Vienas paprasčiausių sprendimų, kaip apskaitos procesus padaryti veiksmingesnius, yra skaitmeninimas, pagrįstas e. sąskaitų faktūrų standartu. Daugelis įmonių jau visiškai arba iš dalies pritaikė e. sąskaitų faktūrų išrašymą, todėl buhalteriai savo kasdienį darbą gali organizuoti ne rankiniu būdu, o išmaniau.
Kaip išmaniau tvarkyti įmonės apskaitą, jei pirkimo sąskaitas faktūras vis dar gaunate PDF formatu?
Naudojant automatizuotą ir išmanųjį skaitmeninimo sprendimą, galima suskaitmeninti bet kokio tipo gaunamas sąskaitas faktūras, o buhalteriui nebereikia gaišti savo brangaus laiko rankiniu būdu įvedant duomenis ar atliekant vėlesnes rankines administracines užduotis.
Visos gautos ir suskaitmenintos pirkimo sąskaitos faktūros atsiras įmonės apskaitos programoje arba „Finbite” aplinkoje, o buhalteriui nereikės pačiam įvesti sąskaitos faktūros informacijos. Tai reiškia, kad visos sąskaitos faktūros, nepriklausomai nuo jų pirminio formato, iš karto pasiekiamos vienoje aplinkoje. Išmanusis sprendimas „viskas viename” taip pat leidžia automatizuoti tolesnę administracinę veiklą, pavyzdžiui, tvirtinimo procesą arba sąskaitų faktūrų apskaitą ir sąnaudų paskirstymą.
Kas yra pirkimo sąskaitų faktūrų skaitmeninimas?
- Pradėję naudotis „Finbite” gausite unikalų sąskaitų faktūrų skaitmeninimo adresą, kuriuo galėsite siųsti visas skaitmeninimui skirtas PDF sąskaitas faktūras. Buhalteris gali pats siųsti visas gaunamas sąskaitas šiuo adresu arba pasidalyti juo su tiekėjais, partneriais ar kolegomis, kurie patys siųs sąskaitas faktūras šiuo adresu.
- Tuomet šios sąskaitos faktūros automatiškai persiunčiamos per automatinio atpažinimo programinę įrangą (OCR), kurioje išmanusis robotas atpažįsta sąskaitoje faktūroje pateiktą informaciją. Jūs galite pasirinkti, ar skaitmeninamos visos sąskaitos faktūros eilutės, ar visa informacija perkeliama į vieną bendrą eilutę.
- Tada mūsų skaitmeninimo koordinatoriai patikrina, ar automatinio atpažinimo metu įvesta informacija yra teisinga, ir paskelbia ją kaip e. sąskaitą faktūrą jūsų įmonės paskyroje. Žmogaus ir roboto bendradarbiavimo procesas leidžia mums pasiūlyti aukščiausios kokybės paslaugą rinkoje, todėl buhalteriams nereikia gaišti laiko rankiniu būdu įvedant informaciją. Finbite garantuoja 99 % skaitmeninimo kokybę, o visas procesas paprastai trunka ne ilgiau kaip kelias valandas.
Be to, pirkimo sąskaitas faktūras konvertavus į skaitmeninį formatą, galima naudoti kitus išmaniuosius sąskaitų faktūrų valdymo sprendimus, pavyzdžiui, skaitmeninį patvirtinimo ciklą arba skaitmeninį archyvą – visa tai vienoje platformoje. Todėl norint taikyti išmaniuosius sąskaitų faktūrų valdymo būdus nebūtina visiškai pereiti prie e. sąskaitų faktūrų sprendimo. Skaitmenizavimas yra patogus sprendimas bet kokio dydžio ir bet kokiu augimo etapo įmonėms.
