5 levinud müüti e-arvete kohta ja miks need ei vasta tõele

Alates 1. juulist 2025 jõustub Eestis raamatupidamisseaduse muudatus, mille kohaselt kõik ettevõtted, kes on e-äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, võivad nõuda oma müüjatelt e-arveid. Müüjad on kohustatud sellisele soovile vastama ja esitama arved e-arve formaadis. See tähendab, et kohustuslik e-arve ei puuduta enam ainult riigiasutusi ja nende hankepartnereid, vaid ka eraettevõtteid, kes on otsustanud üle minna e-arvetele.

Sellise muudatuse valguses liigub ringi hulk müüte, mis võivad e-arvetele üleminekut takistada. Toome välja levinumad eksiarvamused ja lükkame need selgelt ning põhjendatult ümber.

Müüt nr 1: E-arvetele kasutusele võtmine on kallis ja keeruline

Tegelikult on e-arvete kasutuselevõtt on lihtne ja taskukohane – ka väikesele ettevõttele. Mõistagi võib iga muudatus või uuendus esmapilgul tunduda keeruline ja nõuda teatud oskuste arendamist kõigilt osapooltelt, kuid e-arvete puhul on paljude ettevõtete praktika hoopis vastupidine.

Tänapäevased e-arvete lahendused, nagu Finbite, võimaldavad alustada e-arvete saatmise ja vastuvõtmisega ilma suure ajalise või rahalise investeeringuta. Näiteks 5 e-arve saatmiseks ja vastu võtmiseks saab kasutada lihtsalt veebikeskkonda täiesti tasuta. Väikese tasu eest on võimalik ühendada lahendus olemasoleva raamatupidamistarkvaraga ja saata e-arveid otse seni tuttavast keskkonnast.

Oleme loonud kalkulaatori, mille abil saab arvestada, kui palju aega ja raha võib säästa, kui kasutada e-arveid, digiteerida PDF-arveid ja automatiseerida kogu ostuarvete halduse protsessi. Uuringute põhjal võib ettevõte säästa keskmiselt 3 eurot ja 30 minutit iga arve kohta. See kasu ei piirdu ainult raamatupidamisega – ostuarvete käsitlemisse on sageli kaasatud ka tellijad, nende juhid ja teised kolleegid, mistõttu mõjutab digitaliseerimine positiivselt kogu ettevõtte töövoogu.

Kui palju säästaksid nutika ostuarvete haldusega?

Sisesta, mitu ostuarvet ühes kuus vastu võtad.

Võidetud aeg

5 tundi

Säästetud raha

30 € kuus

Saada päring

Müüt nr 2: E-arveid pole mõtet kasutada väikese arvete mahu korral

Väikeste ettevõtete jaoks võib e-arvetele üleminek isegi lihtsam ja soodsam olla, sest arvete mahud on väikesed ja nende haldamisega seotud protsessid võrdlemisi lihtsakoelised. Just seetõttu on e-arvete kasutusele võtmine mõistlik ka väikestele ja alles kasvavate ettevõtete jaoks, et vähendada käsitööd, vältida vigu ja kiirendada arvete tasumist. Kui väikeettevõte kasutab majavälise raamatupidaja või büroo teenuseid, siis muudavad e-arved selle koostöö samuti sujuvamaks, kiiremaks ja soodsamaks, sest raamatupidaja peab arvetega tegelemiseks kulutama vähem aega.

Müüt nr 3: E-arvete saatmine on kohustuslik ainult avaliku sektoriga arveldades

Kuigi käesoleval hetkel vastab see müüt tõele, siis alates 1. juulist 2025 hakkavad e-arvete nõuded mõjutama oluliselt suuremat ettevõtete ringi. Kehtima hakkav raamatupidamisseaduse muudatus puudutab ka eraettevõtteid, kes on e-äriregistris märkinud end e-arve vastuvõtjaks. Igal sellisel ettevõttel tekib seaduslik õigus nõuda müüjatelt e-arveid. See tähendab, et kõik ettevõtted – ka väikefirmad– peavad valmis olema e-arvete esitamiseks, kui nende klient seda soovib.

Müüt nr 4: E-arvete kasutamine välistab muud formaadid

Tegelikkuses ei tähenda e-arvete kasutusele võtmine, et pead täielikult loobuma muudest arvevormidest. Hea e-arvete keskkond toetab ka PDF- ja paberarveid. Kui kasutad Finbite keskkonda, saad lisaks e-arvete saatmisele ja vastu võtmisele kasutada ka teisi formaate. Digiteeri igas formaadis ostuarveid – olgu need PDF-failid või isegi paberarved. Nii liiguvad kõik ühtsesse süsteemi ja neid saab töödelda automaatselt, tagades digitaalse ja sujuva arvete halduse olenemata sellest, millises formaadis need algselt saabusid.

Kui saad arveid nii PDF-ina kui e-arvetena, ei pea enam muretsema formaadi pärast ja ülal hoidma paralleelselt mitut erinevat arvete haldusega seotud töövoogu. Kõik arved jõuavad automaatselt Finbite keskkonda või otse raamatupidamistarkvarasse ning raamatupidaja saab neid mugavalt konteerida, kinnitamise saata ja arhiveerida.

Müüt nr 5: E-arved on mõeldud ainult riigisiseseks arveldamiseks

E-arvete kasutusvõimalused ei piirdu ainult Eesti-siseste arveldustega. Tänu rahvusvahelistele standarditele ja võrgustikele, nagu Peppol, on võimalik e-arveid saata ja vastu võtta ka rahvusvaheliselt.

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) on turvaline ja standardiseeritud võrgustik, mille kaudu saavad ettevõtted arveldada e-arvetega üle Euroopa ning ka väljaspool. Kui Eesti-sisesed e-arved liiguvad ettevõtte registrikoodi alusel, siis Peppol-võrgustikus kasutatakse selleks Peppol-ID numbrit, mis koosneb riigikoodist (Eesti puhul nt 0191:) ja ettevõtte registrikoodist.

Finbite keskkonnas saavad kõik kasutajad, olenemata paketist, saata ja vastu võtta Peppol e-arveid oma rahvusvahelistele äripartneritele. Selleks ei ole vaja eraldi lisaintegratsioone – piisab, kui aktiveerida vastav arvekanal. See lihtsustab rahvusvahelist koostööd, toetab läbipaistvust ning võimaldab osaleda ka välisriikide hangetes, kus e-arve kasutamine on juba kohustuslik.

Miks e-arve on tuleviku standard?

E-arve ei ole pelgalt digitaalne dokument – see on nutikas andmefail, mis:

• liigub automaatselt raamatupidamissüsteemide vahel
• vähendab käsitööd ja vigu,
• kiirendab maksete laekumist,
• on keskkonnasõbralik.

Kuidas Finbite saab aidata?

Finbite pakub seadusele vastavat ja lihtsasti kasutatavat e-arvete keskkonda, mis sobib nii alustavale ettevõtjale kui kogenud raamatupidajale. Meie platvorm võimaldab:

• saata ja vastu võtta kohustuslikke e-arveid;
• ühendada lahenduse olemasoleva tarkvaraga;
• automatiseerida arvete halduse (sh. kinnitusprotsessid ja kontode määramise);
• tegutseda paindlikult, kooskõlas kõikide nõuetega.

Valmistu muudatuseks juba täna – nii väldid viimasel hetkel kiirustamist!