Aina suurem hulk ettevõtteid on sunnitud mõtlema, kuidas muuta igapäevaseid tööprotsesse efektiivsemaks, et püsida konkurentsivõimelisena keerulisemaks muutuvas majandusolukorras. Tõhusamate töövoogude loomiseks tuleb esmalt hinnata hetkeolukorda, leida kitsaskohad ja kaardistada aeganõudvamad tööülesanded.
Kui selgub, et ettevõttes töötavad oma valdkonna spetsialistid ja professionaalid tegelevad käsitööga, millega saaks ka suurepäraselt hakkama nutikas tehnoloogia, on aeg mõelda protsesside automatiseerimisele. Mis puudutab näiteks raamatupidamist, iga ettevõtte jaoks elutähtsat funktsiooni, siis algab kõik arvemajandusest. Digiteerides kõik sissetulevad pdf- ja paberarved ühte formaati, on võimalik järgnevate protsesside arvelt kokku hoida kümneid tunde ja sadu eurosid. Näitame, kuidas arvutada e-arvetest ja arvete digiteerimisest saadavat ajalist ja rahalist kasu.
Kui palju säästaksid nutika ostuarvete haldusega?
Võtame eeskujuks ettevõtte, kellele esitatakse igal kuul keskmiselt 75 arvet.
Osad neist saabuvad erinevate töötajate meiliaadressidele, mõned äkki koguni paberil või kui tegu on avaliku sektori teenusepakkujatega, siis e-arvena raamatupidamistarkvarasse. See eeldab, et ettevõte peab korraga üleval 3 erinevat ostuarvete haldusega seotud protsessi. Tihtipeale ei ole nende protsessidega seotud ainult raamatupidaja, vaid ka suur osa teisi töötajaid, kes arveid saavad või kulusid kinnitavad.
Ostuarve saabumine
Tavaliselt saabuvad ostuarved otse raamatupidamise meiliaadressile või tellimusega seotud inimese meiliaadressile. Viimasel juhul peab tellija arve raamatupidamisele veel edastama, kuid see võib viibida tiheda töögraafiku, haiguslehe, puhkuse või muude asjaolude tõttu. See omakorda tähendab, et tasumine viibib või arve läheb juba enne raamatupidamiseni jõudmist kaotsi. See võib halvimal juhul kaasa tuua viiviseid või trahve. Parimal juhul võtab kogu protsess arve avastamisest, avamisest, registreerimisest ja sorteerimisest kuni raamatupidajale edastamiseni aega keskmiselt 4 minutit, 75 arve puhul 5 tundi.
Arvete digiteerimine tähendab aga seda, et kõik pdf-arved saabuvad ühele e-maili aadressile ning liiguvad sealt tarkvarasse, mis automaatselt tuvastab kogu arvel oleva info. Seejärel kontrollib andmete õigsust Finbite’i digiteerija ning kui kõik on korras, muutub arve nähtavaks raamatupidamisprogrammis. Selline automaatika ja inimese koostöö võimaldab meil garanteerida digiteerimise kvaliteedi 99% ulatuses.
Arve sisestamine
Suure osa raamatupidaja tööpäevast moodustab kuu alguses just arvete sisestamine, mida paljudes ettevõtetes tehakse endiselt käsitsi. Selle tüütu ülesande peale kuluv aeg on arveti erinev, kuid võtab keskmiselt kuni 5 minutit, mis tähendab 75 arve puhul üle 6 tunni. Nii nagu eelpool mainitud, saab sellega suurepäraselt hakkama ka Finbite nutikas ostuarvete digiteerimise tarkvara ja raamatupidajal jääb oluliselt rohkem aega tegeleda ettevõtte jaoks suuremat väärtust loovate tööülesannetega. 21. sajandil ei peaks raamatupidaja olema enam andmesisestaja vaid ettevõttes kõrgelt hinnatud suure finantsteadmiste pagasiga ekspert. Lisaks aitab digiteerimine vältida vigu, mis arvete käsitsi sisestamisel tekivad ning hoiab kokku aega, mis kuluks muidu ebatäpsuste leidmiseks ja parandamiseks.
Kulu kinnitamine
Selleks, et suurendada ettevõtte arvepidamise läbipaistvust ning maandada arvepettuste riski, tuleb enne arve tasumist kõik tehtavad kulutused tellija ja juhi poolt kinnitada. Lähtudes ettevõtte suurusest ja struktuurist, võib kinnitusprotsessi ülesehitus olla erinev. Arveid saadetakse kinnituse küsimuseks meili teel edasi-tagasi või prinditakse välja ja allkirjastatakse. See võtab keskmiselt aega kuni 20 minutit ehk 75 arve puhul üle 25 tunni, kuid leidub ka mugavam ja oluliselt kiirem lahendus. Kui kõik arved on ühtsesse formaati digiteeritud, saab digitaalse kinnitusringi abil korduvate arvete kinnitusprotsess automatiseerida.
Ühekordsete arvete puhul saab raamatupidaja vaid paari klikiga määrata kellelt ja millises järjekorras kinnitust arvele ootab. Arve kinnitajad saavad oma nõusoleku anda igast nutiseadmest või arvutist, olenemata oma asukohast,vaid ühe klikiga. Ning töökohustustest eemal viibides, saab määrata endale asendaja arvete kinnitamiseks, et nende tasumine ei viibiks.
Arveridade konteerimine
Arve konteerimine ja kulukohtade määramine võtab vilunud raamatupidajal programmis keskmiselt mõne minuti. Nutika arvelahenduse abil saab seda protsessi kiirendada, eriti korduvate arvete puhul. Näiteks sideoperaatori poolt saadetavad arved võivad telefoninumbrite rohkuse tõttu olla päris pikad ning neile ridadele kulukohtade määramine käsitsi on tüütu ja aeganõudev. Kasutades konteerimismalle määratakse igale reale automaatselt juurde õige konto, antud näite puhul seostab süsteem automaatselt numbri osakonnaga, kellele see kuulub.
Ahiveerimine
Tänaseks pole ettevõtetel enam kohustust arveid ja muid dokumente säilitamiseks välja printida. Veebipõhise paberivaba arhiiviga on kõik vajalik vaid paari kliki kaugusel ning pääsed arvetele ligi ka kontori veebivõrgust eemal viibides. Kõik dokumendid on dubleeritud ja andmebaasis turvaliselt hoitud ning organiseeritud vastavalt ettevõtte vajadustele.
Kui palju säästaks sinu ettevõte väärtuslikku aega ja seeläbi ka raha minnes üle nutikale arvete haldusele?
Sarnase mõttekäigu saad läbi teha arvestades enda ettevõtte igakuist ostuarvete mahtu ja paika pandud protsesse. Selleks saab kasutada ka mugavat kalkulaatorit artikli ülaosas. Kindel on see, et arvelduse automatiseerimisest on kasu igas suuruses ja kasvufaasis ettevõtetele, kes soovivad tõsta oma efektiivsust, muuta tööprotsesse tõhusamaks ning püsida konkurentsivõimelistena. Kui ajaline kokkuhoid tekib tööprotsesside optimeerimisest, mis omakorda toetab ka raha säästmist, siis üldiselt on välja arvestatud, et digiteeritud ja e-arvete haldusele üleminek säästab keskmiselt ettevõttele ühe arve kohta 30 minutit ja 3 eurot.
Nutikate arvelahenduste kasutusele võtmine on kiire ja mugav, sest Finbite keskkond liidestub kõigi Baltikumi juhtivate raamatupidamistarkvarade ja majandusprogrammidega. Leia endale sobiv liidestus!
