Kas e-arvete küsimine on lihtsalt mugavus, seadusest tulenev õigus või märk sellest, et digiajastu on lõpuks päriselt kohale jõudnud? Alates 1. juulist 2025 jõustuvad Eestis muudatused, mis annavad kõigile ettevõtjatele aluse e-arveid nõuda. Kuid mida see praktikas tähendab, kuidas seda õigesti teha ja kas õigus nõuda tähendab kohustust e-arveid esitada?
Selles artiklis:
Selles artiklis räägime, mis on e-arve, kellel on õigus seda küsida, kas e-arved on kõigi jaoks kohstuslikud ning kuidas ettevõtted saavad valmistuda e-arvete saatmiseks.
Mis on e-arve ja miks see oluline on?
E-arve ei ole lihtsalt arve, mida saadetakse e-posti teel. Tegemist on masinloetavas formaadis (XML) dokumendiga, mis liigub otse majandustarkvarade vahel. See tähendab, et kõik arve andmed nagu näiteks kuupäev, arveridade info ja käibemaksu summa jõuavad automaatselt raamatupidamissüsteemi – ilma käsitsi sisestamiseta ja sellest tulenevate vigadeta.
📌 E-arve ≠ PDF-arve
PDF on küll digitaalne, kuid mitte masinloetav ega masintöödeldab. E-arve liigub süsteemist süsteemi – ilma “Ctrl+C / Ctrl+V” vahepealsete sammudeta. Tulemuseks on kiirem töövoog, vähem vigu ja läbipaistev andmevahetus partnerite vahel.
Kellel on õigus küsida e-arvet?
Varasemalt said avaliku sektori asutused juba mõnda aega nõuda e-arveid, neil oli selleks seadusest tulenev kohustus. Kuid alates 1. juulist 2025 hakkas kehtima uus raamatupidamise seadus ja avaliku sektori kohustusest sai hoopis õigus, mis laieneb kõigile raamatupidamiskohustuslastele, kes on äriregistris registreeritud e-arvete vastuvõtjana.
See tähendab, et kui sinu ettevõte on äriregistris märkinud, et võtab vastu e-arveid, on sul seaduslik õigus nõuda, et partnerid esitaksid sulle arveid e-arvena. Osadel juhtudel on seda muudatust tõlgendatud ka nii, et kõigile ettevõtetele, kellel on äriregistris vastav märge, peaks saatma ainult e-arveid.
Oluline on siinkohal märkida, et tegelikult ei tähenda see, et kõik ettevõtted peavad kohe e-arveid saatma – kohustus tekib vaid siis, kui vastuvõtja seda nõuab. Seega õigus e-arvet nõuda on ostja käes, kohustus e-arvet saata tekib müüjal.
Kas e-arvete saatmine on kohustuslik?
See on üks enim küsitud küsimusi. Vastus on: praegu veel mitte, aga suund on selge. E-arvete saatmine on kohustuslik kui ostja seda nõuab. Aga pärast 1. juuli seadusemuudatust 2025. aastal pole ühelgi ettevõttel (sh. avalikul sektoril) kohustust seda nõuda. Seega on e-arveldamine nõudepõhine ja vabatahtlik, ning eeldab, et pooled on selles kokku leppinud.
Kui sinu partner on registreeritud e-arvete vastuvõtjaks äriregistris, on tal õigus nõuda, et sa saadaksid talle e-arve. See on suur samm selles suunas, et e-arved muutuksid uueks normaalsuseks. Praktikas tähendab see, et ettevõtted peaksid oma tarkvarad, protsessid ja koostööpartnerid juba täna valmis panema.
Praktiline juhend: Kuidas küsida e-arvet?
Paljud ettevõtted ei tea, kust alustada. Allpool on samm-sammuline juhis, kuidas seda teha viisakalt, professionaalselt ja tulemuslikult.
1. Alusta selgitamisest
Kirjuta oma partneritele, miks sa e-arvet soovid:
- see on turvalisem ja kiirem;
- vähendab käsitööd ja vigu;
- toetub jõustunud õigusmuudatustele.
Lisa vajadusel link Finbite abimaterjalile e-arvete küsimise kohta.
2. Too välja tehniline pool
Täpsusta, millise e-arve operaatori kaudu (nt Finbite, Bilnex) saab sulle arveid saata. E-arvete saatmine töötab Eestis roamingu põhimõttel, mis tähendab, et erinevate operaatorite kliendid saavad omavahel e-arveid vahetada. Näiteks Bilnex by Finbite pakub tasuta võimalust nii e-arvete kui ka PDF arvete esitamiseks, piiramatus koguses. Selle välja toomine sooviavalduses suurendab oluliselt tõenäostsust, et müüja saab sulle kiirelt ja mugavalt e-arve koostada ning ära saata.
3. Lisa nõue lepingutesse
Kui teed uue koostöölepingu või uuendad olemasolevat, lisa punkt, et kõik arved esitatakse e-arvena vastavalt vastuvõtja poolt määratud standardile. Nii on nõue selge ja jääb ära hilisem arveformaadi üle arutlemine.
4. Automatiseeri teavitus
Kui partner saadab sulle PDF-arve, võid seadistada automaatvastuse:
Tere!
Aitäh saadetud PDF-arve eest! Seoses 1. juulil 2025 jõustunud raamatupidamisseaduse muudatusega palume edaspidi saata meile e-arveid.
Mis täpselt muutus?
Uus seadusemuudatus annab kõigile ettevõtetele õiguse otsustada, millises vormis nad teistelt arveid vastu võtavad. See tähendab, et kõik ettevõtted, kes on äriregistris e-arvete vastuvõtjaks märgitud, võivad edaspidi nõuda arve esitamist just e-arvena. Kuna e-arved on mugavamad ja kuluefektiivsemad kui paber- või PDF-arved, palume edaspidi saata meile masinloetavaid e-arveid.
Mis on e-arve?
E-arve on XML-vormingus dokument, mis liigub tarkvarasüsteemide vahel ja mida ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Süsteem suudab lugeda arve infot ehk e-arve on masinloetav.
Kuidas saate meile e-arve saata?
E-arveid saate meile saata oma raamatupidamistarkvarast, Finbite arvekeskusest või läbi teiste e-arve operaatorite.
E-arvete kasutamine aitab meil kõigil säästa aega, vältida kaduma läinud arveid ning mis kõige olulisem – vähendada käsitööd, et raamatupidajad saaksid keskenduda sisukamatele tööülesannetele.
Parimate soovidega,
Nimi ja amet
5. Aita partnereid üleminekul
Paljud väiksemad ettevõtted ei ole veel e-arve süsteemidega kursis. Paku neile abimaterjale, juhendeid või soovita teenusepakkujat, kes aitab lahenduse kasutusele võtta.
Miks tasub e-arveid juba täna küsida?
- Kuluefektiivsus: kuigi e-arvete saatmise ja vastu võtmisega võib kaasneda teatud pakettide puhul teenustasu (mõned sendid), siis on nende töötlemine niivõrd kiire ja lihtne, et lõpuks kaasned sellega ikkagi sääst. Sest ükski raamatupidaja ega arvete haldamisega seotud isik ei tee oma tööd tasuta. Ühe e-arve töötlemine on keskmiselt 3 senti odavam ja 30 minutit kiirem kui PDF-i käsitsi sisestamine.
- Aja kokkuhoid: andmed liiguvad automaatselt arve saatja süsteemist saaja omasse, raamatupidaja ei pea arveid ümber sisestama. Lisaks on edasisi toiminguid võimalik olulisel määral automatiseerida, et vähendada korduva käsitöö hulka.
- Täpsus: süsteemid vähendavad inimlike vigade riski, mis tulenevad käsitsi andmete ümber kirjutamisest või kopeerimisest.
- Jätkusuutlikkus: vähem paberit, vähem digiprügi, rohkem digikäideldavat andmet.
- Tulevikukindlus: e-arvete kasutus muutub standardiks kogu Euroopas, eriti B2B ja B2G arveldamises.
Juhend müüjale: Mida teha, kui partner küsib e-arvet?
Kui ostja küsib e-arvet, ära võta seda kui tülikat nõuet. See on märk, et sinu ettevõte liigub koos turuga uue normaalsuse suunas. Seadus annab partnerile õiguse, kuid sulle võimaluse muuta oma töövoog kiiremaks ja professionaalsemaks.
1. Ole vastutulelik ja leia sobiv tarkvara
Alates 1. juulist 2025 saavad kõik raamatupidamiskohustuslased, kes on äriregistris märgitud e-arvete vastuvõtjatena, õiguse nõuda e-arvet. Kui partner viitab sellele õigusele, on tema soov täiesti põhjendatud ja sina peaksid suutma e-arveid saata. See ei ole tegelikult nii keeruline ja kallis, kui esmapilgul tunduda võib.
Näiteks Bilnex by Finbite keskkonnast saad tasuta piiramatus koguses e-arveid ja PDF arveid esitada. Liitumine ja konto loomine võtab vaid mõned minutid ning arve koostamine on tehtud väga lihtsaks. Sisesta kliendi andmed – kliendi nime sisestades täidab keskkond enamus andmeväljad sinu eest automaatselt ise ära. Lisaks näed, kas sinu klient võtab vastu e-arveid või pead saatma PDFi. Lisa teenuste/toodete kirjeldused, kogused ja hinnad – Bilnex arvutab kõik summad ja maksudega seonduva automaatselt sinu eest. Vajuta “Saada” ja tehtud!
Kui soovid e-arvete lahenduse integreerida olemasolevasse raamatupidamissüsteemi, pakub Finbite selleks samuti sobivaid pakette. Finbite arvelahendusi on võimalik liidestada kõigi Eesti raamatupidamis- ja majandustarkvaradega.
2. Teavita oma meeskonda ja uuenda arveldusprotsessi
Kui ettevõttes on mitu inimest, kes arveid väljastavad, siis:
- uuenda arve väljastamise juhendeid ja tutvusta uut keskkonda arvete esitamiseks;
- lisa märge, et klient soovib e-arvet;
- vajadusel loo automaatne reegel süsteemis, mis suunab vastava kliendi arved e-arvena välja;
- lepi kliendiga kokku arveformaat juba lepingus või enne teenuse osutamist.
See väldib segadust ja topeltarveid.
3. Võta seda protsessi kui investeeringut headesse kliendisuhetesse ja tulevikku
Kui partner küsib e-arvet, võib tunduda, et see on „veel üks nõue”. Tegelikult on see võimalus muuta arveprotsess läbipaistvamaks ja automaatsemaks.
Müüjana saad:
- kiiremini raha kätte (arve jõuab kohe partneri süsteemi);
- vähendada käsitööd oma raamatupidamises;
- näidata end usaldusväärse ja kaasaegse koostööpartnerina.
Kui saad järjest rohkem e-arvepäringuid, loo endale selge protsess, kuidas e-arveid saadad ja kuidas kommunikeerid partneritele e-arvevõimekust. See annab partneritele selge signaali, et tegu on digitaalselt võimekas ettevõttega.
E-arved on siin, et jääda
E-arvete küsimine ei ole enam pelgalt trend, vaid reaalne ärinorm, millele liigub kogu Euroopa.
Alates 2025. aasta suvest saavad kõik Eesti ettevõtted, kes on e-arvete vastuvõtjana registreeritud, õiguse e-arveid nõuda. See loob ausa, efektiivse ja läbipaistva keskkonna kõigile – suurtele ja väikestele.
Kui e-arved on seni tundunud keerulised, siis tegelikult on see vaid üks samm automatiseerimise ja nutikama ettevõtluse poole. Mida varem alustad, seda sujuvamalt toimub üleminek.
