Elektroniskie čeki kļūst arvien populārāki. Igaunija līdz 2025. gadam plāno aizvietot čekus papīra formātā ar digitālajiem čekiem (vairumā gadījumu). Taču šo pāreju veic ne tikai valdības. Baltijas valstīs daudzi uzņēmumi ir jau pārgājuši uz elektroniskajiem čekiem.
Šajā rakstā:
Uzņēmumiem, kas gadiem ir izmantojuši papīra čekus, elektroniska čeku pārvaldība var šķist pārlieku sarežģīta un nevajadzīga. Tomēr elektroniskajiem čekiem ir daudz priekšrocību, kuru dēļ ir vērts izmantot šo jauno tehnoloģiju.
Šajā rakstā aplūkosim, kā elektroniskie čeki var palīdzēt jūsu uzņēmumam, kā digitalizēt papīra čekus un kāda ir labākā programmatūra čeku elektroniskai izveidei un pārvaldībai.
Kas ir elektronisks čeks?
Elektronisks čeks (e-čeks) ir elektronisks pirkuma apliecinājums, ko klients saņem pēc preces vai pakalpojuma iegādes. E-čeki tiek izveidoti strukturētā, mašīnlasāmā formātā un ietver e-rēķina un apmaksas informāciju. Lai gan Igaunijā e-rēķini tiek izmantoti, tie vēl nav plaši izplatīti.
“Elektronisks” un “digitāls” čeks bieži tiek lietoti kā sinonīmi, taču starp tiem pastāv noteikta atšķirība.
Kā jau minēts, elektronisks čeks ir strukturēta un mašīnlasāma formāta čeks. Savukārt digitāls čeks ir nestrukturēta elektroniska formāta čeks, piemēram, elektronisks attēls, čeks PDF vai ieskenēta papīra čeka formāta.
Ko nozīmē čeku digitalizācija?
Čeku digitalizācija ir process, kurā nestrukturēta formāta čeki (piemēram, čeki papīra vai PDF formātā) tiek konvertēti strukturētā mašīnlasāmā elektroniskā formātā.
Čeku digitālas pārvaldības priekšrocības
Pāreja no papīra čekiem uz elektronisku čeku sistēmu var uzņēmumiem sniegt vairākas priekšrocības, tostarp:
Efektīva uzglabāšana: Izmantojot Finbite elektronisko čeku lietotni izdevumu pārskatu veidošanai, lietotāji var nofotografēt papīra čekus un nosūtīt tos digitalizācijai vai ievadīt datus manuāli. Lietotāji var arī uzņemt pa e-pastu saņemta čeka ekrānšāviņu un augšupielādēt izdevumu pārskatu veidošanas lietotnē digitalizācijai.
Kad papīra čeks ir konvertēts par elektronisku čeku, to var pievienot izdevumu pārskatam kā pirkuma apliecinājumu un glabāt mākonī drošā veidā, ka tas nepazūd vai netiek fiziski bojāts.
Samazinātas izmaksas: Elektroniskie čeki pazemina izmaksas, jo manuāli nav jāievada dati, tādējādi tiek samazināts čeku pārvaldībai patērētais laiks un racionalizēta nodokļu informācijas sagatavošana.
Racionalizēta izdevumu pārskatu sagatavošana: Darbinieki grāmatvedībai nevis fiziski iesniedz papīra čekus, bet sagatavo digitalizētus izdevumu pārskatus, izmantojot lietotni. Tas ietaupa laiku ne tikai darbiniekiem, bet arī grāmatvežiem, jo vairāk nav manuāli jāievada čeka dati un jāsistematizē čeki.
Vienkārša piekļuve: Digitāliem čekiem var elektroniski vienkārši piekļūt. Izmatojot Finbite, elektroniskie čeki automātiski tiek sinhronizēti ar grāmatvedības programmatūru, kam grāmatvedības daļa var vienkārši piekļūt.
Uzlabota izdevumu izsekojamība: Elektroniskie čeki atvieglo izdevumu paradumu izsekojamību laika gaitā, tādējādi palīdzot uzņēmumam efektīvāk pārvaldīt savus izdevumus.
Kā konvertēt papīra čeku elektroniskā formātā?
Vienkāršākais veids, kā digitalizēt papīra čekus, ir izmantot čeku skenēšanas lietotni. Čeku skeneris ir rīks, kas spēj identificēt būtiskāko informāciju no papīra čekiem un konvertēt to elektroniskā, mašīnlasāmā formātā.
Ar Finbite elektronisko čeku lietotni jūs varat nofotografēt papīra čeku un digitalizēt to elektroniskā, mašīnlasāmā formātā, ko pēc tam var iesniegt kā izdevumu pārskatu. Pēc digitalizācijas papīra čeks vairāk nav jāsaglabā.
Finbite čeku skeneris ir mobilā lietotne, kas čeku skenēšanai izmanto telefona kameru, tādējādi ļaujot jums digitalizēt papīra čekus, atrodoties ārpus biroja vai komandējumā.
Kā digitalizēt čekus?
Ar Finbite jūs varat digitalizēt arī citos formātos (piemēram, PDF vai JPEG) e-pastā saņemtus čekus. Vienkārši augšupielādējiet čeku, Finbite noteiks visu būtisko informāciju un konvertēs to par mašīnlasāmu elektronisku čeku.
Dažas čeku skenēšanas lietotnes arī sinhronizējas ar grāmatvedības programmatūru. Pēc čeka digitalizēšanas mašīnlasāmais čeks uzreiz tiek ievietots sistēmā. Lietotāji var sagatavot izdevumu pārskatu, izmantojot elektronisko čeku kā pirkuma apliecinājumu.
Kura ir labākā čeku skenēšanas lietotne?
Vienkāršākais veids, kā ieskenēt čekus, ir izmantojot Finbite mobilo elektronisko čeku sistēmu. Nofotografējiet papīra čeku un elektronisko čeku lietotne automātiski konvertēs to par elektronisku čeku.
Turklāt Finbite ir integrējams ar Baltijā vadošajām grāmatvedības programmatūrām, piemēram, Simplbooks un Merit Aktive. Pēc čeka ieskenēšanas, darbinieks, izmantojot elektronisko čeku, var izveidot izmaksu pārskatu un nosūtīt to uz grāmatvedības daļu apstiprināšanai.
Ar Finbite izdevumu pārskatu iesniegšana ir sešas reizes ātrāka, nekā sagatavot izdevumu pārskatu, izmantojot papīra čekus. Turklāt ar Finbite visi elektroniskie čeki tiek saglabāti sistēmā un tos jebkurā laikā var iesniegt atkārtoti.
Elektroniskie čeki, BUJ
Kādas ir elektronisko čeku izmantošanas priekšrocības mazajiem uzņēmumiem?
Digitalizējot papīra čekus, uzņēmumi var samazināt laiku, kas nepieciešams, lai darbinieki iesniegtu izdevumu pārskatus. Tādējādi darbiniekiem ir vienkāršāk iesniegt savus izdevumus un saņemt atmaksu. Digitalizēti čeki arī ietaupa laiku grāmatvežiem, jo nav manuāli jāievada čeka dati un jāsistematizē čeki.
Papīra čekus var viegli pazaudēt vai sabojāt. Taču, tiklīdz čeki tiek digitalizēti elektroniskā formātā, tie tiek droši saglabāti mākonī un uzņēmumam vairāk nav jāuzglabā papīra čeki. Digitāli izdevumu pārskati arī atvieglo uzņēmumam izdevumu izsekojamību un laicīgu pārskatu iesniegšanu atskaišu sagatavošanas laikā.
Arī Finbite izmantošanai, lai digitalizētu papīra čekus (kā arī čekus PDF un JPEG formātā) par elektroniskiem čekiem, ir savas priekšrocības. Finbite bez problēmām integrējas ir citām grāmatvedības sistēmām, kas vēl vairāk atvieglo izdevumu pārvaldību. Piedevām Finbite reāllaika pārskati sniedz mazajiem uzņēmumiem pilnīgu pārskatu par saviem grāmatvedības procesiem.
Kā izvēlēties programmatūru čeku digitalizācijai?
Pirms izvēlēties programmatūru čeku digitalizācijai, svarīgi izvērtēt vairākus aspektus, lai pārliecinātos, ka konkrētā programmatūra atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Lūk, dažas lietas, kas jāņem vērā:
- Integrācija: Pārliecinieties, ka programmatūra bez problēmām integrējas ar jūsu esošo grāmatvedības programmatūru vai CRM rīku.
- Čeku skenēšanas tehnoloģija: Programmatūrai jānodrošina, ka jūs varat ieskenēt papīra čekus un konvertēt tos mašīnlasāmā formātā. Tai arī jāļauj digitalizēt čekus citos formātos (piemēram, PDF un JPEG) mašīnlasāmā formātā.
- Uzglabāšana: Programmatūrā jābūt iekļautam digitālam arhīvam, kas ļauj lietotājiem uzglabāt visus izdevumu pārskatus.
- Datu drošība: Pārliecinieties, ka jūsu izmantotā platforma ir droša un aizsargā jūsu datus.
- Lietotāja saskarne: Platformai jābūt intuitīvai saskarnei, kas ļauj jūsu darbiniekiem vienkārši nofotografēt savus papīra čekus un iesniegt tos digitalizācijai.
- Cena: Pirms reģistrējaties jebkādiem pakalpojumiem, iepazīstieties ar cenošanas modeli (piemēram, maksa par darījumu, mēneša maksa vai vienreizējs reģistrācijas maksājums)
- Mērogojamība: Izvēlieties tādu elektronisko čeku lietotni, kas var pielāgoties jūsu uzņēmumam, pieaugošam lietotāju un iesniegto izdevumu pārskatu skaitam.
- Izmēģinājumi un demonstrējumi: Izmantojiet bezmaksas izmēģinājumu un demo versiju iespējas. Izmantojot demo versiju, varat uzzināt, kā ar platformas palīdzību elektroniski pārvaldīt čekus. Izmēģinājums ļauj notestēt platformas funkcijas, pirms uzņemties saistības.
Kā izskatās elektronisks čeks?
Elektronisks čeks ir strukturēta, mašīnlasāma formāta čeks. Mašīnlasāms formāts ir faila formāts, kas ļauj programmatūras lietotnēm vienkārši nolasīt failā ietvertus noteiktus datus. E-čeki var būt arī cilvēklasāmā formātā (piemēram, PDF).
Elektroniskajos čekos jāiekļauj galvenā informācija, piemēram, informācija par pārdevēju, produktu un cenu.
Nestrukturēta formāta čeki, piemēram, papīra čeki, PDF čeki un elektroniski attēli netiek uzskatīti par elektroniskiem čekiem.
Kādi papildu pakalpojumi ir saistīti ar e-čekiem?
Baltijas valstīs, kur e-čeki ir ļoti populāri, ar tiem ir saistīti noteikti papildu pakalpojumi.
E-izdevumu pārskats: Digitālo čeku risinājumi, piemēram, Finbite ļauj lietotājiem no papīra čekiem izveidot e-izdevumu pārskatus. Lietotāji var nofotografēt savus uzņēmuma un komandējuma čekus un dažu minūšu laikā izveidot detalizētu izdevumu pārskatu, kas automātiski tiek sinhronizēts ar grāmatvedības programmatūru.
Digitāli izdevumu pārskati ietaupa laiku darbiniekiem, kas iesniedz izdevumus, kā arī grāmatvežiem, kam tie ir jāapstiprina.
Digitālās apstiprināšanas cikls: Digitālo čeku risinājumi, piemēram, Finbite izmanto digitālo apstiprināšanas ciklu, kas atvieglo izdevumu apstiprināšanu.
Finbite lietotāji var vienkārši izveidot digitālu izdevumu pārskatu, ieskenējot savus papīra čekus. Izdevumu pārskats netiek nosūtīts grāmatvedības daļai pa e-pastu (kas var būt laikietilpīgs process), bet digitālais apstiprinājuma cikls ļauj grāmatvedības daļai apskatīt izdevumu pārskatu un apstiprināt to tikai ar vienu pogas klikšķi.
Digitālais arhīvs: Digitālais arhīvs atvieglo čeku elektronisku organizēšanu, salīdzinājumā ar papīra čeku pārvaldību. Digitālais arhīvs droši uzglabā visus izdevumu pārskatus. Uzņēmumi var piekļūt saviem izdevumu pārskatiem un jebkurā laikā tos iesniegt atkārtoti.
Salīdzinājumā ar papīra čeku glabāšanu digitālie arhīvi ir neticami efektīvi. Lietotāji var ērti piekļūt Finbite elektronisko čeku sistēmai no savām viedierīcēm, nodrošinot piekļuvi svarīgiem izdevumu pārskatiem jebkurā laikā. Vienkāršās meklēšanas funkcijas ļauj lietotājiem atrast nepieciešamo izdevumu pārskatu dažu sekunžu laikā.
Izmantojiet Finbite elektronisko čeku lietotni
Elektroniskajiem čekiem ir daudz priekšrocību, sākot no samazinātām izmaksām un laika ietaupījuma, līdz detalizētai izdevumu analīzei. Izmantojot čeku skenēšanas tehnoloģiju, papīra čeku konvertēšana par elektroniskiem čekiem vēl nekad nav bijusi tik vienkārša.
Ja vēlaties pāriet no papīra uz elektroniskiem čekiem, tad Finbite ir ideāls risinājums. Finbite ir vadošais digitālo čeku risinājums Baltijā, kam uzticas vairāk nekā 4000 uzņēmumu. Finbite ir integrējams ar populārākajām programmatūrām, piemēram, Simplbooks un Scoro, kas ļauj viegli sinhronizēt elektroniskos čekus ar izmantojamo grāmatvedības sistēmu.
Sāciet lietot Finbite jau šodien un pārliecinieties, kā elektroniskie čeki var atvieglot jūsu uzņēmējdarbību!
