Efektiivsetest protsessidest ja digilahendustest räägitakse rohkem kui kunagi varem, kuid endiselt on üllatavalt paljud Eesti ettevõtted kiindunud PDF-arvete saatmisse. Uurisime raamatupidajatelt, mis on nende mured e-arvelduses ning selgus, et kõige suuremaks mureks on see, et partnereid ei saada e-arveid.
Riigiettevõttena tekkis Omnival e-arvetega arveldamise kohustus 2019. aasta suvel. Arvekeskust oleme kasutanud juba aastaid, kuid enne eelmise aasta juulit tuli üle poolte arvetest PDF-või paberarvena. Seadusemuudatusest tulenenud kohustuse tõttu lahendasime täielikult e-arvetele ülemineku projekti korras ning täna võtame PDF-arveid vastu vaid välispartneritelt. Oma kogemusest lähtudes jagame 3 nippi, mille abil saime partneritelt rohkem e-arveid.
1.Määra e-arvetele ülemineku projektile vastutaja ja kaasa töötajaid
Projektijuht on e-arvetele üleminekuks kõige kriitilisem osa. Projektijuht võiks olla keegi, kellel on teadmised ja usk, et suurem osa partnerid on võimalik e-arveldusele üle viia. Tihti on partneri esimeseks kontaktiks PDF-arvete saatmisel Teie ettevõtte töötaja.
Selleks, et efektiivsemalt e-arvetele üle minna, soovitame kaasata töötajaid. Üheks võimaluseks on teha osakondade vahelisi võistlusi. Meie alustasime meeleoluka viktoriiniga, et selgitada välja, millised olid töötajate teadmised e-arvetest tol hetkel. Seejärel viisime läbi seminari teemal, kuidas saavad töötajat oma tegevusega lihtsustada finantsosakonna kolleegide tööd ning laiemalt ka ettevõtte finantsanalüüsi.
2.Aita oma koostööpartnereid
Teie koostööpartner ei pruugi teada, et võtate vastu e-arveid, seetõttu tasub alustada sellest, et annate teada, et eelistate edaspidi saada e-arveid ja märgite ariregister.rik.ee keskkonnas e-arveoperaatori.
PDF-arve saabumisel saadetav automaatvastus on kõige lihtsam viis partnerile teada anda, et järgmist arvet ootate juba e-arvena. Koostööpartneritele, kes e-arveid veel ei kasuta, on hea anda juhiseid ja seeläbi aidata nende ettevõtte arvehaldust kiirendada. Oleme Teile abiks teinud kolmes keeles kirjapõhjad, mida võite lahkelt kasutada. Kirjapõhjad asuvad meie kodulehele.
Kommunikatsiooni ja –tegevuste planeerimisel saab abiks olla ka Arvekeskus. Kui teil on suure arvemahuga partnereid, kes ei ole veel e-arvetele üle läinud, siis saab Arvekeskus tutvustada neile e-arveid, et aidata leida just nende vajadustele vastav lahendus. Kui teil on palju väiksema arvemahuga partnereid, kes kasutavad endiselt PDF-arveid, siis on neile kindlasti abi informatiivsetest juhendistest ja e-kirjadest.
3.Lisa e-arvete saatmise kohustus koostöö-ja hankelepingutesse
Kõige efektiivsem viis e-arvete saamiseks on olnud e-arve saatmise kohustuse lisamine koostöö- ja hankelepingutesse. Lisaks riigisektori seadusest tulenevale kohustusele on Arvekeskusel ka erasektori kliente, kes on koostööpartnereid teavitanud, et võtavad edaspidi vastu vaid e-arveid ja selliselt viinud ennast täielikult e-arvetele üle.
Kui partner saadab palju arveid siis on üheks võimaluseks küsida ka PDF- ja paberarvete korral nende töötlemise tasu. Ainuüksi PDF-arvel oleva info viimine digikujule maksab ettevõttele 0,3-0,8 eurot, kuid tegelikkuses on keskmiselt üle PDF-arve töötlemise kulu Teie ettevõttele märkimisväärselt suurem. Ettevõtja jaoks on e-arve menetlemine ostuarvena keskmiselt 5 eurot soodsam kui PDF- või paberarve puhul. Seda arvestades on PDF-või paberarve saatmise eest tasu küsimine igati õigustatud.
Kui soovite aga kiirelt e-arvete üle minna siis tasub suunata oma PDF- ja paberarved kõik Arvekeskusesse, kus need automaattuvastustarkvara abil digikujule viiakse ja Teile edastatakse. Sel juhul jõuavad kõik arved Teile digikujul ja partner saab arveid saata talle sobival viisil. Vanemat arhiivi saate vajadusel ka väiksemate koguste kaupa digikujule viima hakata.
Kuidas edasi? Võite kasutada linkide taga olevaid materjale, et oma koostööpartneritelt edaspidi e-arveid saada või võtta ühendust sales@arvekeskus.ee. Arvekeskus aitab Teid hea meelega oma varasema kogemuse ja teadmistega.
