Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium uuris, kui teadlikud on Eesti ettevõtete esindajad reaalajamajandusest ning milline on toetus plaanile muuta e-arved erasektori ettevõtetele kohustuslikuks. Uuringus osales kokku 78 ettevõtet. Tulemustest selgus, et reaalajamajandusest ja masintöödeldavate algdokumentide hüvedest ollakse teadlikud. Üheks tuntuimaks reaalajamajanduse lahenduseks on e-arved, kuid nende kohustuslikuks muutmist eraettevõtetele toetas veidi alla poole vastanutest.
E-arvete kasutamine ja sellest saadav kasu
Uuringust selgus, et ligi 60% vastanud ettevõtetest on juba praegu valmidus masintöödeldavate algdokumentide, nagu e-arved ja e-kviitungid, vastuvõtmiseks ja edastamiseks. Ainult edastamise võimekus on 4% vastanutest.
Samas koguni 79% vastanutest ütles, et nad on kas täielikult e-arvetele üle läinud või kasutavad neid osaliselt, nt suhtluses riigiga. Peamiste kasuteguritena toodi välja aja- ja raha sääst ja aruandluskohustuse täitmise lihtsamaks muutumine.
Millist kasu näevad eraettevõtted e-arvete kasutuselevõtust?
- Aja kokkuhoid (57,45%)
- Inimressursi kokkuhoid (55,32%)
- Mugavus (51,06%)
- Rahaline kokkuhoid (36,17%)
Kui palju säästaksid nutika ostuarvete haldusega?
E-arvete kohustuslikuks muutmine erasektoris
Alates 2019. aastast saab avaliku sektori asutustele arveid saata vaid e-arvetena. See tähendab, et ka eraettevõtted, kelle partnerite seas on riigiasutused, peavad neilt vastu võtma ja neile esitama e-arveid. Avaliku sektori alla kuuluvad näiteks näiteks haiglad, muuseumid, kontsertasutused, teatrid, teadus- ja arendusasutused, raamatukogud, üldhariduskoolid jne.
Nüüd plaanib valitsus muuta erasektori ettevõtetele samuti e-arvete esitamise kohustuslikuks ja seda alates 2025. aastaks. Selle muudatuse abil loodab riik teenida 6-8 miljonit eurot saamata jäänud maksutulu. Kuigi seadusemuudatus on alles ettevalmistamise järgus, on sel teemal meedias olnud mitmeid arvamusavaldusi ettevõtjatelt. Kui osad tervitavad jõulist liikumist reaalajamajanduse suunas, siis teised on skeptilised sundmeetmete osas.
Täielikult e-arvetele ülemineku peamisteks takistuseks toodi uuringus välja, et erinevate müügikeskkondade teenusepakkujad ei toeta e-arvete saatmist või kliendid ning koostööpartnerid ei soovi e-arveid saada. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium uuringust ilmnes, et ligi 43% vastanutest on selle poolt, et e-arved peaksid olema Eesti ettevõtete vahelises suhtluses kohustuslikud peagi või tulevikus.
E-arved: tulevik on täna
Vaatamata erinevatele populaarsusuuringutele on kindel, et majandus- ja finantsprotsessid liiguvad suurema automatiseerituse suunas ja reaalajamajanduse lahendused on selle lahutamatu osa. Eesti riik on olnud antud valdkonnas küllaltki eesrindlik, muutes e-arved avalikus sektoris kohustuslikuks juba 2019. aastal. Nüüd on erasektori kord, isegi kui seda üleminekut esimese hooga kohustuslikuks ei muudeta, siis eeldatakse, et toimub üleüldine järk järguline üleminek e-arvetele kõigi ettevõtete seas.
Seega on mõistlik tegeleda täieliku või esialgu osalise e-arvetele üleminekuga juba täna. Automaatne andmete liikumine ja töövoogude automatiseerimine tagab tõhusama ettevõtte toimimise. Arvetest rääkides on oluline silmas pidada, et nende haldamisega pole seotud ainult raamatupidamise osakond, vaid suur osa kõigist juhtidest ja töötajatest, kelle peamine fookus on igapäevaselt hoopis teistel tööülesannetel. Seega ei aita e-arved säästa ainult raamatupidaja aega, vaid kõigi töötajate oma.
E-arvete kasutamisel on mitmeid eeliseid nii saajate kui ka saatjate seisukohast:
- E-arved liiguvad hetkega saatja majandustarkvarast saaja omasse, soodustades arvete õigeaegset ja kiiret tasumist.
- Arvete koostamine, saatmine ja vastuvõtmine on mugav ning lihtne, kuna kõik arvega seotud tegevused saab teha ühes keskkonnas.
- Väljastatud arved on korrektsed nii Eesti kui ka rahvusvaheliste äripartnerite jaoks. Lisaks Eesti e-arve standardile toetab Finbite ka rahvusvahelises Peppol formaadis arvete kasutamist.
- Arvete edastamine on turvaline, kuna info liigub turvatud kanalite kaudu ja igale tehingule jääb logi. E-arved liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid.
- Arved ei kao ega unune meilipostkasti ning pole vaja muretseda unustatud arvete pärast, mis võiksid tekitada võla.
- Kiire ülevaate saamine kohustustest ja olemasolevatest vahenditest on võimalik.
- E-andmevahetuse abil liigub info automaatselt, arveid pole vaja käsitsi sisestada ja väheneb hooletusvigade risk.
- Paberivabas raamatupidamises on abi erinevate tarkvarade kasutamisest, mis hõlmavad mitte ainult e-arvete kasutamist, vaid ka digiteerimist, e-kinnitusringi, e-kuluaruannete, digiarhiivi, automaatsete meeldetuletuste saatmise jm.
Kokkuvõttes on suund paberivaba raamatupidamise suunas täiesti õigustatud ning oluline võimalus aja-, raha- ja keskkonnasäästlikkuse saavutamiseks.
