Lõpeta paberil tšekkide kogumine kuluaruannete tarbeks

Kui teed äritegevuse seotud väljamineku ja soovid vormistada kuluaruande, siis on selleks vaja esitada raamatupidajale tšekk või kviitung koos kuluaruandega. Tagastamiseks esitatakse erinevaid maksekviitungeid, taksokviitungeid, sularaha makset tõendavaid kviitungeid, lähetuskuludega seotud tšekke jne. Selle asemel, et koguda paberil tšekke, klammerdada need aruannete külge ja viia arveldusperioodi lõpus raamatupidajale, tasub kviitungist kohe pärast ostu foto teha. Nii on kindel, et see ära ei kao ja on fikseeritud taasesitavas formaadis. Eriti mugav lahendus selleks on Finbite Finance äpp, mille abil saad tšekist pildi teha ning selle kohe koos aruande vormiga raamatupidajale saata. Nii on kindel, et aruanded on õigeaegselt esitatud, ükski tšekk ei lähe kaotsi ning ka tagasimaksed saavad kiiremini teostatud.

Jäädvustatud ja digiteeritud tšekid ja kviitungid on igal ajal kättesaadavad igast nutiseadmest, hoiustatud nõuete kohaselt ning neid on võimalik taasesitada. See tähendab, et kadunud tšekid ja viibinud kuluaruanded ei põhjusta enam esitajale ega raamatupidajale peavalu. Samuti aitab nutikas digiteerimine kokku hoida raamatupidaja aega, kes ei pea kuludokumente raamatupidamisprogrammi käsitsi sisestama. Varem ainult paberil olnud tšekid tasub viia digikujule, sest nii saab raamatupidaja saata selle ka näiteks juhile kinnitamiseks nutika kinnitusringi vahendusel. 

Tšekkide ja kviitungite digiteerimine on lihtne – esitaja saab teha kviitungist foto ja saata selle digiteerimisele või sisestada kogu vajaliku informatsiooni ise fotolt kuluaruande keskkond.

• Üks võimalus on telefoniga tšekkide pildistamine ja nende saatmine digiteerimiseks Finbite’i. Tänu automaattuvastuse tarkvara ja digiteerijate koostöös jõuab kogu tšekil kajastatud vajalik informatsioon digikujul süsteemi maksimaalselt ühe tööpäeva jooksul. Seejärel saab esitaja tšeki alusel kuluaruande koostada ja raamatupidajale esitada.
• Teine võimalus on üleslaetud fotol olev info, mis on kuluaruande esitamiseks vajalik, ise süsteemi sisestada. Selle põhjal saab esitaja kohe ise kuluaruande koostada ja raamatupidajale saata.

Paberil tšekkide ja kuluaruannetega tegelemine võib aega võtta päevi. Esmalt kogub aruande esitaja kviitungid kokku ja viib raamatupidajale, kes peab need käsitsi süsteemi sisestama, vajadusel teistelt osapooltelt tagasimakse tegemiseks kinnitust küsima ning alles seejärel saab tagasimakse tehtud. Tehes kviitungist pilti kohe pärast ostu sooritamist ja laadides see ülesse kuluaruande vormistamise keskkonda, on raamatupidajal kohe kogu vajalik info olemas ning ta ei pea seda paberil ootama ega käsitsi sisestama. Lisaks saab Finbite keskkonnas aruande kinnitusringile saata ning seejärel tagasimakse teha. Digitaalse kuluaruande teekond on lausa 6 korda kiirem võrreldes paberil tšekiga.