Erinevad digilahendused lihtsustavad igapäevast tööd juba paljudes sektorites, ning nüüd on käes raamatupidajate kord. Paberarvetest ja arvelauast liiguti edasi arvutite ja meili teel saadetavate PDF-ideni, kuid nüüd on e-arvete ajastu. Kui mugav ja lihtne on e-arve vastuvõtmine? Kuidas avada oma ettevõttele e-arve vastuvõtmise kanal? Miks on e-arved paremad kui PDFid?
Selles artiklis
E-arve on masintöödeldav ja loetav arve, mis koostatakse, edastatakse, kinnitatakse ja säilitatakse ettevõtte raamatupidamis- või majandustarkvaras. E-arved asendavad traditsioonilisi pdf-arveid, sest neid ei ole vaja meili teel edastada ega käsitsi sisestada. E-arved liiguvad e-arveoperaatorite vahendusel ühe ettevõtte majandustarkvarast teise omasse vaid sekunditega ja muudavad seeläbi arveldusprotsessi tõhusamaks.
1. Efektiivsuse kasv läbi automatiseerimise
PDF-arvete töötlemine eeldab endiselt käsitsi andmete sisestamist raamatupidamissüsteemi, mis on aeganõudev ja soodustab vigaste andmete teket. E-arved liiguvad automaatselt arve esitaja raamatupidamissüsteemist arve saaja süsteemi. E-arve vastuvõtmine tähendab, et raamatupidajad saavad keskenduda olulisematele ülesannetele ja jätta tüütu käsitsi arvete sisestamise minevikku. Samuti saab automatiseerida edasised arvete haldamisega seotud sammud nagu kinnitamise ja konteerimise.
2. Vähem vigu ja täpsemad andmed
Kas oled kogenud, kui palju segadust võivad külvata valesti sisestatud arved? E-arve vastuvõtmine välistab täielikult selle probleemi, mis tekib muidu andmete käsitsi sisestamise tõttu. Kõik arvel olevad andmed liiguvad automaatselt, jättes vead minevikku. See tähendab usaldusväärsemat ja täpsemat raamatupidamist.
3. Kiirem arvete laekumine
E-arved jõuavad koheselt sinu majandustarkvarasse või raamatupidamissüsteemi. See omakorda kiirendab kogu arveldusprotsessi. See tähendab kiiremat arvete töötlust ja maksmist ning parandab ülevaadet rahavoogudest. Lisaks on partnerid rõõmsad maksete üle, mis laekuvad alati tähtajaks või koguni varem.
Näiteks valdav osa suurtest kommunaal- ja sideteenuseid osutavatest ettevõtetest, kelle teenuseid kasutate, on juba e-arvetele üle läinud. See tähendab, et avades e-arve kanali ei ole vaja enam näiteks mitmeleheküljelisi ettevõtte mobiiliarveid käsitsi sisestada, sest need on e-arvena süsteemist koheselt leitavad ja töödeldavad.
4. Maanda arvepettuste riski
PDF-arved võivad olla turvariskidele avatud, eriti kui neid saadetakse e-posti teel. Tihti leiavad kelmid viisi ettevõtte meiliserverisse sisse hiilida ja müüja-ostja kirjavahetust jälgida, nii et need ei märkagi, et asja on kaasatud ka keegi kolmas. Kui suhtlus on jõudnud arveldamiseks sobivasse punkti, võtavad kelmid aga suhtluse enda kätte ja esitavad valede pangarekvisiitidega arve.
E-arved liiguvad süsteemide vahel ettevõtete registrikoodi alusel, mitte e-kirja vahendusel. Turvalisuse tagab ka see, et arved liiguvad operaatorite võrgustikus krüpteerituna ja ligipääs arvetele on piiratud kasutajaõigustega. Samuti on võimalik saata kõik ostuarved kinnitusringile.
5. Uue süsteemi loomise asemel täienda olemasolevat
E-arve lahendusi on lihtne integreerida raamatupidamis- ja majandustarkvaradega. Finbite’il on liidestused kõigi populaarseimate ERP tarkvaradega Baltikumis, mis tagab kiire ja turvalise liitumise ning sujuva andmet liikumise. See tähendab e-arvete vastuvõtmisel saate jätkata oma olemasolevate süsteemide ja töövoogude kasutamist, samal ajal nautides nutikate lahenduste eeliseid. Näiteks on võimalik automatiseerida e-arvete kontode ja kulukohtade määramine, sest andmed on masinloetavad.
6. E-arve vastuvõtmine kasvatab ettevõtte konkurentsivõimet
Paljudes riikides, sealhulgas Eestis, on e-arvete kasutamine juba kohustuslik riigihangetes ja riigiasutustega arveldades. Eeldatakse, et kõigile ettevõtetel, kes riigiasutustele ja -ettevõtetele teenuseid osutavad, on olemas nii e-arvete saatmise kui ka vastu võtmise võimekus. E-arved aitavad ettevõttel suurendada oma konkurentsivõimet ja olla vastavuses kohalike regulatsioonidega.
7. Partnerid on tänulikud
Kui ettevõtte partneritel on juba e-arvete saatmise võimekus, tasub PDF-arvete asemel minna kahepoolselt üle e-arvetele. See võib viia sujuvama koostöö ja tugevamate ärisuheteni, mis on kasulik kõigile osapooltele.
Kuidas Alustada?
E-arve kanali avamine ja partnerilt e-arve vastuvõtmine on väge lihtne. Finbite pakub terviklikke lahendusi, mis on vastavad igas suuruses ja kasvufaasis ettevõtete vajadustele.
Esmalt vali sobiv pakett ja saada meile päring. Seejärel avame ettevõte konto ning saad aktiveerida e-arvete liikluse. Peale seda on vajalik äriregistris (www.rik.ee) kinnitada (7) päeva jooksul oma operaatori valik. Seda saab teha juhatuse liige väga lihtsalt, sisenedes Äriregistri keskkonda ning kinnitades seal Ettevõtjaportaali avalehel oma teenusepakkuja.
