Peagi on algamas puhkuste hooaeg, mil paljud inimesed on pikemat aega töölt eemal. Vaatamata sellele ei saa äritegevus, arvete kinnitamine ega tasumine seisma jääda. Kõik sissetulevad arved peavad olema tähtajaks kinnitatud ja tasutud vaatamata puhkustele, haiguslehtedele või muudele ootamatustele. Siinkohal tulevad appi nutikad arvelahendused ja e-kinnitusring, mis võimaldab sekunditega arveid kinnitada kõikjal, kus on internetiühendus. Samuti saavad kõik töölt eemal viibijad ja puhkajad määrata endale asendaja arvete kinnitamiseks.
Selles artiklis
Mis on kinnitusring?
Kinnitusringile saadetakse ostuarveid ja kuluaruandeid, et küsida kõigi osapoolte heakskiitu enne makse tegemist. Tänu kinnitusringile on kõigil osapooltel selge ülevaade tehtavatest kulutustest. Digitaalse kinnitusringiga saad arveid ja kuluaruandeid kinnitada vaid ühe klikiga igast nutiseadmest– olgu selleks mobiil, tahvel või arvuti. See tähendab, et raamatupidaja ei pea arvete kinnitamiseks PDF faile meili teel edasi-tagasi saatma või välja prinditud paberilehtedega mööda kontorit kinnitajate allkirju jahtima.
Digilahenduse abil saab raamatupidaja kõik korduvad ostuarved kinnitamisele saata automaatselt, kohe kui need raamatupidamissüsteemis sisenevad, ning ühekordsetele arvetele saab kinnitajate heakskiitu paluda vaid paari klikiga. Samuti saab automatiseerida kinnitusprotsessiga seotud meeldetuletusi ja valida, kas saata arve kõigile korraga kinnitamiseks või on oluline kindel kinnitamise järjekord. Samuti saavad kõik kinnitajad töölt eemal viibides määrata süsteemis endale asendaja, et raamatupidaja töö sel perioodil ei takerduks.
Nutika kinnitusringi kasutamine eeldab, et kõik ettevõtte ostuarved jõuavad ühte keskkonda, olenemata nende formaadist. Digikujul e-arved liiguvad ettevõtete vahel registrikoodi alusel ning jõuavad otse raamatupidamistarkvarasse. PDF- ja paberarved saab automaatselt digiteerida, nii jõuavad ka need raamatupidamistarkvarasse ilma, et raamatupidaja peaks midagi käsitsi sisestama. Mugav kõik-ühes platvorm arvete haldamiseks tagab ka hea võimaluse kinnitusprotsesside automatiseerimiseks. Finbite Standard pakett sisaldab kõiki nutikaks arvete halduseks vajalikke lahendusi, sealhulgas kinnitusringi funktsiooni.
Arvete kinnitamine – kellele ja miks?
Kinnitusring ja nõusolekutes küsimine arvega seotud isikutelt on oluline, et kõik oleks ühises infovoos ning omaksid ülevaadet sissetulevatest ostuarvetest. Seega, kui ettevõttes on tekkinud juba erinevad osakonnad ja töötajaid on rohkem kui paar, on digitaalsest kinnitusringist kasu. Eriti suurt lisaväärtust pakub see nutikas lahendus siis, kui ettevõttes on kaug- või hübriidtöö tegemise võimalused. Seda seetõttu, et tänu e-kinnitusringile ei pea oma nõusoleku andmiseks viibima kontoris ega ettevõtte veebivõrgus, vaid seda saab teha paari klikiga igast internetiühendusega nutiseadmest.
Selgelt paika pandud arvete kinnitamise reeglistik ja protsess annavad kindlustunde ning ülevaate sissetulevatest arvetest. Näiteks saab Finbite süsteemis luua reegli, et kõik sissetulevad arved peavad saama kinnituse 2 või rohkemalt töötajalt sõltuvalt arve summast. Praktikas võivad kinnitajateks sellisel juhul suuremate arvete korral olla näiteks raamatupidaja, arvel esitatud kontaktisikult ja tema juht. Nii on igal arvel võtmeisikute kinnitus enne selle tasumist.
Tänu mitme silmapaari kontrollile on nii ka suurem tõenäosus tuvastada vigane arve, arvepettust või kelmust enne makse sooritamist. Näiteks saab muuta lepingu numbri lisamise arvetele kohustuslikuks ja teatud töötajatele määrata kinnituslimiidi summa.
Kuluaruannete kinnitamine
Lisaks arvetele saab digitaalse kinnitusringi abil nõusolekut küsida kuluaruannetele. Finbite Finance rakenduse abil saad majandus- või lähetuskulu tšekkidest kuluaruande vormistada kohe pärast ostu ja selle hetkega raamatupidajale saata. Erinevate riskide maandamiseks on mõistlik ka kuluaruannete puhul rakendada arvetele sarnast kinnitusprotsessi. Näiteks, et osakonna juht peab kinnitama oma alluvate kuluaruanded enne, kui raamatupidaja tagastuse teeb.
Selline digitaalse kuluaruande esitamise protsess on turvalisem ja ligi 6 korda kiirem kui paberil tšekkide kogumine, aruande vormide täitmine ja meiliga saatmine, sest kogu protsess on digitaalne ning raamatupidaja ei pea tšekke koguma, käsitsi sisestama ja nõuete kohaselt riiulisse arhiveerima.
- Tee telefoniga pilt oma tšekist või kviitungist Finbite Finance mobiilirakendusega.
- Sisesta kviitungil olev oluline informatsioon süsteemi käsitsi või saada digiteerimisse, mille käigus fotol esitatud info viiakse digikujule automaatselt ning kontrollitakse üle Finbite digiteerijate poolt.
- Seejärel saad koostada e-kuluaruande ning saata selle paari klikiga raamatupidajale, kes ei pea ise enam tšekkide halduse ega andmete sisestamisega tegelema.
- Raamatupidajal on seejärel võimalus saata e-kuluaruanne kinnitusringile, kui kulutus nõuab näiteks juhi kooskõlastust, või teha kohe tagasimakse.
Arvete kinnitamine puhkusteperioodil
Olgu tegu ilusa suve, pühadeeelse aja või koolivaheaegadega – igas kollektiivis tuleb ette olukordi, kus suur osa tiimist on puhkusel või töötab distantsilt. Sellistel hetkedel on paindlikust ja digitaalsest kinnitusringist eriti palju kasu, sest arvete kinnitamine võtab vaid hetke. Kui soovid tööst end täielikult välja lülitada, siis saad määrata arvete ja kuluaruannete kinnitamiseks asendaja, kes seda sinu eest teeb. Seega tasub töötajatele meelde tuletada, et nad lisaksid arvekeskuse süsteemis endale asendaja arvete kinnitamiseks, et kõik liiguksid sujuvalt ka siis, kui nad puhkusel viibivad.
Kuidas lisada kuluaruannete ja arvete kinnitamiseks asendaja?
1) sisenege Finbite arvekeskusesse;
2) valige Üldinfo-> Seaded-> Minu esindusõigused;
3) valige ettevõte (kui esindate mitut) ja paremalt “Asendajad”;
4) avanenud vaatest leiate alt paremalt nupu „Lisa“;
5) lisage asendaja nimi ja periood ning vajutage „Salvesta“.
Nii jõuavad kõik puhkusel olevale töötajale suunatud arved kinnitamiseks tema asendajale.
Vanasti liikusid arved ettevõtetes laualt lauale ja tööl oli eraldi inimene, kes arvetele kinnitusi kogus, et need tasumisele saata. Keskmiselt kulutab sel viisil üks inimene arvete kinnitamisele ühes kuus 10 tundi, paberarvetega tegelevates ettevõtetes isegi 80 tundi ning paljudel juhtudel on arvete kinnitamisega hõivatud ka ettevõtte juhtkond.
E-kinnitusringi abil saab arveid kinnitada arvuti tagant lahkumata või kasutades nutitelefoni. Näiteks saavad 3 inimest arve kinnitada vähem kui 1 minutiga. Kinnitusringis saab arvele lisada kommentaare, neid tagasi või edasi suunata. Kõige pikemas arve kinnitusringis on olnud suisa 38 inimest. Võib vaid mõelda, kaua selliste arvete kinnitamine oleks paberil või e-kirja teel aega võtnud.
