5 põletavat küsimust e-arvete kohta – lihtsad vastused ettevõtjatele

E-arved on Eestis olnud kasutusel juba aastaid, kuid 2025. aasta 1. juulil jõustuv raamatupidamise seaduse muudatus on taas esile tõstnud mitmeid küsimusi.

Uued seadused nii Eesti kui Euroopa tasandil julgustavad ettevõtteid digilahendusi kasutusele võtma, suunavad loobuma paber- ja PDF-arvetest ning üle minema e-arvetele. Vaatamata sellele, et e-arved on muutumas normiks, tekitavad need paljudes ettevõtetes ja raamatupidajates endiselt küsimusi. Seetõttu vastame enamlevinud küsimustele, kuidas täpselt e-arvete süsteem töötab, kellele on see kohustuslik ja millised on praktilised eelised võrreldes teiste formaatidega.

1. Mis on e-arve ja kuidas see erineb PDF-arvest?

E-arve on struktureeritud masinloetavas formaadis (nt XML) arve, mis liigub saatja raamatupidamistarkvarast otse saaja omasse. Tänu sellele saab arvet automaatselt töödelda erinevates süsteemides nii, et seda pole vaja e-maili teel saata ega käsitsi sisestada või skaneerida. Kuna e-arve vastab standardiseeritud struktuurile, liiguvad arve andmed süsteemide vahel automaatselt, vähendades inimlike eksimuste riski ja kiirendades maksete liikumist.

E-maili teel saadetav PDF-arve on lihtsalt virtuaalne kujutis paberarvest, millel puudub kindel standardiseeritud struktuur ja seetõttu ei saa tarkvarad seda automaatselt töödelda. Kuigi PDF-arve on küll elektrooniline dokument, nõuab see käsitsi sisestamist raamatupidamissüsteemi või optilise märgituvastuse (OCR) kasutamist.

2. Kellele on e-arved kohustuslikud?

Alates 2019. aastast on e-arvete saatmine kohustuslik kõigile riigihangetel osalevatele ettevõtetele ning kõikidele ettevõtetele, kes esitavad arveid riigiasutustele. See tähendab, et kui sinu ettevõte teeb koostööd riigiga või osaleb riigihangetel, peab arveldamine toimuma e-arvete vormis.

Erasektori ettevõtete vahel on e-arvete kasutamine seni olnud vabatahtlik, kuid see muutub järjest tavapärasemaks. Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi värskeimast reaalajamajandust (RTE) uuringust selgus, et viie aasta võrdluses on e-arvete kasutus näitamas mõõdukat kasvu, tõustes 22%-lt aastal 2019 30%-le aastal 2024. Peamiselt kasutatakse e-arveid osaliselt, sest osadel partnerettevõtetel ja klientidel puudub valmisolek ning võimekus e-arveid vastu võtta.

Seadusemuudatus! 1. juulil 2025 jõustuva raamatupidamisseaduse muudatusega loodab riik kaasa aidata e-arvete populariseerimisele erasektoris. Kui seni on e-arvete kohustus kehtinud vaid avaliku sektori asutustega arveldades, siis alates 1. juulist saavad nii era- kui ka avaliku sektori ettevõtted õiguse määrata, millises vormis arveid nad soovivad müüjatelt saada. Õiguse müüjalt e-arveid nõuda saavad kõik raamatupidamiskohustuslased, kes on äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud. Seega tuleb müüjatel neile edaspidi esitada e-arveid, kui pole teisti kokkulepitud.

3. Kuidas saata ja vastu võtta e-arveid?

E-arvete saatmine ja vastuvõtmine toimub operaatorite kaudu ja nende poolt pakutavaid lahendusi on võimalik kasutada eraldiseisvalt või liidestada juba olemasoleva raamatupidamise lahendusega.

E-arve saatmiseks:

1. Vali sobiv e-arve operaator ja loo ettevõttele konto.
2. Liidesta e-arve lahendus oma raamatupidamistarkvaraga või alusta arve saatmist operaatori keskkonnas.
3. Sisesta arve ja ostja andmed, sh. ostja registrikood, kuna e-arved liiguvad just selle alusel.
4. Saada arve süsteemist välja ja see jõuab hetkega ostjani.

E-arve vastuvõtmiseks:

1. Vali sobiv operaator ja märgi ettevõte äriregistris e-arve vastuvõtjaks.
2. Anna partneritele teada, et edaspidi ootad e-arveid.
3. Vastuvõetavad arved jõuavad otse raamatupidamistarkvarasse või e-arve keskkonda, neid pole vaja käsitsi sisestada.
4. Kontrolli, kinnita ja tasu arve.

4. Millised on e-arvete kasutamise eelised?

E-arvete kasutamine pakub ettevõtetele mitmeid olulisi eeliseid, mis aitavad muuta raamatupidamise kiiremaks, täpsemaks ja kuluefektiivsemaks. Oluline on siinkohal mainida, et kuigi e-arvete saatmise võimekus aitab suurendada ettevõtte konkurentsivõimet, siis peamised kasutegurid on seotud e-arvete vastuvõtu ja PDF-ostuarvete digiteerimisega ehk juba saabunud arvete masinloetavaks ehk e-arveks muutmisega.

• Kõrgem efektiivsus: E-arved liiguvad otse süsteemist süsteemi ning jõuavad seetõttu kiiremini saajani. Kuna neid pole vaja käsitsi sisestada, aitab see säästa aega ja suurendab töötajate produktiivsust, sest raamatupidajad ei pea tegelema andmete ümber trükkimisega.
  
• Vähem vigu ja täpsemad andmed: Kuna e-arveid ega digiteeritud arveid pole vaja käsitsi sisestada, väheneb inimlike eksimuste oht. Automaatne töötlemine tagab, et kõik andmed on täpsed ja andmeid ei pea hiljem korrigeerima.
  
• Kiirem maksete laekumine: Kuna saadetud e-arved jõuavad otse kliendi raamatupidamissüsteemi, väheneb arve menetlemise aeg ja maksete laekumine toimub kiiremini. Paljud ettevõtted on märganud, et e-arvete puhul esineb vähem maksetähtaegade ületamist.
  
• Parem jälgitavus ja aruandlus: E-arved sisaldavad detailselt struktureeritud andmeid, mis võimaldab paremat aruandlust ja finantsprotsesside jälgimist. E-arved on esimene samm reaalajamajanduse lahenduste suunas. 2020. aastal läbi viidud uuring näitas, et reaalajamajanduse lahenduste kasutamine aitaks Eestis aastas kokku hoida üle 14 miljoni töötunni, mis on 7000 inimese täistööaeg. Rahaline kokkuhoid reaalajamajanduse lahendustest oleks aastas koguni 200 miljonit eurot.
  
• Turvalisus ja usaldusväärsus: E-arved liiguvad registrikoodi alusel turvalisi kanaleid kaudu ja nende sisu on krüpteeritud. See vähendab pettuste ja võltsarvete riski võrreldes e-posti teel saadetevate arvetega. Arvepettus on võrdlemisi levinud pettuse liik, mille käigus saadetakse ettevõttele e-posti teel tema koostööpartneri nimelt võltsarve, mis erineb tegelikust enamasti vaid muudetud pangakonto andmete poolest. Ettevõte kannab teadmatult raha kurjategijatele, koostööpartner aga ootab jätkuvalt ülekannet. Ainuüksi eelmise aasta novembris teavitati RIAt neljast arvepettuse juhtumist, mille kogukahju oli 300 000 eurot.
  
• Automatiseerimise võimalus: E-arvete kasutamine võimaldab ettevõtetel integreerida neid oma finantssüsteemidega, mis avab ukse automatiseeritud töövoogudele, nagu automaatne konteerimine ja kulukohtade määramine korduvatel arvetel ning sujuvad digitaalsed kinnitusprotsessid.
  
• Keskkonnasõbralikkus: E-arvete kasutamine aitab vähendada paberikulu ja süsiniku jalajälge, kuna puudub vajadus füüsiliste dokumentide saatmiseks ja arhiveerimiseks. Ühe uuringu kohaselt on e-arveid kasutades võimalik vähendada kasvuhoonegaaside heitkogust paberarvetega võrreldes keskmiselt 89% ja e-posti teel esitatavate pdf-arvetega võrreldes 33%. Kuna e-arvete puhul kasutatakse vähem loodusressursse ja nendega kaasneb väiksem CO² heitgaaside kogus, on e-arved kõige keskkonnahoidlikum ja jätkusuutlikum arve tüüp. 
  
  

5. Kas väiksemad ettevõtted saavad e-arveid kasutada?

Jah, kõik ettevõtted saavad kasutada e-arveid. Vastupidiselt levinud arvamusele ei nõua e-arvete kasutuselevõtt ettevõtte poolt suuri investeeringuid. Kui väikeettevõtja soovib saata arve partnerile, kes on äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud, saab ta seda teha tasuta Finbite Starter paketiga, sisestades arveinfo käsitsi. Suurema e-arvete mahu korral on mugavam luua raamatupidamissüsteemiga e-arvete liidese – seda saab teha Lite paketiga, mille kuutasu on 10 eurot. Kui Starter paketis on kuni 5 e-arve saatmine ja vastu võtmine tasuta, siis suuremate koguste puhul on hinnastus mahupõhine. Finbite’i klienditugi aitab nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui kasutajatel tekib e-arvete saatmist ja vastuvõtmist puudutavaid küsimusi.