Ettevõtte ökoloogilise jalajälje mõõtmine ja vähendamine on aktuaalsem kui kunagi varem. Jätkusuutlikumate protsesside loomisesse peaks olema kaasatud kõik ettevõtte töötajad – sealhulgas ka raamatupidajad. Seda seetõttu, et nutikad arvelahendused ja efektiivsemad protsessid pakuvad mitmeid võimalusi ettevõtte jalajälje vähendamiseks.
Arvete mõju keskkonnale: paberarve, PDF ja digitaalne e-arve
Eestis liigub paberarveid võrdlemisi vähe, kuid PDFe vahetatakse erasektoris usinalt. Võib tunduda, et puud jäävad tänu sellele metsa ning kütust arve kohale toimetamiseks ei kasutata, kuid PDF-arvete jalajälg on oluliselt suurem e-arvete omast.
Šveitsi e-arvete operaatori poolt läbi viidud 2020. aasta uuringus selgus, et e-maili teel ühe PDF-arvete liigutamine toodab keskmiselt 17,4 g CO2e. Digitaalselt süsteemide vahel liikuv e-arve seevastu ainult 9,8 g CO2e.
Meiliteel saadetavad PDFid tunduvad mahult väikesed, kuid võrreldes e-arvetega on need kordades suuremad. Märgatav erinevus tuleb sellest, et e-arved liiguvad digitaalselt raamatupidamisprogrammide vahel, kuid PDFid kuhjuvad postkasti, kust neid kustutatakse harva. See jalajälg suureneb veelgi kui arvele kinnituste kogumiseks või arhiveerimiseks see esialgne PDF oma tee läbi printeri paberile leiab.
Nutikad lahendused arvete halduses vähendavad ebaefektiivse töö hulka ja asjatut ressursside raiskamist
Tänapäeval mõistame paberarvete kulukust ja protsessi aeglust hästi, kuid PDF-arvete ebaefektiivsust on teadustatud vähe. Lisaks suurele keskkonnamõjule muudavad PDF-arved ka tööprotsessid asjatult aeganõudvaks ja kulukaks.
Endiselt leidub raamatupidajaid, kes sisestavad PDF-arvetel olevat informatsiooni süsteemidesse käsitsi. Haritud ja nutika töötaja aja panustamine tegevusse, millega saab suurepäraselt hakkama ka robot, on ebaefektiivne. Digiteerimislahenduse abil on võimalik seda töölõiku automatiseerida ja raamatupidajal jääb aega tegeleda tööülesannetega, mis loovad ettevõtte jaoks rohkem väärtust. Veelgi efektiivsem ja keskkonnasõbralikum on masinloetavate e-arvete kasutuselevõtt, sest need liiguvad süsteemide vahel sekunditega.
Kui arve on süsteemis, siis järgmisena seisab ees selle kinnitamine. Vanasti olid ettevõtetes tööl eraldi inimesed, kelle ülesandeks oli arvete ja dokumentidega mööda kontorit ringi jooksmine ja kinnituste kogumine. Tänase tehnoloogiaga on see protsess oluliselt efektiivsem. Selle asemel, et välja prinditud arvele allkirju koguda või ühte ja sama faili mitmele inimesele e-maili teel kinnitamiseks saata, tasub kaaluda e-kinnitusringi lahendust. See on kättesaadav kõikide e-arvete ja digiteeritud PDF-arvete kinnitamiseks. Süsteemi jõudnud dokumenti saavad kinnitada kõik osapooled mugavalt vaid ühe nupuvajutusega. Seeläbi tekib vähem digiprügi töötajate postkastides, kinnitusprotsesse saab automatiseerida, raamatupidajal on selge ülevaade kooskõlastuse käigust ja arved saavad kiiremini kinnitatud.
Nutika kinnitusringi abil saab kooskõlastada ka e-kuluaruandeid. Selle asemel, et kulutada aega ja energiat paberkviitungite ja tšekkide kogumisele ning nende raamatupidajale toimetamisele, saab ostudokumendist Finbite Finance lahenduse abil teha mugavalt foto, saata selle digiteerimisse või koostada ise digitaalse kuluaruande. Raamatupidaja ei pea aega raiskama tšekkide süstematiseerimise, manuaalse sisestamise ega arhiveerimise peale. Ning vajadusel saab juht töötaja aruandele oma kooskõlastuse anda ühe klikiga. Kuna kogu protsess on digitaalne ja efektiivne, siis saab kuluaruande esitaja tagastuse oluliselt kiiremini kätte.
Nutikate arvelahendused võimaldavad kasutusele võtta digitaalsed arvete halduse tööriistad, mis aitavad ettevõttel säästa aega ja raha ning vähendada oma mõju keskkonnale.
