Подтверждение счетов-фактур одним щелчком мыши

Счета на покупку и отчеты о расходах отправляются в круг подтверждения, чтобы получить одобрение всех сторон перед оплатой. Благодаря кругу подтверждения все стороны имеют четкое представление о предстоящих расходах. Благодаря многоглазому контролю повышается вероятность обнаружения мошенничества со счетами-фактурами до совершения платежа. Согласование счета или подтверждение происходит быстро и легко для всех — достаточно одного нажатия кнопки на любом смарт-устройстве.

Существует несколько способов подтверждения счетов-фактур. В некоторых компаниях счета распечатывают, а подтверждения просят подписать. Такой процесс отнимает много времени и приводит к ненужной трате большого количества бумаги. Несколько более эффективным решением является запрос подтверждения по электронной почте, когда счет отправляется в виде вложения между несколькими людьми. Однако это приводит к тому, что вложения теряются, а счета неоправданно долго ждут подтверждения в куче электронных писем. Административная нагрузка на бухгалтера также высока из-за времени, потраченного на обмен электронными письмами, напоминания и т. д.

Наиболее эффективным решением для подтверждения счетов-фактур является «умный» круг подтверждения, когда бухгалтер может автоматизировать процесс подтверждения и управление им. Например, если речь идет о повторяющихся счетах, они автоматически отправляются на согласование к тем же людям в том же порядке. В случае с уникальными счетами процесс согласования легко организовать и занимает всего несколько мгновений. Вы также можете настроить автоматические напоминания и выбрать, отправлять ли счет-фактуру на подтверждение всем одновременно или важен определенный порядок подтверждения. Кроме того, все подтверждающие могут назначить в системе замену на время своего отсутствия на работе, чтобы не задерживать работу бухгалтера в этот период.

Поскольку цифровой круг подтверждения гарантирует, что перед оплатой счет-фактура будет проверен несколькими парами глаз, риск стать жертвой мошенничества со счетами значительно снижается. Для повышения безопасности и снижения риска мошенничества со счетами, компаниям рекомендуется разработать процесс проверки счетов с учетом своих потребностей. Стоит подумать о том, сколько человек должно подтверждать каждый счет, связано ли это с объемом счета и стоит ли устанавливать лимиты подтверждения для определенных сотрудников. Однако стоит помнить, что не каждый новый процесс должен быть связан с большим объемом работы. Такие процессы можно удобно автоматизировать с помощью умного решения для круга подтверждения, которое позволяет быстро и легко управлять, администрировать и подтверждать процесс подтверждения.

Все счета-фактуры, полученные в форме электронных счетов или введенные в систему с помощью оцифровки, могут быть подтверждены с помощью умного круга подтверждения. Для повторяющихся счетов-фактур можно организовать автоматизированный процесс, что значительно снижает нагрузку на бухгалтера, а для уникальных счетов управление поэтапным кругом подтверждения становится простым и удобным. Кроме того, в круг подтверждения можно отправлять отчеты о расходах.