Meklējot e-pastos rēķinus un manuāli ievadot rēķina informāciju, var izšķiest daudz laika. Šo laiku varētu veltīt daudz svarīgākiem pienākumiem, piemēram, preču vai pakalpojumu uzlabošanai vai attiecību veidošanai ar klientiem.
Šajā rakstā:
Daudzi uzņēmumi Baltijā ir sapratuši, ka tradicionālo rēķinu izrakstīšana ir neefektīva un izmanto rēķinu automatizāciju, lai pavadītu mazāk laika rēķinu izrakstīšanā un veltītu vairāk laika uzņēmuma izaugsmei.
Šis raksts ir visaptverošs ceļvedis, kā ieviest rēķinu automatizāciju. Izskaidrosim, kas ir rēķina automatizācija, kā tā strādā un kāda ir labākā rēķinu automatizācijas programmatūra, lai jūsu uzņēmumam vienkāršotu rēķinu pārvaldības procesu.
Kas ir rēķina automatizācija?
Rēķina automatizācija ir process, kas automatizē visu rēķinu pārvaldības darbplūsmu, izmantojot specializētu programmatūru. Ar rēķinu automatizāciju nav nepieciešams datus ievadīt manuāli un veikt rēķinu pārvaldību papīra formātā.
Mūsdienās daudzi uzņēmumi joprojām sagatavo rēķinus manuāli (piemēram, PDF formātā) un sūta tos klientiem pa e-pastu. Šis process ir laikietilpīgs un saistīts ar kļūdām, kavējumiem, pazaudētiem rēķiniem un augstām administratīvām izmaksām.
Kā darbojas automatizēta rēķinu pārvaldība?
Rēķinu automatizācijā tiek izmantoti programmatūras risinājumi, lai veiktu tādus uzdevumus kā rēķina datu ieguvi, apstiprinājumu darbplūsmas un maksājumu apstrādi. Parasti tas darbojas šādi:
- Datu ieguve: Rēķinu automatizācijas programmatūra izmanto optisko rakstzīmju atpazīšanas tehnoloģiju (OCR – optical character recognition), lai iegūtu un izvilktu datus no pirkuma rēķina. Pēc tam programmatūra konvertē datus mašīnlasāmos rēķinos. Tas samazina kļūdas un laiku, kas saistīts ar manuālu datu ievadi.
- Apstiprinājumu darbplūsma: Rēķins tiek ievietots apstiprināšanas ciklā, kur attiecīgie apstiprinātāji var apstiprināt rēķinu ar vienu klikšķi no jebkuras viedierīces (mobilā tālruņa, planšetes vai personālā datora). Tas novērš nepieciešamību darbiniekiem savstarpēji sūtīt e-pastus ar PDF rēķiniem vai dzīties pēc rēķina apstiprinātāju parakstiem.
Uzņēmumi var arī automatizēt apstiprinājumu darbplūsmu. Piemēram, grāmatveži var iestatīt noteikumus un standartformas, lai atkārtotu rēķinu apstiprinājumi tiktu automātiski nosūtīti vienam un tam pašam darbiniekam.
Cits apstiprināšanas noteikumu iestatīšanas piemērs ir, kad darbinieks var apstiprināt tikai noteiktu maksimālo summu. Ja rēķins pārsniedz šo summu, tad tas tiek nosūtīts vadītājam, kuram ir piešķirtas augstāka limita apstiprināšanas tiesības. Grāmatveži var arī iestatīt nosacījumu, kas paredz, ka visi rēķini jāapstiprina noteiktam cilvēku skaitam (piemēram, rēķinā norādītā kontaktpersona, tās vadītājs un grāmatvedis), kas atvieglo atklāt krāpšanu.
- Maksājuma apstrāde: Pēc rēķina apstiprināšanas var plānot tā apmaksu, balstoties uz apmaksas termiņu un citiem nosacījumiem. Integrācija ar grāmatvedības sistēmām ļauj nodrošināt netraucētu finanšu pārskatu iesniegšanu un sabalansēšanu.
Automatizēta rēķinu pārvaldība arī ietver pārdošanas rēķinu automatizāciju. Piemēram, izmantojot Finbite, uzņēmumi vienā vidē var iesniegt pārdošanas rēķinus jebkādā formātā. Finbite arī ļauj uzņēmumiem izsūtīt pārdošanas e-rēķinus, kas parasti tiek apmaksāti ātrāk.
Kādas ir rēķinu automatizācijas priekšrocības?
Izmaksu ietaupījums: Viena no galvenajām rēķinu automatizācijas priekšrocībām ir samazinātas izmaksas. Uzņēmumiem, kas lieto samaksājamo rēķinu automatizāciju, ir sākot no 81% zemākas rēķinu apstrādes izmaksas.
Samazināts manuālo kļūdu skaits: Automatizēta rēķinu ievade novērš nepieciešamību ievadīt datus manuāli, tādējādi likvidējot ar to saistītās kļūdas.
Lieku pienākumu likvidēšana: Rēķinu automatizācijas risinājumi var automatizēt atkārtoti veicamas darbības, piemēram, manuālu datu ievadi, e-pastu sūtīšanu un rēķinu izrakstīšanas procesa pārvaldību, tādējādi atbrīvojot jūsu darbiniekus, lai viņi varētu pievērsties svarīgākiem darba pienākumiem.
Ātrāks apstrādes laiks: Automatizācija paātrina rēķinu apstiprināšanas un apmaksas procesu, nodrošinot laicīgus maksājumus un uzlabojot attiecības ar piegādātājiem. Uzņēmumi, kas ievieš samaksājamo rēķinu automatizāciju var paātrināt rēķinu aprites laiku par 73%.
Uzlabota naudas plūsmas pārvaldība: Ja uzņēmumi automatizē rēķinu pārvaldības procesu, ātrāk tiek saņemti arī maksājumi. Laicīgi maksājumi veicina veselīgu naudas plūsmu. Integrējot rēķinu pārvaldības programmatūru ar lietotajām sistēmām, uzņēmumi var reāllaikā pārraudzīt rēķinu izrakstīšanu, kas ļauj labāk plānot finanses un pieņemt lēmumus.
Uzlabota atbilstība: Automatizētas rēķinu apstrādes sistēmas nodrošina, ka visi rēķini atbilst juridiskajām un normatīvajām prasībām.
Kādu programmatūru izmantot rēķinu automatizācijai?
Pastāv daudz rēķinu automatizācijas risinājumu, no kā izvēlēties, bet vairāk nekā 4100 uzņēmumu par savu rēķinu automatizācijas risinājumu ir izvēlējušies Finbite.
Finbite var ērti konvertēt visus pirkumu rēķinus mašīnlasāmos failos, kas pēc tam nonāk Finbite sistēmā. Finbite ir arī integrējams ar vairāk nekā 150 populārākajām ERP, piemēram, Scoro un Simplbooks, nodrošinot, ka jūsu lietotās sistēmas ir atjauninātas ar jaunāko rēķinu informāciju.
Finbite var automatizēt arī pārdošanas rēķinu pārvaldības procesu. Lietotāji var iesniegt pārdošanas rēķinus jebkādā formātā, tostarp vietējus un starptautiskus e-rēķinus, PDF vai papīra rēķinus.
Kā izvēlēties rēķinu automatizācijas risinājumu?
Lai izvēlētos labāko rēķinu automatizācijas programmatūru, izvēlieties risinājumu ar šādām funkcijām:
Atkārtotu darbību automatizācija: Viena no rēķinu automatizācijas priekšrocībām ir atkārtoti veicamu darbību automatizācija. Izvēlieties rēķinu pārvaldības risinājumu, kas ļauj jums izveidot automātiskus iestatījumus, dala un saskaita rēķina ailes ar rēķina uzskaites funkciju, kā arī iestatīt automātiskas grāmatvedības veidnes un noteikumus.
Rēķini jebkādā formātā: Lai efektīvi strādātu ar klientiem un partneriem no dažādām valstīm, svarīgi nodrošināt, ka rēķinus var saņemt un iesniegt jebkādā formātā.
Piemēram, Latvijā no 2026. gada 1. janvāra B2B darījumos būs obligāti jāizmanto e-rēķini. Tādēļ ir svarīgi izvēlēties pakalpojuma sniedzēju, kas ļauj nosūtīt un saņemt rēķinus populārākajos e-rēķinu formātos, piemēram, Peppol.
Integrācija: Rēķinu risinājumam arī jābūt integrējamam ar jūsu esošo grāmatvedības programmatūru. Integrācija ne tikai ietaupa laiku, bet arī uzlabo rēķinu precizitāti un uzņēmuma naudas plūsmas pārvaldību, padarot to par būtisku rīku finanšu daļām.
Digitālais arhīvs: Digitāls arhīvs ir efektīvs veids, kā uzglabāt un piekļūt rēķiniem. Digitālais arhīvs var arī sniegt visaptverošu pārskatu par jūsu rēķiniem un palīdz atrast nepieciešamo rēķinu dažu sekunžu laikā.
Rēķinu automatizācijas procesa ieviešana
Kad esat izvēlējušies rēķinu automatizācijas programmatūru, veiciet šīs darbības, lai ieviestu rēķinu automatizācijas procesu:
Izvērtējiet pastāvošo rēķinu pārvaldības procesu
Lai veiksmīgi ieviestu rēķinu automatizācijas programmatūru, rūpīgi jāizvērtē esošās darbplūsmas.
Pārbaudiet esošās rēķinu pārvaldības darbplūsmas, lai saprastu, kur tās ir neefektīvas, kur veidojas sastrēgumi un kurās jomās automatizācija nāks par labu jūsu uzņēmumam. Iegūstiet viedokli no galvenajām ieinteresētajām pusēm, piemēram, IT, grāmatvedības un finanšu daļas darbiniekiem, lai identificētu darbplūsmas, kuras varētu uzlabot ar rēķinu automatizāciju.
Izlemiet, kā darbosies rēķinu apstiprināšana. Piemēram, ar Finbite jūs varat iestatīt noteikumu, ka visi ienākošie rēķini jāapstiprina 2 vai vairāk darbiniekiem, atkarībā no rēķina summas.
Tāpat jūs varat noteikt, kuras atkārtoti veicamas darbības jāautomatizē, piemēram, pastāvīgo klientu rēķinu apstiprināšana.
Integrējiet programmatūru ar savu sistēmu
Kad esat izlēmuši, kā izmantosiet programmatūru rēķinu automatizācijai, nākamais solis ir integrēt to ar esošajām sistēmām.
Automātiska datu plūsma starp vairākām programmatūrām var palīdzēt izvairīties no nevajadzīgas darbību dublēšanās un ietaupīt jūsu dārgo laiku. Visi rēķinu dati vienuviet arī sniedz detalizētu pārskatu par jūsu finansēm.
Atkarībā no izvēlētās rēķinu automatizācijas programmatūras, var nākties sasaistīt vai konfigurēt lietojumprogrammu saskarnes (API) vai pielāgot integrāciju atbilstoši jūsu izvēlēm.
Apmāciet darbiniekus
Izglītojiet savus darbiniekus, kā programmatūra var palīdzēt viņiem nosūtīt pārdošanas rēķinus un saņemt pirkumu rēķinus. Informējiet visus darbiniekus par rēķinu apstiprināšanas procesu, lai viņi saprastu, kā sistēma darbojas.
Apkopojiet atsauksmes un veiciet uzlabojumus
Jaunas sistēmas ieviešana ir pastāvīgs atgriezeniskās saites un uzlabojumu process. Jautājiet saviem darbiniekiem, kā rēķinu automatizācijas risinājums darbojas un izmantojiet šo informāciju, lai uzlabotu rēķinu pārvaldības procesus un papildinātu savu plānu ar nepieciešamajām funkcijām.
BUJ: Rēķinu automatizācija
Vai rēķinus var automatizēt?
Jā! Rēķinu automatizācijas risinājumi, piemēram, Finbite piedāvā rēķinu pārvaldības procesu automatizāciju. Finbite var digitalizēt pirkumu rēķinus mašīnlasāmā elektroniskā formātā un ļauj lietotājiem dažu sekunžu laikā izsūtīt pārdošanas rēķinus jebkurā formātā. Automatizēta rēķinu apstrādes programmatūra var arī automatizēt atkārtoti veicamas darbības, piemēram, rēķinu apstiprināšanu.
Kura ir labākā rēķinu automatizācijas programmatūra?
Finbite ir labākā pieejamā rēķinu automatizācijas programmatūra. Finbite ir “viss vienā” rēķinu vide ar vairāk nekā desmit gadu pieredzi kā vadošajam e-rēķinu operatoram Baltijā.
Finbite var automātiski konvertēt visus ienākošos rēķinus par e-rēķiniem un ļauj lietotājiem iesniegt pirkumu rēķinus jebkurā formātā. Tā ir viegli integrējama ar Baltijā biežāk izmantotajām ERP, piemēram, Merit Aktiva un Simplbooks.
Rēķinu automatizācija ar Finbite var uzlabot efektivitāti, samazināt kļūdu skaitu un nodrošināt atbilstību.
Kas ir AP automatizācija?
Samaksājamo rēķinu (AP) automatizācija ir programmatūras risinājumu izmantošana, lai racionalizētu un automatizētu visu samaksājamo rēķinu pārvaldības procesu. Tas ietver ar rēķinu saņemšanu, apstrādi, apstiprināšanu un apmaksu saistīto darbību automatizāciju.
Ieviešot AP rēķinu automatizāciju, uzņēmumi var samazināt manuālu datu ievadi, līdz minimumam samazināt kļūdas un paātrināt apmaksu ciklu.
Vai ir kāda bezmaksas rēķinu automatizācijas programmatūra?
Finbite ir rēķinu automatizācijas programmatūra, kas piedāvā bezmaksas Starter plānu, kura lietotāji mēnesī var nosūtīt un saņemt līdz 5 e-rēķinus (tostarp Peppol). Ar to var pietikt maziem uzņēmumiem, kas vēlas automatizēt rēķinus, taču, lai pilnībā automatizētu rēķinus, vēlams izmantot maksas plānu.
Kādām funkcijām pievērst uzmanību, izvēloties rēķinu automatizācijas sistēmu?
Lai atrastu labāko rēķinu automatizācijas programmatūru, meklējiet risinājumu, kas:
- Automatizē atkārtoti veicamas darbības
- Konvertē visus rēķinu formātus par e-rēķiniem
- Pieņem pārdošanas rēķinus jebkurā formātā
- Integrējas ar izplatītākajām ERP
- Piedāvā digitālu arhīvu
Izmantojiet Finbite automatizētai rēķinu pārvaldībai
Gan Baltijā, gan pārējā Eiropā arvien vairāk uzņēmumu sāk izmantot automatizētus rēķinus, ņemot vērā to daudzās priekšrocības.
Automatizētu rēķinu pārvaldību ir salīdzinoši vienkārši ieviest, tomēr uzņēmumiem jāmeklē rēķinu pārvaldības risinājumi, kas ļauj nosūtīt un saņemt rēķinus jebkurā formātā un bez problēmām integrējas ar esošajām sistēmām. Finbite ir rēķinu automatizācijas programmatūra, kas spēj to visu un vēl vairāk.
Rezervējiet Finbite demo jau šodien un vienkāršojiet savu rēķinu pārvaldības procesu.
