Elektroninės sąskaitos faktūros 2024 m.: formatai, reikalavimai ir rekomendacijos

Pradėti naudoti elektronines sąskaitas faktūras gali pasirodyti sudėtinga, ypač atsižvelgiant į įvairias šiandien galimas e. sąskaitų faktūrų parinktis. Visgi daugelis įmonių vis tiek pereina prie e. sąskaitų faktūrų išrašymo vardan našumo ir ekonomiškumo.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip galite parengti, siųsti ir gauti sąskaitas faktūras elektroniniu būdu. Apžvelgsime populiariausius e. sąskaitų faktūrų formatus, e. sąskaitų faktūrų pranašumus ir programinę įrangą, kuri gali palengvinti perėjimą prie e. sąskaitų faktūrų.

Kas yra elektroninė sąskaita faktūra?

Elektroninė sąskaita faktūra (e. sąskaita faktūra) – tai sąskaita faktūra, parengta struktūrizuotu elektroniniu formatu ir siunčiama bei gaunama elektroninėje aplinkoje. Apskaitos sistemos atpažįsta e. sąskaitos faktūros struktūrizuotą duomenų formatą ir gali automatiškai apdoroti e. sąskaitą faktūrą.

PDF formato sąskaitos faktūros siunčiamos el. paštu, o e. sąskaitos faktūros siunčiamos pagal gavėjo registracijos kodą arba unikalų elektroninių sąskaitų faktūrų ID. Taip užtikrinama, kad e. sąskaitos faktūros yra teisingai priskiriamos atitinkamoms įmonėms, padidinamas tikslumas ir atsekamumas.

Tipiniai elektroninių sąskaitų faktūrų formatai

Kai kurie iš dažniausiai naudojamų elektroninių sąskaitų faktūrų formatų yra šie:

• EDI (elektroniniai duomenų mainai): vienas iš pirmųjų standartizuotų skaitmeninių formatų, naudojamų verslo dokumentams (įskaitant sąskaitas faktūras) keistis tarp organizacijų. EDI sąskaitos faktūros perduodamos per privatųjį tinklą.
• XML (išplėstinė dokumentų aprašų kalba): XML formatu naudojamos aiškiai apibrėžtos žymos, kad būtų galima užfiksuoti sąskaitos faktūros duomenis, pvz., pirkėjo informaciją, detalizuotus mokėjimus ir mokesčių sumas. Kaip keitimosi dokumentais tinklą XML naudoja internetą.

E. sąskaitos faktūros, kuriomis keičiamasi „Peppol“ tinkle (saugus tarptautinis e. sąskaitų faktūrų mainų tinklas), yra standartinio XML formato, pagrįsto „Peppol BIS“ (verslo sąveikumo specifikacija).

Elektroninių sąskaitų faktūrų kūrimo reikalavimų pavyzdžiai

Elektroninės sąskaitos faktūros turi atitikti tam tikrus techninius, reguliavimo ir verslo standartus. Keletas elektroninėms sąskaitoms faktūroms keliamų reikalavimų pavyzdžių:

• Vietos teisės aktai: e. sąskaitos faktūros turi atitikti vietos mokesčius (pvz., PVM) ir vietos teisės aktus, reglamentuojančius e. sąskaitų faktūrų išrašymą. Pavyzdžiui, visos ES šalys privalo laikytis Europos e. sąskaitų faktūrų standarto.
• Privalomi laukai: e. sąskaitose faktūrose turi būti nurodyta pagrindinė informacija, pavyzdžiui, sąskaitos faktūros numeris, data, informacija apie tiekėją ir pirkėją, mokesčių duomenys, mokėjimo sąlygos, aprašymas ir bendra suma.
• Sistemos ID: tarptautinėse e. sąskaitų faktūrų išrašymo sistemose, pavyzdžiui, „Peppol“, visi naudotojai privalo turėti sistemos ID kodą.
• Įmonės registracijos kodas: nacionalinėse e. sąskaitų faktūrų sistemose e. sąskaitos faktūros siunčiamos pagal įmonės registracijos kodą.

E. sąskaitų faktūrų ir skaitmeninių sąskaitų faktūrų skirtumai

Nors daugelis žmonių elektroninės sąskaitos faktūros ir skaitmeninės sąskaitos faktūros sąvokas vartoja pakaitomis, visgi yra keletas svarbių skirtumų:

Elektroninė sąskaita faktūra (e. sąskaita faktūra)

E. sąskaitos faktūros – tai kompiuteriu nuskaitomos sąskaitos faktūros, kurios sukuriamos, perduodamos, patvirtinamos ir saugomos įmonės apskaitos ar verslo programinėje įrangoje.

Elektroninė sąskaita faktūra išrašoma struktūrizuotu elektroniniu formatu ir siunčiama per e. sąskaitų faktūrų sistemą (pvz., „Peppol“ tinklą arba e. sąskaitų faktūrų operatorius). E. sąskaitos faktūros yra šifruojamos, o tokiuose tinkluose, kaip „Peppol“, naudotojai privalo turėti elektroninės sąskaitos faktūros adresą ir „Peppol“ ID, kad galėtų siųsti ir gauti e. sąskaitas faktūras.

Skaitmeninė sąskaita faktūra

Skaitmeninė sąskaita faktūra iš esmės yra tokia pati kaip popierinė sąskaita faktūra, tik ją galima sukurti, peržiūrėti ir apdoroti skaitmeniniu būdu. Pavyzdžiui, skaitmeninė sąskaita faktūra gali būti PDF formatu sukurta sąskaita faktūra.

Skirtingai nuo e. sąskaitų faktūrų, kurias galima perskaityti kompiuteriu, naudotojai turi rankiniu būdu įvesti duomenis, kad sukurtų skaitmeninę sąskaitą faktūrą, ir naudoti duomenų atpažinimo įrankius, kad iš skaitmeninės sąskaitos faktūros išgautų informaciją.

Skaitmeninės sąskaitos faktūros neturi struktūrizuotos formos ir gali būti siunčiamos gavėjo el. pašto adresu kaip priedas. Skaitmeninės sąskaitos faktūros PDF formatu nėra šifruojamos, todėl kyla pavojus konfidencialiai informacijai. Skaitmeninių sąskaitų faktūrų atveju dažnai pasitaiko ir apgaulingų PDF sąskaitų faktūrų.

Elektroninių sąskaitų faktūrų pranašumai ir trūkumai

Elektroninių sąskaitų faktūrų pranašumai

• Sumažintos išlaidos: sumažina darbo sąnaudas, susijusias su skaitmeninėmis sąskaitomis faktūromis (pvz., laiką, sugaištą rankiniu būdu įvedant duomenis ir tvarkant sąskaitas faktūras).
• Didesnis efektyvumas: kai įmonės išsiunčia elektroninę sąskaitą faktūrą, ji pristatoma akimirksniu. E. sąskaitos faktūros taip pat gali būti automatiškai sinchronizuojamos su gavėjo apskaitos sistema, todėl išvengiama klaidų, susijusių su rankiniu duomenų įvedimu.
• Geresnis atitikties užtikrinimas: e. sąskaitų faktūrų sistemos, tokios kaip „Peppol“, užtikrina, kad e. sąskaitos faktūros atitiktų daugiau kaip 60 šalių teisinius ir mokesčių reikalavimus.
• Didesnis saugumas: tokiuose e. sąskaitų faktūrų tinkluose kaip „Peppol“ naudojami pažangūs saugumo protokolai ir reikalaujama patvirtinti tapatybę, kad būtų sumažinta suklastotų sąskaitų faktūrų rizika. Kitaip nei PDF sąskaitos faktūros, visos e. sąskaitos faktūros yra užšifruotos ir apsaugoma konfidenciali informacija.

Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo trūkumai

• Pasipriešinimas pokyčiams: diegiant elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą, kai kurie darbuotojai gali priešintis pokyčiams, nors e. sąskaitų faktūrų išrašymas yra našesnis nei skaitmeninių sąskaitų faktūrų išrašymas. Pasipriešinimą pokyčiams galima įveikti rengiant tinkamus mokymus.
• Tinklo problemos: priklausomybė nuo privataus elektroninių sąskaitų faktūrų tinklo reiškia, kad dėl techninių problemų gali laikinai sutrikti sąskaitų faktūrų išrašymas.
• Suderinamumo problemos: siunčiant tarptautines sąskaitas faktūras, kitų šalių įmonės gali naudoti nesuderinamą elektroninių sąskaitų faktūrų programinę įrangą, todėl gali kilti integracijos problemų.

Kaip siųsti elektronines sąskaitas faktūras?

Priklausomai nuo naudojamo elektroninių sąskaitų faktūrų formato, yra įvairių e. sąskaitų faktūrų siuntimo būdų. Pavyzdžiui, norėdami siųsti elektronines sąskaitas faktūras „Peppol“ standartizuotu formatu, turite siųsti e. sąskaitą faktūrą per „Peppol“ prieigos tašką.

„Finbite“ leidžia lengvai siųsti elektronines sąskaitas faktūras visais formatais, įskaitant „Peppol“ (labiausiai paplitusią elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą Europoje).

Pirmasis žingsnis siunčiant sąskaitas faktūras elektroniniu būdu yra sąskaitos faktūros sukūrimas. Naudodami „Finbite“ tai galite padaryti keliais būdais:

1. Naudokite „Finbite“, kad automatiškai importuotumėte sąskaitas faktūras iš turimos apskaitos sistemos. „Finbite“ integruojama su Baltijos šalyse pirmaujančiomis verslo valdymo sistemomis, tokiomis kaip „Simplbooks“ ir „Merit Aktiva“, todėl lengva importuoti esamas sąskaitas faktūras.
2. Sukurkite elektroninę sąskaitą faktūrą tiesiogiai, naudodamiesi patogia „Finbite“ sąsaja. Norėdami sukurti e. sąskaitą faktūrą, tiesiog įveskite tokius duomenis, kaip pirkimo suma, gavėjo informacija, sąskaitos faktūros numeris ir sąskaitos faktūros apmokėjimo terminas.
3. Sukurkite sąskaitą faktūrą „Excel“ formatu ir įkelkite ją į „Finbite“ platformą.

Norėdami pasirinkti e. sąskaitos faktūros gavėją, įveskite gavėjo duomenis arba pasirinkite iš adresatų sąrašo. Tada spustelėkite mygtuką „Siųsti“ ir jūsų e. sąskaita faktūra bus saugiai nusiųsta gavėjui.

DUK apie e. sąskaitas faktūras

Ar elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimas yra nemokamas?

Kai kuriose šalyse elektroninę sąskaitą faktūrą B2G sandoriams galite siųsti nemokamai. Pavyzdžiui, Estijoje e. sąskaitų faktūrų siuntimas valstybės institucijoms yra nemokamas.

Daugumoje ES šalių e. sąskaitų faktūrų išrašymas pagal B2B sandorius paprastai yra savanoriškas, todėl B2B e. sąskaitų faktūrų siuntimas dažniausiai nėra nemokamas. Vis dėlto, jei jums reikia išsiųsti tik kelias B2B arba B2G e. sąskaitas faktūras per mėnesį, „Finbite“ siūlo planą „Starter“, pagal kurį naudotojai gali nemokamai išsiųsti 5 e. sąskaitas faktūras per mėnesį (įskaitant „Peppol“ sąskaitas faktūras).

Ar elektroninės sąskaitos faktūros yra saugios?

Taip, elektroninės sąskaitos faktūros yra saugios. Skirtingai nuo elektroniniu paštu siunčiamų skaitmeninių sąskaitų faktūrų, elektroninėmis sąskaitomis faktūromis keičiamasi per saugią sistemą ir jos siunčiamos naudojant įmonės registracijos kodą. Taip išvengiama rizikos būti apgautam, kuri galima keičiantis sąskaitomis faktūromis el. paštu.

PDF sąskaitos faktūros ir kitos sąskaitos faktūros, kuriomis keičiamasi elektroniniu paštu, nėra saugios, nes trečioji šalis gali įsilaužti į įmonės serverį ir gauti prieigą prie jos el. laiškų. Taip sukčiai gali siųsti apgaulingas PDF sąskaitas faktūras su jų banko sąskaitos informacija.

E. sąskaitos faktūros yra užšifruotos, todėl jos neprieinamos neįgaliotoms šalims. Be to, keičiantis e. sąskaitomis faktūromis itin saugiuose tinkluose, tokiuose kaip „Peppol“, jūsų informacija yra dar saugesnė, nes visos „Peppol“ tinklo šalys privalo turėti registruotą „Peppol“ ID.

E. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai, pvz., „Finbite“, suteikia dar vieną saugumo lygį, nes turi papildomų funkcijų, pvz. elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemą. Naudojant „Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemą, kai pirkimo sąskaitos faktūros patenka į sistemą, prieš apdorojant jas apmokėjimui, jas turi patvirtinti vienas ar daugiau darbuotojų. Įgaliotieji naudotojai taip pat gali peržiūrėti, kas patvirtino ankstesnes sąskaitas faktūras.

„Finbite“ yra saugus e. sąskaitų faktūrų sprendimas, o būdami pirmaujantys e. sąskaitų faktūrų paslaugų teikėjai Baltijos šalyse padedame įmonėms išsiųsti daugiau kaip 2 milijonus e. sąskaitų faktūrų per mėnesį. Turėdami daugiau nei dešimtmečio patirtį, žinome, kaip užtikrinti jūsų slaptos informacijos saugumą.

Ar elektroninės sąskaitos faktūros gali būti apmokamos automatiškai?

Elektroninės sąskaitos faktūros naudojamos mokėjimo prašymui pateikti ir automatiškai neapmokamos. Elektroninėje sąskaitoje faktūroje pateikiami visi būtini mokėjimo duomenys, pavyzdžiui, mokėtina suma, mokėjimo terminas ir banko sąskaitos informacija, tačiau gavėjas pats turi ją apmokėti.

Gavėjas gali automatizuoti elektroninių sąskaitų faktūrų apmokėjimą, kad sąskaitos faktūros būtų apmokamos iš karto, kai tik gaunamos. Įmonės tai gali padaryti integruodamos savo e. sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą su mokėjimo sistema ir pasirinkdamos automatinio sąskaitų faktūrų apmokėjimo parinktį (jei yra).

„Finbite“ palengvina elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimą, nes praneša jums iškart, kai tik gaunate e. sąskaitą faktūrą, ir leidžia ją patvirtinti per kelias sekundes.

Ar elektroninės sąskaitos faktūros Europoje ir JAV skiriasi?

Europos Sąjungoje visos viešosios institucijos privalo galėti gauti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras. Privalomas e. sąskaitų faktūrų išrašymas taip pat gali tapti įprastas B2B sandoriams. Pavyzdžiui, Latvija planuoja įteisinti privalomą B2B e. sąskaitų faktūrų išrašymą iki 2026 m.

JAV vyriausybė nenustatė jokių taisyklių dėl e. sąskaitų faktūrų išrašymo, o JAV įmonės pačios sprendžia, kokius e. sąskaitų faktūrų formatus naudoti B2B ir B2G sandoriams (XML, EDI ar kitus).

ES šalys paprastai naudoja standartizuotą „Peppol“ e. sąskaitų faktūrų formatą. Taip yra todėl, kad „Peppol“ tinklas yra greitas, patikimas ir saugus, jį plačiai naudoja organizacijos visoje ES. „Peppol“ tampa vis populiaresnis ir už ES ribų, yra prieinamas ir JAV.

Kokia programine įranga galima sukurti elektroninę sąskaitą faktūrą?

„Finbite“ yra elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas „viskas viename“, leidžiantis lengvai kurti, siųsti ir tvarkyti bet kokio formato elektronines sąskaitas faktūras.

E. sąskaitas faktūras galite kurti naudodamiesi patogia „Finbite“ sąsaja arba kurti sąskaitas faktūras programoje „Excel“ ir įkelti jas į „Finbite“ platformą. Taip pat galite sinchronizuoti „Finbite“ su savo apskaitos programine įranga ir automatiškai įkelti sąskaitas faktūras bei išsiųsti jas bet kokiu formatu.

Saugiai ir patogiai siųskite e. sąskaitas faktūras su „Finbite“

Nors elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas gali padėti išspręsti daugelį problemų, susijusių su tradiciniu sąskaitų faktūrų išrašymu, e. sąskaitų faktūrų siuntimas gali atrodyti sudėtingas, ypač kai galima rinktis iš daugybės e. sąskaitų faktūrų formatų.

„Finbite“ leidžia lengvai kurti ir siųsti e. sąskaitas faktūras bet kokiu kliento pageidaujamu formatu. E. sąskaitas faktūras galite kurti tiesiogiai, naudodamiesi patogia „Finbite“ sąsaja, arba sinchronizuoti sąskaitas faktūras iš savo verslo valdymo sistemos su „Finbite“.

Išbandykite „Finbite“ saugų ir patogų e. sąskaitų faktūrų išrašymą jau šiandien!