Lasnamäel Vesse tänaval paikneb Saksa ettevõtte LEONHARD WEISS-Grupp Eesti filiaal, kus kokku tegutseb kolm sõsarettevõtet – LEONHARD WEISS RTE AS, LEONHARD WEISS Energy AS ja LEONHARD WEISS Viater Ehitus AS. Uurisime LEONHARD WEISS RTE AS-i finantsjuhi Erki Tammi ja pearaamatupidaja Mari-Ann Liivoja käest, mis olid nende põhilised otsustuskohad e-arvetele üleminekuks ja kuidas see on nende ettevõtte protsesse muutnud.
Ettevõte, mis on vanem kui Eesti riik
LEONHARD WEISS on rööbasteede ehitusega tegutsenud enam kui 110 aastat. Ettevõte tegutseb rohkem kui 10 riigis nii Baltikumis, Skandinaavias aga ka Poolas, Saksanaal, Śveitsis ja Rumeenias. LEONHARD WEISS RTE AS-i töötab 170 inimest, koos sõsarettevõtega on ettevõttes umbes 500 töötajat.
Võit ajas, kiiremini liikuvad arved ja digiarhiiv
Põhjuseid, miks me otsustasime e-arvetele üle minna, oli täitsa mitu. Paberivabrik kabinettides jääb palju väiksemaks ja tänu elektroonilisele andmebaasile on võimalik kõik vajalikud arved palju kiiremini kätte saada. Raamatupidamise poole pealt aitab Arvekeskus kogu protsessi lihtsustada ja kiirendada, arved liiguvad ettevõtte sees palju kiiremini. Meil on lisaks Tallinnale kontorid ka Tapal ja Tartus, kuhu laekub samuti arveid. Samas kehtib meie ettevõttes neljasilmareegel ehk alati peab vähemalt kaks inimest arve kinnitama. Seega võivad meie kinnitusringid kasvada geograafiliselt väga suureks, arve liikumine võib võtta mitmeid päevi aega ja tekitada suuri probleeme.
Lisaks on meie ettevõttele väga oluline arvete arhiivi olemasolu – Arvekeskusest saame vanadele arvetele lihtsasti ligi. Õnneks tuleb arhiiv koos arvekeskusega kaasa, nii et täiendavalt millegi eest maksma ei pea. Kindlasti tuleb odavam pidada elektroonilist arhiivi kui osta pidevalt kaustikuid ja riiuleid juurde. Samuti on kontoris rohkem vabu ruutmeetreid.
Arvekeskust hakkasime kasutama nädal pärast otsustamist
E-arvetele üleminekuks võtsime erinevatelt operaatoritelt pakkumisi ning mõtlesime, kes meile kõige paremini sobib. Otsustasime just Omniva kasuks, kuna vaid neil oli meile sobiv lahendus – et saame iga arverida eraldi konteerida. Kui otsus oli tehtud, võtsime ühendust enda raamatupidamistarkvara arendajatega. Nemad soovitasid meil kindlasti Arvekeskust kasutama hakata, sest nende teised kliendid on teenust kiitnud ja liidestust on lihtne teha. Arvekeskust saime hakata kasutama paari nädala jooksul pärast otsuse vastuvõtmiist
Ettevõttesisene eeltöö vajas enim tähelepanu
Tehnilistele seadistustele kulus aga palju vähem aega kui ettevõttesisele eeltööle – juhiste koostamisele ja koolituste korraldamisele. Arvekeskust kasutavad mitukümmend töötajat ning on väga oluline, et igaüks neist, olgu ta siis raamatupidaja, administraatori või kinnitaja rollis, oskaks seda kasutada. Tavalist kasutajat ei huvita konteerimise detailid, vaid tal on vaja teada, mida talle saadetud arvega teha ja kuhu see saata. Seetõttu tegime töötajatele vastavalt nende rollidele juhised. Raamatupidaja ei pruugi osata vastata küsimustele, sest ka tema oskab arvekeskust kasutada vaid raamatupidaja vaates. Samas on see väga hea, et igal rollil on erinev vaade, sest siis ei aja liigne informatsiooni töötajaid segadusse. Kinnitaja näeb kinnitaja vaadet, raamatupidaja raamatupidaja vaadet.
Arved saavad kinnitatud ka välisriigis olles iga kell, kasvõi telefonist
E-arvete kasutuselevõtt on teinud kogu protsessi lihtsamaks ja mugavamaks. Ajakulu mõttes pole nii suurt muutust toimunud, kuid me ei ajanudki kiirust taga. Kindlasti on aga läinud mõningate arvete kinnitamisega tegelevate projektijuhtide jaoks protsess kiiremaks, sest neil on võimalik välisriigis objektil olles arved mugavalt telefonist ära kinnitada. Varasemalt laekusid arved aga Tallinnasse kontorisse ning projektijuht nägi neid alles nädal või kaks hiljem.
Ülevaade selles, kus arve kinnitamine seisab on raamatupidamise vaatenurgast parim
Saame enda igapäevatöös arveid kiiresti üles leida. Lisaks saan tänu arhiivile vaadata ka vanemaid arveid. Varasemalt ei saanud me märtsikuus enam eelmise aasta arvetele ligi ning pidime need eraldi arhiivist tellima. Enam sellist probleemi pole, kõik on mõne nupuvajutusega leitav. Raamatupidamise vaatenurgast on kõige parem see, et alati on olemas ülevaade arve olekust – kus arve paikneb, kelle taga kinnitamine seisab või miks keegi arvet ära ei kinnita. Lisaks ei ole audiitorite külaskäik enam suur ajakulu, sest nad ei pea reaalselt kontorisse kohapeale tulema, vaid anname neile lihtsalt Arvekeskusesse ligipääsu ning nad toimetavad seal iseseisvalt.
Arved ei kao ära ja puhkus ajaks saab panna asendaja
Nüüdsest on ka suhteliselt võimatu arveid ära kaotada. Tuleb leppida kokku kindel reegel, et kõik arved lähevad elektroonilisse keskkonda, sest see aitab arvet jälitada. Enam ei ole seda muret, et mõni töötaja läheb puhkusele ja arved vedelevad postkastis või töötaja lahkub ettevõttest ning maksmata arved jäävad tema sahtlisse. Kõik on kõigile Arvekeskuses nähtav ning teavitus uuest arvest tuleb e-mailile.
Tänu e-arvetele muutus meie töö mugavamaks
Teisele suurettevõttele soovitaksin Arvekeskust just nendel samadel põhjustel – mugavus ja kiirus – arhiivi olemasolu, kinnitusringi kiirus, andmete kiire ja mugav ülesse leidmine. Arved on suur osa ühe ettevõtte igapäevast ning tänu e-arvetele muutus meie töö mugavamaks ja efektiivsemaks.
