Что такое электронный счет и как они работают?

Изменения в электронных счетах 2025/26

Электронные счета становятся все более популярными, а изменения в законодательстве также способствуют их внедрению.

• 1 июля 2025 года вступили в силу поправки к Закону о бухгалтерском учете, и отныне покупатель имеет право выбирать форму получения счета. Если покупатель указал себя получателем электронного счета, он имеет право требовать электронные счета от своих продавцов.
• Министерство финансов предложило сделать электронные счета обязательными для всех к 2027 году, но это предложение в настоящее время находится на стадии обсуждения, и более конкретные решения и детали пока неизвестны. 

Если вы планируете внедрить электронные счета в будущем, вы можете заранее уведомить об этом своих партнеров. Мы также разработали шаблоны уведомлений, которые вы можете настроить под нужды вашей компании.

Что такое электронный счет?

Электронный счет — это машиночитаемый и читаемый документ, который подготавливается, передается, утверждается и хранится в бухгалтерской или бизнес-программе компании. Электронные счета заменяют традиционные бумажные счета и счета в формате PDF, поскольку их не нужно отправлять по почте или электронной почте. Электронные счета перемещаются из одной бизнес-программы компании в другую за считанные секунды благодаря операторам электронных счетов, что делает процесс выставления счетов более эффективным и экологичным.

Стандартный формат и детали электронного счета

Электронные счета, используемые в Эстонии, соответствуют эстонскому стандарту электронных счетов. Помимо эстонского стандарта, в разных странах могут действовать собственные стандарты электронных счетов, и для международного использования применяется интерфейс PEPPOL. Интерфейс PEPPOL позволяет преобразовать электронный счет в локальном формате в документ, соответствующий стандарту электронных счетов Европейского союза.

Электронный счет обрабатывается машинным способом, то есть имеет формат XML (расширяемый язык разметки) и передается между информационными системами.

Электронный счет выглядит так же, как и традиционный бумажный счет или счет в формате PDF. К данным в электронном счете применяются те же требования, что и к другим типам счетов. Наиболее важные данные в электронном счете:

• Дата выставления счета. 
• Контактные данные сторон (имя, регистрационный номер, контактные данные и адрес (по возможности), банковские реквизиты).
• Описание содержания экономической сделки, например продажи конкретного товара или оказания услуги.
• Числовые показатели, такие как количество товаров или объем услуг, цена за единицу и сумма. Если применяется скидка, она также указывается в счете.
• Название документа и номер счета. 
• Прочая общая информация по счету (номер ссылки, тип счета, срок оплаты, процентная ставка за просрочку платежа).
• Если покупатель услуги или товара является плательщиком НДС, то в счете также должен быть указан его налоговый регистрационный номер.

Воспользовавшись услугами оператора электронных счетов, вы можете быть уверены, что электронный счет содержит все необходимые данные и соответствует действующим требованиям. Подробнее о деталях и требованиях к счетам мы писали в предыдущей статье блога.

Создание и отправка электронных счетов-фактур

Хотя существует несколько вариантов создания счета, отправка электронного счета всегда требует использования услуг оператора электронных счетов. Существует несколько вариантов создания электронного счета:

• Через оператора электронных счетов: путем ручного создания счета в формате Excel и импорта его в систему оператора электронных счетов, или путем ручного создания счета в системе оператора электронных счетов.
• В бухгалтерской программе с электронным интерфейсом оператора. Это самый быстрый способ создания и отправки цифрового электронного счета. О возможностях различных бухгалтерских программ и интерфейсов оператора электронных счетов вы можете прочитать в нашем блоге.

Электронные счета обязательны для учреждений государственного сектора, но на самом деле эта опция доступна всем компаниям, например, коммерческим предприятиям различных размеров, некоммерческим организациям, включая благотворительные фонды, товариществам собственников жилья и т. д. Важно найти наиболее подходящий вариант для вашей организации. Для этого необходимо учитывать ожидаемый объем электронных счетов, специфические особенности используемого программного обеспечения и необходимость внедрения дополнительных решений для выставления счетов, которые помогут автоматизировать и упростить бухгалтерский учет. 

Возможности использования электронных счетов в Эстонии и за рубежом

Электронные счета можно отправлять как внутри Эстонии, так и за границу. У компаний есть три варианта для этого:

• Интерфейс оператора электронных счетов для связи с бухгалтерской системой (если используется);
• в систему оператора электронных счетов, используемую получателем счета (можно проверить в Торговом реестре, возможна ли отправка электронного счета и с каким оператором электронных счетов создан интерфейс);
• напрямую в банк (для частных клиентов — электронные счета), оплата производится автоматически или после подтверждения в один клик.

Отправка в бухгалтерскую систему и систему оператора электронных счетов осуществляется через регистрационный код (в пределах Эстонии) или Peppol-ID.

Отправка счетов за границу может показаться сложной и трудоемкой на первый взгляд, поскольку необходимо знать требования и правила конкретной страны. Однако с Finbite отправка счетов международным деловым партнерам очень проста благодаря сети Peppol. Все, что вам нужно, это знать идентификационный код Peppol получателя счета. Peppol используется во многих европейских странах, и число стран, присоединившихся к сети, постоянно растет. Партнеры есть из многих соседних стран, таких как Финляндия и Германия, а также из стран за пределами Европы, таких как Австралия и США. Полный список можно посмотреть на сайте Peppol .

В каких случаях отправка электронных счетов является обязательной?

С 1 июля 2019 года счета государственным учреждениям могут выставляться только в электронном виде. Это означает, что частные компании, партнерами которых являются государственные учреждения, также должны получать и направлять им электронные счета. 

По состоянию на 31.12.22 насчитывалось 2426 учреждений государственного сектора. Помимо государственных служб, к ним относятся, например, больницы, музеи, концертные залы, театры, научно-исследовательские учреждения, церкви, тюрьмы, суды, ведомства и инспекции, библиотеки, общеобразовательные школы, учреждения профессионального образования, университеты и т. д.

Хотя использование электронных счетов является обязательным только для учреждений государственного сектора, многие компании и другие организации решили внедрить решения для электронного выставления счетов. Согласно исследованию, проведенному в 2021 году, доля электронных счетов в общем объеме выставленных счетов оценивается в 45% (включая электронные платежные поручения, отправляемые в банки, объем которых ежегодно увеличивается).

Также обсуждалась возможность изменения законодательства , которое сделает использование электронных счетов обязательным для всех компаний с 2025 года. Учитывая эти обстоятельства, вполне вероятно, что предпринимателю рано или поздно придется найти наиболее подходящий способ выставления электронных счетов.

Электронные счета и постоянные платежные поручения — самый простой способ оплаты регулярных счетов.

Для обычных счетов наиболее удобно заказывать электронные счета поставщика услуг через интернет-банк, то есть использовать услугу постоянного платежного поручения на электронные счета (до 2014 года использовалась услуга прямого дебетования). Заявление на заказ электронного счета в банке обычно подает покупатель по согласованию с лицом, выставившим счет. Электронные счета можно заказать у компании, предлагающей услугу выставления электронных счетов (например, телекоммуникационные компании, товарищества собственников жилья, организации, предоставляющие коммунальные услуги).

Банк формирует предварительно заполненное платежное поручение на основе электронного счета, которое плательщик может просмотреть и подтвердить для оплаты. Это позволяет оплатить предварительно заполненный электронный счет одним подтверждающим щелчком. При желании можно заключить соглашение о постоянном платежном поручении по электронному счету. В этом случае электронный счет будет оплачиваться автоматически в указанное время. Время оплаты электронного счета может быть днем ​​получения счета, крайним сроком оплаты или другим днем, который вы можете установить самостоятельно. Важно учитывать при установлении дня оплаты, что необходимая сумма должна быть доступна на счете в этот день. Также можно изменить соглашение о постоянном платежном поручении по электронному счету позже или расторгнуть подписку на электронные счета в банке.

Банк хранит электронные счета только в течение ограниченного времени, после чего они удаляются из банковской системы. Если вы хотите или вам необходимо хранить электронные счета дольше, вы можете сохранить их на свой компьютер из интернет-банка.

Как заказать электронные счета в банке? 

Наиболее удобный способ заказать электронные счета — сделать это через интернет-банк. Для этого необходимо войти в интернет-банк и найти раздел, где можно заказать электронные счета.

• В интернет-банке SEB откройте раздел «Платежи», затем «Электронные счета». После этого вы сможете отправить запрос на новый электронный счет.
• В онлайн-банке Swedbank выберите «Повседневные банковские операции», затем «Электронные счета и постоянные платежные поручения» и «Заказать электронный счет».
• В интернет-банке LHV выберите раздел «Повседневные банковские операции», затем «Электронные счета» и «Заказать новый».
• В интернет-банке Luminor откройте «Автопилот», затем «Электронные счета» и «Заказать новый электронный счет».
• В интернет-банке COOP выберите «Платежи», затем «Электронные счета» и «Заказать новый электронный счет».

Для заказа электронного счета найдите компанию по названию или регистрационному коду. Затем заполните необходимую информацию, такую ​​как идентификатор услуги (номер ссылки) и контактные данные плательщика. Конкретные инструкции различаются в зависимости от банка, и, если у вас возникнут вопросы, вы можете обратиться к консультанту банка. 

В зависимости от ситуации, также можно заказать электронные счета в банк либо у поставщика услуг, либо у оператора электронных счетов. Finbite — один из операторов электронных счетов, через которого можно заказать электронные счета в банк.

Бесплатные варианты электронного выставления счетов

Некоторые операторы электронных счетов предлагают бесплатный вариант выставления счетов , который может быть подходящим и хорошим решением для небольших объемов счетов (несколько счетов в месяц). Например, можно подключиться к пакету Bilnex by Finbite, который позволяет отправлять и получать до 5 электронных счетов из системы совершенно бесплатно. По мере увеличения объема счетов можно подобрать подходящий платный пакет: Lite, Standard или Premium.

Электронный счет, создаваемый Центром реестров и информационных систем (РИК), также предоставляет возможность бесплатного создания электронных счетов при определенных условиях. Первый год предоставляется бесплатно при заключении договора, а затем услуга оплачивается в зависимости от количества записей. Для клиентов, создающих счета в электронном виде только для государственного сектора, услуга предоставляется бесплатно в неограниченном количестве и на неопределенный срок. Хотя электронный счет упрощает работу предпринимателей, исследование Министерства экономики и коммуникаций выявило несколько областей для его развития.

Поскольку бесплатные варианты ограничены по объему и выбору услуг, наиболее подходящим и в итоге более экономичным с точки зрения времени и денег решением для многих компаний является использование платного сервиса. Даже если компании платят за услуги оператора электронных счетов, эти фиксированные затраты невелики по сравнению с экономией рабочего времени.

Преимущества безбумажного учета и электронного выставления счетов

Безбумажный или цифровой бухгалтерский учет — это подход, который отказывается от традиционной бумажной системы хранения документов и ручного ввода данных из PDF-документов и предпочитает использовать цифровые, машиночитаемые документы (счета на покупку и продажу, документы о расходах, договоры, отчеты и т. д.).

Безбумажный учет имеет ряд преимуществ:

• Благодаря сокращению использования бумаги и других офисных принадлежностей это оказывает положительное воздействие на окружающую среду. Также стоит обратить внимание на цифровые отходы. Например, экологический след счетов в формате PDF значительно больше, чем у электронных счетов.
• Цифровизация и автоматизация могут снизить количество ошибок.
• Обработка и архивирование документов экономят время, которое раньше тратилось на технические задачи, и позволяют бухгалтеру или руководителю компании сосредоточиться на основной работе. 
• Хранение данных в цифровом виде более безопасно, чем хранение их на бумаге. Бумажные документы могут выцветать, теряться или повреждаться другими способами.
• Благодаря безбумажному учету цифровые документы и данные легко доступны в любое время и в любом месте, что повышает скорость и гибкость доступа.

Цифровой бухгалтерский учет упрощает решение различных ситуаций, например, при удаленной работе или когда сотрудник отсутствует на работе по болезни или в отпуске. Безбумажный учет также позволяет компаниям быть более гибкими и повышать эффективность работы персонала в подобных ситуациях.

Использование электронных счетов — один из способов перехода к безбумажному учету.

Электронные счета имеют множество преимуществ как для получателей, так и для отправителей:

• Электронный счет быстро доставляется получателю и обеспечивает своевременную и быструю оплату счета.
• Создание, отправка и получение счетов удобны и просты, и все операции, связанные со счетами, можно выполнять в одной среде.
• Выставленный счет действителен для отправки как эстонским, так и международным деловым партнерам.
• Отправка счетов безопасна, поскольку информация передается по защищенным каналам и оставляет след в журнале событий, электронные счета перемещаются на основе регистрационного кода, а для входящих электронных счетов безопасность повышается за счет круга подтверждения и других внутренних процессов.
• Счета не исчезнут, и вам не придется беспокоиться о возникновении налоговой задолженности из-за забытого счета.
• Можно быстро получить общее представление об обязательствах и имеющихся средствах.
• Благодаря электронному обмену данными информация передается автоматически, и количество ошибок, вызванных невнимательностью, значительно снижается.

Внедрение безбумажного учета может быть облегчено за счет использования различного программного обеспечения. Помимо электронных счетов, бухгалтерский учет можно упростить с помощью цифровизации , электронных кругов подтверждения , электронных отчетов о расходах , цифровых архивов , автоматической отправки напоминаний и других решений.  

Таким образом, переход к безбумажному учету полностью оправдан и представляет собой важную возможность сэкономить время, деньги и защитить окружающую среду.

Рекомендации по выбору оператора электронных счетов

При выборе оператора электронных счетов стоит учитывать как потребности компании, так и возможности поставщика услуг. Если компания использует бухгалтерское или бизнес-программное обеспечение, важно знать, какие операторы электронных счетов и на каких условиях доступен их интерфейс. Стоит изучить прайс-листы операторов электронных счетов и более детальный выбор услуг в различных пакетах. Также обратите внимание на удобство использования решения для электронных счетов и возможности инструктажа и поддержки клиентов. 

Finbite имеет интерфейс со всеми наиболее распространенными бухгалтерскими программами. Finbite высоко ценит простоту использования и постоянное развитие сервиса. Помимо отправки и получения электронных счетов, доступны несколько дополнительных услуг, а также мобильное приложение Finbite Finance , позволяющее сразу после покупки сфотографировать чек и внести его в качестве отчета о расходах в систему учета компании. Сервис Finbite подходит для компаний любого размера, предлагая как бесплатный, так и платные пакеты для разных размеров. Служба поддержки Finbite готова помочь всем нашим клиентам, независимо от выбранного пакета. Кроме того, мы подготовили инструкции для более удобного использования различных процессов и предлагаем возможность участия в наших обучающих курсах . Вы также можете записаться на онлайн-встречу, чтобы ознакомиться с Finbite и получить ответы на свои вопросы.

Первый электронный счет мы вышлем вместе.

Отправить электронный счет легко и быстро. Мы опишем шаги по созданию и отправке электронного счета, используя в качестве примера оператор электронных счетов Finbite:

1. Войдите в систему Finbite. Откройте раздел «Продажи» в меню. 
2. Заполните обязательные поля: укажите получателя счета и информацию о счете, заполните строки счета.
3. Выберите необходимую информацию для доставки.
4. Вы можете проверить корректность данных в режиме просмотра PDF-файла.
5. Выберите подходящий канал отправки: хотите ли вы отправить счет в электронном виде в Эстонию или за границу. Кроме того, при желании вы можете отправлять счета в формате PDF и бумажные счета из системы Finbite.
6. Затем вы можете нажать кнопку «Сохранить и отправить».

Чтобы сделать использование нашего сервиса максимально простым и удобным, мы предлагаем всестороннюю поддержку. Наша система поддержки включает в себя различные инструкции по настройке учетной записи и использованию различных сервисов. Например, мы создали подробное руководство по настройке среды Finbite, а также по настройке учетной записи и пользователей.

Мы также предлагаем возможность участия в наших обучающих курсах . Мы организуем как индивидуальные углубленные тренинги, так и обучение для новых пользователей. Кроме того, если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете обратиться в службу поддержки клиентов .