodokļu deklarācijas.

Turklāt čeku organizēšana visa gada garumā, nevis gada beigās, atvieglo grāmatvežu darbu, lai sagatavotu un iesniegtu uzņēmuma izdevumus nodokļu deklarāciju laikā.

Kompensācijas darbiniekiem

Kad darbinieki apmaksā darba izdevumus no savas kabatas, uzņēmumam tie jākompensē ātri un godīgi.

Efektīvs čeku un izdevumu pārskatu iesniegšanas process ļauj darbiniekiem vienkārši iesniegt čekus, kurus viņi ir apmaksājuši, un grāmatvedībai ātri apstiprināt un atmaksāt darbiniekiem šos izdevumus.

Ja nepastāv izdevumu iesniegšanas un kompensāciju apstiprināšanas sistēmas, atlīdzības darbiniekiem var tikt izmaksātas vēlu vai nepareizi, kas būtiski samazina darbinieku apmierinātību.

Revīziju plānošana

Čeku pārvaldība mazajiem uzņēmumiem var arī palīdzēt sagatavoties potenciālajām revīzijām, būtiski samazinot laiku, kas grāmatvedībai tām jāvelta.

Uzņēmumi var izmantot čeku organizēšanas lietotni uzņēmumiem, kas palīdz precīzi reģistrēt uzņēmuma izdevumus. Revīzijas gadījumā visi uzņēmuma izdevumi ir viegli pieejami. Uzņēmums var revidentam piešķirt piekļuvi digitālajam arhīvam, tādējādi novēršot nepieciešamību revidentam ierasties birojā, lai veiktu revīziju.

Čeku pārvaldības tradicionālās metodes

Pirms digitālā laikmeta mazo uzņēmumu izdevumu pārvaldība tika veikta, vācot, organizējot un uzglabājot čekus papīra formātā.

Izmantojot šo metodi (kuru dauzi uzņēmumi joprojām izmanto arī šodien), darbinieki vāc savus čekus, sagatavo izdevumu pārskatu, un tad pa e-pastu vai papīra formātā iesniedz pārskatu un čekus grāmatvedim, kurš veic maksājumu.

Uzņēmums var arī ieviest sistēmu, kurā darbinieki vāc savus čekus un iesniedz tos grāmatvedim, kurš pēc tam sagatavo izdevumu pārskatu.

Izdevumu pārvaldībai ar papīra čekiem ir daži trūkumi:

• Nepieciešama fiziska telpa uzglabāšanai
• Čeku apmaiņa starp nodaļām ir laikietilpīga
• Papīra čeki var pazust, sabojāties un izbalēt

Čeku pārvaldība ar čeku organizēšanas lietotni

Arvien vairāk uzņēmumu no tradicionālās čeku pārvaldības pāriet uz uzņēmuma čeku organizēšanas programmatūrām. Čeku lietotne uzņēmumiem racionalizē čeku pārvaldības procesu vairākos veidos.

Pirmkārt, darbinieki var izmantot čeku lietotni, lai nofotografētu papīra čeku uzreiz pēc pirkuma veikšanas, atrodoties ārpus biroja. Darbinieki var ievadīt čeka informāciju vai nosūtīt čeka fotogrāfiju, kas automātiski tiek digitalizēta mašīnlasāmā formātā. Kad čeks ir digitalizēts, papīra čeks vairāk nav jāsaglabā.

Mašīnlasāmais čeks uzreiz nonāk sistēmā, kur lietotājs var sagatavot izdevumu pārskatu, ko vadītājs apstiprina, lai izdevumi tiktu atlīdzināti.

Šis process ir 6 reizes ātrāks un vienkāršāks nekā papīra čeku pārvaldība vai čeku informācijas reģistrēšana izklājlapā. Čeku lietotnei uzņēmumiem ir arī citas priekšrocības, piemēram:

• Digitalizētie čeki tiek drošā veidā uzglabāti digitālā vidē, novēršot bojājumu vai nozaudēšanas risku.
• Dati nav jāievada manuāli (tostarp, tiek novērstas ar to saistītās kļūdas).
• Darbinieki var reģistrēt čekus un nosūtīt tos grāmatvedībai, atrodoties ārpus biroja (piemēram, esot darba komandējumā).
• Kad čeki ir digitalizēti, tie nav jāuzglabā papīra formātā.

Kā noskenēt čekus ar čeku skenēšanas lietotni?

Finbite čeku skenēšanas lietotne izmanto jūsu tālruņa kameru, lai noskenētu čekus, kas ļauj reģistrēt un digitalizēt papīra čekus, atrodoties ārpus biroja un nekavējoties nosūtīt tos grāmatvedībai. Čeku skenēšanas process:

• Nofotografējiet čeku ar Finbite čeku skenēšanas lietotni uzņēmumiem.
• Aizpildiet īsu veidlapu vai iesniedziet savu čeku digitalizācijai. Finbite digitalizē jūsu čekus, izmantojot OCR tehnoloģiju. Turklāt pēc tam visus digitalizētos dokumentus verificē digitalizētājs, lai atklātu jebkādas kļūdas. Šī sistēma garantē 99% kvalitāti.
• Mašīnlasāmais čeks nekavējoties nonāk sistēmā, kur jūs varat sagatavot izdevumu pārskatu. Pēc tam pārskatu apstiprina pilnvarots “apstiprinātājs”, un tad grāmatvedība var atlīdzināt izdevumus.
• Digitalizēts čeks ir derīgs pirkuma apliecinājums un tas, kopā ar pieprasījumu tiek glabāts digitālajā arhīvā, līdz ar to papīra čeks nav jāsaglabā.

Kā organizēt čekus ar čeku lietotni?

Izmantojot Finbite, digitalizētie čeki var tikt glabāti Finbite vidē vai integrācijas ceļā, tos var pārvietot uz lietotāja grāmatvedības programmatūru. Tas atvieglo čeku pārskatīšanu un organizēšanu. Turklāt digitālie čeki tiek droši glabāti arī Finbite digitālajā arhīvā. Jūs varat jebkurā laikā atkārtoti iesniegt un pārbaudīt droši uzglabātos čekus.

Uzņēmuma čeku pārvaldības labas prakses piemēri

Izdevumu kategorizēšana

Uz dažiem uzņēmuma izdevumiem attiecas nodokļu atskaitījumi, kamēr uz citiem – neattiecas. Pareizi kategorizējot savus izdevumus (piemēram, ceļa izdevumi, biroja preces u.c.), jūs varat saņemt pēc iespējas vairāk nodokļu atskaitījumus. Arī izdevumu kategorizēšana to reģistrēšanas brīdī var atvieglot atskaitījumu aprēķinu nodokļu deklarāciju iesniegšanas laikā.

Darbinieku apmācīšana

Lai darbinieki iesniegtu pareizus izdevumu pārskatus, svarīgi noteikt skaidras vadlīnijas, kā jāiesniedz čeki un izdevumu pārskati. Mudiniet darbiniekus iesniegt čekus uzreiz pēc pirkuma izdarīšanas, lai viņi neaizmirstu iesniegt pārskatu vai nepazaudētu čeku. Izglītojiet darbiniekus par to, cik nozīmīgi ir kategorizēt izdevumus.

Uzņēmumu čeku lietotnes, piemēram, Finbite var ievērojami atvieglot darbiniekiem čeku iesniegšanas procesu, līdz ar to darbinieki būs mazāk jāapmāca.

Izveidojiet skaidru izdevumu ziņošanas procesu

Uzņēmuma čeku pārvaldībai ir ļoti būtisks skaidrs un efektīvs izdevumu ziņošanas process. Skaidri nodefinēts izdevumu ziņošanas process nodrošina, ka darbinieki var efektīvi iesniegt izdevumu pārskatus un visi izdevumu pārskati ir apstiprināti pirms maksājumu veikšanas.

Digitālās apstiprināšanas cikls var būtiski uzlabot izdevumu ziņošanas procesu. Lietotāji var nosūtīt izdevumu pārskatus apstiprināšanas ciklam, lai saņemtu apstiprinājumu no visām nepieciešamajām pusēm, pirms tiek veikts maksājums. Grāmatvedība sistēmā redz visus izdevumu pārskatus, kas gaida apstiprinājumu, tādējādi nodrošinot kopainu par procesu.

Digitālās apstiprināšanas cikls paātrina izdevumu ziņošanas procesu un vienlaikus palīdz uzņēmumiem pārliecināties, ka visi izdevumi ir derīgi, pirms grāmatvedība veic jebkādus maksājumus. Pieņemot tikai derīgus izdevumu pārskatus, uzņēmums var labāk sagatavoties jebkādām potenciālām revīzijām. Ar Finbite izdevumu pārskati tiek glabāti digitālā arhīvā, kuram uzņēmumi var piešķirt piekļuvi revidentam.

Iekšējās revīzijas

Regulāri pārskatiet savus čekus un izdevumus, lai pārtvertu kļūdas pārskatos, atklātu izdevumu pārskatu dublikātus un atrastu nepareizi kategorizētus izdevumus. Regulāras revīzijas var palīdzēt laika gaitā uzlabot izdevumu ziņošanas procesu un gūt precīzāku priekšstatu par uzņēmuma finansēm.

Izmantojiet savam uzņēmumam atbilstošus rīkus

Lietojot digitālo čeku risinājumu, izvēlieties čeku organizatoru mazam uzņēmumam, kas var pielāgoties jūsu uzņēmuma izaugsmei. Piemēram, Finbite ļauj lietotājiem paplašināt savu plānu, pievienojot funkcijas un lietotājus atbilstoši mainīgajām vajadzībām.

BUJ: mazo uzņēmumu čeku pārvaldība

Kas ir labākā čeku lietotne mazam uzņēmumam?

Finbite ir labākā čeku lietotne visu lielumu uzņēmumiem. Izmantojot Finbite, darbinieki var vienkārši nofotografēt papīra čeku un aizpildīt īsu veidlapu.

Finbite digitalizē čekus, izmantojot OCR tehnoloģiju, un visus digitalizētos dokumentus verificē digitalizētājs, lai atklātu jebkādas kļūdas, garantējot 99% kvalitāti. Pēc digitalizācijas mašīnlasāmais čeks nekavējoties nonāk sistēmā, kur lietotāji varat sagatavot izdevumu pārskatu. Kad pārskatu ir apstiprinājis pilnvarots “apstiprinātājs”, grāmatvedība var atlīdzināt izdevumus.

Finbite arī nevainojami un droši integrējas ar Baltijā plašāk izmantotajām grāmatvedības programmatūrām, līdz ar to digitalizētie čeki uzreiz tiek pārvietoti uz jūsu lietoto sistēmu.

Kāpēc izmantot čeku lietotni maziem uzņēmumiem?

Čeku lietotne maziem uzņēmumiem racionalizē izdevumu pārvaldības procesu. Čeku lietotnes ļauj darbiniekiem nofotografēt papīra čekus, atrodoties ārpus biroja, un vienkārši sagatavot izdevumu pārskatus, tādējādi uzlabojot grāmatvedību. Tas atvieglo izdevumu izsekojamību un darbinieku izdevumu atlīdzināšanu. Turklāt ar čeku lietotnēm dati nav jāievada manuāli, kas ir laikietilpīgi un var tikt pieļautas kļūdas.

Čeku lietotnes uzņēmumiem var uzlabot izdevumu pārvaldības precizitāti un efektivitāti. Tas mazajiem uzņēmumiem var palīdzēt sagatavoties nodokļu deklarāciju periodam, ātri atlīdzināt darbinieku izdevumus un sagatavoties potenciālām revīzijām.

Cik ilgi jāsaglabā čeki?

Čeku glabāšanas termiņš ir atkarīgs no valsts. Baltijas valstīs pastāv šādas čeku glabāšanas vispārīgās vadlīnijas:

• Igaunijā uzņēmumiem čeki un citi grāmatvedības dokumenti jāglabā septiņus gadus.
• Latvijā uzņēmumiem čeki un finanšu dokumenti jāglabā piecus gadus.
• Lietuvā uzņēmumiem čeki un finanšu dokumenti jāglabā desmit gadus.

Kāds ir labākais veids, kā sekot līdzi uzņēmuma čekiem?

Labākais veids, kā sekot līdzi uzņēmuma čekiem ir čeku lietotne uzņēmumiem.

Izmantojot Finbite čeku lietotni uzņēmumiem, lietotāji var nofotografēt savu čeku uzreiz pēc pirkuma veikšanas, novēršot tā pazušanas vai sabojāšanas risku. Čeku lietotne uzņēmumiem noskenē čeka galveno informāciju un digitalizē to kā elektronisku, mašīnlasāmu čeku.

Kad čeks nonāk sistēmā, to var sinhronizēt ar lietoto ERP, kas atvieglo čeka glabāšanu, organizēšanu un piekļuvi tam.

Vai ir kāda bezmaksas čeku lietotne uzņēmumiem?

Finbite piedāvā bezmaksas Starter plānu. Tas gan ļauj bez maksas nosūtīt un saņemt tikai rēķinus. Jūs varat iegādāties Finbite Lite plānu, kas ietver izdevumu pārskatu sagatavošanas iespēju un ļauj lietotājiem augšupielādēt savu čeku attēlus, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu. Lai piekļūtu Finbite čeku lietotnei, jums jāiegādājas Standard plāns.

Organizējiet čekus ar Finbite čeku lietotni uzņēmumiem

Čeku lietotnes uzņēmumiem revolucionizē mazo uzņēmumu čeku pārvaldību. Piemēram, Finbite čeku lietotne uzņēmumiem var palīdzēt maziem uzņēmumiem uzturēt kārtību, ietaupīt laiku, mazināt kļūdas un atbilst prasībām.

Ar efektīvāku un precīzāku čeku pārvaldības procesu mazo uzņēmumu īpašnieki un to darbinieki var mazāk laika pavadīt, pārvaldot izdevumus, un vairāk koncentrēties uz izaugsmi.

Sāciet lietot Finbite jau šodien un uzlabojiet sava mazā uzņēmuma čeku pārvaldību.