Pārtrauciet papīra čeku vākšanu – iesniedziet tos savam grāmatvedim, izmantojot Finbite mobilo lietotni

Ja veic ar komercdarbību saistītus izdevumus un vēlies noformēt izdevumu atskaiti, čeks vai kvīts jāiesniedz grāmatvedim kopā ar izdevumu atskaiti. Atmaksai iesniedz dažādas maksājumu kvītis, taksometru kvītis, skaidras naudas maksājumu apstiprinošas kvītis, ar komandējuma izdevumiem saistītus čekus utt. Tā vietā, lai vāktu papīra čekus, piestiprinātu tos atskaitēm un norēķinu perioda beigās nogādātu grāmatvedim, ir vērts kvīti nofotografēt uzreiz pēc pirkuma. Tad varēsi būt drošs, ka tā nepazudīs un būs fiksēta atkārtoti iesniedzamā formātā. Šim nolūkam īpaši ērts risinājums ir aplikācija Finbite Finance, ar kuras palīdzību vari uzņemt čeka attēlu un uzreiz nosūtīt to grāmatvedim kopā ar atskaites formu. Tā varēsi būt drošs, ka atskaites ir iesniegtas savlaicīgi, neviens čeks nepazudīs un atmaksa tiks veikta ātrāk.

Iemūžināti un digitalizēti čeki un kvītis ir jebkurā laikā pieejami no ikvienas viedierīces, uzglabāti atbilstoši prasībām, un tos var atkārtoti iesniegt. Tas nozīmē, ka pazuduši čeki un aizkavētas izdevumu atskaites vairs nesagādā galvassāpes ne iesniedzējam, ne grāmatvedim. Tāpat viedā digitalizācija palīdz ietaupīt grāmatveža laiku, kuram izdevumu dokumenti vairs nav jāievada grāmatvedības programmā manuāli. Daudzskaitlis, kas agrāk bija tikai papīra formātā, ir vērts noformēt digitālā formātā, jo tā grāmatvedis tos var nosūtīt arī, piemēram, vadītājam apstiprināšanai ar viedo apstiprināšanas ciklu.

Čeku un kvīšu digitalizēšana ir vienkārša – iesniedzējs var nofotografēt kvīti un nosūtīt to digitalizācijai, vai arī pats ievadīt visu nepieciešamo informāciju izdevumu atskaites vidē no fotogrāfijas.

• Viena no iespējām ir nofotografēt čekus ar viedtālruni un nosūtīt tos uz Finbite digitalizācijai. Pateicoties automātiskās identifikācijas programmatūras un digitalizētāju sadarbībai, visa čekā norādītā nepieciešamā informācija sistēmā nonāk digitālā formātā ne ilgāk kā vienas darbdienas laikā. Pēc tam iesniedzējs var sagatavot izdevumu atskaiti uz čeka pamata un iesniegt to grāmatvedim.
• Otra iespēja ir ievadīt sistēmā augšupielādētajā fotoattēlā esošo informāciju, kas nepieciešama izdevumu atskaites iesniegšanai. Uz tās pamata iesniedzējs pats var sagatavot izdevumu atskaiti un nosūtīt to grāmatvedim.

Papīra čeku un izdevumu atskaišu apstrāde var aizņemt vairākas dienas. Vispirms atskaites iesniedzējs apkopo kvītis un aiznes grāmatvedim, kuram tās manuāli jāievada sistēmā, nepieciešamības gadījumā, atmaksas veikšanai lūdzot apstiprinājumu citām pusēm, un tikai pēc tam tiek veikta atmaksa. Uzņemot kvīts attēlu uzreiz pēc pirkuma veikšanas un augšupielādējot to izdevumu atskaites sagatavošanas vidē, grāmatvedim nekavējoties ir visa nepieciešamā informācija, un viņam tā nav ne jāgaida, ne jāievada manuāli. Turklāt Finbite vidē atskaiti var nosūtīt apstiprināšanas ciklam un pēc tam veikt atmaksu. Digitālas izdevumu atskaites ceļš ir pat 6 reizes ātrāks nekā papīra čekam.