Üks lihtsamaid lahendusi raamatupidamisprotsesside efektiivsemaks muutmiseks digitaliseerimine, mis põhineb e-arveldusel. Suur osa ettevõtetest on juba e-arved osaliselt või täies mahus kasutusele võtnud ning see võimaldab raamatupidajatel käsitöö asemel oma igapäevast tööd nutikamalt korraldada.
Kuidas muuta ettevõtte raamatupidamine nutikaks, kui ostuarved saabuvad endiselt PDFidena?
Automaatse ja nutika digiteerimislahenduse abil saab viia mistahes formaadis sissetulevad arved digikujule ning raamatupidaja ei pea kulutama oma väärtuslikku aega andmete käsitsi sisestamisele või sellele järgnevate administratiivsete toimingutega kaasnevale käsitööle.
Kõik e-arvena saabunud ja digiteeritud ostuarved ilmuvad ettevõtte raamatupidamisprogrammi või Finbite keskkonda ilma, et raamatupidaja arvel olevat infot ise sisestama peaks. See tähendab, et kõik arved, olenemata nende esialgsest formaadist, on koheselt kättesaadavad ühes keskkonnas. Samuti on võimalik tänu kõik-ühes nutikale lahendusele automatiseerida järgnevad haldustegevused nagu näiteks kinnitusprotsess või ostuarve konteering ja kulukohtade määramine.
Kuidas ostuarvete digiteerimine käib?
1. Finbite keskkonnaga liitudes saad unikaalse ostuarvete digiteerimise aadressi, kuhu saata kõik PDF-arved, et need digiteeritaks. Raamatupidajal on võimalus kõik saabuvad PDF-arved ise antud aadressile saata või jagada seda arvelduspartneritega, kes saadavad esitatavad ostuarved ise antud aadressile.
2. Seejärel liiguvad need arved läbi automaattuvastuse tarkvara, kus nutikas robot viib arvel oleva info digikujule. Kliendina saad valida, kas digiteeritakse kõik arvel olevad read või kogu info viiakse ühele koondreale.
2. Siis kontrollivad meie digiteerijad, kas automaattuvastuse kaudu saabunud info on korrektne ning avaldavad selle sinu ettevõtte ostuarvete all e-arvena. Inimese ja roboti koostööle üles seatud protsess võimaldab meil pakkuda kvaliteetseimat teenust turul, tänu millele ei pea raamatupidaja kulutama aega informatsiooni käsitsi sisestamisele. Finbite tagab digiteerimise 99% kvaliteedi ning kogu protsess ei võta tavaliselt aega rohkem kui 1 tööpäev.
Lisaks võimaldab ostuarvete digiteerimine kasutada teisi nutikaid arvehalduse lahendusi nagu digitaalne kinnitusring või digiarhiiv – ja seda kõike ühel platvormil. Seega nutikate arvelahenduste kasutusele võtmise eelduseks ei ole täielik e-arvetele üleminek ning endale sobiva mugava lahenduse leiab igas suuruses ja kasvufaasis ettevõtte.
