E-rēķinu izmantošana sākotnēji var šķist sarežģīta, it sevišķi ar šobrīd pieejamām tik dažādām e-rēķinu iespējām. Par spīti tam daudzi uzņēmumi pāriet uz e-rēķiniem to efektivitātes un izdevīguma dēļ.
Šajā rakstā:
Šajā rakstā aplūkosim, kā sagatavot, nosūtīt un saņemt rēķinus elektroniski. Apskatīsim populārākos e-rēķinu formātus, ieguvumus, kā arī programmatūras, kas atvieglo pāreju uz e-rēķiniem.
Kas ir elektroniskie rēķini?
Elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir rēķins, kas tiek sagatavots strukturētā elektroniskā formātā, kā arī nosūtīts un saņemts elektroniskā vidē. Grāmatvedības sistēmas atpazīst e-rēķina strukturēto datu formātu, tādējādi e-rēķini tiek apstrādāti automātiski.
PDF rēķini tiek nosūtīt pa e-pastu, savukārt e-rēķini tiek nosūtīti, balstoties uz saņēmēja reģistrācijas numuru vai unikālu elektroniskā rēķina identifikācijas numuru. Tādā veidā tiek nodrošināts, ka e-rēķini tiek pareizi izsūtīti attiecīgajiem uzņēmumiem, uzlabojot precizitāti un izsekojamību.
Elektronisko rēķinu biežāk sastopamie formāti
Daži no biežāk sastopamajiem elektronisko rēķinu formātiem:
- EDI (Electronic Data Exchange): Viens no pirmajiem standartizētajiem digitālajiem formātiem, kas tiek izmantots uzņēmējdarbības dokumentu (tostarp rēķinu) apmaiņai starp organizācijām. EDI rēķini tiek pārsūtīti caur privātu tīklu.
- XML (Extensible Markup Language): XML formātā tiek izmantotas skaidri definētas birkas, lai piefiksētu rēķina informāciju, piemēram, informāciju par pircēju, izmaksu pozīcijas un nodokļu apmērus. XML kā dokumentu apmaiņas tīklu izmanto internetu.
Peppol tīklā (drošs starptautisks tīkls e-rēķinu apmaiņai) e-rēķinu apmaiņa notiek, izmantojot standartizētu XML formātu Peppol BIS (Business Interoperability Specification).
Elektronisko rēķinu veidošanas paraugu prasības
Elektroniskajiem rēķiniem jāatbilst noteiktiem tehniskiem, normatīviem un uzņēmējdarbības standartiem. Dažas elektronisko rēķinu paraugu prasības:
- Vietējās normatīvās prasības: E-rēķiniem jāatbilst vietējām normatīvajām prasībām attiecībā uz nodokļiem (piemēram, PVN) un e-rēķiniem. Piemēram, visām ES valstīm jāievēro Eiropas e-rēķinu standarts.
- Obligātie lauki: E-rēķinos jānorāda pamatinformācija, piemēram, rēķina numurs, datums, piegādātāja un pircēja informācija, nodokļu informācija, apmaksas noteikumi, apraksts un kopējā summa.
- Sistēmas identifikācijas numurs: Starptautiskās e-rēķinu sistēmās, piemēram, Peppol, visiem lietotājiem jābūt sistēmas identifikācijas numuram.
- Uzņēmuma reģistrācijas numurs: Valsts e-rēķinu sistēmās e-rēķini tiek nosūtīti, balstoties uz uzņēmuma reģistrācijas numuru.
Kā atšķiras e-rēķins un digitālais rēķins?
Lai gan daudzi cilvēki lieto terminus “elektronisks rēķins” un “digitāls rēķins” kā sinonīmus, starp tiem pastāv vairākas būtiskas atšķirības:
Elektronisks rēķins (e-rēķins)
E-rēķini ir mašīnlasāmi rēķini, kas tiek izveidoti, sūtīti, apstiprināti un saglabāti uzņēmuma grāmatvedības un uzņēmējdarbības programmatūrā.
Elektroniskam rēķinam ir strukturēts elektronisks formāts, un tas tiek nosūtīts, izmantojot e-rēķinu sistēmu (piemēram, Peppol tīklu vai e-rēķinu operatorus). E-rēķini ir šifrēti un, izmantojot tīklus, piemēram, Peppol, e-rēķinu sūtīšanai un saņemšanai lietotājiem jābūt elektroniskā rēķina adresei un Peppol identifikācijas numuram.
Digitāls rēķins
Digitāls rēķins pēc būtības ir tāds pats kā rēķins papīra formātā, tikai to var izveidot, apskatīt un apstrādāt digitāli. Piemēram, digitāls rēķins ir rēķins PDF formātā.
Atšķirībā no e-rēķiniem, kuri ir mašīnlasāmi, lai izveidotu digitālu rēķinu, lietotājiem manuāli jāievada dati un jāizmanto datu atpazīšanas rīki, lai iegūtu informāciju no digitāla rēķina.
Digitāliem rēķiniem nav strukturēta formāta un tos var nosūtīt uz saņēmēja e-pasta adresi kā pielikumu. Digitāli rēķini PDF formātā nav šifrēti, tādējādi pastāv risks attiecībā uz konfidenciālu informāciju. Digitāli PDF rēķini bieži tiek izmantoti arī krāpnieciskos nolūkos.
Elektronisko rēķinu priekšrocības un trūkumi
Elektronisko rēķinu priekšrocības
- Samazinātas izmaksas: samazinās darba izmaksas, kas saistītas ar digitālu rēķinu sagatavošanu (piemēram, laiks, kas tiek pavadīts, lai manuāli ievadītu datus un organizētu rēķinus).
- Uzlabota efektivitāte: kad uzņēmums izsūta elektronisku rēķinu, tas tiek piegādāts nekavējoties. E-rēķinus var arī automātiski sinhronizēt ar saņēmēja grāmatvedības sistēmu, tādējādi novēršot kļūdas, kas saistītas ar manuālu datu ievadi.
- Uzlabota atbilstība: e-rēķinu sistēmas, piemēram, Peppol, nodrošina, ka e-rēķini atbilst vairāk nekā 60 valstu juridiskajām un nodokļu prasībām.
- Uzlabota drošība: e-rēķinu tīkli, piemēram, Peppol izmanto progresīvus drošības protokolus un pieprasa identifikācijas numura verifikāciju, lai līdz minimumam samazinātu krāpniecisku rēķinu risku. Atšķirībā no PDF rēķiniem, visi e-rēķini ir šifrēti, aizsargājot jebkāda veida sensitīvu informāciju.
Elektronisko rēķinu trūkumi
- Noraidoša attieksme pret pārmaiņām: ieviešot e-rēķinus, dažiem darbiniekiem var būt noraidoša attieksme pret pārmaiņām, pat ja e-rēķini ir efektīvāki par digitālajiem rēķiniem. Pretošanos pārmaiņām var pārvarēt ar atbilstošām apmācībām.
- Tīkla problēmas: paļaušanās uz privātu elektronisko rēķinu tīklu nozīmē, ka rēķinu izrakstīšanai īslaicīgus traucējumus var radīt tehniskas problēmas.
- Savienojamības problēmas: sūtot starptautiskus rēķinus, uzņēmumi citās valstīs var izmantot nesaderīgas elektronisko rēķinu programmatūras, kas var radīt integrācijas problēmas.
Kā nosūtīt elektroniskos rēķinus?
Pastāv dažādas elektronisko rēķinu sūtīšanas metodes, atkarībā no izmantotā e-rēķina formāta. Piemēram, lai nosūtītu e-rēķinus Peppol standartizētajā formātā, e-rēķins jānosūta, izmantojot Peppol piekļuves punktu.
Finbite atvieglo elektronisko rēķinu nosūtīšanu visos formātos, tostarp Peppol (izplatītākais elektronisko rēķinu veids Eiropā).
Lai elektroniski nosūtītu rēķinus, pirmais solis ir rēķina izveide. Ar Finbite to var izdarīt vairākos veidos:
- Izmantojiet Finbite, lai no savas grāmatvedības sistēmas automātiski importētu rēķinus. Finbite var integrēt ar izplatītākajām ERP sistēmām Baltijā, piemēram, Simplbooks un Merit Aktiva, kas ļauj viegli importēt esošos rēķinus.
- Izveidojiet elektronisko rēķinu, izmantojot Finbite lietotājiem draudzīgo saskarni. Lai izveidotu e-rēķinu, vienkārši ievadiet nepieciešamo informāciju, piemēram, pirkuma summu, saņēmēja informāciju, rēķina numuru un rēķina apmaksas termiņu.
- Izveidojiet rēķinu Excel formātā un augšupielādējiet to Finbite platformā.
Lai pievienotu e-rēķina saņēmēju, ievadiet saņēmēja informāciju vai atlasiet to no sava kontaktu saraksta. Pēc tam noklikšķiniet sūtīšanas pogu un jūsu e-rēķins tiks drošā veidā nosūtīts saņēmējam.
Elektroniskie rēķini, BUJ
Vai elektroniskos rēķinus var sūtīt bez maksas?
Dažās valstīs elektroniskos rēķinus var nosūtīt bez maksas B2G darījumos. Piemēram, Igaunijā e-rēķinus valsts institūcijām var nosūtīt bez maksas.
Lielākajā daļā ES valstu e-rēķinu izrakstīšana B2B darījumos notiek pēc brīvprātības principa, tādēļ parasti B2B rēķinu sūtīšana nav bez maksas. Taču, ja katru mēnesi jānosūta tikai daži B2B vai B2G e-rēķini, Finbite piedāvā Sākuma plānu, kas ļauj lietotājiem nosūtīt 5 bezmaksas e-rēķinus mēnesī (tostarp Peppol rēķinus).
Vai elektroniskie rēķini ir droši?
Jā, elektroniskie rēķini ir droši. Atšķirībā no digitālajiem e-pastiem, kas tiek nosūtīti pa e-pastu, elektronisko rēķinu apmaiņa notiek drošā sistēmā un tiek nosūtīti, izmantojot uzņēmuma reģistrācijas numuru. Tas novērš krāpniecības risku, kas ir iespējams, ja rēķinu apmaiņa tiek veikta pa e-pastu.
PDF rēķini un citi rēķini, kas tiek nosūtīti pa e-pastu, nav droši, jo trešās personas var uzlauzt uzņēmuma serveri un piekļūt šiem e-pastiem. Tas ļauj krāpniekiem nosūtīt PDF rēķinus ar viltotu bankas konta informāciju.
E-rēķini ir šifrēt un tiem nevar piekļūt nepiederošas personas. Turklāt, ja e-rēķinu apmaiņa notiek ļoti drošos tīklos, piemēram, Peppol, informācija ir vēl aizsargātāka, jo Peppol tīkla visām pusēm jābūt reģistrētam Peppol identifikācijas numuram.
Tādi e-rēķinu risinājumi kā Finbite piedāvā papildu drošības līmeni, piemēram, elektronisko rēķinu apstiprināšanas sistēmu. Ar Finbite rēķinu apstiprināšanas sistēmu, pēc tam, kad pirkumu rēķini ir ievadīti sistēmā un pirms to apstrādes apmaksai, tie ir jāapstiprina vienam vai vairākiem darbiniekiem. Pilnvarotie lietotāji var arī apskatīt, kas ir apstiprinājis iepriekšējos rēķinus.
Finbite ir drošs e-rēķinu risinājums. Kā vadošais e-norēķinu nodrošinātājs Baltijas valstīs mēs palīdzam uzņēmumiem nosūtīt vairāk nekā 2 miljonus e-rēķinu mēnesī. Ar vairāk nekā desmit gadu pieredzi, mēz zinām, kā gādāt par jūsu sensitīvās informācijas drošību.
Vai elektroniskie rēķini var automātiski apstrādāt maksājumus?
Elektroniskie rēķini tiek lietoti, lai pieprasītu maksājumu, bet maksājums netiek automātiski apstrādāts. Elektroniskais rēķins ietver visu nepieciešamo maksājuma informāciju, piemēram, apmaksājamo summu, apmaksas datumu, bankas konta informāciju, taču summas apmaksa ir saņēmēja ziņā.
Saņēmējs var automatizēt elektronisko rēķinu apmaksu, proti, ka rēķini tiek apmaksāti, tiklīdz tie tiek saņemti. Uzņēmumi to var veikt, integrējot savu e-rēķinu sistēmu ar savu maksājumu sistēmu, un, izvēloties automātiskās, rēķinu apmaksas iespēju (ja tāda ir pieejama).
Finbite atvieglo elektronisko rēķinu apstiprināšanu, informējot jūs, tiklīdz ir saņemts jauns e-rēķins, kas ļauj to apstiprināt dažu sekunžu laikā.
Vai pastāv kāda atšķirība starp elektroniskajiem rēķiniem Eiropā un ASV?
ES visām valsts iestādēm jānodrošina iespēja saņemt un apstrādāt e-rēķinus. Izplatīta var kļūt arī obligāta e-rēķinu izmantošana B2B darījumos. Piemēram, Latvijā līdz 2026. gadam plānots ieviest B2B e-rēķinus.
ASV valdība nav noteikusi nekādu regulējumu attiecībā uz e-rēķiniem. ASV uzņēmums var noteikt, kādus e-rēķina formātus izmantot B2B un B2G darījumos (XML, EDI vai citi).
ES valstīs parasti tiek izmantots Peppol standartizēts e-rēķinu formāts. Tas ir tādēļ, ka Peppol tīkls ir ātrs, uzticams un drošs, kā arī to plaši izmanto organizācijas visā ES. Peppol kļūst arvien populārāks arī ārpus ES un ir pieejams arī ASV.
Kādu programmatūru var izmantot, lai izveidotu elektronisko rēķinu?
Finbite ir “viss vienā” elektronisko norēķinu risinājums, kas atvieglo jebkāda formāta elektronisko rēķinu sagatavošanu, nosūtīšanu un pārvaldību.
Sagatavojiet e-rēķinus, izmantojot Finbite lietotājiem draudzīgo saskarni, vai izveidojiet rēķinus Excel programmā un augšupielādējiet Finbite platformā. Finbite varat sinhronizēt ar savu grāmatvedības programmatūru, lai automātiski augšupielādētu un nosūtītu savus rēķinus jebkurā nepieciešamajā formātā.
Nosūtiet e-rēķinus droši un ērti ar Finbite
Lai gan elektroniskie norēķini var novērst daudzas problēmas, kas saistītas ar tradicionālo rēķinu izrakstīšanu, e-rēķinu nosūtīšana var šķist sarežģīta, jo īpaši, ja ir tik daudz e-rēķinu formātu, no kuriem izvēlēties.
Finbite atvieglo e-rēķinu sagatavošanu un nosūtīšanu jebkurā jūsu klientam vēlamajā formātā. E-rēķinus varat sagatavot Finbite lietotājiem draudzīgajā saskarnē vai rēķinus no sava ERP sinhronizēt ar Finbite.
Izmēģiniet Finbite jau šodien, lai e-rēķinu izrakstīšana būtu drošāka un ērtāka.
