Не тратьте время на ввод счетов, сосредоточьтесь на главном!

Оцифровка чеков, квитанций и счетов, т. е. электронное выставление счетов, — это автоматизированный процесс.

Каждой компании будет предоставлен уникальный адрес электронной почты, на который следует отправлять все PDF-файлы счетов-фактур, которые необходимо оцифровать. Компания может выбрать, будет ли бухгалтер сам отправлять счета для оцифровки, или же этот адрес электронной почты будет передан партнерам, которые смогут отправлять счета в формате PDF для оцифровки. С одним электронным письмом можно отправить один или несколько PDF-счетов на оцифровку.

Затем система автоматического распознавания данных передает информацию о счете на оцифровщик, а оцифровщики Finbite проверяют отсутствие ошибок в автоматическом вводе. Такое взаимодействие человека и робота позволяет нам давать на оцифрованные счета лучшую на рынке гарантию качества — 99 %. Оцифрованные и проверенные счета обычно публикуются в системе максимум в течение одного рабочего дня.

Пользователи услуги оцифровки также могут выбрать, будут ли оцифрованы все строки в счете или процесс будет осуществляться на комплексной построчной основе.

Роботизированная оцифровка сегодня получает все большее распространение, поскольку роботы и искусственный интеллект могут обрабатывать большие объемы данных быстрее и эффективнее, чем человек. Таким образом, роботизированная оцифровка происходит быстрее, чем человеческая. Однако стоит отметить, что роботы могут совершать ошибки, которых не допускают люди, и наоборот. Поэтому наиболее целесообразно использовать двухэтапную оцифровку, когда робот оцифровывает счет с помощью авто определения, а человек затем проверяет, все ли сделано правильно.

Оцифровка счетов и чеков позволяет автоматизировать самую трудоемкую часть работы бухгалтера — ручной ввод информации в бухгалтерскую программу. Благодаря оцифровке все счета переводятся в цифровой формат, т. е. PDF-фактуры преобразуются в электронные счета, а информация автоматически передается в бухгалтерскую систему. Это экономит 30 минут драгоценного времени и почти 3 евро на каждый счет. Кроме того, сокращается количество ошибок при ручном вводе данных. Поскольку процесс оцифровки делает счет машиночитаемой, компания может воспользоваться и другими умными инструментами управления счетами, такими как электронный круг подтверждения счетов или цифровое архивирование.