Käes on aasta lõpp, mis on paljudele ettevõtetele kiire aeg. Eesmärgid peavad saama täidetud ja projektid lõpule viidud. Kuidas aasta lõpus töötajate saavutusi tunnustada? Kas piisab uuest kohvikruusist või mõnest kinkekaardist? Meie soovitus on kinkida oma töötajatele vahendid, mis aitavad neil järgmisel aastal targemalt tööd teha, hoida kokku aega ja eesmärke efektiivsemalt saavutada, et tagada ettevõtte edu ning kasv.
Digiteerimise lahendus
Kas ettevõte võtab igal kuul vastu hulgaliselt erinevates formaatides arveid, millest paljud on ka PDF-id? Sellisel juhul peavad raamatupidajad neid programmidesse käsitsi sisestama ning see manuaalne tegevus ei ole nende tööaja mõistlik kasutus. Digiteerimislahendusest võib siinkohal palju abi olla. Viime kõik ettevõtte ostuarved automaatselt e-arve kujule – nii on kõik kuludokumendid kohe saabudes ühest keskkonnast leitavad ja raamatupidaja hoiab aega kokku kahes töölõigus. Enam pole vaja arveid käsitsi sisestada ning väheneb vigade osakaal. Seeläbi kulub vähem aega ka arvete järeltöötlusele ja vigade parandamisele.
E-kuluaruanded
Iga aasta lõpus suureneb kuluaruannete maht – kõik jõululõunad, kingitused klientidele jne. See toob kaasa pabertšekkide laviini raamatupidaja laual. Osad neist on tuhmunud, teised üldse kaotsi läinud. Finbite e-kuluaruannete lahenduse ja mobiilirakendusega saad kohe pärast ostu teha tšekist pildi, sisestada selle ise kuluaruandena süsteemi või saata digiteerimisele. Seejärel saab raamatupidaja teha juba vajalikud toimingud. Üldiselt jõuab kuluaruande summa tagasi selle esitaja pangakontole kuni 6 korda kiiremini võrreldes klassikalise pabertšeki lahendusega. Aega hoiab kokku nii kuluaruande esitaja kui ka raamatupidaja.
Nutikas kinnitusring
Nutika kinnitusringi abil saab arveid ja kuluaruandeid kinnitada ühe klikiga ükskõik millisest nutiseadmest. Kui süsteemi tuleb kinnitamist vajav arve, siis saabub kinnitajale meilile automaatselt teate, kust kaudu saab arvet kinnitada või vajadusel lähemalt kontrollida. Nii on kõigil arvega seotud osapooltel alati ülevaade tehtud kulutustest ning raamatupidaja ei pea kinnitajaid meili teel või mööda kontorit taga ajama. Samuti on korduvate arvete puhul kinnitusringi võimalik automatiseerida nii, et iga kuu läheb saabunud arve automaatselt kinnitamiseks samadele isikutele.
Lisaks pakub nutikas kinnitusring lisakaitset arvepettuste eest, sest tagab stabiilse ja selge protsessi arvete kinnitamiseks. Näiteks saab muuta kohustuslikuks arvele lepingunumbri lisamise või määrata teatud töötajatele kinnituslimiidi summa.
Ja kui silmapiiril terendab jõulupuhkus, siis tagab kinnitusring, et arvete kinnitamine ei jää sel perioodil viibima. Finbite keskkonnas on võimalik endale puhkuse ajaks määrata asendaja, kellel on õigus kinnitada arveid sel ajal ise.
Terviklik lahendus, mis aitab automatiseerida arvetega seotud korduvad protsessid
Lisaks eelpool mainitud kolmele lahendusele pakub Finbite keskkond veel hulgaliselt võimalusi arvetega seotud tegevuste automatiseerimiseks, et saaksid rohkem aega pühendada ettevõtte kasvatamisele. Võta meiega ühendust aadressil sale.et@finbite.eu ja leiame üheskoos parimad lahendused, mis aitavad kokku hoida aega ja raha ning targemalt tööd teha.
