Kas paberkviitungi tohib pärast skannimist ära visata?

Jah, paberkviitungi võib pärast digiteerimist minema visata, kui digitaalne koopia vastab raamatupidamise algdokumendi nõuetele. Raamatupidamise seaduse § 7 lõige 9 on lubanud algdokumenti teisele andmekandjale üle kanda ja originaali hävitada juba alates 1. jaanuarist 2017, tingimusel et majandustehingu andmed ei muutu ja dokument vastab endiselt seaduse nõuetele. See ei tähenda, et iga telefoniga tehtud pilt sobib. Arhiiv peab säilitama tõendusväärtuse, seose raamatupidamiskandega ja käibemaksu mahaarvamise aluseks vajaliku info, mida tavaline kassatšekk enamasti ei annagi.

Millal tohib originaali hävitada?

Seadus lubab konverteerida algdokumendi, näiteks paberkviitungi, teise vormingusse ja säilitada edaspidi ainult seda koopiat, kui ülekandmisel ei muudeta tehingu andmeid ning tulemus vastab kõigile algdokumendile kehtestatud nõuetele. Praktikas tähendab see, et fotol või skaneeritud failil peavad olema loetavad kõik samad numbrid, kuupäevad ja tekst, mis paberil olid. Hägune pilt, kust hind või müüja nimi ei paista, ei täida seadusest tulenevat algdokumendi eesmärki: võimaldada sõltumatul ja pädeval kolmandal osapoolel tõendada, et tehing tegelikult toimus. Vähemalt tehingu aeg, majanduslik sisu ja arvnäitajad peavad olema jälgitavad.

Kui kaua peab arhiiv säilima ja millest tähtaeg arvestatakse?

Siin lähevad kaks tähtaega tihti sassi, kuna need kõlavad sarnaselt, aga lähtuvad erinevast hetkest. Raamatupidamise seaduse § 12 lõike 1 järgi tuleb algdokumente säilitada seitse aastat, arvestatuna selle majandusaasta lõpust, mil tehing arvestusse kanti. Kalendriaastase majandusaastaga ettevõttel tähendab see, et 2026. aastal tehtud ostu kviitung peab säilima 2033. aasta lõpuni. Käibemaksukohustuslasele kehtib paralleelselt Maksu- ja Tolliameti järgi nõue säilitada väljastatud ja saadud arved kronoloogilises järjekorras seitse aastat arve väljastamise või kättesaamise kuupäevast, mitte majandusaasta lõpust. Vahe on tavaliselt mõne kuu piires, aga kui arhiivi kustutusreeglid on automatiseeritud, tasub need kaks tähtaega lahus hoida, mitte ühte kellaajastust jooksutada.

Mida peab arhiiv sisaldama, et see tõendina kehtiks?

Digitaalne kviitungiarhiiv ei ole hunnik pilte kõvakettal. Kui kviitungilt ei ole näha, mida ostetud ja kui palju maksti, ei ole see algdokument, olgu see paberil või PDF-is. Lisaks nõuab seadus sama paragrahvi neljandas lõikes, et algdokumendi ja raamatupidamiskande vahel oleks selge viide: peab olema jälgitav, mis kviitung mis kandega seotud on, mitte lootma, et kuupäevad juhtumisi kokku klapivad. Ja säilitatud fail peab läbi kogu seitsmeaastase perioodi olema masintöödeldav, kirjalikult taasesitatav, loetav ja tõenduslikult kasutatav. See on arhiivi valikul praktiline kontrollnimekiri: kui aasta pärast pildistamist on kviitungi tekst hägunenud või fail on kättesaamatus formaadis, ei loe, et originaal kunagi olemas oli.

Miks kassatšekk enamasti sisendkäibemaksu ei anna?

Kviitungi ja arve vahel on käibemaksu mõttes suur erinevus, ja siin lähevad ettevõtjad kõige sagedamini valesti. Maksu- ja Tolliamet on selgitanud, et tavaline poe kassatšekk, ka iseteeninduskassast saadud tšekk, ei ole lihtsustatud arve, sest poes on alati keegi, kes soovi korral täisnõuetele vastava arve väljastab; samamoodi ei loeta lihtsustatud arveks tavalise, mitte automatiseeritud tankla kviitungit. Maksu- ja Tolliameti selgituse järgi tohib lihtsustatud arve, mille alusel saab sisendkäibemaksu maha arvata, väljastada vaid reisijateveo teenuse osutamisel ning parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali ja muude samalaadsete aparaatide väljatrükitava arve korral, ja ainult siis, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot käibemaksuta. Kõigil muudel juhtudel on sisendkäibemaksu mahaarvamise aluseks käibemaksuseaduse § 37 nõuetele vastav arve, kus seisab ka arve saaja nimi. Maksu- ja Tolliamet rõhutab, et käibemaksu ei saa maha arvata arvelt, mis on väljastatud teisele isikule, kaasa arvatud eraisikule. Kokkuvõttes: kui töötaja tõi poest tagasi kassatšeki, on see piisav kuludokument, aga sisendkäibemaksu see reeglina ei annagi, sest kaupluses on olemas töötaja, kes vajadusel väljastab käibemaksuseaduse nõuetele vastava arve. Selleks tuleb poest küsida ettevõtte nimele väljastatud arve.

Kuidas dokumenteerida töötaja tasutud kulu, et äriline seos oleks tõendatav?

Kui töötaja maksab lähetuse või ostu eest omast rahakotist ja soovib hüvitist, ei asenda kviitung iseenesest tõendust, et kulu oli äriline. Tulumaksuseaduse § 51 järgi käsitatakse maksena, millele puudub raamatupidamise seadusega kooskõlas olev algdokument, ettevõtlusega mitteseotud kuluna. See toob kaasa tulumaksukohustuse, mitte pelgalt raamatupidamisliku ebamugavuse. Praktikas tähendab see, et kviitungile või kuluaruandele tasub lisada lühike märge, mis eesmärgil ost tehti ja kes seda kinnitas: kliendikohtumine, konkreetne projekt, lähetuse päevad. Raamatupidamise seadus nõuab niikuinii, et ettevõttel oleks kirjalik sisemine reeglistik, mis kirjeldab algdokumentide liikumist ja säilitamist; kõige lihtsam on see reeglistik siduda kuluaruannete töövooga: kes kviitungi digiteerib, kes kinnitab ärilise seose ja kes vastutab arhiivi eest, kui maksuamet küsib sama kviitungi viie aasta pärast välja.