Elektroniniai kvitai tampa vis populiaresni, o Estija planuoja iki 2025 m. popierinius kvitus pakeisti skaitmeniniais (daugeliu atvejų). Tačiau šį pokytį daro ne tik vyriausybės. Daugelis Baltijos šalių įmonių jau perėjo prie elektroninių kvitų.
Turinys
Įmonėms, kurios daugelį metų naudojo popierinius kvitus, elektroninis kvitų tvarkymas gali atrodyti pernelyg sudėtingas ir nereikalingas. Tačiau elektroniniai kvitai turi daug pranašumų, dėl kurių verta taikyti šią naują technologiją.
Šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip elektroniniai kvitai gali būti naudingi jūsų verslui, kaip galite skaitmeninti popierinius kvitus ir kokią programinę įrangą geriausia naudoti elektroniniams kvitams kurti bei tvarkyti.
Kas yra elektroninis kvitas?
Elektroninis kvitas (e. kvitas) – tai elektroninis pirkimo įrodymas, kurį klientai gauna įsigiję produktą ar paslaugą. E. kvitai kuriami struktūrizuotu, kompiuteriu nuskaitomu formatu, į juos įtraukiama e. sąskaitos faktūros ir mokėjimo informacija. Nors e. kvitai jau naudojami Estijoje, jie dar nėra plačiai paplitę.
Elektroninių kvitų ir skaitmeninių kvitų sąvokos dažnai vartojamos pakaitomis, tačiau tarp jų yra aiškus skirtumas.
Kaip minėta, elektroninis kvitas – tai struktūrizuoto, kompiuteriu nuskaitomo formato kvitas. Iš kitos pusės, skaitmeninis kvitas yra nestruktūrizuoto elektroninio formato kvitas, pavyzdžiui, elektroninis atvaizdas, PDF kvitas arba nuskaitytas popierinis kvitas. Skaitmeninių kvitų negalima nuskaityti kompiuteriu.
Ką reiškia skaitmeninti kvitus?
Kvitų skaitmeninimas – tai nestruktūrizuoto formato kvitų (pvz., popierinių arba PDF formato kvitų) konvertavimo į struktūrizuotą, kompiuteriu nuskaitomą elektroninį formatą procesas.
Skaitmeninio kvitų tvarkymo pranašumai
Perėjimas nuo popierinių kvitų prie elektroninių kvitų sistemos gali suteikti daug naudos įmonėms, įskaitant toliau nurodytus pranašumus.
Efektyvus saugojimas: naudodami „Finbite“ elektroninių kvitų programėlę, naudotojai gali nufotografuoti popierinius kvitus ir nusiųsti juos suskaitmeninti arba įvesti duomenis rankiniu būdu. Naudotojai taip pat gali padaryti el. paštu gautų kvitų ekrano nuotraukas ir įkelti jas į išlaidų ataskaitų programėlę, kad jie būtų suskaitmeninti.
Popierinius kvitus pavertus elektroniniais, juos galima pridėti prie išlaidų ataskaitos kaip pirkimo įrodymą ir saugiai saugoti debesyje, kad jie nebūtų prarasti ar fiziškai pažeisti.
Sumažintos išlaidos: elektroniniai kvitai sumažina sąnaudas, nes nebereikia rankiniu būdu įvesti duomenų, mažiau laiko sugaištama kvitams tvarkyti, supaprastinamas mokesčių rengimas.
Supaprastintas išlaidų ataskaitų teikimas: užuot fiziškai pateikę popierinius kvitus buhalterijai, darbuotojai gali pateikti skaitmenines išlaidų ataskaitas naudodamiesi programėle. Tai taupo ne tik darbuotojų, bet ir buhalterių laiką, nes jiems nebereikia rankiniu būdu įvesti kvitų duomenų ir sisteminti kvitų.
Lengva prieiga: skaitmeninius kvitus paprasta pasiekti elektroniniu būdu. Naudojantis „Finbite“ elektroniniai kvitai automatiškai sinchronizuojami su apskaitos programine įranga, todėl apskaitos skyrius gali lengvai juos pasiekti.
Patobulintas išlaidų sekimas: naudojant elektroninius kvitus lengviau stebėti išlaidų pobūdį per tam tikrą laiką, o tai padeda įmonėms veiksmingiau valdyti išlaidas.
Kaip konvertuoti popierinį kvitą į elektroninį formatą?
Paprasčiausias būdas suskaitmeninti popierinį kvitą – naudoti kvitų nuskaitymo programėlę. Kvitų skaitytuvas – tai įrankis, kuriuo galima identifikuoti pagrindinę popierinių kvitų informaciją ir konvertuoti ją į elektroninį kompiuteriu nuskaitomą formatą.
Naudojant „Finbite“ elektroninių kvitų programėlę galima nufotografuoti popierinį kvitą ir jį suskaitmeninti konvertuojant į elektroninį, kompiuteriu nuskaitomą formatą, kurį vėliau galima pateikti kaip išlaidų ataskaitą. Kai kvitas suskaitmeninamas, popierinio kvito saugoti nebereikia.
„Finbite“ kvitų skaitytuvo programėlė – tai mobilioji programėlė, naudojanti telefono fotoaparatą kvitams nuskaityti, todėl galite skaitmeninti popierinius kvitus nebūdami biure arba išvykę į komandiruotę.
Kaip skaitmeninti kvitus?
„Finbite“ taip pat gali skaitmeninti el. paštu atsiųstus kito formato kvietus (pvz., PDF arba JPEG). Tiesiog įkelkite kvitą, o „Finbite“ nustatys visą svarbiausią informaciją ir konvertuos kvitą į kompiuteriu nuskaitomą elektroninį kvitą.
Kai kurios kvitų skaitytuvų programėlės taip pat sinchronizuojamos su apskaitos programine įranga. Suskaitmeninus kvitą, kompiuteriu nuskaitomas kvitas iš karto perkeliamas į sistemą. Tada naudotojai gali parengti išlaidų ataskaitą, naudodami elektroninį kvitą kaip pirkimo įrodymą.
Kokia yra geriausia kvitų nuskaitymo programėlė?
Lengviausias būdas nuskaityti kvitus – naudoti „Finbite“ mobiliąją elektroninių kvitų sistemą. Tiesiog nufotografuokite popierinį kvitą ir elektroninių kvitų programėlė jį automatiškai pavers elektroniniu kvitu.
„Finbite“ taip pat integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalyse apskaitos programomis, tokiomis kaip „Simplbooks“ ir „Merit Aktiva“. Nuskaitęs kvitą darbuotojas gali sukurti išlaidų ataskaitą, naudodamasis elektroniniu kvitu, ir nusiųsti ją tiesiogiai apskaitos skyriui, kad šis ją patvirtintų.
Naudodamiesi „Finbite“ išlaidų ataskaitą pateiksite šešis kartus greičiau nei rengdami išlaidų ataskaitą pagal popierinius kvitus. Naudojantis „Finbite“ visi elektroniniai kvitai saugomi sistemoje ir bet kada gali būti pateikti iš naujo.
DUK apie elektroninius kvitus
Kokie yra elektroninių kvitų naudojimo pranašumai mažoms įmonėms?
Skaitmenindamos popierinius kvitus įmonės gali sutrumpinti laiką, per kurį darbuotojai pateikia išlaidų ataskaitas. Taip darbuotojams lengviau pateikti savo išlaidas ir gauti tinkamą kompensaciją. Kvitų skaitmeninimas taip pat taupo buhalterių laiką, nes nereikia rankiniu būdu įvesti kvitų duomenų ir sisteminti kvitų.
Popierinius kvitus lengva pamesti arba sugadinti. Tačiau elektroniniu formatu suskaitmenintus kvitus galima saugiai laikyti debesyje ir įmonėms nebereikia saugoti popierinių kvitų. Skaitmeninės išlaidų ataskaitos taip pat padeda įmonėms lengviau stebėti išlaidas ir tinkamai jas pateikti mokesčių mokėjimo laikotarpiu.
Naudojant „Finbite“ popieriniams kvitams (taip pat PDF bei JPEG kvitams) skaitmeninti į elektroninius kvitus taip pat yra pranašumų. „Finbite“ sklandžiai integruojama į kitas apskaitos sistemas, todėl išlaidas tvarkyti dar paprasčiau. Be to, naudodamos „Finbite“ tikruoju laiku teikiamas ataskaitas mažos įmonės gali išsamiai apžvelgti savo apskaitos procesus.
Kaip pasirinkti programinę įrangą kvitams skaitmeninti?
Prieš renkantis kvitų skaitmeninimo programinę įrangą, būtina įvertinti keletą veiksnių ir įsitikinti, kad ji atitinka jūsų verslo poreikius. Štai keletas dalykų, į kuriuos reikėtų atkreipti dėmesį:
- Integracija: įsitikinkite, kad programinė įranga sklandžiai integruojama į su jūsų turimą apskaitos programinę įrangą arba CRM įrankius.
- Kvitų nuskaitymo technologija: programinė įranga turėtų leisti nuskaityti popierinius kvitus ir konvertuoti juos į kompiuteriu nuskaitomą formatą. Ji taip pat turėtų leisti skaitmeninti kitų formatų (pvz., PDF ir JPEG) kvitus į kompiuteriu nuskaitomą formatą.
- Saugojimas: programinėje įrangoje turėtų būti skaitmeninis archyvas, kuriame naudotojai galėtų saugoti visas išlaidų ataskaitas.
- Duomenų saugumas: įsitikinkite, kad jūsų naudojama platforma yra saugi ir įsipareigojusi saugoti jūsų duomenis.
- Naudotojo sąsaja: platformoje turėtų būti intuityvi sąsaja, leidžianti visiems darbuotojams lengvai nufotografuoti popierinius kvitus ir pateikti juos skaitmeninti.
- Išlaidos: prieš pasirašydami sutartį su bet kokiu paslaugų teikėju, išsiaiškinkite jo kainodaros modelį (pvz., mokestis už kiekvieną operaciją, mėnesinis mokestis ar vienkartinė įdiegimo kaina).
- Mastelio keitimas: rinkitės elektroninių kvitų programą, kuri gali plėstis kartu su jūsų verslu, pritaikytą didėjančiam naudotojų ir pateikiamų išlaidų ataskaitų skaičiui.
- Bandomosios ir demonstracinės versijos: pasinaudokite nemokama bandomąja arba demonstracine versija. Naudodamiesi demonstracine versija galite sužinoti, kaip elektroniniu būdu platformoje tvarkyti kvitus. Bandomoji versija gali leisti išbandyti platformos funkcijas prieš įsipareigojant ją įsigyti.
Kaip atrodo elektroninis kvitas?
Elektroninis kvitas – tai struktūrizuoto, kompiuteriu nuskaitomo formato kvitas. Kompiuteriu nuskaitomas formatas – tai failo formatas, kuriuo naudojantis programinė įranga gali lengvai perskaityti konkrečius failo duomenis. E. kvitai taip pat gali būti rodomi žmonėms suprantamu formatu (pvz., PDF formatu).
Elektroniniuose kvituose turėtų būti pateikta pagrindinė informacija, pavyzdžiui, informacija apie pardavėją, informacija apie prekę ir kaina.
Elektroniniais kvitais nelaikomi nestruktūrizuotų formatų kvitai, pavyzdžiui, popieriniai kvitai, PDF kvitai ir elektroniniai vaizdai.
Kokios papildomos paslaugos yra susijusios su e. kvitais?
Baltijos šalyse, kuriose e. kvitai yra labai populiarūs, teikiamos papildomos su e. kvitais susijusios paslaugos.
Elektroninė išlaidų ataskaita: skaitmeninių kvitų sprendimai, tokie kaip „Finbite“, leidžia naudotojams kurti elektronines išlaidų ataskaitas iš popierinių kvitų. Naudotojai gali nufotografuoti savo verslo ir kelionių kvitus, o tada per kelias akimirkas sukurti išsamią išlaidų ataskaitą, kuri automatiškai sinchronizuojama su jų turima apskaitos programine įranga.
Skaitmeninės išlaidų ataskaitos taupo išlaidas pateikiančių darbuotojų ir jas tvirtinančių buhalterių laiką.
Skaitmeninis patvirtinimo ratas: skaitmeninių kvitų sprendimai, tokie kaip „Finbite“, naudoja skaitmeninį patvirtinimo ratą kad būtų lengva patvirtinti išlaidas.
„Finbite“ naudotojai gali lengvai sukurti skaitmeninę išlaidų ataskaitą, nuskaitydami popierinius kvitus. Tuomet, užuot siuntus išlaidų ataskaitą į buhalteriją el. paštu (tai gali užimti daug laiko), skaitmeninio patvirtinimo ratas leidžia buhalterijai peržiūrėti išlaidų ataskaitą ir patvirtinti ją vos vienu mygtuko spustelėjimu.
Skaitmeninis archyvas: skaitmeniniame archyve tvarkyti kvitus elektroniniu būduyra lengviau nei tvarkyti popierinius kvitus. Skaitmeniniame archyve saugiai laikomos visos išlaidų ataskaitos. Įmonės gali bet kada pasiekti savo išlaidų ataskaitas ir iš naujo pateikti išlaidas.
Palyginti su popierinių kvitų saugojimu, skaitmeniniai archyvai yra neįtikėtinai našūs. Naudotojai gali patogiai pasiekti „Finbite“ elektroninių kvitų sistemą iš savo išmaniojo įrenginio ir bet kada susipažinti su svarbiomis išlaidų ataskaitomis. Naudodami paprastas paieškos funkcijas, naudotojai per kelias sekundes gali rasti reikiamą išlaidų ataskaitą.
Naudokite „Finbite“ elektroninių kvitų programėlę
Elektroniniai kvitai turi daug pranašumų – nuo mažesnių išlaidų ir sutaupyto laiko iki išsamios išlaidų analizės. Naudojant kvitų nuskaitymo technologiją popierinius kvitus paversti elektroniniais kvitais dar niekada nebuvo taip paprasta.
Jei norite pereiti nuo popierinių kvitų prie elektroninių, „Finbite“ yra puikus sprendimas. „Finbite“ yra pirmaujantis skaitmeninių kvitų sprendimas Baltijos šalyse, mumis pasitiki daugiau nei 4000 įmonių. „Finbite“ taip pat integruojama su populiaria programine įranga, tokia kaip „Simplbooks“ ir „Scoro“, todėl elektroninius kvitus lengva sinchronizuoti su turima apskaitos sistema.
Pradėkite naudotis „Finbite“ jau šiandien ir sužinokite, kaip elektroniniai kvitai gali supaprastinti jūsų verslą!
