Alates 1. juulist 2025 jõustub raamatupidamisseaduse muudatus, mille järgi saavad hankijatelt e-arveid nõuda kõik ettevõtted, kes on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjateks. See muudab e-arved ettevõtluses tavapäraseks praktikaks, mitte üksnes riigisektoris kehtivaks erandiks. Kui hetkel on e-arvete saatmise võimekus olemas juba paljudel suurtel- ja väikestel ettevõtetel, siis muudatusest tulenevalt on mõistlik aktiveerida ka e-arvete vastuvõtmise kanal. Nii jõuavad ostuarved kiiremini raamatupidamissüsteemi, sest neid pole vaja digiteerida ega käsitsi sisestada.
Finbite keskkonna kasutajatele on e-arvete vastuvõtmise aktiveerimine lihtne ning võtab aega vaid mõned minutid. Aitame samm-sammult seadistused ära teha, et saaksid e-arveid vastu võtma hakata.
Kuidas Finbite keskkonnas e-arvete vastuvõtmine aktiveerida?
Selleks, et e-arved jõuaksid sinu ettevõtteni Finbite’i keskkonnas, tuleb esmalt vastuvõtt lubada.
- Logi sisse Finbite keskkonda. Selleks saad kasutada kasutajanime ja salasõna, id-kaarti, Smart-ID’d või Mobiil-ID’d.
- Vali vasakult menüüst Üldinfo → Arve seaded → Ostuarve seaded.
- Eemalda linnuke valikult „Ei soovi ostuarveid e-teeninduses vastu võtta“. Soovikorral võid sisestada ka e-maili aadressi, kuhu uue e-ostuarve saabumisest teavitused jõuavad.
- Vajuta Salvesta ja kinnita valik ka hüpikaknas.
Pärast salvestamist on vaja kinnitada muudatus ka äriregistris.
Kinnita oma operaatori valik äriregistris (7 päeva jooksul!)
Peale keskkonnas seadistuse aktiveerimist peab juhatuse liige kinnitama e-arveoperaatori äriregistris 7 päeva jooksul. Kohe pärast keskkonnas seadistuste muutmist saadab RIK alloleva teavituse ettevõtte meiliaadressile, mis on äriregistris määratud kontaktaadressiks.
- Mine www.rik.ee ja logi sisse Ettevõtjaportaali.
- Vali avalehel ülemisest menüüst „Minu töölaud“ ja seejärel esindatava ettevõtte nimi, kellele e-arvete vastuvõttu aktiveerida soovid. Avanenud menüüs keri alla kuni jõuad “E-arve vastuvõtmise teenuse pakkujad” alamjaotuseni ja ava see. Seejärel kuvatakse teenusepakkuja „Arvekeskus, FINBITE OÜ“ taotlust.
- Kinnita teenusepakkujaks Finbite OÜ.
Kui kinnitust äriregistris pole 7 päeva jooksul tehtud, siis avaldus aegub. Sel juhul tuleb Finbite keskkonnas aktiveerimise seadistused uuesti teha ja äriregistrisse ilmub uus taotlus kinnitamiseks.
Soovituslikud järgmised sammud
Nüüd oled aktiveerinud e-arvete saamise kanali ja need hakkavad jõudma sinu Finbite kontole, kui see pole liidestatud ettevõtte raamatupidamissüsteemiga. Selleks, et näha saabuvaid e-arveid oma raamatupidamistarkvaras, tuleb aktiveerida ka ERP liides. Finbite lahendusi saab liidestada kõigi juhtivate majandus- ja raamatupidamissüsteemidega.
Kuigi seadusemuudatus näeb ette, et kõikidele e-arve saajateks registreeritud ettevõtetele peaks saatma e-arveid (kui pole muud formaati eelnevalt kokku lepitud), on siiski mõistlik hankijatele ka teada anda, et ootate edaspidi neilt just e-arveid. Näiteks võite seadista meiliserveris PDF-arve saabumisel automaatvastuse, mis annab teada, et järgmist arvet ootate juba e-arvena. Automaatvastuse näidiseid vaata siit.
Kui tekib küsimusi või vajad tehnilist tuge, on Finbite klienditugi alati abiks!
