Leedu e-arvete valmisolek 2026: mida väike firma peab teadma

2026. aasta augustis ei ole Leedus kehtestatud üldist B2B e-arvete kohustust. Väikeettevõte tohib jätkuvalt saata teisele Leedu ettevõttele arve tavalises PDF-vormingus, kui klient sellega on nõustunud. Euroopa Komisjoni Leedu e-arvete ülevaates, mis on viimati kontrollitud 14. augustil 2025, on nii B2B kui B2C mandaat märgitud „EI”. Erand kehtib avaliku sektori klientidele: nendega on struktureeritud e-arve kohustuslik juba alates 1. juulist 2017 ja käib läbi riikliku süsteemi SABIS. Lisaks nõuab ELi tasandil ViDA direktiiv alates 1. juulist 2030 struktureeritud vormingut ka piiriülestel B2B tehingutel teiste liikmesriikide käibemaksukohustuslastega. Valmisolekut tasub kontrollida juba nüüd, mitte oodata väidetavat lähiaja siseriiklikku mandaati.

Kellele te arveid väljastate?

Enne testimist tasub arved kolmeks hunnikuks jaotada, sest kolmele voole kehtivad 2026. aastal täiesti erinevad reeglid.

Esimene on Leedu-sisene B2B, ehk arved teistele Leedu ettevõtetele. Siin ei ole struktureeritud e-arve kohustuslik ja tavapärane käibemaksuarve, Leedu õiguses PVM sąskaita faktūra, sobib, kui pooled on elektroonilises vormis kokku leppinud.

Teine on B2G, arved avaliku sektori ostjatele: ministeeriumidele, omavalitsustele, riigihankeid korraldavatele asutustele. See voog on reguleeritud alates 1. juulist 2017 ja käib eranditult läbi SABIS-e.

Kolmas on piiriülene B2B teise ELi liikmesriigi käibemaksukohustuslasega. Siin kehtivad praegu tavapärased käibemaksureeglid, kuid alates 1. juulist 2030 nõuab ViDA struktureeritud arvet vaikimisi vormingus. Kui teie ettevõte kuulub vaid esimesse kategooriasse, on kiire test lihtne; kui lisandub avaliku sektori või välismaa klient, tasub iga voog eraldi läbi vaadata.

Milline on väikeettevõtte kiire valmisoleku test?

• Milliseid kliente teenindate: ainult Leedu ettevõtteid, avaliku sektori asutusi, või ka teiste ELi riikide käibemaksukohustuslasi?
• Kui palju arveid kuus väljastate ja kas kogus õigustab automatiseerimist?
• Milline raamatupidamistarkvara on kasutusel ja kas see suudab eksportida struktureeritud faili, mitte vaid PDF-i?
• Kas väljastate ka kreedit- või deebetarveid ja läbivad need sama protsessi?
• Kes ettevõttes vastutab arvete koostamise ja saatmise eest, kui protsess muutub?
• Kas olete käibemaksukohustuslane ja mis kuupäevast?
• Kus ja millisel kujul arveid praegu säilitate – paberil, meilis, pilves?
• Kas teil on olnud või on plaanis avaliku sektori klient?
• Kas müüte või ostate kaupu või teenuseid teise ELi riigi ettevõttelt?

Kas iga PDF on struktureeritud e-arve?

E-postiga saadetud PDF on elektrooniline dokument, aga mitte struktureeritud e-arve. Euroopa e-arvete standard EN 16931 määrab andmemudeli, mis on masinloetav ehk arve summad, käibemaksukoodid ja poolte identifikaatorid on eraldi väljadena, mitte tekstina lehel. Nii saab tarkvara need automaatselt teise süsteemi kanda.

PDF sisaldab samu numbreid, aga inimlugemiseks. Tarkvara peab need OCR-iga, ehk tekstituvastuse teel, uuesti välja lugema, ja seal tekivad kergesti vead. Nii võib PDF vastata kõigile käibemaksuarve rekvisiitidele täiesti korrektselt, kuid EN 16931 nõuab teistsugust tehnilist ülesehitust: masinloetavat faili, mida saab vahetada näiteks Peppol’i võrgus.

Väike ettevõte võib EN 16931 vastava arve genereerida juba täna, kui raamatupidamistarkvara või teenusepakkuja liides seda toetab. Leedu-sisese B2B jaoks kohustust selleks veel ei ole, aga tehniline valmisolek tasub end ära, kui lisandub avaliku sektori klient või piiriülene tehing.

Mida kontrollida enne integratsiooni testimist?

Enne liideste ehitamist tasub käsitsi läbi vaadata mõni pärisarve. Käibemaksuseaduse 80. paragrahvi kohaselt peab arvel olema vähemalt väljastamise kuupäev, seeria ja number, tarnija ja ostja identifitseerimisandmed, kauba või teenuse nimetus, kogus ja käibemaksuandmed. Kui mõni neist on praegu käsitsi tekstiväljal sisestatud või süsteemselt puudu, tekib probleem kohe, kui andmeid hakatakse automaatselt eksportima.

Kontrollige eraldi: kas tarnija ja ostja identifikaatorid (registrikood, käibemaksunumber) on igal arvel õiged ja järjepidevad; kas käibemaksumäärad vastavad tehingu tüübile; kas tellimuse või lepingu viide on olemas, kui klient seda nõuab; ja kas kreeditarved on vormistatud samamoodi kui müügiarved. Kümne viimase arve läbivaatus näitab kiiresti, kas andmete kvaliteet lubab automatiseerimist.

Kas SABIS on avaliku sektori kliendi puhul valikuline?

Kui klientide seas on riigiasutus, omavalitsus või muu avaliku sektori hankija, ei ole SABIS lisavõimalus, vaid ainus lubatud kanal. Euroopa Komisjoni ülevaate järgi asendas SABIS 2024. aasta septembris varasema süsteemi eSąskaita ja kõik avaliku sektori arved liiguvad sellest ajast ainult SABIS-e kaudu, üleminekuperioodi ei ole.

SABIS toetab kolme sisestusviisi: veebiportaali, API-integratsiooni raamatupidamistarkvaraga ja Peppol’i võrku, ehk ligipääsupunktide (Access Point) vahendusel toimivat Euroopa e-arvete taristut. Kui väljastate avaliku sektori kliendile paar arvet kvartalis, piisab tavaliselt portaali käsitsi sisestusest. Kui arveid on rohkem, tasub kaaluda API-liidestust või Peppol’it, sest see väldib topeltsisestust. SABIS on mõeldud just avaliku sektori tehingutele. Tavapäraseid Leedu ettevõtete vahelisi arveid selle kaudu ei esitata.

Kus valmisolek kõige sagedamini kaob: käibemaksus, i.SAF-is või arhiveerimises?

Kolm asja jäävad plaanides tihti tähelepanuta, kuigi need kehtivad juba praegu.

Esiteks, elektroonilist käibemaksuarvet tohib väljastada ainult, kui ostja on selleks eelnevalt nõusoleku andnud; nõusolek võib olla kirjalik või tuleneda ostja käitumisest, näiteks arve vastuvõtmisest, tasumisest või raamatupidamisse kandmisest, nagu selgitab VMI juhend. Kui saadate praegu arveid meilis ilma, et sellest kliendiga kunagi kokku oleks lepitud, on see formaalselt lahtine ots.

Teiseks, tarnija peab suutma tõendada arve päritolu autentsust, sisu terviklikkust ja loetavust; see saab põhineda äriprotsessi kontrollidel, mis usaldusväärselt seovad arve tegeliku kaubatarne või teenusega, näiteks tellimuse, saatelehe ja arve omavahelisel vastavusel, nagu on selgitatud samas juhendis.

Kolmandaks: käibemaksukohustuslased peavad pidama väljastatud ja saadud arvete registreid ning säilitama need 10 aastat väljastamise päevast, erandiks on väikeettevõtluse skeemi kasutajad, kellele registriandmete i.SAF-i esitamise kohustus ei laiene. Tähtaeg kehtib olenemata sellest, kus dokumente hoiate. Lihtsustus lisandus välisriigis säilitamisel: alates 1. jaanuarist 2026 ei pea enam eraldi teatama säilituskohast väljaspool Leedut, kui täielik juurdepääs andmetele on tagatud.

Miks piisab 1. juuliks 2030 valmistumiseks väikesest plaanist?

Kasulik on eraldada juba täna kehtivad kohustused sellest, mis tuleb ELi tasandil 2030. aastaks. ViDA direktiiv, mis jõustus 14. aprillil 2025, lubab liikmesriikidel kehtestada siseriiklikke e-arvete kohustusi ka varem, kuid see õigus iseenesest ei tähenda, et Leedu oleks üldist B2B mandaati juba kehtestanud. Seni puudub selleks avaldatud konkreetne õigusakt. Ärge planeerige tähtaegu kuuldud „lähiaastate mandaadi” järgi, mida ametlik allikas ei kinnita.

Kindel on see, et liikmesriigid peavad hiljemalt 30. juuniks 2030 vastu võtma ja avaldama ViDA rakendamiseks vajalikud sätted, mis hakkavad üldiselt kehtima alates 1. juulist 2030. Sellest tähtajast peab struktureeritud, EN 16931 põhine e-arve olema vaikimisi arvestusviis piiriülestel B2B tehingutel teiste ELi riikide käibemaksukohustuslastega.

Kolm erinevat plaani:

• Kui kõik teie kliendid on Leedu ettevõtted, ei pea te praegu kiirustama. Jälgige, kas Leedu seadusandja avaldab uue siseriikliku tähtaja, ja vaadake see leht siis üle.
• Kui teenindate avaliku sektorit, on kohustus juba täidetud SABIS-e kaudu. Kontrollige vaid, kas praegune esitusviis, portaal, API või Peppol, on teie arvete mahule mõistlik.
• Kui müüte kaupu või teenuseid teise ELi riigi käibemaksukohustuslasele, on 2030. aasta suvi teie tegelik tähtaeg: uurige, kas raamatupidamistarkvara suudab genereerida EN 16931 vastava struktureeritud arve, ja testige seda mõne tehinguga juba enne kohustuse jõustumist, mitte viimasel nädalal.