Konverentsil, „E-arved ja digitaliseerimine – kus on kasu?“ osalejatelt uuriti, kui ohutuks hindavad nad erinevaid arve saatmisviise ja kui paljud ettevõtted PDF-arveid arhiveerimiseks või kinnitamiseks välja prindivad. Konverentsil osalejad olid peamiselt raamatupidajad ja finantsjuhid, aga ka ettevõtjad, kes kui ühest suust ütlevad, et peavad e-arveid oluliselt turvalisemaks kui PDF-või paberarveid.
E-arveid peavad turvaliseks 96,7% vastajatest, mõned ei osanud e-arvete turvalisust hinnata, kuid ükski vastaja ei pidanud e-arvet ebaturvaliseks. Seejuures neljandik vastanutest peavad PDF-arveid, kas ebaturvaliseks või pigem ebaturvaliseks. Veidi üle poolte vastanutest ütlevad, et PDF-arved on pigem turvalised ja vaid 21,5% usub, et PDF-arved on turvalised. Kartus PDF-arvete ebaturvalisuse osas on igati põhjendatud ja võib öelda, et isegi liiga vähe teadvustatud.
Riigi Infosüsteemide Amet kirjutab, et: „kasvava trendina tõid ettevõtetele kahju finantspettused, seal hulgas e-posti kompromiteerimiste ehk e-posti sekkumistega, mille abil esitasid kurjategijad ettevõtetele sadu libaarveid. Arvepettuste tõttu said Eesti ettevõtted enam kui pool miljonit eurot kahju. Teateid meilivestlustesse sekkumisest ja kurjategijatele raha kandmisest laekub RIA-le jätkuvalt iga nädal.“ Rohkem saad lugeda artiklist ja raportist Küberturvalises 2019.
Ligi pooled küsitluses osalejatest peavad ka paberarveid pigem ebaturvalisteks ja kolmandik vastanutest ütlevad, et paberarved on ebaturvalised ning vaid veidi alla 10% peab paberarveid turvaliseks. Küsitluses uuriti arvete saatmisviiside kohta, samas on arve turvalise tagamiseks ka teisi olulisis aspekte. Näiteks on võimalik tänapäeval digitaalsete kinnitusringide abil luua kontrollsüsteeme, kus igale arvele on enne maksmist lisatud nõue, et see tuleb kinnitada vähemalt kahe inimese poolt jne. Vähemtähtis ei ole ka arvete hoiustamine.
Küsitlusest uuriti muuhulgas, kas ettevõtted prindivad PDF-arveid arvete kinnitamiseks või arhiveerimiseks välja ja selgus, et seda teevad ligi pooled vastanutest. Digitaalse info salvestamiseks tuuakse välja kõvaketast ja lihtsamaid pilveteenuseid, kus arvete otsimine on aeganõudvam, kui selleks loodud pilvelahendustes. Näiteks on Arvekeskuse süsteemis võimalik arveid otsida kuupäeva, perioodi, saatja ja muude tunnuste abil. Nii kuvatakse valitud filtrite tulemusel, näiteks kõik partneri viimase aasta arved, mis aitab jälgida, kuidas partneri arved ajas muutuvad. Andmeid hoiustavatele teenustepakkujatele on kehtestatud tugevad kontrollsüsteemid ja andmed on enamasti dubleeritud mitmes serveris. Lisaks tuleb andmetele ligipääsemiseks keskkonda sisse logida, mis ühtlasi tähendab, et sellest jääb maha ka logi.
E-arvete põhiliste kasudena tõid vastajad välja vähenevat manuaalse töö mahtu ja efektiivsemaid tööviise aga ka rahalist kokkuhoidu. E-arve miinustena tuuakse aga välja, et endiselt on omajagu ettevõtteid, kes endale e-arve saatmise-ja vastuõtmise võimekust ei ole loonud. Lisaks toovad ettevõtted välja ka teadmatust, kuidas e-arveid saatma hakata. Baltic Agro, Belluse ja Insly kogemusi e-arvetele üleminekul, saate vaata siit.
