Kaugtöö on tulnud ja jäänud ning elab tänu koroonaviirusele üle uuestisündi. Audiitorid, raamatupidajad ja teised valgekraed on viimasel ajal peaasjalikult kodukontorites töötanud ja kuigi alguses oli kõik harjumatu ja imelik, siis elu on näidanud, et inimesed on väga kohanemisvõimelised ning saavad päris hästi hakkama. Igatahes on oodata, et järjest rohkem auditeid ja raamatupidamisarvestust tehakse ilma füüsiliselt kokku saamata.
Kuidas see on meid mõjutanud ja mida on lähiajal veel oodata?
Viimased trendid näitavad meile kolme olulist muutust.
- Ettevõtted keskenduvad põhitegevusele, kõrvaltegevused lõpetatakse, uued, sageli oportunistlikumad projektid lükatakse edasi. Samas vaadatakse üle alles jäävate tegevuste osutamise mudelid, sest see, mis tõi meid koroonani, ei pruugi meid pärast koroonat edasi viia. Märksõnad on keskendumine põhitegevusele, ärimudelite muutmine, rahavoogude juhtimine.
- Raamatupidamisarvestus ja kõik tugiteenused muutuvad efektiivsemaks. Üle vaadatakse kõik efektiivsuse suurendamise võimalused, ära kaovad n-ö heade aegade töökohad ja tegevused, mis selget lisandväärtust ei loo. Töö korraldatakse ringi, rohkem üritatakse ära lahendada tarkvara ja alles jäävat ressurssi kasutades. Märksõnad on efektiivsus, digilahendused, pilvepõhisus.
- Raskel ajal on püsikulu nagu veskikivi kaelas, seepärast otsitakse paindlikumaid lahendusi ja hinnastamismudeleid, mis baseeruvad kasutatud tundidel, tükkidel, vms mõõdetavatel kriteeriumitel, mis otsesemalt reageerivad kasutatava mahu muutusele. Märksõnadeks on paindlikkus, teenuste sisseost.
Karm, kuid paratamatu on fakt, et mitte kõik ärid ei jää ellu. Keerulistel aegadel kasvab nõudlus kindlustunde ja usalduse järele. Finantsmaailmas on kindluse andjad audiitorid – audiitori kinnitus, et aruanne on korrektne, suurendab aruande usaldusväärsust.
Kuidas muutub lähiajal audiitorite ja raamatupidajate töö?Rohkem auditeid tehakse distantsilt. Seda võimaldavad kaasaegsed töövahendid: digiteeritud paberdokumendid, e-arved, e-arvete menetluskeskkonnad ja digiarhiivid, kaugligipääsu võimalusega pilvepõhised tarkvarad, videokohtumised jms. Distantsilt auditi tegemist survestab efektiivsus, sest see võimaldab kokku hoida aega ja raha. Väheneb aeg, mille audiitorid kulutavad kliendi juurde kohale ja tagasi kontorisse sõiduks. On inventuure, mis on läbi viidud üle videosilla, jälgides inventuuri tegemist kaugelt. Samuti hoitakse niimoodi kokku ka raamatupidajate ja kliendi teiste töötajate aega, sest nad ei pea reserveerima audiitori jaoks päeva, mil audiitor on kohapeal, vaid saavad auditiga tegeleda jooksvalt, paralleelselt oma teiste tööülesannetega. Kui Sinu ettevõttes on kasutusel veel täna paberarhiiv, siis ilmselt eelmise aasta majandusaasta aruande kokkupanemisega pead sel aastal veel vaeva nägema ja audiitori külastusteks päevi broneerima. Küll aga tasub juba täna mõelda sellele, et sügiseks oma ettevõte digivormi viia ja seeläbi nii iseenda kui ka oma töötajate aega ja ressurssi kasutada hoopis efektiivsemalt. Näiteks on ühe mugavusena Arvekeskuse klientidel võimalik vaid ühe klikiga anda audiitorile õigused ligipääsuks firma ostu- ja müügiarvetele, mistõttu pääseb audiitor ise vajalike dokumentideni.
Rohkem kasutatakse turvalist ühistööd võimaldavaid lahendusi. Näiteks selle asemel, et saata faile ja infot e-postiga, mille turvalisus on väike, kasutatakse kontrollitud ligipääsudega keskkondi nagu Dropbox, GDrive, OneCloud jt. Samas peab oskama neid õigesti kasutada, et turvalisuse suurenemine ei oleks ainult näiline. Kõige lihtsam on paluda oma audiitoril luua turvaline keskkond (dataroom), sest siis vastutab audiitor selle keskkonna ohutuse ja nõuetekohasuse eest. E-postiga PDF-arvete saatmise asemel eelistab järjest rohkem ettevõtteid saata ja vastu võtta e-arveid, mis on oluliselt turvalisem ja mistõttu väheneb risk finantspettusteks. Ainuüksi arvepettuste tõttu kirjutavad Eesti ettevõtted igal aastal sadu tuhandeid eurosid korstnasse, vahendab RIA raportis ,,Küberturvalisus 2019“.
Rohkem tellitakse vabatahtlikke auditeid, ülevaatusi ja muid audiitorteenuseid, et tõendada oma ettevõtte usaldusväärsust. Niimoodi eralduvad terad sõkaldest.
Rahulikku meelt, tervena püsimist ja muutustele avatust!
Mart Nõmper, Grant Thornton Baltic partner
