Arve on ametlik dokument, mille eesmärk on selgitada, mida ja kellele tuleb tasuda. Arve on eriti vajalik juhtudel, kui kauba üleandmine ja selle eest tasumine toimuvad eri aegadel. Arvet väljastades müüja sisuliselt kinnitab ostjale, et ta on omapoolsed kohustused tehingus täitnud ja nõuab ostjalt selle eest tasumist.
Arve maksetähtaeg mängib siin olulist rolli – see näitab, mis kuupäevaks tuleb arve eest tasuda ning aitab mõlemal osapoolel mõista, millal nõue muutub sissenõutavaks. Selgelt määratletud maksetähtaeg vähendab arusaamatusi ja tagab sujuvama rahavoogude juhtimise, muutes seeläbi lepinguliste kohustuste täitmise ennustatavaks ja turvaliseks.
Selles artiklis
Siinses postitustes selgitame, millised on nõuded arve maksetähtajale ja viivistele ning mida teha maksetähtaja ületanud arvega. Samuti toome välja erinevad põhjused, miks on oluline, et klient maksaks arve õigeaegseks, ja anname soovitusi, kuidas ettevõtjana saab seda soodustada.
Seadusest tulenevad nõuded arve maksetähtajale
Ülekandega tasutava müügiarve puhul lisatakse arvele maksetähtaeg. Eestis märgitakse maksetähtaeg tavaliselt kuupäevana, välisriikides märgitakse maksetähtaega ka päevade arvuna (nt 14 päeva). Tähelepanelik tuleb olla kindlasti siis, kui äripartnerid tegutsevad välisriigis. Sellisel juhul tasub uurida, millised on konkreetse riigi arveldamise tingimused, sh arve maksetähtaja ja viivisega seonduv. Lisainfot võib leida Euroopa Liidu veebilehelt või välisriigi infoallikatest.
Maksetähtaja pikkus
Loomulikult eelistavad jaemüüjad ostjatena võimalikult pikki maksetähtaegu, et neil oleks rohkem aega rahavoogude planeerimiseks ja ostude eest tasumiseks. Samas soovivad müüjad lühemaid maksetähtaegu, et saada oma teenuste või kaupade eest raha võimalikult kiiresti ning tagada stabiilne rahavoog ja likviidsus. See vastandlik huvi võib põhjustada läbirääkimisi arve maksetähtaegade üle ning on oluline leida kompromiss, mis sobib mõlemale poolele.
Arve maksmise tähtajad võivad varieeruda sõltuvalt ettevõttest, tööstusharust ning kokkulepetest müüja ja ostja vahel. Kui maksetähtaeg arvel satub nädalavahetusele või riiklikule pühale, tuleb makse üldjuhul sooritada hiljemalt järgmisel tööpäeval.
Kuigi tähtaeg sõltub suuresti omavahelistest kokkulepetest, siis on teatud piiranguid arve maksetähtajale seadusandluse alusel. Nõudeid on selgitatud võlaõigusseaduse §-is 82. Kui lepingus ei ole tasu maksmise tähtaega kokku lepitud, muutub tasu maksmise kohustus sissenõutavaks hiljemalt 30 päeva möödumisel:
- arve kättesaamisest võlgniku poolt;
- kauba, teenuse või muu hüve kättesaamisest, kui arve kättesaamise aeg ei ole selge või arve on saadetud enne hüve kättesaamist;
- kauba, teenuse või muu hüve vastuvõtmisest või ülevaatamisest, kui see on lepingu või seadusega ette nähtud ning arve on esitatud enne vastuvõtmist.
Ebaausa kaubandustava tõkestamise seaduse § 4 järgi ei ole lubatud põllumajandustoote ja toidu eest tasumiseks pikemat maksetähtaega kui 30 päeva.
Üldlevinud arve tasumise tähtaeg on Eestis 7-21 päeva. Mõnikord võivad suured ettevõtted, näiteks riigiasutused või rahvusvahelised organisatsioonid, seada pikemad maksetähtajad (üldjuhul kuni 60 päeva).
Viivised
Kui klient ei tasu müügiarve eest maksetähtajaks, on arve esitajal õigus küsida viivist. Viivise nõudmine on paljuski tunnetuse küsimus ning võib sõltuda, kui oluline on koostööpartner ja milline on varasem maksedistsipliin. Sageli võib olla kliendile meeldetuletuse saatmine piisav, aga viivise nõudmise olukorras on hea, kui viivise tingimused on olnud eelnevalt kokku lepitud ja müügiarvel kajastatud.
Viivisemäär võib tuleneda kas võlaõigusseaduse § 113 või kokkuleppest (arve, lepingu alusel). Viivise suurus ehk viivisemäär määratakse tavaliselt protsendina võlasummalt. Enamasti määratakse viivise protsent aasta kohta, kuid kokkuleppel võib viivist arvestada ka kuu või päeva kaupa.
Viivise arvutamine võib olla keeruline. Kui lepingus on viivisemäär kokku lepitud, kehtib sama viivis kogu võla aja jooksul ja arvutamine on lihtne. Kui aga lepingus kokkulepet pole, tuleb kasutada seadusjärgset viivisemäära, mis võib iga kuue kuu tagant muutuda. Pikema võlaperioodi korral tähendab see mitut erinevat viivisemäära ja teeb arvestuse keerukaks. Viivise summa arvutamiseks võib kasutada viivisekalkulaatorit.
Õigeaegselt tasutud arvete olulisus
Uuringu “The European Payment Report” järgi kannab iga Eesti ettevõte keskmiselt 6000 eurot kahju aastas hilinenud maksete tagaajamise tõttu. Samuti selgus, et Eesti ettevõtted kulutavad võlgade haldamisele keskmiselt 10,5 tundi nädalas. Maksetähtaja ületanud arvete sissenõudmine on aja- ja rahakulukas.
Kui klient ei maksa arve eest, siis see tähendab müüja jaoks saamata jäänud tulu, mis võib mõjutada äritegevust. Ka hilinenud maksed võivad tekitada lisakulusid ja suurendada finantsriske. Ettevõtte jaoks on oluline, et kliendid tasuksid arved õigeaegselt, kuna see tagab rahalise stabiilsuse ning võimaldab kindlalt katta kulutused nagu töötasud ja materjalikulud. Kui arvete eest tasutakse maksetähtajaks, siis saab müüja ettevõte paremini planeerida raha kasutust.
Tasumata arvete sissenõudmisega tegelemine on arvestatav ajakulu, sest tuleb tegeleda hilinenud maksete jälgimise, tasumata arvete meeldetuletuste saatmise ning halvemal juhul ka arve viiviste nõudmise ja vaidluste lahendamisega.
Aga see ei ole ainus negatiivne aspekt, mis kaasneb maksetähtaja ületanud arvetega. On tähtis teada, miks veel on ettevõttele kahjulik, kui klient ei maksa arvet. Lisaks kauba või teenuse eest saamata jäänud tasule võib juhtuda, et müüjale tekib lisakulu. Kui tegemist on käibemaksukohuslasega, siis tuleb ka tasumata jäänud arvete pealt maksta käibemaksu.
Käibemaksuseaduse § 29¹ alusel on teatud juhtudel võimalik käibemaksu vähendada, kuid selleks tuleb esitada tõendid ning see eeldab ettevõttelt lisatööd ja võib kaasa tuua maksuhalduri põhjalikuma kontrolli.
Juhul kui tasumata arvete sissenõudmine on tõendamata ja sellest on liiga lihtsalt loobutud, võib maksuametnik jõuda järeldusele, et tehti teisele ettevõttele kingitus, mis on maksustatav tulumaksuga. Seega, kui juba on tekkinud olukord, et klient ei maksa arve eest ja ettevõte loobub tasumata arve sissenõudmisest, tuleb säilitada igaks juhuks kõik sissenõudmisega seotud dokumendid – võlgnikule saadetud kirjad, inkasso poole pöördumised ja nende vastused, maksehäireregistri kanne jne.
Mida teha maksetähtaja ületanud arvega?
Paljudel ettevõtjatel tuleb ette olukordi, kui klient ei maksa arvet. Tasumata arvete sissenõudmist võib ette tulla nii era- kui äriklientidega. Maksetähtaja ületanud arve põhjused võivad olla erinevad:
- Arve ei jõudnud kliendini, sest tehti arve saaja aadressi sisestamisel viga.
- Arve läks kaduma, sattus rämpsposti või jäi teiste arvete vahel märkamatuks.
- Klient vaatas valesti arve maksetähtaega ja arvas, et on veel aega arve tasumisega.
- Kliendil puudub arve tasumiseks piisavalt raha. Põhjuseks võivad olla näiteks viivitused tema enda klientide maksetes.
- Kliendil on pretensioon toote või teenuse kvaliteedi, koguse või hinna suhtes.
- Arve jõudis küll kliendini, kuid see jäi edastamata inimesele, kes tegeleb maksetega. Seda võib juhtuda näiteks ettevõtetes, kus arvega tegeleb mitu inimest ning pärast arve kontrollimist tuleb see saata raamatupidaja makse tegemiseks.
- Arve tasumisel tekkis tehniline tõrge.
Kui arve on maksetähtajaks tasumata, tuleb otsustada, millised on järgmised sammud. Paljudes ettevõtetes on tõenäoliselt maksetähtaja ületanud arvetega tegelemise protsess väga läbimõeldud.
Esimese sammuna tasub kontrollida üle kliendi andmed ja laekumised. Nii on võimalik välistada olukord, et arve saaja andmete sisestamisel on tekkinud viga ja arve ei olegi kohale jõudnud. Samuti tuleb hoolikalt kontrollida ega laekumine pole jäänud raamatupidamisprogrammi sisestamata.
Sageli saadetakse maksetähtaja lähenemisel tasumata arve meeldetuletus ja palutakse see esimesel võimalusel tasuda. Maksmata arvete meeldetuletuste saatmisel tasub olla järjekindel, sest kui kliendil on raha vähe ja ta peab valima, kellele maksta, siis makstakse eelkõige neile, kes on tasumata arvete sissenõudmisel aktiivsemad.
Kui klient ei maksa arvet, hoolimata meeldetuletuskirjast, saab proovida kliendiga kontakti saada ja uurida tasumata arve põhjuseid. Kui klient on ajutiselt makseraskustes ja tegemist on muidu hea kliendiga, kellega soovitakse koostööd jätkata, võib pakkuda lisaaega või maksegraafikut.
Kui maksmata arve meeldetuletuse saatmine ei too tulemust, siis on võimalik kasutada rangemaid lähenemisi, sh lepingu- või seadusjärgset viivise rakendamist. Halvematel juhtudel kaalutakse ka maksekäsu kiirmenetlust, inkassofirma kaasamist, maksehäireregistrisse kandmist või võla kohtu kaudu sissenõudmist.
Soovitusi, kuidas soodustada arvete tasumist maksetähtajaks
Kuna tasumata arvete meeldetuletuste saatmine ja sissenõudmine on arvestatav raha- ja ajakulu, tasub teadlikult pöörata tähelepanu sellele, et järgida kõikvõimalikke soovitusi, et ennetada hilinenud makseid ja tasumata arveid.
Enne uue kliendiga koostöö alustamist, on mõistlik läbi mõelda riskid ja võimalikud ennetusmeetmed. Olenevalt olukorrast, võib riske vähendada kliendilepingu sõlmimine ja ettemaksu küsimine. Oluline on ka äripartneri tausta kontrollimine, et hinnata kliendi maksevõimet, eriti suuremate summade korral. Kui äripartneril on esinenud maksehäireid, siis tasub koostöö tegemisel olla ettevaatlik, kaaluda põhjalikult riske ja võimalusel eelistada ettemaksuarvet.
Tasub veenduda, et arve oleks koostatud korrektselt ja selgelt. Kontrolli, et arvel oleksid kõik vajalikud rekvisiidid, sh maksetähtaeg, viivisemäär ja tasumismeetodid. Klient saab aru, mis ajaks ja kuidas tuleb arve eest tasuda. Muuda arve koostamine ja saatmine ka enda jaoks võimalikult lihtsaks ja kiireks, et oleks võimalik arve õigeaegne väljastamine. See vähendab riski, et arve ununeb või jääb tähelepanuta.
Analüüsi, milline on arve tasumise protsess. Soovituslik on teha arve eest maksmine võimalikult lihtsaks ja pakkuda piisavalt palju makseviise. On märgatud, et e-arvete kasutamine kiirendab oluliselt arvete eest tasumist ja vähendab maksetähtaja ületanud arvete hulka.
On väga tõenäoline, et äritegevuses tuleb siiski ette kliente, kes ei maksa arvet maksetähtajaks. Seega arvesta vajadusega saata tasumata arve meeldetuletusi. Selleks võib kasutada meeldetuletuskirja näidiseid või veelgi lihtsam – automatiseeritud meeldetuletusi! Nii on võimalik säästa aega, mis muidu kuluks tülikate maksmata arvete meeldetuletuste saatmisele. Finbite võimaldab saata igas formaadis meeldetuletusi ühest keskkonnast ning teavitada klienti maksmata arvest ja saabuvast tähtajast. Väga sageli on maksetähtaja ületanud arvete põhjuseks inimlik unustamine ning meeldetuletuskiri aitab tasumata arve meelde tuletada.
Hoia ülevaadet arvete maksmise ja tasumata jätmise kohta, et vajadusel saaks kiiresti tegutseda ja saata maksmata arvete meeldetuletusi.
Finbite kiirendab arvete tasumist
Finbite pakub e-arvelahendust, mis võimaldab teha kõik arvetega seotud toimingud ühes keskkonnas. E-arvete kasutamine aitab kiirendada arvete tasumist ja lihtsustada arvete haldamist.
- E-arved jõuavad kliendini sekunditega, olles kliendile kohe nähtav tema raamatupidamiskeskkonnas. E-arve puhul ei saa esineda arve maksmisega viivitusi põhjusel, et arve läks kaduma või jäi tähelepanuta.
- E-arve tasumine on lihtne ja kiire ning võimalik on kasutada kõiki makseviise.
- E-arve koostamisel võib olla kindel, et arvel on olemas kõik vajalikud rekvisiidid.
- Tänu kinnitusringi lahendusele on maksele eelnev kinnituste kogumise protsess täielikult digitaalne ja kiire – arvete kinnitamine on võimalik igast nutiseadmest ja paari klikiga.
- Lisaks saab e-arvele lisada automaatsed meeldetuletused, mis tuletavad kliendile meelde tasumata arveid ja vähendavad hilinemisi.
- Tänu põhjalikele raportitele saab kergesti hoida silm peal, kas väljastatud arvete eest on tasutud või mitte.
Kiirenda arvete tasumist ja säästa aega – liitu Finbite’i e-arvelahendusega.
